Vorlage für einen Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen

Bei der Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen obliegt es Ihnen, einen Vertrag mit Ihrem Kunden abzuschließen. Dieser Vertrag legt die Bedingungen für die finanziellen Transaktionen zwischen den beiden Parteien fest und beschreibt, was Sie im Rahmen des Vertrags bereitstellen werden.

Ein Buchhaltungsdienstleistungsvertrag ist rechtsverbindlich und legt die Bedingungen fest, unter denen zwei Unternehmen im Rahmen einer Buchhaltungsbeziehung zusammenarbeiten. Hier erfahren Sie, was ein Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen enthalten sollte und warum es sich lohnt, eine standardisierte Vorlage zu haben, die an jeden Ihrer Kunden angepasst werden kann und als Grundlage für diesen Vertrag dient.

Was ist ein Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen?

Ein Buchhaltungsdienstleistungsvertrag ist ein formelles Dokument, das als Vertrag zwischen einem Buchhalter und jedem Unternehmen dient, mit dem er Geschäfte tätigt. Über die Festlegung der Bedingungen der Geschäftsbeziehung hinaus legt die Vereinbarung den Umfang der Tätigkeiten fest, die der Buchhalter für die vom Kunden geleistete Zahlung übernehmen wird.

Der Umfang dieser Arbeit kann je nach Vertrag variieren. Buchhaltung, Steuererklärungen, Berichterstattung, Beratung und Wirtschaftsprüfung können alle unter den Begriff des Dokuments fallen.

Neben der Angabe der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen legen Sie in dieser Vereinbarung auch die Zahlungsbedingungen fest. Es können auch Klauseln zur Gewährleistung der Vertraulichkeit in den Vertrag aufgenommen werden, und Sie müssen sicherstellen, dass die Vereinbarung Klauseln zur Streitbeilegung enthält, falls es zu Streitigkeiten kommen sollte.

Stellen Sie sich das als Blaupause für die finanzielle Reise eines Buchhalters mit seinem Kunden vor. Sie teilen dem Kunden mit, welche Dienstleistungen Sie erbringen werden – und zu welchen Bedingungen diese erbracht werden –, und zwar anhand eines Dokuments, in dem die Verantwortlichkeiten beider Parteien detailliert aufgeführt sind. Transparenz ist das Ziel – ein guter Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen lässt keinen Raum für Zweifel hinsichtlich der Erwartungen und Interessen jeder Partei.

Als neuer Buchhalter könnte es für Sie schwierig sein, einen ersten Entwurf für diese Art von Vertrag zu erstellen. Um sich das Leben zu erleichtern, laden Sie unsere kostenlose Vorlage für einen Buchhaltungsdienstleistungsvertrag herunter, damit Sie über ein Basisdokument verfügen, das Sie je nach den Bedürfnissen Ihres Kunden aktualisieren und anpassen können.

Wichtige Bestandteile einer Vereinbarung über Buchhaltungsdienstleistungen

Da eine Vereinbarung über Buchhaltungsdienstleistungen als umfassendes Dokument konzipiert ist, ist ihre Struktur ebenso wichtig wie die darin enthaltenen spezifischen Informationen. Schließlich könnte ein Vertrag, in dem wichtige Elemente fehlen, später zu Streitigkeiten führen. Die folgenden Schlüsselkomponenten sollten alle vorhanden und so detailliert wie möglich sein.

Wesentliche Bestandteile der Vereinbarung

Beginnen wir mit den wesentlichen Elementen, die die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Kunden definieren. Praktisch jeder Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen sollte die folgenden Angaben enthalten.

Erbrachte Dienstleistungen

Hier legen Sie konkret fest, welche Dienstleistungen Sie Ihrem Kunden anbieten werden. Vermeiden Sie Begriffe wie „allgemeine Buchhaltung“ – diese sind zu allgemein und könnten von einem Kunden dazu genutzt werden, fast jede Art von Dienstleistung von Ihrem Unternehmen anzufordern. Seien Sie stattdessen in Ihren Beschreibungen so präzise wie möglich. Wenn Sie beispielsweise Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verwalten, besprechen Sie, was diese Dienstleistungen umfassen und welche Berichte Sie gegebenenfalls erstellen werden. Denken Sie daran: Je genauer Sie Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Kunden formulieren, desto weniger Gelegenheit bieten Sie für Vorwürfe der Fahrlässigkeit.

