Defina corretamente os seus termos de faturação - O guia definitivo em 9 passos

Gerenciar seu próprio negócio significa que você precisa cuidar de uma série de tarefas administrativas. Se você deseja receber o pagamento, por exemplo, precisa enviar uma fatura aos seus clientes. Quer você seja experiente ou esteja apenas começando, o faturamento freelance é uma das partes essenciais do seu negócio, por isso é importante que seus modelos de fatura estejam corretos.

As empresas freelancer podem, por vezes, ter problemas com o recebimento de pagamentos, especialmente se não utilizarem um software de faturação adequado. De fato, a Bonsai analisou três anos de dados de faturas de freelancers e descobriu que 29% das faturas de freelancers são pagas com atraso.

Faturas eficazes podem ajudar a resolver esse problema logo no início. Para ser eficaz na faturação, você precisa entender os termos de faturação. Afinal, problemas com os termos de faturamento podem significar que a fatura caia nas mãos erradas, que você não receba o pagamento ou que não receba o pagamento na data de vencimento da fatura.

Se você planeja cuidar do seu faturamento por conta própria, aqui estão as 9 coisas essenciais que você precisa saber sobre termos de faturamento eficazes.

1. Contratos claros

O primeiro passo para ter sucesso com as faturas é ter um contrato freelance com seu cliente e garantir que o contrato especifique todos os fatores de pagamento que farão parte de qualquer modelo de fatura para download que você enviar. Isso inclui os termos de faturamento que explicaremos abaixo, como quantos dias após a conclusão do projeto você espera o pagamento e se há multas por atraso.

Você também pode considerar planos de pagamento para trabalhos de grande porte. Por exemplo, seu contrato pode especificar que você receberá metade do valor quando o trabalho estiver 50% concluído e a outra metade quando o trabalho estiver concluído. Assim, uma fatura no meio do projeto não surpreenderá o cliente.

2. Data de vencimento

Não confundir com a data da fatura, a data de vencimento é a data em que você exige o pagamento. A data da fatura é simplesmente a data em que a fatura é criada. A data de vencimento é a data final em que o pagamento deve ser feito pelo cliente. Certifique-se de que sua fatura indique claramente a data da fatura e a data de vencimento.

É importante que você determine o intervalo de tempo adequado que está disposto a esperar entre a conclusão de um trabalho e o recebimento do pagamento. É recomendável faturar assim que o trabalho for concluído e não definir uma data de vencimento muito distante. Duas semanas é justo, e um mês é provavelmente o prazo máximo que você deseja. Você precisa garantir um fluxo de caixa adequado, e esperar meses para receber o pagamento não é a situação ideal para nenhum freelancer.

Além disso, informe a data exata ao cliente, para que ele saiba com a maior facilidade possível quando você espera receber o pagamento. Por exemplo, não indique que o pagamento deve ser efetuado em 15 dias. Se você adicionar a data de 15 de março ao seu modelo de fatura preenchível e seu cronograma de pagamento for de duas semanas, indique que o pagamento deve ser feito até 30 de março. Se você puder esperar 30 dias, indique a data de vencimento como 15 de abril.

Na verdade, pode-se argumentar que, além do valor devido, a data de vencimento é a parte mais importante do seu modelo de fatura freelance. Considere indicar a data exata do vencimento do pagamento em negrito e em um quadro separado, em uma parte destacada da fatura.

Não espere que seu cliente encontre a data da fatura e faça as contas. Facilite as coisas.

3. Trabalho realizado

Como parte de qualquer modelo de fatura de jornalista ou mesmo modelo de fatura de modelo, por exemplo, você deve descrever claramente o trabalho realizado. Certifique-se de que isso corresponda ao que você concordou em fazer na fase do contrato.

O experiente escritor freelancer Kim Maciejewski tem um conselho valioso a esse respeito:

“Em vez de escrever uma grande descrição para “trabalho realizado”, crie uma nova linha de fatura para cada tarefa individual…Se você mantém vários contratos para uma única organização cliente, considere faturar projetos individuais em vez de agrupá-los. Um preço claro para cada tarefa facilita ao cliente encaminhar para vários aprovadores ou verificar novamente seus registros para garantir que o trabalho foi realizado e aprovado.

4. Condições de pagamento

Existem vários outros fatores de pagamento que são essenciais para você incluir nos seus termos de faturamento:

1. O mais importante é o valor total devido. Isso deve incluir um detalhamento do trabalho realizado, os honorários cobrados por esse trabalho, bem como quaisquer despesas, impostos ou outros encargos, e o total geral devido.
2. Formas de pagamento aceitas. Por exemplo, você aceita cheques, cartões de crédito, Stripe ou Paypal?
3. A moeda, se você trabalha além-fronteiras ou remotamente e atende clientes em outros países.
4. O número da fatura. Isso é essencial para você como parte do seu sistema de rastreamento. Isso também é importante para o cliente, especialmente se você precisar fazer um acompanhamento com ele. Você pode citar o número da fatura em uma solicitação de pagamento posterior.

