Como enviar uma fatura ao seu cliente por e-mail (3 maneiras)

Uma característica de um freelancer profissional é um sistema de faturamento confiável e fácil de entender. Você nunca deve deixar o cliente adivinhar quanto deve pagar, quando o pagamento vence ou quais métodos de pagamento você aceita. Usar um criador de faturas online profissional para criar rapidamente modelos de faturas pode responder a todas essas perguntas – e garantir que não haja confusão sobre as condições de pagamento – não adianta nada se a fatura confundir o cliente.

É por isso que muitos freelancers iniciantes costumam perguntar o que é uma fatura e como enviá-la a um cliente por e-mail, em vez de pelo correio. Acompanhamos você passo a passo com dicas e nosso pacote de 5 modelos nos quais você pode confiar ao enviar faturas por e-mail, para que receba seus pagamentos em dia.

Existem alguns métodos que você pode escolher ao enviar por e-mail um modelo de fatura de SEO ou qualquer outra fatura. Alguns são muito mais eficazes e seguros do que outros. Continue lendo para ver quais são as soluções preferidas disponíveis para freelancers em todos os setores.

1. Fatura DIY como anexo

Você sempre pode criar sua própria fatura usando uma planilha do Excel ou do Google Sheets. Certifique-se de que sua fatura inclua os elementos essenciais de uma fatura, incluindo:

• Data de emissão
• Data de vencimento
• Nome do cliente e informações de contato
• Seu nome e informações de contato
• Serviços prestados
• Custo por serviço
• Descontos (se aplicável)
• Impostos ou taxas de serviço (se aplicável)
• Taxa de atraso
• Valor total devido

Você também precisa incluir informações sobre como receber o pagamento. Se você aceitar um provedor de pagamentos digital terceirizado, como Stripe ou PayPal, inclua o endereço de pagamento para garantir que o dinheiro seja entregue a você. Tenha muito cuidado para não cometer erros de digitação ou incluir informações incorretas. Seu pagamento pode ser enviado para outra pessoa!

Agora que você criou sua fatura de gerenciamento de projetos, por exemplo, salve-a como um modelo com o nome do cliente como parte do nome do arquivo. Você pode reutilizar essa mesma fatura para esse cliente sempre que fizer uma cobrança. Para cada novo cliente, você pode alterar as informações importantes para refletir os serviços prestados.

Para enviar a fatura por e-mail, primeiro salve-a como PDF. Isso faz com que nenhuma informação possa ser alterada. Também é um bom formato para enviar por e-mail. Anexe o arquivo PDF a um e-mail para o departamento de contabilidade da empresa do seu cliente. Inclua uma nota, como “. Em anexo está a fatura dos meus serviços prestados em maio. Por favor, envie o pagamento para o endereço indicado na fatura. Obrigado.”

Agora, você pode enviá-lo por e-mail! Pode ser útil incluir uma confirmação de leitura para saber se o e-mail foi recebido e aberto.

Para ajudá-lo, estamos compartilhando os 5 modelos de e-mail que usamos para enviar faturas aos clientes por e-mail.

Infelizmente, por se tratar de um processo muito manual, existe a possibilidade de erros de digitação, erros de teclado e faturas perdidas. Se um cliente não pagar em tempo hábil, você é responsável por definir um lembrete para acompanhar e solicitar o pagamento novamente. Como 29% das faturas são pagas com pelo menos um dia de atraso, isso gera mais trabalho para você, que precisa anotar as datas de vencimento em cada fatura enviada, rastreá-las e solicitar o pagamento novamente.

(Lembre-se de que nunca é uma boa ideia enviar informações financeiras pessoais em um e-mail não seguro e não criptografado. Se você estiver solicitando o pagamento em uma conta bancária por meio de depósito direto, isso não deve ser feito por meio de uma fatura enviada por e-mail. Algumas faturas enviadas por e-mail não atenderão aos requisitos de determinados setores ou tipos de projetos.

Prós: Barato, disponível para todos.

Contras: Demorado, propenso a erros, sem lembretes automáticos de faturas, não é seguro.

2. Software de faturamento ou serviços de cobrança

Outra maneira de enviar uma fatura a um cliente por e-mail é utilizar um software de faturamento. Isso facilita bastante o processo, pois já existe um modelo pronto que você preenche com informações relevantes sobre o seu cliente e o trabalho que você realizou. Os softwares de faturamento geralmente têm grande parte do texto pré-preenchido, incluindo como você lidará com pagamentos atrasados, e salvam cada cliente como um modelo automaticamente, para que você não precise se dar ao trabalho de fazer isso.

Outra vantagem do software de faturamento ou cobrança é que ele pode ser integrado ao controle de despesas, ajudando você a gerenciar o fluxo de caixa da sua pequena empresa e a saber se está obtendo lucro. Ao monitorar as faturas enviadas, você pode ver quanto lhe é devido, juntamente com as contas de freelancers que precisa pagar. É uma ferramenta incrivelmente eficaz para verificar se você está “tendo sucesso” como prestador de serviços independente e pode alertá-lo para o fato de que você pode não estar cobrando o suficiente, especialmente depois de levar em consideração custos como as taxas do PayPal.

