Die richtigen Rechnungsbedingungen festlegen – Der ultimative Leitfaden in 9 Schritten

Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, müssen Sie sich um eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben kümmern. Wenn Sie beispielsweise bezahlt werden möchten, müssen Sie Ihren Kunden eine Rechnung stellen. Unabhängig davon, ob Sie bereits erfahren sind oder gerade erst anfangen, die Rechnungsstellung als Freiberufler ist einer der wichtigsten Aspekte Ihres Geschäfts. Daher sollten Sie Ihre Rechnungsvorlagen richtig gestalten.

Freiberufliche Unternehmen können manchmal Probleme mit der Bezahlung haben, insbesondere wenn sie keine geeignete Rechnungssoftware verwenden. Tatsächlich hat Bonsai die Rechnungsdaten von Freiberuflern aus drei Jahren analysiert und festgestellt, dass 29 % der Rechnungen von Freiberuflern verspätet bezahlt werden.

Effektive Rechnungen können helfen, dieses Problem im Keim zu ersticken. Um bei der Rechnungsstellung effektiv zu sein, müssen Sie die Rechnungsbegriffe verstehen. Schließlich können Probleme mit den Rechnungsbedingungen dazu führen, dass die Rechnung in die falschen Hände gerät, Sie nicht bezahlt werden oder Sie nicht zum Fälligkeitstermin der Rechnung bezahlt werden.

Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung selbst übernehmen möchten, finden Sie hier die 9 wichtigsten Dinge, die Sie über effektive Rechnungsbedingungen wissen müssen.

1. Klare Verträge

Der erste Schritt zum Erfolg bei Rechnungen besteht darin, einen Freelancer-Vertrag mit Ihrem Kunden abzuschließen und sicherzustellen, dass der Vertrag alle Zahlungsbedingungen enthält, die Teil jeder herunterladbaren Rechnungsvorlage sind, die Sie versenden. Dazu gehören auch die Rechnungsbedingungen, die wir im Folgenden näher erläutern werden, z. B. wie viele Tage nach Projektabschluss Sie die Zahlung erwarten und ob Verzugsgebühren anfallen.

Sie können auch Zahlungspläne für große Arbeiten in Betracht ziehen. Beispielsweise kann in Ihrem Vertrag festgelegt werden, dass Sie die Hälfte des Betrags erhalten, wenn die Arbeit zu 50 % abgeschlossen ist, und die andere Hälfte, wenn die Arbeit vollständig abgeschlossen ist. Dann wird eine Rechnung in der Mitte des Projekts den Kunden nicht überraschen.

2. Fälligkeitsdatum

Nicht zu verwechseln mit dem Rechnungsdatum ist das Fälligkeitsdatum das Datum, bis zu dem Sie die Zahlung verlangen. Das Rechnungsdatum ist einfach das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, an dem die Zahlung vom Kunden fällig ist. Stellen Sie sicher, dass auf Ihrer Rechnung das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum klar angegeben sind.

Es ist wichtig, dass Sie den angemessenen Zeitraum festlegen, den Sie zwischen dem Abschluss eines Auftrags und dem Wunsch, das Geld in der Hand zu haben, zu warten bereit sind. Es empfiehlt sich, die Rechnung sofort nach Abschluss der Arbeiten zu stellen und das Fälligkeitsdatum nicht zu weit in die Zukunft zu legen. Zwei Wochen sind angemessen, und ein Monat ist wahrscheinlich der längste Zeitraum, den Sie sich wünschen. Sie müssen für einen angemessenen Cashflow sorgen, und monatelang auf die Bezahlung zu warten, ist für keinen Freiberufler die ideale Situation.

Geben Sie dem Kunden außerdem das genaue Datum an, damit er möglichst leicht nachvollziehen kann, wann Sie mit der Zahlung rechnen. Geben Sie beispielsweise nicht an, dass die Zahlung innerhalb von 15 Tagen fällig ist. Wenn Sie das Datum 15. März in Ihre ausfüllbare Rechnungsvorlage eintragen und Ihr Zahlungsplan einen Zeitraum von zwei Wochen vorsieht, geben Sie an, dass die Zahlung am oder vor dem 30. März fällig ist. Wenn Sie mit einer Frist von 30 Tagen leben können, geben Sie als Fälligkeitsdatum den 15. April an.