Zahlungsbedingungen und Preise

Ein typischer Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen hat eine festgelegte Laufzeit oder Dauer für die von Ihnen zu erbringenden Dienstleistungen. Heben Sie diese Frist, sofern vorhanden, sowie die Preise für jede der erbrachten Dienstleistungen hervor. In diesem Abschnitt können Sie auch die Zahlungsbedingungen besprechen – wie und wann Sie bezahlt werden –, damit bei Ihrem Kunden keine Zweifel aufkommen.

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung

Wirtschaftsprüfer (CPAs) sind verpflichtet, Kundeninformationen jederzeit vertraulich zu behandeln. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag eine Klausel enthält, die dies betont und möglicherweise auch die Methoden beschreibt, mit denen Sie die sensibelsten Informationen des Kunden schützen werden.

Dieser Abschnitt der Vereinbarung kann komplizierter werden, wenn Ihr Kunde versucht, Vertraulichkeit für einen Dritten zu erlangen, der nicht direkt der ursprünglichen Vereinbarung unterliegt. In diesen Fällen ist es am besten, einen ähnlichen Vertrag mit dem Dritten abzuschließen, zumal Wirtschaftsprüfer keine inhärente Verantwortung für die Geheimhaltung von Informationen Dritter haben.

Ein Abschnitt über Änderungen

Ihre Beziehungen zu Ihren Kunden können sich im Laufe der Zeit ändern. Sie können neue Dienstleistungen anfordern oder so stark expandieren, dass Ihre ursprüngliche Vereinbarung nicht mehr tragfähig ist. Aus diesen Gründen ist es wichtig, die Änderungsklausel in Ihren Vertrag aufzunehmen. Diese Klausel ermöglicht es beiden Parteien, eine einvernehmliche Änderung einer bestehenden Vereinbarung vorzunehmen.

Eigentumsrechte an Werken

Obwohl Sie eng mit Ihrem Kunden zusammenarbeiten und Zugang zu vielen seiner Finanzunterlagen haben, gehört Ihnen nichts von dem, was er Ihnen zur Verfügung stellt. Alle ihre Aufzeichnungen sind im Wesentlichen ihr geistiges Eigentum, wobei Ihre Vereinbarung Klauseln enthalten muss, die ihr Eigentumsrecht an diesen Informationen betonen. Dies sollte alles umfassen, was Eigentum des Kunden ist, aber auch alle Berichte oder Aufzeichnungen, die Sie auf der Grundlage seiner Finanzunterlagen erstellen.

Ihrerseits möchten Sie möglicherweise auch Klauseln einfügen, die hervorheben, dass jede Software – insbesondere jede intern entwickelte Software – Eigentum Ihres Unternehmens ist. Dadurch wird verhindert, dass Kunden Zugriff auf Dinge anfordern, die nicht ihr Eigentum sind.

Kündigung und Vertragsverletzung

Alle guten Dinge gehen irgendwann zu Ende, auch die Vereinbarungen, die Sie mit Ihren Kunden treffen. Ihr Vertrag muss Bestimmungen darüber enthalten, wie jede Partei vorgehen muss, wenn sie den Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen kündigen möchte.

Darüber hinaus benötigen Sie eine Formulierung, die die Folgen eines Vertragsbruchs festlegt. Diese Konsequenzen hängen von der Vereinbarung ab – sie können von finanziellen Strafen bis zur sofortigen Kündigung der Vereinbarung reichen. Entscheidend ist, dass alle am Vertrag beteiligten Parteien verstehen, was passiert, wenn sie gegen eine seiner Bestimmungen verstoßen.

