Vorlage für einen Beratungsauftrag

Im Bereich der Beratung gewinnen 38 Prozent der Berater die Mehrheit ihrer Angebote. Was unterscheidet diese Gruppe also von den anderen 62 Prozent?

Oftmals ist es die Qualität ihrer Einführungsunterlagen – das Beratungsangebot verschafft ihnen Zugang, und der Beratungsvertrag besiegelt den Abschluss. Kunden brauchen eindeutige Beweise dafür, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen und ihnen einen Service von höchster Qualität bieten werden. Genau das leistet ein gut formuliertes Auftragsschreiben.

Ein Auftragsschreiben oder Beratungsvertrag ist ein Dokument, in dem die Bedingungen der Vereinbarung zwischen einem Berater und einem Kunden dargelegt sind. Es dient als Grundlage für die Erwartungen beider Parteien während der gesamten Beziehung. Dienstleistungen, Zahlungen, Beziehungen und Verantwortlichkeiten sind in der Vereinbarung detailliert aufgeführt.

Wenn sowohl der Kunde als auch der Berater die Vereinbarung unterzeichnen, ist sie rechtsverbindlich. Daher sollten Sie am besten eine von einem Anwalt geprüfte Vorlage verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Vereinbarung den Anforderungen Ihrer spezifischen Situation entspricht. Werfen wir einen Blick auf die Details einer Beratungsvereinbarung und wie Sie eine solche für Ihr nächstes Beratungsprojekt erstellen können.

Den Zweck eines Beratungsauftrags verstehen

Arbeiten Sie als Berater in irgendeiner Form? Wenn ja, dann wissen Sie, wie wichtig es ist, die Erwartungen der Kunden zu steuern. Sie sollten keine Arbeitsbeziehung eingehen, ohne die Ziele, Anforderungen und den Zeitplan eines Projekts sowie die Verantwortlichkeiten, für die Sie zur Rechenschaft gezogen werden können, vollständig zu verstehen.

Ein Beratungsauftragsschreiben erfüllt genau diesen Zweck. Anstatt Details der Interpretation zu überlassen, wird die Vereinbarung klar formuliert, sodass beide Parteien wissen, was sie von der Arbeitsbeziehung erwarten können – und was nicht.

Beratungsangebote und Verträge sind zwei unterschiedliche Dokumente, werden jedoch unter dem Oberbegriff „Auftragsschreiben” zusammengefasst. Warum? Denn obwohl nur eines davon rechtsverbindlich ist, sind beide geschrieben, um den potenziellen Kunden anzusprechen.

Hier konzentrieren wir uns auf die rechtsverbindliche Auftragsbestätigung. Schauen wir uns die Details genauer an.

Wesentliche Bestandteile eines Beratungsauftrags

Die erfolgreichsten Auftragsschreiben werden nicht aus einer Laune heraus verfasst, sondern sorgfältig und durchdacht ausgearbeitet. Hier werden wir die wichtigsten Bestandteile eines Beratungsauftragsvertrags aufschlüsseln.

Zusammenfassung: Zusammenfassung der Beratungsleistungen und Ziele

Wenn Sie einen Beratungsvertrag versenden, sind sowohl Sie als auch der Kunde bereits über die von Ihnen zu erbringenden Dienstleistungen informiert – dennoch ist dies Ihre Chance, einen formellen Überblick über Ihre genauen Aufgaben zu geben.

Betrachten Sie Ihre Zusammenfassung als eine gekürzte Version des gesamten Dokuments. Beginnen Sie mit einer kurzen Beschreibung der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und nennen Sie anschließend die Ziele und erwarteten Ergebnisse Ihrer Arbeit.

Die Zusammenfassung eines Technologieberaters könnte beispielsweise wie folgt lauten:

„Dieses Auftragsschreiben enthält die Bedingungen unserer Vereinbarung, wonach ich als technischer Berater für [Kunde] tätig sein werde und Fachwissen in Bereichen wie Softwareentwicklung, IT-Infrastruktur und Cloud Computing bereitstellen werde. Das Ziel unserer Zusammenarbeit ist es, die Effizienz von [Kunde] durch die Optimierung seiner technologischen Prozesse zu verbessern.

Leistungsumfang: Detaillierte Erläuterung der Beratungsleistungen

Ihr Arbeitsumfang sollte eine detaillierte Liste der von Ihnen zu erbringenden Leistungen enthalten, einschließlich aller spezifischen Ergebnisse, die zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören. Hier kann der Kunde genau sehen, was er für sein Geld bekommt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie so viele Details wie möglich bereitstellen – auch wenn dies selbstverständlich erscheint.

