Vorlage für einen Vorschlag

Wussten Sie, dass 85 Prozent der Käufer eher mit einem Unternehmen Geschäfte machen, das seine Ziele nachweislich versteht? Das ist völlig verständlich: Wenn Sie Geld für eine Dienstleistung ausgeben, möchten Sie sicher sein, dass der Anbieter genau versteht, was Sie benötigen.

Weit über das Übliche hinaus ist ein Geschäftsvorschlag der beste Weg, dieses Verständnis zu demonstrieren. Angebote sind das perfekte Mittel, um Ihre Dienstleistungen zu skizzieren, zu erklären, warum Sie für die Erfüllung der Kundenbedürfnisse besonders geeignet sind, und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, bevor Geld fließt.

Zeit ist jedoch von entscheidender Bedeutung – und genau hier können Ihnen die Angebotsvorlagen von QuickBooks wirklich helfen. Sie können ein individuell anpassbares, professionell aussehendes Angebot erstellen, das Sie jederzeit wiederverwenden können, wenn sich ein neuer Interessent meldet.

QuickBooks-Angebotsvorlagen: Was sind das?

Die meisten Unternehmen statten ihre Buchhalter mit Cloud-basierter Software aus, und QuickBooks ist eine der beliebtesten Optionen. Das ist nicht überraschend – Buchhaltungssoftware hilft Unternehmen dabei, in allen Bereichen ihres Buchhaltungsprozesses Zeit, Geld und Energie zu sparen.

Da das QuickBooks-Team weiß, wie mühsam es ist, immer wieder dieselben Dokumente zu erstellen, hat es die Möglichkeit geschaffen, Dokumente aus vorgefertigten Vorlagen zu erstellen. Dazu gehören Rechnungen, Kaufbelege, Kostenvoranschläge, Abrechnungen, Bestellungen und Zahlungsbelege.

Es gibt zwar technisch gesehen keine Vorlage „Angebot“, aber Sie können die Vorlage „Kostenvoranschlag“ verwenden und anpassen, um denselben Effekt zu erzielen. Diese Vorlage fügt Ihre Zahlen ein, um eine Preisschätzungsseite zu erstellen, die Sie an Ihr Branding anpassen können. Anschließend können Sie ein Anschreiben oder andere relevante Dokumente hinzufügen.

Es besteht auch die Möglichkeit, eine Angebotsvorlage eines Drittanbieters zu verwenden, die sich in QuickBooks Online integrieren lässt. Die Aktivitäten zu diesem Vorschlag werden automatisch in den QuickBooks-Datensätzen aktualisiert.

Vorteile der Verwendung einer QuickBooks-Angebotsvorlage

Vorschläge können den Unterschied zwischen dem Abschluss eines Geschäfts und einer verpassten Chance ausmachen. Wenn Sie Ihren Vorschlag schnell übermitteln können, zeigen Sie damit, dass Sie die Bedürfnisse des Kunden verstehen und sich dafür einsetzen, diese zeitnah zu erfüllen.

Die Verwendung einer QuickBooks-Angebotsvorlage hat mehrere Vorteile:

Zeitersparnis

Jedes Mal, wenn ein potenzieller Kunde hinzukommt, einen Vorschlag von Grund auf neu zu schreiben, kann extrem zeitaufwendig sein. Mit einer Vorlage können Sie die relevanten Details mit minimalem Aufwand einfügen und Ihren Vorschlag schnell versenden – so sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für Marketing oder die Verbesserung Ihres Geschäfts nutzen können.

Anpassbar

Mit QuickBooks können Sie ganz einfach Ihr Branding hinzufügen und die Vorlage an Ihr Unternehmen anpassen. Sie können auch Seiten als Anhänge hinzufügen, um zusätzliche Informationen oder Dokumente beizufügen, die relevant sein könnten, wie beispielsweise ein Anschreiben oder Geschäftsbedingungen.

Professionell aussehend

Kunden merken sofort, wenn Sie einen Vorschlag in Eile zusammengeschustert haben. Mit einer QuickBooks-Vorlage können Sie ein professionell aussehendes Dokument erstellen, das aussieht, als wäre es von einem Experten erstellt worden. Die Schätzungsvorlage enthält eine übersichtliche Tabelle mit klar dargestellten Zahlen für Ihre Leser.

