Consigue unas condiciones de facturación adecuadas: la guía definitiva en 9 pasos

Gestionar tu propio negocio implica ocuparte de multitud de tareas administrativas. Si quieres que te paguen, por ejemplo, tienes que facturar a tus clientes. Tanto si tienes experiencia como si acabas de empezar, la facturación como autónomo es una de las partes fundamentales de tu negocio, por lo que es importante que tus plantillas de factura sean adecuadas.

Las empresas autónomas a veces pueden tener problemas para cobrar, especialmente si no utilizan un software de facturación adecuado. De hecho, Bonsai analizó tres años de datos de facturas de autónomos y descubrió que el 29 % de las facturas de autónomos se pagan con retraso.

Las facturas eficaces pueden ayudar a cortar ese problema de raíz. Para facturar de manera eficaz, es necesario comprender los términos de facturación. Después de todo, los problemas con los términos de facturación podrían significar que la factura caiga en manos equivocadas, que no se le pague o que no se le pague cuando venza la factura.

Si planeas gestionar tu facturación por tu cuenta, aquí tienes las 9 cosas clave que debes saber sobre los términos de facturación eficaces.

1. Contratos claros

El primer paso para tener éxito con las facturas es tener un contrato de trabajo autónomo con tu cliente y asegurarte de que el contrato especifique todos los factores de pago que formarán parte de cualquier plantilla de factura descargable que envíes. Esto incluye las condiciones de facturación que detallaremos a continuación, como cuántos días después de la finalización del proyecto espera recibir el pago y si hay cargos por demora.

También puede considerar planes de pago para trabajos de gran envergadura. Por ejemplo, su contrato puede especificar que se le pagará la mitad del importe cuando el trabajo esté completado al 50 %, y la mitad restante cuando el trabajo esté terminado. De este modo, una factura a mitad del proyecto no sorprenderá al cliente.

2. Fecha de vencimiento

No debe confundirse con la fecha de la factura, la fecha de vencimiento es la fecha en la que se requiere el pago. La fecha de la factura es simplemente la fecha en que se crea la factura. La fecha de vencimiento es la fecha límite en la que el cliente debe realizar el pago. Asegúrese de que su factura especifique claramente la fecha de emisión y la fecha de vencimiento.

Es importante que determines el lapso de tiempo adecuado que estás dispuesto a esperar entre terminar un trabajo y querer tener el dinero en tus manos. Lo mejor es facturar tan pronto como se complete el trabajo y no fijar una fecha de vencimiento demasiado lejana. Dos semanas es razonable, y un mes es probablemente el plazo máximo que querrás. Debes garantizar un flujo de caja adecuado, y esperar meses para cobrar no es la situación ideal para ningún autónomo.

Además, especifique la fecha exacta al cliente, para que le resulte lo más fácil posible saber cuándo espera recibir el pago. Por ejemplo, no indique que el pago vence en 15 días. Si añade la fecha del 15 de marzo a su plantilla de factura rellenable y su calendario de pagos es de dos semanas, indique que el pago vence el 30 de marzo o antes. Si puede esperar 30 días, indique como fecha de vencimiento el 15 de abril.

De hecho, se podría argumentar que, además del importe adeudado, la fecha de vencimiento es la parte más importante de tu plantilla de factura para autónomos. Considere indicar la fecha exacta de vencimiento del pago en negrita y en un recuadro destacado en una parte visible de la factura.

No esperes que tu cliente encuentre la fecha de la factura y haga los cálculos. Hazlo fácil.

3. Trabajo realizado

Como parte de cualquier plantilla de factura para periodistas o incluso de modelo de factura, por ejemplo, debes describir claramente el trabajo realizado. Asegúrate de que coincide con lo que acordaste hacer en la fase del contrato.

El veterano escritor independiente Kim Maciejewski ofrece un valioso consejo al respecto:

«En lugar de escribir una descripción extensa para el «trabajo realizado», cree una nueva línea en la factura para cada tarea individual…Si mantiene varios contratos para una misma organización cliente, considere la posibilidad de facturar los proyectos individualmente en lugar de agruparlos. Un precio claro para cada tarea facilita al cliente el envío a varios aprobadores o la doble verificación de sus registros para garantizar que el trabajo se ha realizado y aprobado».

4. Condiciones de pago

Hay otros factores de pago que son fundamentales e incluir en tus condiciones de facturación:

1. Lo más importante, el importe total adeudado. Esto debe incluir un desglose del trabajo realizado, los honorarios cobrados por dicho trabajo, así como cualquier gasto, impuesto u otros cargos, y el total a pagar.
2. Formas de pago aceptadas. Por ejemplo, ¿aceptas cheques, tarjetas de crédito, Stripe o Paypal?
3. La moneda, si trabajas fuera de tu país o de forma remota y atiendes a clientes en otros países.
4. El número de factura. Esto es esencial para usted como parte de su sistema de seguimiento. También es importante para el cliente, especialmente si tienes que hacer un seguimiento. Puede citar el número de factura en una solicitud de pago posterior.