Wenn Sie beispielsweise Personalberater sind, würden Sie die spezifischen Dienstleistungen behandeln, die Sie anbieten, wie z. B. die Entwicklung oder Überarbeitung von Richtlinien und Verfahren, die Einrichtung eines Leistungsmanagementsystems oder die Erstellung von Stellenbeschreibungen. Es ist besser, detaillierter zu sein als weniger detailliert, um Scope Creep zu vermeiden.

Hier ist ein Beispiel für einen Abschnitt zum Arbeitsumfang eines Personalberaters:

„Dieser Auftrag umfasst die folgenden Dienstleistungen von [Berater]:

• Entwicklung oder Überarbeitung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren
• Einführung eines Leistungsmanagementsystems, einschließlich Zielsetzung und Leistungsbeurteilungen
• Erstellen von Stellenbeschreibungen für jede Position im Unternehmen und Bereitstellen von Leitlinien für die Personalbeschaffung
• Entwicklung eines Einarbeitungs- und Orientierungsprozesses für neue Mitarbeiter
• Durchführung von HR-bezogenen Schulungen für Führungskräfte

Es ist kurz, beschreibt aber konkret die Dienstleistungen, die Teil des Beratungsvertrags sind.

Projektzeitplan: Zeitplan und Liefererwartungen

Eines der wichtigsten Details, das in einem Beratungsvertrag festgelegt werden muss, ist der Zeitplan für das Projekt. Ihre Kunden möchten genau wissen, wann sie mit der Fertigstellung bestimmter Aufgaben oder Leistungen rechnen können; bestimmte geschäftliche Entwicklungen könnten vom Erfolg Ihres Auftrags abhängen.

Der Zeitplan sollte alle Meilensteine und Fristen sowie alle Aktualisierungen oder Überarbeitungen enthalten, die Sie im Laufe des Projekts vornehmen werden. In diesem Abschnitt können Sie auch angeben, wie oft Sie sich mit dem Kunden treffen (ob virtuell oder persönlich), um über den Fortschritt zu berichten und alle Fragen zu besprechen, die während des Projekts auftreten.

Zum Beispiel:

Der Berater wird während der Dauer dieses Auftrags bis zu 10 Stunden pro Woche aufwenden. Die Kunden erhalten jeden Montag einen Fortschrittsbericht und treffen sich am letzten Mittwoch jedes Monats per Videoanruf mit dem Berater, um die Fortschritte zu besprechen. Das Engagement beginnt am [Datum] und wird bis zum [Datum] abgeschlossen sein.

Anschließend können Sie die einzelnen Meilensteine, die Sie erreichen möchten, sowie die Termine, zu denen diese abgeschlossen sein sollen, auflisten.

Zahlungsbedingungen: Gebührenstruktur und Zahlungsplan

Es gibt einige wichtige Details zur Bezahlung zu klären: den zu zahlenden Tarif, den Zeitpunkt der Zahlung und etwaige zusätzliche Kosten (wie Reisekosten), die erstattet werden müssen. Führen Sie alle diese Details in der Vereinbarung auf, damit es später keine Unklarheiten oder überraschenden Gebühren gibt.

Zum Beispiel:

„Der Kunde verpflichtet sich, [Berater] ein Honorar in Höhe von [Betrag] zu zahlen, das nach Erreichen jedes in dieser Vereinbarung festgelegten Meilensteins fällig wird. Diese Gebühr beinhaltet Reisekosten, die vor der Buchung von Reisearrangements vom Kunden genehmigt werden müssen. Der Berater behält sich das Recht vor, zusätzliche Leistungen, die über den Rahmen dieses Auftrags hinausgehen, zu einem Stundensatz von [Betrag] in Rechnung zu stellen.

Sie können auch einen Zahlungsplan beifügen, aus dem hervorgeht, wann der Kunde zahlen muss, sowie die Nachfrist und etwaige Strafgebühren für verspätete Zahlungen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit einem Start-up oder einem kleinen Unternehmen zusammenarbeiten, das möglicherweise nicht über die finanziellen Mittel verfügt, um Ihre Dienstleistungen im Voraus zu bezahlen.

Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung: Schutz sensibler Informationen

Arbeiten Sie mit vertraulichen Informationen, die Ihr Kunde schützen muss? Dazu können Geschäftsgeheimnisse, proprietäre Software oder andere hochsensible Daten gehören. In diesem Fall müssen Sie eine Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung in den Beratungsvertrag aufnehmen.