5. Uma fatura clara

É essencial que os seus modelos de fatura de pintura ou mesmo quaisquer modelos de fatura de subcontratados que enviar sejam claros e fáceis de compreender pelos clientes. As partes mais importantes da fatura precisam ser precisas: qual trabalho foi realizado, quanto eles devem a você e quando precisam pagar.

Se necessário, entre em contato com outros freelancers ou até mesmo com clientes para obter feedback e revisar suas faturas para garantir que estejam claras. Você pode achar que explicou tudo claramente, mas se sua linguagem for vaga ou ambígua, há uma chance maior de você não receber o pagamento em dia.

Certifique-se de incluir também o nome e o logotipo da sua empresa, para garantir que suas faturas tenham um aspecto profissional e reflitam a identidade da marca.

Você também pode considerar o uso de uma ferramenta online para ajudar a automatizar suas tarefas administrativas. Tarefas como controlar as horas trabalhadas para um cliente, enviar e acompanhar faturas podem ser automatizadas para economizar seu tempo.

Por exemplo, a Bonsai oferece uma avaliação gratuita de seus serviços, que conta com uma ferramenta integrada de faturamento que cria e personaliza faturas. Você pode gerar uma fatura automaticamente a partir de qualquer proposta, contrato ou planilha de horas.

6. O destinatário correto, enviado adequadamente

Antes de enviar uma fatura, certifique-se de saber para onde enviá-la e como enviá-la. Por exemplo, você pode ter trabalhado para um departamento específico de uma organização, mas é outro departamento que se encarrega de lhe pagar. É essencial que você saiba exatamente quem é o responsável pelos pagamentos, mesmo que isso signifique fazer uma ligação telefônica para ter certeza. Faturas incorretas podem ser devolvidas ou permanecer sem pagamento.

Além disso, certifique-se de saber como a fatura deve ser enviada. Você pode preferir o e-mail, mas o cliente pode preferir as faturas tradicionais em papel. Se possível, veja se você pode fazer a transição de um cliente para um sistema de e-mail para facilitar sua vida.

7. Prazos vencidos

Como você tem uma data de vencimento claramente indicada na fatura, é recomendável incluir também uma taxa de atraso como uma das regras da data da fatura. Adicionar um aviso de multa por atraso pode dar um toque de urgência à fatura e fazer com que você receba o pagamento em dia.

Para determinar uma taxa de atraso, você pode escolher uma taxa fixa ou uma porcentagem. Mais uma vez, isso deveria ter sido incluído no contrato inicial, portanto, vê-lo em uma fatura não surpreenderá o cliente.

Se o cliente estiver atrasado, as taxas adicionais devem ser adicionadas como um item separado na sua fatura de acompanhamento, com uma descrição clara do motivo pelo qual estão sendo cobradas.

As taxas de atraso podem ajudar a garantir que você receba o pagamento pontualmente. Se você tiver que correr atrás dos clientes, a multa por atraso não vai torná-lo rico, mas deve ajudar a compensar o tempo e a energia gastos tentando receber o pagamento.

8. Alguns extras

Existem alguns itens adicionais que você pode considerar adicionar às suas faturas. Embora não sejam considerados termos formais, podem ser pontos que você queira incluir após a conclusão bem-sucedida de um trabalho.

Por exemplo, incluir uma nota de agradecimento na sua fatura é um toque pessoal agradável que também deixará o cliente saber que você gostaria de trabalhar com ele novamente no futuro.

Outro exemplo é um pedido de depoimento. Se você tiver certeza de que o cliente ficou satisfeito com o seu trabalho, pode incluir um formulário de feedback e perguntar se ele estaria disposto a permitir que você use o feedback em propostas futuras ou no seu site.

9. Acompanhamento

Por fim, é importante que você tenha um sistema para acompanhar os clientes. Você precisa acompanhar quando o pagamento está vencendo, para que possa enviar um e-mail amigável à medida que a data de vencimento se aproxima. Você precisará fazer um novo acompanhamento, talvez por telefone, se a data de vencimento passar e você ainda não tiver recebido o pagamento. Se você incluiu multas por atraso como parte dos seus termos de faturamento, uma fatura subsequente deve ser enviada incluindo a multa por atraso.

Considerações finais

Faturar clientes, acompanhar pagamentos e fazer o acompanhamento caso eles não paguem não é a parte mais agradável de administrar um negócio. Na verdade, pode ser assustador ter que ligar para um cliente inadimplente. Mas isso é uma parte essencial da gestão do seu negócio, e seus clientes devem entender que você precisa receber para continuar no mercado.

A faturação requer tempo e esforço, mas é essencial para o sucesso de um negócio freelance. Agora que você entende os termos de faturamento, considere explorar as ferramentas integradas disponíveis como parte do pacote para freelancers da Bonsai, inscrevendo-se agora para um teste gratuito.