5. Una factura clara

Es fundamental que las plantillas de facturas de pintura o incluso las plantillas de facturas de subcontratistas que envíes sean claras y fáciles de entender para los clientes. Las partes más importantes de la factura deben ser precisas: qué trabajo se ha realizado, cuánto te deben y cuándo deben pagarte.

Si lo necesitas, ponte en contacto con otros autónomos o incluso con clientes para pedirles su opinión y que revisen tus facturas para comprobar que sean claras. Puede que pienses que lo has explicado todo con claridad, pero si tu lenguaje es impreciso o ambiguo, hay más posibilidades de que no te paguen a tiempo.

Asegúrate de incluir también el nombre y el logotipo de tu empresa, para garantizar que tus facturas sean profesionales y reflejen tu marca.

También puede considerar el uso de una herramienta en línea para automatizar sus tareas administrativas. Tareas como el seguimiento de las horas dedicadas a un cliente o el envío y seguimiento de facturas pueden automatizarse para ahorrar tiempo.

Por ejemplo, Bonsai ofrece una prueba gratuita de sus servicios, que cuenta con una herramienta de facturación integrada que crea y personaliza facturas. Puede generar una factura automáticamente a partir de cualquier propuesta, contrato u hoja de horas.

6. El destinatario correcto, enviado correctamente.

Antes de enviar una factura, asegúrate de saber dónde enviarla y cómo hacerlo. Por ejemplo, es posible que hayas trabajado para una sucursal específica de una organización, pero sea otra sucursal la que se encargue de pagarte. Es fundamental que sepas exactamente quién se encarga de los pagos, aunque eso implique hacer una llamada telefónica para asegurarte. Las facturas incorrectas podrían devolverse o quedar sin pagar.

Además, asegúrese de saber cómo debe enviarse la factura. Es posible que usted prefiera el correo electrónico, pero el cliente puede preferir las facturas tradicionales en papel. Si es posible, intenta que el cliente pase a utilizar un sistema de correo electrónico para facilitarte la vida.

7. Plazos vencidos

Dado que tiene una fecha de vencimiento claramente indicada en la factura, es recomendable incluir también un recargo por demora como una de las reglas de la fecha de facturación. Añadir un aviso de recargo por demora puede añadir cierta urgencia a la factura y podría significar que se le pagará a tiempo.

Para determinar un recargo por demora, puede elegir una tarifa fija o un porcentaje. Una vez más, esto debería haber formado parte del contrato inicial, por lo que verlo en una factura no sorprenderá al cliente.

Si el cliente se retrasa, los cargos adicionales deben añadirse como una partida independiente en la factura de seguimiento, con una descripción clara del motivo por el que se cobran.

Los recargos por demora pueden ayudarte a garantizar que te paguen puntualmente. Si tienes que perseguir a los clientes, los recargos por demora no te harán rico, pero te ayudarán a compensar el tiempo y la energía que dedicas a intentar cobrar.

8. Algunos extras

Hay algunos elementos adicionales que puede considerar añadir a sus facturas. Aunque no se consideran términos formales, pueden ser puntos que desee incluir después de completar con éxito un trabajo.

Por ejemplo, incluir una nota de agradecimiento en tu factura es un bonito detalle personal que también le hará saber al cliente que te gustaría volver a trabajar juntos en el futuro.

Otro ejemplo es una solicitud de testimonio. Si estás seguro de que el cliente quedó satisfecho con tu trabajo, puedes incluir un formulario de comentarios y preguntarle si estaría dispuesto a permitirte utilizar sus comentarios en futuras propuestas o en tu sitio web.

9. Seguimiento

Por último, es importante que dispongas de un sistema para realizar el seguimiento de los clientes. Debes realizar un seguimiento de la fecha de vencimiento del pago, para poder enviar un correo electrónico amistoso a medida que se acerque la fecha de vencimiento. Deberá volver a hacer un seguimiento, tal vez con una llamada telefónica, si pasa la fecha de vencimiento y aún no le han pagado. Si ha incluido recargos por demora como parte de sus condiciones de facturación, deberá enviar una factura posterior que incluya dicho recargo.

Pensamientos finales

Facturar a los clientes, realizar un seguimiento de los pagos y hacer un seguimiento si no pagan no es el aspecto más agradable de dirigir un negocio. De hecho, puede resultar intimidante tener que llamar por teléfono a un cliente moroso. Pero es una parte esencial del funcionamiento de tu negocio, y tus clientes deben comprender que necesitas cobrar para poder seguir en el negocio.

La facturación requiere tiempo y esfuerzo, pero es fundamental para el éxito de un negocio autónomo. Ahora que ya entiendes los términos relacionados con la facturación, considera explorar las herramientas integradas que tienes a tu disposición como parte del paquete para autónomos de Bonsai registrándote ahora para obtener una prueba gratuita.