Como numerar faturas: um guia completo 2025

Para numerar as faturas de forma eficaz, comece por atribuir um número único e sequencial a cada fatura, a fim de manter a ordem e simplificar os cálculos fiscais. Comece com um número como 001 e incremente para cada nova fatura. Considere usar um prefixo para diferentes clientes ou projetos para evitar confusão. Automatizar o processo com um software de faturamento pode economizar tempo e reduzir erros. A numeração consistente das faturas garante um registro preciso e ajuda a evitar problemas durante as auditorias. Para freelancers, essa prática é fundamental para manter o fluxo de caixa e garantir pagamentos pontuais. Implemente estas etapas para otimizar seu processo de faturamento e se concentrar mais em suas atividades comerciais principais.

Há muitos aspectos positivos em ter um negócio como freelancer.

• Você é o chefe.
• Você decide para quais trabalhos enviar modelos de propostas ou modelos de escopo de trabalho.
• Normalmente, você pode trabalhar no horário que quiser e fazer o trabalho que gosta.
• Você pode seguir sua paixão.

Mas, como em qualquer negócio, há tarefas administrativas que acompanham as atividades divertidas. Você só consegue trabalho se tiver sucesso com suas propostas de freelancer, por exemplo. E, em particular, você deseja ser remunerado pelo seu trabalho, portanto, precisa faturar os clientes usando modelos de fatura adequados para garantir que o pagamento seja efetuado. Existem várias opções de software de faturamento para ajudar nesse processo.

Quanto mais você demora para faturar, mais tempo leva para receber o pagamento. Ou corre o risco de não receber nenhum pagamento. Você deseja um fluxo de caixa consistente, portanto, faturar e decidir o significado do número da sua fatura são tarefas necessárias para o seu negócio.

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Mas, primeiro, o que é uma fatura? Como diz a freelancer Linsey Knerl,“As faturas são fundamentais para ajudá-lo a cumprir suas obrigações comerciais mais importantes. Seu negócio freelance não vale nada se você não receber o pagamento – não importa o quanto você seja talentoso ou procurado.

Um dos componentes da faturação freelance é ter um sistema que facilite o acompanhamento das faturas e permita uma contabilidade simples. Um sistema de numeração de faturas (um dos muitos termos essenciais sobre faturamento) é um componente importante do seu sistema de faturamento. Portanto, é importante entender o significado dos números das faturas e criar um sistema que funcione para você, especialmente se você for gerenciar o faturamento por conta própria.

Vamos examinar as opções para o significado do número da sua fatura, incluindo o que é o número da fatura e como numerar as faturas.

1. Criando suas próprias faturas

Se você deseja gerenciar seu próprio sistema de faturamento, existem algumas maneiras de fazer isso. Você pode começar com um modelo de fatura em branco — o Microsoft Excel possui esses modelos, portanto, se você se sente à vontade para usar o Excel, pode utilizá-lo para estabelecer seu sistema, mas ainda precisará definir o significado do seu próprio número de fatura.

No Excel, existem vários modelos de fatura à escolha, sendo que a “fatura de serviço” é provavelmente a mais adequada para um negócio freelance. Depois de abrir o modelo, você pode editá-lo como desejar.

Aqui estão alguns itens que devem constar em cada fatura:

1. O nome da sua empresa.
2. Seu logotipo, caso tenha um.
3. Seu endereço e outras informações de contato.
4. O nome e as informações de contato do cliente.
5. O valor devido, com informações detalhadas sobre o tempo de trabalho freelance, taxa por hora, impostos e outras taxas, e o total devido.
6. Data de vencimento do pagamento, incluindo eventuais multas por atraso.
7. O número da fatura de acordo com o seu sistema de numeração. Abordaremos como numerar faturas em breve.

Se você trabalha com base em um contrato de prestação de serviços, a fatura também pode incluir informações relacionadas ao trabalho realizado durante o período coberto pela fatura.

Agora você pode determinar o significado do número da sua fatura e configurar um sistema de numeração de faturas, com algumas opções disponíveis.

Você sabia que pode usar o Bonsai para criar e enviar uma bela fatura personalizada em apenas 2 minutos? Usar um modelo de fatura freelance pode ajudar a eliminar erros nas suas faturas. Vamos ver como.

Primeiro, basta acessar seu painel e clicar em “enviar uma fatura” no canto superior direito.

Agora você terá que escolher ou criar o cliente e o projeto para os quais deseja enviar a fatura. Depois de configurar esses dados, basta clicar em “criar fatura”.

Você será direcionado para o editor de faturas, onde poderá configurar informações básicas sobre você e o cliente, adicionar todos os itens à fatura e, finalmente, enviá-la ao seu cliente clicando em “enviar agora”.

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2. Como numerar faturas manualmente

Pode-se argumentar que o número da fatura é um dos componentes mais importantes de uma fatura – além do valor devido, é claro. É por isso que é importante compreender bem o que é um número de fatura.

Ter um sistema de numeração permite identificar cada fatura. Ele também permite que você pesquise uma fatura ou uma cópia dela e configure um sistema para rastrear quando as faturas foram pagas. Pode até ajudar na hora de declarar impostos, caso precise encontrar faturas específicas.