So erstellen Sie eine QuickBooks-Angebotsvorlage

Sind Sie bereit, eine Angebotsvorlage zu erstellen? So geht's:

1. Melden Sie sich bei Ihrem QuickBooks-Konto an und wählen Sie links auf dem Dashboard die Option „+Neu“ aus. Wählen Sie „Schätzung“.
2. Formatierung auswählen > Vorlagen verwalten. Wählen Sie eine der Vorlagen zur Vorschau aus und drücken Sie dann OK, um sie zu bearbeiten.
3. Verwenden Sie das Personalisierungsfenster, um Ihr Logo hinzuzufügen, die Schriftarten und Farben zu ändern und Ihre Transaktionsinformationen hinzuzufügen.
4. Sie können „Zusätzliche Anpassungen“ wählen, um weitere Änderungen vorzunehmen (z. B. Elemente aus der Kopf- und Fußzeile entfernen oder hinzufügen).

Wenn Sie die Vorlage für eine andere Unternehmensdatei verwenden möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die betreffende Datei. Öffnen Sie „Listen“ und wählen Sie „Vorlagen“ aus.
2. Wählen Sie „Importieren“ aus dem Dropdown-Menü „Vorlagen“.
3. Suchen Sie die von Ihnen angepasste Vorlage und wählen Sie „Öffnen“. Sie werden aufgefordert, einen Namen dafür anzugeben.

Das war's – die Vorlage sollte nun in Ihrer neuen Unternehmensdatei erscheinen. Die Felder „Kostenvoranschlag“ lassen sich leicht bearbeiten und mit Preisen, Produkten und Dienstleistungen füllen.

Bewährte Verfahren für die Verwendung einer QuickBooks-Angebotsvorlage

Die Verwendung einer Vorlage macht die Arbeit sicherlich einfacher – garantiert jedoch nicht, dass Sie einen Auftrag von Ihren Kunden erhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorschlag ins Schwarze trifft, indem Sie diese bewährten Vorgehensweisen befolgen:

Ein Deckblatt beifügen

Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, sollten Sie immer ein Deckblatt beifügen, auf dem Ihre Dienstleistungen klar beschrieben und Ihr Unternehmen vorgestellt werden. Erläutern Sie die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Ihnen und den einzigartigen Mehrwert, den Sie bieten können.

Die Probleme des Kunden angehen

Kunden werden nur dann mit Ihnen zusammenarbeiten, wenn Sie ihnen zeigen können, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen und ihre Probleme lösen können. Gehen Sie in Ihrem Angebot auf die Probleme des Kunden ein und erläutern Sie, wie Sie diese mit Ihren Dienstleistungen konkret lösen wollen.

Halte es einfach

Niemand möchte eine ganze Wand voller Text lesen – halten Sie Ihren Vorschlag daher klar und prägnant. Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungspunkte und gliedern Sie alles in leicht verständliche Abschnitte. Halten Sie sich an die wichtigsten Punkte; vermeiden Sie überflüssige Informationen.

Daten und visuelle Hilfsmittel verwenden

Sie sollten Ihre Behauptungen immer mit klaren und prägnanten Daten untermauern. Fügen Sie Fakten und Zahlen hinzu, um Ihre Argumente zu untermauern, sowie Grafiken oder Diagramme, die Ihr Angebot leichter verständlich machen.

Anschreiben sind der zeitaufwendigste Teil des Prozesses, aber denken Sie daran, dass sie bis zu einem gewissen Grad auch als Vorlage verwendet werden können. Beispielsweise kann der erste Teil, in dem Sie Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistungen vorstellen, als Vorlage verwendet werden – fügen Sie einfach ein Feld für [KUNDENNAME] hinzu und passen Sie das Wertversprechen leicht an die Bedürfnisse des potenziellen Kunden an.

