Como faturar um cliente: etapas profissionais 2025

A faturação profissional a um cliente envolve várias etapas essenciais para garantir pagamentos pontuais e manter um fluxo de trabalho financeiro tranquilo. Comece por compreender as preferências de pagamento do seu cliente e definir condições de pagamento claras. Use um software profissional de faturamento para criar faturas detalhadas que incluam todas as informações necessárias, como serviços discriminados, datas de vencimento dos pagamentos e seus dados de contato. Acompanhe prontamente as faturas não pagas e considere a implementação de multas por atraso para incentivar pagamentos pontuais. Ao estabelecer um processo sistemático de faturamento, os freelancers podem minimizar atrasos nos pagamentos e se concentrar mais em seu trabalho. Ferramentas como o Bonsai podem simplificar esse processo, oferecendo modelos de faturas personalizáveis e recursos de rastreamento automatizado.

Se você deixou um emprego das 9 às 5 para se dedicar ao trabalho freelance, provavelmente está um pouco preocupado com a questão financeira de ser seu próprio chefe. Sejamos honestos: pode ser bastante preocupante pensar em como faturar os clientes, receber os pagamentos e se você receberá o dinheiro em dia todos os meses! Felizmente, trabalhar como prestador de serviços independente não é novidade, e existem centenas de dicas para freelancers que podem ajudar a esclarecer suas dúvidas mais difíceis, incluindo a grande incógnita sobre o que é uma fatura, como fazer uma fatura e que tipo de software de faturamento usar.

Faturar clientes não é difícil com um sistema adequado. Na verdade, vamos mostrar a você. Aqui estão os princípios básicos sobre as melhores práticas de faturamento para solicitar (e receber) o pagamento pelo seu trabalho:

Observação: se você deseja facilitar o processo de faturamento, experimente o Bonsai. Nosso software completo para freelancers permite que você selecione um modelo de fatura, insira as condições de pagamento, numere/date automaticamente as faturas e simplifique o recebimento do pagamento pelo seu trabalho. Solicite seu avaliação gratuita de 7 dias aqui.

1. Use um software profissional de faturamento

Até mesmo os empreendedores individuais não precisam mais trabalhar sozinhos hoje em dia. Com tantas ferramentas freelance disponíveis, provavelmente é uma boa ideia conferi-las e comprometer-se a usar uma delas em seu negócio. O uso de uma ferramenta de faturamento profissional não só melhora sua imagem, com opções de personalização para o logotipo e a marca da sua empresa, como também garante que todas as faturas enviadas aos clientes tenham a mesma qualidade da primeira. Um método consistente de pedir dinheiro é a melhor maneira de obter dinheiro de forma consistente.

2. Planeje-se para o pior

Ninguém quer pensar negativamente, mas não se pode ser irrealista em relação ao dinheiro. Na verdade, com 29% das faturas sendo pagas com atraso, é ingênuo pensar que você nunca terá um cliente inadimplente. É por isso que os empresários inteligentes esperam que haja um pequeno atraso nos pagamentos e definem os termos do que acontecerá com os pagadores atrasados antes que eles se tornem um problema. Quer você torne mais rígidas as condições de pagamento na fatura, inclua uma multa por atraso que reflita o seu contrato ou exija uma parte do valor do projeto adiantado, é importante analisar todas as possibilidades antes de começar. As coleções não devem ser algo que você inventa à medida que avança.

3. Não deixe nada à interpretação

Qualquer pessoa na empresa do seu cliente deve ser capaz de ler sua fatura e saber exatamente quais serviços foram prestados, quanto custaram ou qual foi a taxa cobrada, e quais são as condições de pagamento ou como devem ser feitos (muitos freelancers preferem que seus clientes paguem adiantado). Se esses três pontos não estiverem claros, você não demonstrou que sabe como faturar corretamente os clientes. Essa regra deve ser seguida mesmo que você trabalhe com um cliente há muito tempo. As mudanças de pessoal podem exigir que alguém novo pague as contas, e essa pessoa precisa estar tão bem informada ao analisar sua fatura quanto seu antigo contato.