Man könnte sogar argumentieren, dass neben dem geschuldeten Betrag das Fälligkeitsdatum der wichtigste Bestandteil Ihrer Rechnungsvorlage für Freiberufler ist. Erwägen Sie, das genaue Zahlungsziel in Fettdruck und in einem eigenen Feld an einer gut sichtbaren Stelle der Rechnung anzugeben.

Erwarten Sie nicht, dass Ihr Kunde das Rechnungsdatum findet und die Rechnung selbst berechnet. Mach es einfach.

3. Durchgeführte Arbeiten

Als Teil einer Rechnungsvorlage für Journalisten oder sogar einer Rechnungsvorlage für Models sollten Sie beispielsweise die geleistete Arbeit klar umreißen. Stellen Sie sicher, dass es mit dem übereinstimmt, was Sie in der Vertragsphase vereinbart haben.

Der langjährige freiberufliche Autor Kim Maciejewski hat diesbezüglich einen wertvollen Ratschlag:

„Anstatt eine einzige umfangreiche Beschreibung für die „erbrachten Leistungen“ zu verfassen, erstellen Sie für jeden einzelnen Auftrag eine neue Rechnungszeile…Wenn Sie mehrere Verträge für ein einzelnes Kundenunternehmen verwalten, sollten Sie in Betracht ziehen, einzelne Projekte separat in Rechnung zu stellen, anstatt sie zu bündeln. Ein klarer Preis für jede Aufgabe erleichtert es dem Kunden, die Aufgabe an mehrere Genehmigende weiterzuleiten oder seine Unterlagen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeit ausgeführt und genehmigt wurde.

4. Zahlungsbedingungen

Es gibt mehrere weitere Zahlungsfaktoren, die Sie unbedingt in Ihre Rechnungsbedingungen aufnehmen sollten:

1. Am wichtigsten ist der Gesamtbetrag der ausstehenden Zahlungen. Dies sollte eine Aufschlüsselung der geleisteten Arbeit, die dafür berechneten Gebühren sowie alle Ausgaben, Steuern oder sonstigen Abgaben und den zu zahlenden Gesamtbetrag enthalten.
2. Akzeptierte Zahlungsarten. Akzeptieren Sie beispielsweise Schecks, Kreditkarten, Stripe oder Paypal?
3. Die Währung, wenn Sie grenzüberschreitend oder remote arbeiten und Kunden in anderen Ländern betreuen.
4. Die Rechnungsnummer. Dies ist für Sie als Teil Ihres Tracking-Systems unerlässlich. Das ist auch für den Kunden wichtig, insbesondere wenn Sie sich noch einmal bei ihm melden müssen. Sie können die Rechnungsnummer in einer späteren Zahlungsaufforderung angeben.

5. Eine übersichtliche Rechnung

Es ist wichtig, dass Ihre Rechnungsvorlagen für Malerarbeiten oder auch Rechnungsvorlagen für Subunternehmer, die Sie versenden, klar und für Kunden leicht verständlich sind. Die wichtigsten Teile der Rechnung müssen präzise sein: welche Arbeiten durchgeführt wurden, wie viel Ihnen zusteht und wann die Zahlung fällig ist.

Wenn nötig, wenden Sie sich an andere Freiberufler oder sogar Kunden, um Feedback zu erhalten und Ihre Rechnungen auf Verständlichkeit überprüfen zu lassen. Sie denken vielleicht, dass Sie alles klar und deutlich formuliert haben, aber wenn Ihre Sprache vage oder mehrdeutig ist, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie nicht pünktlich bezahlt werden.

Geben Sie auch Ihren Firmennamen und Ihr Logo an, damit Ihre Rechnungen professionell und markengerecht gestaltet sind.

Sie können auch ein Online-Tool in Betracht ziehen, um Ihre Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. Aufgaben wie die Erfassung der Arbeitsstunden für einen Kunden oder das Versenden und Nachverfolgen von Rechnungen können automatisiert werden, um Ihnen Zeit zu sparen.

Beispielsweise bietet Bonsai eine kostenlose Testversion seiner Dienste an, die über ein integriertes Rechnungsstellungstool verfügt, mit dem Rechnungen erstellt und angepasst werden können. Sie können aus jedem Angebot, Vertrag oder jeder Stundenzettel automatisch eine Rechnung erstellen.