Häufige Fehler, die bei der Verwendung einer QuickBooks-Angebotsvorlage zu vermeiden sind

Wenn Sie eine Vorlage verwenden, achten Sie auf die folgenden häufigen Fehler und versuchen Sie, diese zu vermeiden:

• Mangelnde Personalisierung. Kunden merken sofort, wenn Sie eine Abkürzung genommen haben (und das schätzen sie nicht!). Machen Sie deutlich, dass Sie das Angebot speziell auf sie zugeschnitten haben.
• Schlechtes Design. Unprofessionelle Ästhetik kann zu einem Vertrauensverlust führen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot mit ansprechenden Schriftarten, Farben und Grafiken gut aussieht.
• Zu viel Fachjargon. Verwenden Sie eine einfache und verständliche Sprache – vermeiden Sie Fachjargon und technische Begriffe.
• Einschließlich irrelevanter Informationen. Halten Sie sich an die wichtigsten Punkte und vermeiden Sie es, etwas hinzuzufügen, das nicht direkt mit Ihrem Wertversprechen oder den Problemen des Kunden zu tun hat.

QuickBooks-Angebotsvorlagen funktionieren am besten, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Angebot anzupassen und zu personalisieren. Es ist eine effektive Methode, um den Prozess zu optimieren – und wenn Sie es einmal gemacht haben, können Sie die Vorlage für verschiedene Kunden wiederverwenden.

Zusammenfassung

Verschwenden Sie keine Zeit damit, Vorlagen von Grund auf neu zu erstellen, wenn QuickBooks-Vorlagen diese Arbeit für Sie übernehmen können. Erstellen Sie ein gut durchdachtes und professionelles Angebot, das Ihre Dienstleistungen umreißt und direkt auf die Bedürfnisse Ihres Kunden eingeht.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Vorschläge auf den Punkt kommen – und dabei Zeit sparen!

Sie sind kein Fan von QuickBooks? Keine Sorge. Hier bei Bonsai bieten wir unseren Nutzern eine breite Palette an ästhetischen, individuell anpassbaren Vorlagen für verschiedene Geschäftskategorien. Starten Sie noch heute mit einer kostenlosen Testversion.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die Vorteile der Verwendung einer Angebotsvorlage in QuickBooks?

Durch die Verwendung einer Angebotsvorlage in QuickBooks können Sie den Prozess optimieren und Zeit sparen. Außerdem sorgt es für Konsistenz in all Ihren Angeboten, was dazu beitragen kann, Vertrauen bei potenziellen Kunden aufzubauen.

Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Angebotsvorlage in QuickBooks?

Um eine benutzerdefinierte Angebotsvorlage in QuickBooks zu erstellen, melden Sie sich bei Ihrem Konto an und wählen Sie links im Dashboard die Option „+Neu“ aus. Wählen Sie „Estimate“ (Kostenvoranschlag) „ > “ (Formularvorlagen verwalten) „Formatting“ (Formatierung) „ > “ (Formularvorlagen verwalten). Passen Sie Ihre Vorlage nach Bedarf an und personalisieren Sie sie. Verwenden Sie dann die Option „Zusätzliche Anpassung“, um weitere Änderungen vorzunehmen.

Was sollte ich in eine Angebotsvorlage in QuickBooks aufnehmen?

Ihr Angebot sollte ein Deckblatt, eine Erläuterung Ihrer Dienstleistungen und wie diese die Probleme des Kunden lösen, Daten und visuelle Hilfsmittel zur Untermauerung Ihrer Aussagen sowie eine klare und leicht verständliche Sprache enthalten.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine QuickBooks-Angebotsvorlage professionell aussieht?

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Angebot professionell aussieht, indem Sie attraktive Schriftarten, Farben und Grafiken verwenden. Achten Sie darauf, dass das Layout übersichtlich und gut lesbar ist, und vermeiden Sie zu viel Fachjargon oder irrelevante Informationen.

Was sind die häufigsten Fehler, die bei der Verwendung einer Angebotsvorlage in QuickBooks zu vermeiden sind?

Häufige Fehler, die bei der Verwendung einer QuickBooks-Angebotsvorlage vermieden werden sollten, sind mangelnde Personalisierung, schlechtes Design, zu viel Fachjargon und die Aufnahme irrelevanter Informationen.

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