Como a Zabal Media economizou US$ 150.000 por ano ao mudar para o Bonsai

Superando o ClickUp

Antes da Bonsai, a Zabal Media acompanhava suas tarefas e tempo no ClickUp e gerenciava as finanças no QuickBooks. Eles usavam planilhas para reunir dados de tarefas, controlar o tempo, a utilização e os orçamentos.

O ClickUp mostrava as tarefas e o tempo registrado, mas não os orçamentos nem a rentabilidade dos projetos. 

Quando a equipe cresceu para 30 pessoas, Wilian começou a sentir os limites do processo.

Liguei para os gerentes de projeto para obter atualizações sobre o status do orçamento. Estávamos calculando manualmente os custos todos os meses em uma planilha para acompanhar a saúde do nosso negócio.

Esse sistema era muito demorado e propenso a erros para algo tão importante como compreender as finanças da agência. “Percebi que esse não é o papel de um fundador que está tentando expandir para mais de 20 pessoas.” Isso desencadeou a busca por uma solução mais integrada que pudesse apoiar as ambições da agência.

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Obtenha clareza financeira com o Bonsai

Com o Bonsai, Wilian encontrou tudo o que precisava em um só lugar: tarefas, controle de tempo, orçamentos, relatórios, recursos, mas também faturamento, contratos e propostas. Atendia às necessidades de gerenciamento de projetos e acompanhamento financeiro.

O Bonsai me dá a clareza que eu preciso, não apenas do ponto de vista do gerenciamento de projetos, mas também das finanças. É a melhor opção se você deseja otimizar o lado comercial da sua agência, e não apenas o acompanhamento de tarefas.

Na semana passada, Wilian conseguiu identificar recursos subutilizados em um de seus projetos e otimizá-los de acordo. Esse é exatamente o nível de clareza financeira que eles estavam buscando.

Economizando US$ 150.000 por ano com o Bonsai

Era um trabalho em tempo integral na Zabal Media calcular tarefas, horas da equipe e orçamentos de projetos nas finanças do projeto. Wilian estima que todas as horas gastas em cálculos manuais em planilhas custam aproximadamente US$ 150.000 por ano.

Agora, os gerentes de projeto da Wilian e Zabal Media precisam apenas de um clique no Bonsai para saber exatamente quanto do orçamento foi utilizado e se um projeto está dentro do prazo.

Com as informações do projeto do Bonsai, tenho uma visão em tempo real dos orçamentos do projeto e dos principais indicadores de custos. Basta um clique, em vez de horas e um trabalho em tempo integral.

De 8 horas para 30 minutos para faturamento do cliente

Wilian reservava um dia no final de cada mês para o faturamento dos clientes. Ele acessava o ClickUp, revisava as horas faturáveis uma a uma e criava manualmente cada fatura.

Hoje, ele acessa seus projetos no Bonsai para encontrar horas faturáveis precisas, gera automaticamente suas faturas e as envia aos seus clientes.

Levava mais de 8 horas por mês para enviar faturas recorrentes aos clientes. Agora, levo apenas 30 minutos por mês.

Escalonamento com Bonsai

A ambição da Zabal Media é crescer para 100 pessoas nos próximos anos. Wilian está confiante de que o Bonsai é a solução ideal para ajudá-los a chegar lá.

Eles já estão economizando tempo e dinheiro. Agora, eles também têm os insights e a clareza necessários para expandir a Zabal Media com confiança.

Cada nova versão do Bonsai facilita nossas operações. A equipe é receptiva aos comentários e vemos regularmente nossas principais solicitações de recursos sendo implementadas.