Calculadora da taxa de utilização para agências

Você deve inserir os seguintes dados:

Capacidade disponível: é o número total de horas que um recurso, como uma equipe, está disponível para trabalhar durante um período específico. Para a maioria dos funcionários, a capacidade disponível é de cerca de 40 horas por semana, ou 160 horas por mês.

Total de horas registradas: representam as horas reais registradas para todos os projetos, tarefas e atividades por um recurso durante o mesmo período. Incluem horas faturáveis e não faturáveis e abrangem todo o tempo dedicado a tarefas relacionadas com o trabalho.

Total de horas faturáveis: horas faturáveis são o tempo que você pode realmente cobrar de um cliente. Correspondem ao trabalho realizado em projetos de clientes, que são acordados como faturáveis ao abrigo de um contrato ou acordo.

Para obter as taxas de utilização:

Utilização de recursos: é a porcentagem da capacidade disponível que um recurso realmente trabalhou, independentemente de o trabalho ser faturável ou não.

Utilização faturável: representa a porcentagem da capacidade disponível que um recurso gastou em trabalho faturável. Compreender sua utilização faturável é fundamental para a geração de receita: uma utilização faturável mais elevada geralmente significa mais horas faturadas aos clientes, levando a um aumento da receita.

Aqui estão alguns exemplos:

• Utilização dos funcionários
  John trabalha 39 horas por semana em uma agência de marketing. Na semana passada, ele trabalhou em projetos de clientes durante 32 horas, essas horas são faturáveis. Sua capacidade semanal é de 40 horas.
  
  • Utilização total de recursos: (39 horas / 40 horas) * 100% = 98%
  • Utilização total faturável: (32 horas / 40 dias) * 100% = 80%
• Utilização da equipe
  • Você tem uma equipe de 4 funcionários, cada um com uma capacidade semanal de 40 horas:
    
    • Marc trabalhou 35 horas, incluindo 28 horas faturáveis.
    • Anne trabalhou 42 horas, incluindo 35 horas faturáveis.
    • Eva trabalhou 38 horas, incluindo 33 horas faturáveis.
    • David trabalhou 44 horas, incluindo 25 horas faturáveis.
  • Primeiro, você terá que somar todas as horas trabalhadas e faturáveis de todos os membros da sua equipe.
    • Total de horas trabalhadas: 159 horas
    • Total de horas faturáveis: 121 horas
    • Total de horas disponíveis: 160 horas
  • Em seguida, calcule suas taxas de utilização de recursos e faturamento.
    • Taxa de utilização dos recursos da equipe: (159 horas / 160 horas) * 100% = 99%
    • Taxa de utilização faturável da equipe: (121 horas / 160 horas) * 100% = 76%

Qual é a diferença entre taxa de utilização de recursos e taxa de utilização faturável?

A utilização de recursos e a utilização faturável diferem no tipo de trabalho que está sendo medido. A utilização de recursos mede a porcentagem total do tempo disponível de um recurso que é gasto em qualquer trabalho, incluindo tarefas faturáveis e não faturáveis, como projetos internos ou tarefas administrativas. No entanto, a utilização faturável concentra-se apenas no tempo dedicado ao trabalho que pode ser faturado ao cliente e gera receita diretamente. É uma métrica importante para prestadores de serviços profissionais e quaisquer equipes que trabalhem em projetos. Ao medir ambos, você terá uma visão clara de como o tempo da sua equipe está sendo usado e se ele é produtivo o suficiente. Se sua taxa de utilização faturável for baixa, mas sua taxa de utilização de recursos for alta, isso significa que sua equipe provavelmente está gastando muito tempo em horas não faturáveis e que você pode melhorar sua lucratividade aumentando as horas faturáveis.

O que é uma boa taxa de utilização?

Uma boa taxa de utilização depende do setor e da função do recurso. Uma referência comum para uma boa taxa de utilização é cerca de 70% a 85%. Isso garante que os recursos sejam usados de forma eficaz, sem levar ao excesso de trabalho ou ao esgotamento.

Para a utilização faturável, uma taxa de 80% ou superior é considerada boa. Uma taxa de 100% geralmente não é sustentável, pois sua equipe precisará dedicar algum tempo a tarefas não faturáveis: reuniões internas, treinamento ou desenvolvimento pessoal, que também são fundamentais para o sucesso de uma empresa. A taxa de utilização faturável variará ainda mais dependendo da função do recurso. Por exemplo, um gerente provavelmente terá uma taxa em torno de 40% a 50%, uma vez que se concentra em gerenciar projetos, sua equipe e clientes. Por outro lado, os membros da equipe que realmente trabalham no projeto devem ter como meta uma taxa faturável mais alta, acima de 75%.

Aqui está a divisão por setor:

• Agências criativas: 70% a 80%. O trabalho criativo pode envolver mais sessões de brainstorming não faturáveis e colaboração interna, reduzindo o padrão de referência.
• Empresas de consultoria: 80% a 85%. Os consultores têm, na maioria das vezes, um trabalho baseado em projetos ou orientado para o cliente, razão pela qual a taxa de utilização deve ser superior a 80%.
• Agências de TI e engenharia: 75% a 85%. Este benchmark reflete o equilíbrio entre o trabalho no projeto e os projetos internos em andamento ou o desenvolvimento profissional.

Acompanhe a utilização dos seus funcionários com o Bonsai

Acompanhar seus recursos e a utilização faturável é fundamental para aumentar a lucratividade da sua empresa, mas pode ser difícil fazer isso sem nenhuma ferramenta. Com o Bonsai, você pode acompanhar facilmente ambas as taxas e obter relatórios instantâneos sobre a utilização da sua equipe.

Na seção“Relatório”, você terá acesso ao relatório de utilização, destacando a capacidade total, o tempo rastreado, a utilização total e a utilização faturável, de forma geral e por membro da equipe.

Como funciona?

Passo 1: Definir a capacidade

Adicione os membros da sua equipe ao Bonsai e insira a capacidade diária ou semanal deles.

Passo 2: Acompanhe o tempo

Permita que sua equipe controle seu tempo usando os cronômetros integrados nas tarefas. Você também pode adicionar entradas de tempo manualmente.

Ao controlar o tempo, você poderá selecionar se esse tempo é faturável ou não faturável.

Etapa 3: Veja seu relatório de utilização

Navegue até a seção de relatórios e visualize suas taxas de utilização. Você poderá filtrar o relatório por projeto, membro da equipe, cliente, moeda e datas.

Etapa 4: Analise suas taxas de utilização

Identifique quais membros da equipe estão sendo sobrecarregados ou subutilizados e use a ferramenta de planejamento de recursos para melhorar a alocação geral de funcionários.

Acompanhe a utilização da sua equipe com o Bonsai seguindo estas etapas simples. Experimente gratuitamente por 7 dias ou agende uma demonstração para saber mais.

Mais recursos sobre a utilização dos funcionários:

• Otimize sua utilização faturável
• Compreender a utilização dos recursos
• Estratégias de planejamento de capacidade na gestão de projetos

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