Com o Bonsai, você pode facilmente enviar uma fatura ao seu cliente por e-mail. Para começar, basta acessar seu painel e clicar em “enviar uma fatura”.

Agora você verá uma janela pop-up que permite escolher os detalhes do cliente e do projeto (ou criar ambos) e selecionar o tipo de fatura. Quando terminar, basta clicar em “criar fatura”.

Você chegou à fase de edição do modelo de fatura. Sinta-se à vontade para adicionar e verificar novamente os dados do cliente e os seus dados pessoais, bem como adicionar itens à fatura. Quando tudo estiver pronto, basta clicar em “enviar agora” e aguardar o pagamento do seu cliente.

É isso mesmo! Simples, certo? Se você quiser experimentar o Bonsai e testar o faturamento e os outros componentes integrados, inscreva-se para uma avaliação gratuita.

Talvez a melhor parte dos serviços mais populares de contabilidade, faturamento e pagamento, no entanto, seja a integração com provedores de pagamento. Muitos tornaram incrivelmente simples para os clientes clicar em um botão e pagar via PayPal, Stripe, Chase Pay ou até mesmo Zelle. Com essa funcionalidade integrada, você não precisa se preocupar com erros de digitação que possam enviar seu dinheiro para a pessoa errada e pode receber o pagamento mais rapidamente do que solicitando o envio de cheques para o seu endereço residencial.

Esses serviços podem ser caros para um freelancer individual com apenas um ou dois clientes. Eles não incluem os outros aspectos do trabalho freelance, como gestão de contratos freelance ou propostas freelance.

Prós: Integrado com outras tarefas financeiras (como controle de despesas), pode lembrar os clientes sobre pagamentos automaticamente, capaz de criar perfis e configurações individuais para cada cliente.

Contras: Pode ser caro para o freelancer que trabalha sozinho.

3. Kit de ferramentas para gerenciamento de freelancers

Com um pacote completo de soluções para freelancers (como o Bonsai), você obtém todas as vantagens de um software de faturamento dedicado. Você pode configurar modelos de fatura individuais por cliente, enviar faturas com segurança, receber pagamentos rapidamente e acompanhar para onde o dinheiro está indo. Como a maioria das ferramentas de gerenciamento freelance sabe que você não é uma empresa da Fortune 500 com centenas de clientes, elas estabeleceram um preço mais razoável para o modelo de prestador de serviços independente.

Ainda mais interessante, as soluções de gerenciamento freelance que incorporam outros aspectos do negócio freelance podem ajudá-lo a ganhar mais dinheiro e ser mais profissional. O Bonsai inclui modelos de contrato para criar a expectativa certa sobre o que você cobra e quando você será pago – desde o início. Também existe a opção de criar propostas de serviços a partir do painel de controle. Os controladores de tempo, a gestão de despesas e os marcos do projeto podem ser gerenciados para cada cliente, tornando muito mais fácil visualizar todo o escopo de um projeto do cliente, incluindo o faturamento. Não há mais motivo para saber como enviar faturas a um cliente por e-mail, pois o Bonsai permite que você cobre um cliente a qualquer momento, pela taxa acordada, com o clique de um botão. Você pode até incluir uma multa por atraso (se o seu contrato especificar uma) sempre que não for pago pontualmente.

As faturas não pagas irão acionar um alerta para você, para que possa optar por enviar um lembrete de cortesia a qualquer momento. Todo o pacote de soluções para freelancers está disponível pelo mesmo preço que apenas os serviços de contabilidade de outras empresas! Experimente o Bonsai gratuitamente e descubra do que se trata.

Prós: Soluções acessíveis que atendem a todas as necessidades dos freelancers, não apenas a contabilidade.

Contras: Um freelancer com apenas um ou dois clientes pode não usar todas as ferramentas imediatamente.

Conclusão: qual é o melhor?

O resultado final é que há mais de uma maneira de criar um modelo de fatura de evento, ou qualquer outro tipo de fatura, e enviá-lo a um cliente por e-mail. A melhor escolha depende das suas necessidades e das expectativas que deseja estabelecer com os clientes. A maioria dos freelancers tem pouco tempo disponível e aprende rapidamente que um bom processo de faturamento pode economizar horas preciosas todos os meses, que podem ser dedicadas a treinamento, marketing ou à criação do trabalho que lhes rende dinheiro! Se você está achando difícil expandir seus negócios, talvez esteja gastando muito tempo com tarefas administrativas, como faturamento!

Por fim, lembre-se de que nunca é demais ser cauteloso em relação às comunicações com os clientes. O envio de uma fatura por e-mail não seguro pode representar um risco de segurança para você e seus clientes. Dependendo do seu setor, esse pode não ser um risco que você esteja disposto a correr. Felizmente, existem atualmente muitas soluções no mercado para ajudar a evitar os erros mais perigosos cometidos atualmente na faturação.