Incluir:

• detalhes de contato, como endereço e número de telefone (as informações de contato facilitam o contato com você caso surja algum problema)
• o logotipo da sua pequena empresa, se tiver um
• tudo o que for relevante sobre o projeto (como o nome, serviços prestados, datas de criação ou publicação)
• detalhes do custo ou da conta
• quaisquer descontos
• condições de pagamento ou quando é a data de vencimento (a data de vencimento em uma fatura ajuda a evitar atrasos nos pagamentos)
• como o pagamento deve ser feito (PayPal, cheque enviado pelo correio ou Square)

Indique claramente as condições de pagamento

Se você estiver cobrando por um projeto parcial (como no caso de exigir um depósito ou pagamento por etapas), indique isso claramente e mostre também quanto resta a ser pago pelo projeto e quando esse valor restante deve ser pago. Se a data de vencimento for após a conclusão do serviço, indique isso claramente. Ter um modelo de fatura freelance pode ajudá-lo a manter a consistência nas suas faturas.

4. Envie as faturas prontamente

Os clientes têm contas a pagar e, muitas vezes, elas são pagas na ordem em que são recebidas. Por esse motivo, você deve sempre enviar a fatura assim que o trabalho for concluído. (Quem não quer dinheiro mais rápido?) No entanto, há outro motivo para garantir que suas faturas sejam enviadas prontamente: algumas empresas têm regras rígidas quanto ao prazo de pagamento dos serviços.

Se você se esquecer de faturar um projeto concluído há um ano, pode ser que não tenha sorte. Embora você deva sempre receber pelo trabalho que realiza, se tiver um acordo com um cliente para cobrar dentro de um determinado prazo, é aconselhável cumpri-lo. Você também não quer perder dinheiro se uma empresa fechar ou não tiver mais fundos para lhe pagar enquanto você esperava para enviar essa fatura.

Como usar o Bonsai para enviar faturas online facilmente

Agora, vamos ver como você pode usar o Bonsai para criar e enviar rapidamente modelos de faturas personalizados. Primeiro, basta acessar seu painel e clicar em “enviar uma fatura” no lado direito.

Em seguida, você deverá criar ou selecionar um cliente e um projeto existentes para os quais deseja criar e enviar uma fatura. Depois de concluído, selecione um modelo de fatura da nossa biblioteca e clique em “criar fatura”.

Por fim, você será direcionado para o editor de faturas, onde deverá configurar os detalhes básicos para você e para o cliente, adicionar itens à fatura e, quando tudo estiver correto, basta clicar em “enviar agora” e aguardar a notificação quando a fatura for paga.

Faturar os clientes é simples, certo? Se você quiser explorar mais o software de faturamento da Bonsai ou qualquer outro componente do produto, basta se inscrever para uma avaliação gratuita. Nossa ferramenta de software, criador de faturas e modelos de faturas numeram automaticamente as faturas, adicionam informações de contato, condições de pagamento e facilitam o envio de faturas.

5. Ofereça várias opções de pagamento

A maioria dos clientes tem uma forma preferida de pagamento. A maioria dos freelancers tem uma forma preferida de receber o pagamento. Em um mundo perfeito, essas preferências se alinhariam, mas na maioria dos casos isso não acontece. É por isso que é aconselhável oferecer duas ou três formas de pagamento para que os clientes possam pagar da maneira que preferirem. Seja Paypal, Stripe, EFT ou cheque, você deve oferecer mais de um método para garantir o pagamento imediato.

Lembre-se de que algumas dessas opções cobram taxas, portanto, opte pela opção mais barata a longo prazo ou que lhe permita receber o pagamento mais rapidamente (o que for mais importante para você). Alguns clientes podem escolher uma opção em um mês e outra opção no mês seguinte, portanto, certifique-se de se comunicar com eles para que você possa estar atento ao pagamento, independentemente da forma como ele for recebido.