In diesem Abschnitt sollte klar dargelegt werden, welche Informationen als vertraulich gelten – sowohl die Art der Informationen als auch die Personen, für die dies gilt (d. h. nur der Berater oder alle mit ihm verbundenen Personen). Sie sollten auch festlegen, wie lange diese Vereinbarung gültig sein soll. In der Regel vereinbaren Sie, vertrauliche Informationen bis zu fünf Jahre nach Beendigung des Auftrags nicht weiterzugeben.

Kündigungs- und Stornierungsbedingungen: Beendigung des Vertragsverhältnisses

Jede Vereinbarung sollte eine Kündigungs- und Stornierungsrichtlinie enthalten, in der die Bedingungen für die Beendigung des Vertragsverhältnisses dargelegt sind. Sie können nicht vorhersagen, wann ein Kunde Ihre Dienste unerwartet beenden muss. Sichern Sie sich daher ab, indem Sie alle Szenarien auflisten, in denen Sie oder der Kunde den Vertrag rechtmäßig kündigen können.

Fügen Sie Bedingungen hinzu, die es beiden Parteien ermöglichen, das Engagement zu beenden, wenn sie mit dem Fortschritt unzufrieden sind, wenn eine Vertragsverletzung auf einer der beiden Seiten vorliegt oder wenn eine der Parteien in Konkurs geht oder aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses nicht in der Lage ist, ihre Verpflichtungen zu erfüllen.

Sie sollten auch angeben, wann eine Kündigung erfolgen muss, damit die Beendigung der Dienstleistungen gültig ist. Klären Sie auch die finanziellen Verpflichtungen für beide Parteien im Falle einer Kündigung oder Stornierung.

Zum Beispiel:

„Jede Partei kann diese Vereinbarung jederzeit durch schriftliche Mitteilung an die andere Partei kündigen. In einem solchen Fall ist der Kunde verpflichtet, die bis einschließlich zum Tag der Kündigung angefallenen Gebühren zu zahlen. Der Berater hat außerdem Anspruch auf Bezahlung aller vor dieser Mitteilung erbrachten Leistungen.

Geltendes Recht und Gerichtsbarkeit: Rechtlicher Rahmen für Beratungsaufträge

Schließlich müssen Sie das geltende Recht und die Gerichtsbarkeit für Ihren Beratungsvertrag festlegen. Dieser Abschnitt definiert den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen Ihr Auftrag ausgeführt wird, und beschreibt, welche Gesetze gelten, wenn eine der Parteien im Falle einer Streitigkeit rechtliche Schritte gegen die andere Partei einleitet.

Zum Beispiel:

„Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen von [Bundesstaat oder Land] und ist entsprechend auszulegen, ohne dass die Grundsätze des Kollisionsrechts zur Anwendung kommen. Alle Streitigkeiten, die sich aus dieser Vereinbarung ergeben, unterliegen der gerichtlichen Entscheidung vor einem Gericht in [Stadt, Bundesland/Provinz].

Die hier aufgeführten Beispiele sollen Ihnen lediglich eine Vorstellung davon vermitteln, wie die einzelnen Abschnitte aussehen könnten – es ist jedoch immer ratsam, einen Anwalt zu konsultieren, der Ihnen dabei helfen kann, eine Formulierung zu finden, die Ihren individuellen Bedürfnissen am besten entspricht.

Erstellung einer umfassenden Vorlage für einen Beratungsauftrag

Wie Sie sich vorstellen können, kann die Ausarbeitung eines umfassenden Beratungsauftrags einige Zeit in Anspruch nehmen – und das sollte auch so sein. Sie erstellen ein rechtsgültiges Dokument, das den Umfang Ihrer Arbeit regelt und als Grundlage für eventuell auftretende Streitigkeiten dient.

Wir empfehlen Ihnen, eine Vorlage für einen Beratungsauftrag zu erstellen, die Sie für jedes neue Projekt verwenden können. Sie sparen Zeit und gewährleisten Konsistenz bei all Ihren Projekten.

Tipps zur individuellen Anpassung einer Vorlage für einen Beratungsvertrag

Personalisierung und Branding helfen Ihnen dabei, eine gute Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen. Gestalten Sie Ihr Unternehmen so professionell wie möglich, indem Sie Ihr Logo und Ihre Farben auf allen Ihren Dokumenten verwenden.