6. Der richtige Adressat, ordnungsgemäß eingereicht

Bevor Sie eine Rechnung versenden, vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wohin Sie sie schicken müssen und wie Sie sie versenden sollen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise für eine bestimmte Abteilung einer Organisation gearbeitet, aber eine andere Abteilung kümmert sich um Ihre Bezahlung. Es ist wichtig, dass Sie genau wissen, wer für die Zahlungen zuständig ist, auch wenn Sie dafür einen Anruf tätigen müssen, um sich zu vergewissern. Falsche Rechnungen könnten zurückgeschickt werden oder unbezahlt bleiben.

Außerdem sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wie die Rechnung zu versenden ist. Sie bevorzugen vielleicht E-Mails, aber der Kunde bevorzugt möglicherweise traditionelle Papierrechnungen. Wenn möglich, versuchen Sie, einen Kunden auf ein E-Mail-System umzustellen, um sich das Leben zu erleichtern.

7. Überfällige Fristen

Da Sie ein klar gekennzeichnetes Rechnungsdatum haben, ist es sinnvoll, auch eine Verzugsgebühr als eine Ihrer Rechnungsdatumsregeln aufzunehmen. Das Hinzufügen eines Hinweises auf Verzugsgebühren kann der Rechnung eine gewisse Dringlichkeit verleihen und dazu führen, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

Zur Festlegung einer Verspätungsgebühr können Sie zwischen einem Pauschalbetrag und einem Prozentsatz wählen. Auch dies hätte Teil des ursprünglichen Vertrags sein müssen, sodass es für den Kunden keine Überraschung ist, wenn er es auf einer Rechnung sieht.

Wenn der Kunde in Verzug ist, sollten die zusätzlichen Gebühren als Einzelposten auf Ihrer Folgerechnung aufgeführt werden, mit einer klaren Beschreibung, warum sie berechnet werden.

Verzugsgebühren können dazu beitragen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Wenn Sie Ihren Kunden hinterherlaufen müssen, werden Sie durch die Verzugsgebühr zwar nicht reich, aber sie sollte Ihnen helfen, den Zeit- und Energieaufwand für die Einziehung Ihrer Forderungen zu kompensieren.

8. Ein paar Extras

Es gibt einige zusätzliche Elemente, die Sie Ihren Rechnungen hinzufügen können. Auch wenn es sich dabei nicht um formelle Begriffe handelt, können dies Punkte sein, die Sie nach Abschluss einer erfolgreichen Arbeit einfügen möchten.

Beispielsweise ist eine Dankesnachricht in Ihrer Rechnung eine nette persönliche Geste, die dem Kunden auch vermittelt, dass Sie gerne wieder mit ihm zusammenarbeiten würden.

Ein weiteres Beispiel ist die Bitte um eine Empfehlung. Wenn Sie sicher sind, dass der Kunde mit Ihrer Arbeit zufrieden war, können Sie ein Feedback-Formular beifügen und den Kunden fragen, ob er damit einverstanden wäre, dass Sie das Feedback in zukünftigen Angeboten oder auf Ihrer Website verwenden dürfen.

9. Weiterverfolgen

Schließlich ist es wichtig, dass Sie über ein System verfügen, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben. Sie müssen den Zahlungstermin im Auge behalten, damit Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist eine freundliche E-Mail versenden können. Sie müssen erneut nachfassen, vielleicht mit einem Anruf, wenn das Fälligkeitsdatum verstreicht und Sie immer noch nicht bezahlt worden sind. Wenn Sie Verzugsgebühren in Ihre Rechnungsbedingungen aufgenommen haben, sollte eine Folgerechnung versandt werden, die die Verzugsgebühr enthält.

Abschließende Gedanken

Die Rechnungsstellung an Kunden, die Verfolgung von Zahlungen und das Nachfassen bei Nichtzahlung gehören nicht zu den angenehmsten Aspekten der Unternehmensführung. Tatsächlich kann es entmutigend sein, einen säumigen Kunden anrufen zu müssen. Aber es ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Geschäftstätigkeit, und Ihre Kunden sollten verstehen, dass Sie bezahlt werden müssen, um im Geschäft zu bleiben.

Die Rechnungsstellung kostet zwar Zeit und Mühe, ist aber für ein erfolgreiches Freiberufler-Geschäft unerlässlich. Nachdem Sie nun die Rechnungsbegriffe verstanden haben, sollten Sie sich die integrierten Tools ansehen, die Ihnen als Teil der Freelancer-Suite von Bonsai zur Verfügung stehen. Melden Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion an.