6. Acompanhe as faturas

Isso nem precisaria ser dito, mas saiba quais faturas você enviou e quais ainda não foram pagas — numerar as faturas adequadamente deve facilitar o rastreamento. Adicionar um número de fatura permitirá que você as rastreie, registre e consulte facilmente no futuro. Se os termos do seu contrato estabelecem que você deve ser pago dentro de 30 dias após o faturamento, defina um lembrete em seu calendário para verificar se você receberá o pagamento até essa data.

Uma maneira melhor e mais fácil é recorrer à ajuda de uma ferramenta de contabilidade que possa rastrear faturas atrasadas automaticamente, bem como enviar lembretes quando algo estiver atrasado. Assim que uma fatura for paga, marque-a como tal em seus arquivos. Você não quer passar vergonha tentando cobrar uma fatura já paga! Leia mais sobre como acompanhar os pagamentos dos clientes.

7. Enviar agradecimentos

Talvez tão importante quanto saber como faturar os clientes seja demonstrar sua gratidão. Se sua ferramenta de faturamento permitir, configure uma mensagem de agradecimento para informar aos clientes que você recebeu o pagamento e que aprecia a parceria. Se o faturamento ainda for um processo manual, um e-mail rápido para seu contato informando que o cheque foi recebido pode ajudar muito a estabelecer boa vontade e profissionalismo para o seu negócio freelance.

Quando você trabalha de graça

E se você não estiver cobrando por um projeto? Embora não seja aconselhável realizar muito trabalho “pro bono” ou como um serviço gratuito para um cliente atual ou potencial, às vezes é necessário para ganhar experiência com uma habilidade específica, aumentar seu portfólio ou construir uma reputação. Caso você faça um projeto gratuitamente, não se esqueça de seguir o que aprendeu sobre como faturar os clientes.

Você ainda pode passar pelo processo de criação e envio de uma fatura, basta adicionar um item de linha para “desconto” e definir esse número como 100%. Você quer mostrar ao destinatário da sua generosidade que prestou um serviço valioso (incluindo qual seria o valor), mesmo que não tenha exigido pagamento. Há algo impressionante em cobrar por um projeto de US$ 3.000 e oferecer um desconto de 100%. Simplesmente colocar o custo do serviço como $0 não tem o mesmo efeito.

Fature cedo, fature com frequência

Se você tirar alguma lição deste guia, deve cobrar o cliente antecipadamente e enviar faturas com frequência. Essas duas regras para faturamento de clientes são as mais importantes a serem lembradas. Nunca deixe suas tarefas contábeis para a última hora e não deixe que as faturas não enviadas ou não pagas se acumulem. Se possível, emita várias faturas ao longo do mês (para cada projeto, se puder) e mantenha o fluxo de caixa positivo. Você terá contas a pagar e investimentos a fazer. As faturas são fundamentais para ajudá-lo a cumprir suas obrigações comerciais mais importantes.

Se você estiver trabalhando em um projeto de longo prazo, peça ao seu cliente para converter o contrato em um contrato de prestação de serviços. Você poderá configurar uma opção de cobrança que faz retiradas mensais automaticamente da conta bancária ou cartão de crédito do cliente.

Experimente o Bonsai hoje mesmo

Seu negócio freelance não vale nada se você não receber o pagamento – não importa o quanto você seja talentoso ou procurado. Adote uma abordagem proativa para configurar um sistema de faturamento que funcione e lhe dê mais tempo para desenvolver seus talentos e atender seus clientes. Você não se arrependerá de investir um pouco mais em um processo de faturamento que garante o recebimento dos pagamentos e elimina o estresse das cobranças do seu fluxo de trabalho diário. Os modelos de fatura podem tornar o faturamento menos complicado. Experimente a melhor maneira de enviar faturas inscrevendo-se para um teste gratuito do Bonsai.