So personalisieren Sie Ihr Beratungsmandat:

• Fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihr Logo hinzu.
• Verwenden Sie dieselben Schriftarten, Farben und Stile.
• Geben Sie den Namen des Kunden im Text des Schreibens an.
• Geben Sie die Kontaktdaten beider Parteien an.

Das mögen zwar nur kleine Details sein, aber sie tragen alle dazu bei, dass Sie eine Vereinbarung erstellen können, die professionell aussieht und wirkt.

Mustervorlage für einen Beratungsvertrag

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie unten eine Mustervorlage für einen Beratungsvertrag. Passen Sie es unbedingt an Ihre eigenen Bedürfnisse an und konsultieren Sie einen Anwalt, bevor Sie fortfahren.

[Kundenname]

Adresse: [Straße], [Stadt], [Bundesland/Provinz], [Land], Postleitzahl

Datum: ___________

Betreff: Auftragsschreiben für Beratungsleistungen

Sehr geehrte(r) [Name des Kunden],

Diese Vereinbarung wird zum oben genannten Datum (dem „Datum des Inkrafttretens“) zwischen den folgenden Parteien geschlossen:

1. [Name Ihres Unternehmens] mit Hauptsitz in [Ihre Anschrift], [Stadt], [Bundesland/Provinz], [Land] („Unternehmen“); und

2. [Name des Kunden] mit Hauptgeschäftssitz in [Straße und Hausnummer des Kunden], [Stadt], [Bundesland/Provinz], [Land] (der „Kunde“).

Die Parteien vereinbaren hiermit die folgenden Bedingungen:

1. Zusammenfassung. Der Zweck dieser Vereinbarung besteht darin, die Dienstleistungen zu beschreiben, die der Berater für den Kunden erbringen wird, einschließlich [Beschreibung], und wie diese Dienstleistungen erbracht werden.

2. Arbeitsumfang. Der Umfang der vom Berater für den Kunden auszuführenden Arbeiten umfasst unter anderem [Beschreibung].

3. Projektzeitplan. Der Berater beginnt mit der Arbeit an dem Projekt am [Datum] und schließt es bis zum [Datum] ab, vorbehaltlich etwaiger Änderungen, die von beiden Parteien schriftlich vereinbart wurden. Zu erreichende Meilensteine umfassen [Beschreibung].

4. Zahlungsbedingungen und -bedingungen. Der Berater erhält nach Abschluss des Projekts gemäß dieser Vereinbarung ein Honorar in Höhe von [Betrag]. Zahlungen sollten innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt per Scheck oder Banküberweisung erfolgen.

5. Kündigungsklausel. Diese Vereinbarung kann von jeder Partei jederzeit durch schriftliche Mitteilung an die andere Partei gekündigt werden, vorausgesetzt, dass alle fälligen Gebühren vor der Kündigung vollständig bezahlt wurden.

6. Anwendbares Recht und Gerichtsbarkeit: Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen von [Bundesstaat oder Land] und ist entsprechend auszulegen, ohne dass die Grundsätze des Kollisionsrechts zur Anwendung kommen. Alle Streitigkeiten, die sich aus dieser Vereinbarung ergeben, unterliegen der gerichtlichen Entscheidung vor einem Gericht in [Stadt, Bundesland/Provinz].

Die Parteien haben alle oben aufgeführten Bedingungen gelesen und verstanden und erklären sich damit einverstanden, diese Vereinbarung zu dem oben angegebenen Datum abzuschließen.

[Name Ihres Unternehmens]

Von: [Name], Zeichnungsberechtigter

Kunde

Von: [Name], Zeichnungsberechtigter

Schlussfolgerung

Als Berater formalisiert Ihr Auftragsschreiben die Bedingungen Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden. Es kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Projekt ausmachen – und im Falle einer Streitigkeit kann es die rechtliche Grundlage für eine Lösung bilden.

Vorlagen erleichtern Ihnen die Erstellung eines rechtsverbindlichen Beratungsvertrags. Sie müssen diese lediglich für jeden Kunden individuell anpassen. Lassen Sie die Vereinbarung immer von einem Anwalt prüfen, bevor beide Seiten sie unterzeichnen.

Wir bei Bonsai wissen, dass Berater jedes Mal, wenn sie einen neuen Kunden unter Vertrag nehmen, mit mehreren Dokumenten arbeiten. Wir haben eine Bibliothek mit vorgefertigten Angebots- und Auftragsvorlagen erstellt, die Sie in wenigen Minuten personalisieren und an Kunden versenden können. Sie wurden alle von Juristen geprüft und können für jede Art von Beratungsvertrag verwendet werden.

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