Do ponto de vista do cliente, o número da fatura também é a forma como eles controlam os pagamentos vencidos e os pagamentos efetuados em seu sistema contábil.

No entanto, há considerações a serem feitas em relação às regras de numeração de faturas, como a mensagem que os números das faturas podem transmitir aos clientes. Por exemplo, se você usar números pequenos, como 10 ou 15, poderá diminuir a confiança em sua empresa, pois parecerá que você teve poucos clientes. Mesmo que você não esteja no mercado há muito tempo, essa pode não ser a imagem que você deseja que os clientes vejam.

Então, como numerar as faturas? Aqui estão algumas opções:

1. Comece com qualquer número que desejar e, em seguida, torne-os sequenciais. Exemplo: 00001, 00002, etc.
2. Atribua números cronologicamente, por data. Exemplo: 010118, 010218, etc. Isso só funciona se você fizer o faturamento diariamente, em vez de tudo de uma vez. Para contornar isso, você pode combinar o sistema de datas com outra opção.
3. Use um sistema de datação diferente, por exemplo, todas as faturas em 2018 começariam com 18. Exemplo: 18001, 18002. Isso permite que você arquive as faturas por ano, se for algo que você gosta ou precisa fazer.
4. Atribuir por clientes. Exemplo: Nome do Cliente 001, Nome do Cliente 002.
5. Atribuir por projeto. Exemplo: PROJ030-001.

Você também pode combiná-los, usando um número de projeto e uma data, por exemplo. O significado do número da sua fatura depende de você, portanto, sinta-se à vontade para ajustar o sistema de numeração de faturas de acordo com suas necessidades.

Estas são apenas algumas ideias. Você também pode usar o Excel ou outro software de planilhas para gerar e atribuir automaticamente um número de fatura para você.

Seja qual for a sua escolha, certifique-se de que cada número de fatura seja único e de que haja espaço suficiente para crescimento. Um sistema de faturamento de três dígitos ficará rapidamente sem números à medida que sua empresa crescer.

3. Opções de faturamento automático

Outra opção para um sistema de faturamento é usar um produto profissional de faturamento, como o oferecido pela Bonsai. Esse sistema garantirá que você não precise tomar uma decisão sobre um sistema de numeração de faturas – ele fará isso por você!

Além disso, um sistema automatizado permitirá que você deixe para trás planilhas e faturamento manual, e tenha seu escritório disponível onde quer que você vá.

Aqui estão algumas das grandes vantagens que o sistema de faturamento freelance Bonsai oferece para você e sua empresa:

1. Cria automaticamente faturas profissionais. O sistema criará e personalizará faturas para você em segundos. Você também pode gerá-los automaticamente a partir de qualquer proposta, contrato ou tempo rastreado.
2. Ele rastreia atividades e pagamentos relacionados às faturas. São gerados recibos de leitura, informando quando o cliente visualizou sua fatura e quando o cliente pagou a fatura. Você nunca precisará se perguntar quando receberá o pagamento ou se o cliente sequer viu sua fatura.
3. Possui um sistema de lembretes automatizado. Você não precisa se preocupar em fazer o acompanhamento dos clientes. O sistema Bonsai automatiza isso e ainda otimiza os lembretes, entrando em contato no momento certo do dia.
4. Permite que você escolha o sistema de pagamento.Você pode optar por receber o pagamento por cartão de crédito, transferência bancária (ACH), PayPal ou Bitcoin. O sistema permite que você realize transações seguras a taxas competitivas e receba pagamentos rápidos.
5. Está integrado com outros produtos. Seu sistema de faturamento está conectado a propostas, contratos, controle de tempo e relatórios, criando um sistema administrativo integrado. Você não precisará se preocupar em reunir manualmente todas essas informações.

Uma vantagem de usar um sistema como esse é que ele automatiza o processo para você e libera seu tempo para o seu trabalho freelance propriamente dito. A Bonsai oferece um teste gratuito de seus serviços, que inclui a plataforma de faturamento.

Esse sistema automatizado oferece outros benefícios para sua empresa. Pode melhorar o relacionamento com os clientes, pois eles sabem o que esperar, já que o faturamento é consistente. Também é moderno e profissional, o que é uma boa imagem para transmitir aos seus clientes. Além disso, coloca à sua disposição uma das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para freelancers.

É mais simples para você e você sempre tem acesso ao que precisa. Isso pode ajudar a reduzir seus custos a longo prazo, pois você automatizou um processo manual, que poderia até incluir custos de envio postal. Isso também o torna ecologicamente correto.

Considerações finais

Como receber pelo seu trabalho é uma das partes mais importantes de ter um negócio, a faturação é uma das tarefas administrativas mais importantes no seu negócio freelance.

Isso inclui a criação de faturas com um sistema de numeração que permite o rastreamento e o arquivamento. Isso inclui enviar as faturas aos clientes em tempo hábil. Inclui o acompanhamento do pagamento dessas faturas e a possibilidade de consultar faturas anteriores, por exemplo, na época do imposto de renda.

Se você está pronto para mudar para um sistema de faturamento automatizado que lhe deixa mais tempo para fazer o que você ama em seu negócio freelance, pare de se preocupar com a numeração das faturas e inscreva-se para um teste gratuito do Bonsai.

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