Bewährte Verfahren bei der Verwendung eines Buchhaltungsvertrags

Sobald Sie die wesentlichen Elemente festgelegt haben, können Sie mit der Ausarbeitung Ihres Vertrags über Buchhaltungsdienstleistungen fortfahren. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, die Sie befolgen sollten, um sicherzustellen, dass die Vereinbarung wasserdicht ist:

• Seien Sie immer konkret – In einem Buchhaltungsvertrag kann man fast nie zu detailliert sein. Je detaillierter Sie Ihre Aufgaben und Leistungen beschreiben, desto besser schützen Sie sich selbst und Ihren Kunden. Idealerweise sollte der Vertrag alle Fragen beantworten, die ein Kunde haben könnte.
• Beziehen Sie Anwälte mit ein – Diese Vorgehensweise gilt für alle an der Vereinbarung beteiligten Parteien. Ein guter Vertragsanwalt hilft Ihnen, sich in den juristischen Fachbegriffen Ihrer Vereinbarung zurechtzufinden, und kann sogar den Vertrag in Ihrem Namen entwerfen.
• Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen – Eine Vereinbarung über Buchhaltungsdienstleistungen schafft die Voraussetzungen für die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Behandeln Sie es als das gemeinschaftliche Dokument, das es sein soll. Führen Sie Gespräche mit Ihrem Kunden und besprechen Sie die Vertragsbedingungen, wobei Sie ihm Raum für seine Wünsche lassen.
• Vor der Unterzeichnung immer überprüfen – Ihr Buchhaltungsvertrag enthält die Unterschriften der beteiligten Parteien und ist damit rechtsverbindlich. Auch wenn Sie den Vertrag selbst entworfen haben, sollten Sie ihn immer gründlich prüfen, bevor Sie ihn unterschreiben – denn sobald Sie Ihre Unterschrift geleistet haben, gibt es kein Zurück mehr.

Wichtige Details, die in Ihrem Buchhaltungsvertrag enthalten sein sollten

Während im obigen Abschnitt die wesentlichen Punkte aufgeführt wurden, die ein Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen aus Sicht der Dienstleistung enthalten muss, gibt es noch weitere Details, die in das Dokument aufgenommen werden sollten.

Kontaktinformationen – sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden – gehören zu diesen Details. Ihrerseits sollten Sie grundlegende Informationen wie Ihre Adresse, Telefonnummer und Angaben dazu bereitstellen, wie ein Kunde Sie erreichen kann. Sie können sogar spezifische Details für den Buchhalter angeben, der direkt mit dem Kunden zusammenarbeiten wird, und so im Wesentlichen Namen und Gesichter zu einer möglicherweise großen Buchhaltungsfirma hinzufügen. Unterstützen Sie diese Angaben mit Informationen über die Zulassung jedes Buchhalters, insbesondere in Bezug auf die Bundesstaaten, in denen sie zugelassen sind, damit Ihr Kunde ihre Qualifikationen überprüfen kann.

Eine Haftungsklausel ist ebenfalls eine sinnvolle Ergänzung. Mit dieser Klausel können Sie festlegen, welche Schäden Sie dem Kunden gegebenenfalls ersetzen müssen, wenn Sie gegen den Vertrag verstoßen. Jegliche Beschränkungen dieser Schäden sowie Formulierungen, die verhindern, dass Sie für Verluste haftbar gemacht werden können, die dem Kunden aufgrund seiner eigenen Entscheidungen entstehen, sollten ebenfalls in das Dokument aufgenommen werden.

Schließlich kann Ihr Unternehmen Garantien für seine Dienstleistungen anbieten, beispielsweise eine Geld-zurück-Garantie, wenn der Kunde nach einer bestimmten Zeit nicht zufrieden ist. Fügen Sie diese Angaben zusammen mit allen Informationen über die Umstände hinzu, unter denen der Kunde diese Garantie in Anspruch nehmen kann.

Vorteile und Überlegungen

Nachdem Sie nun wissen, was in einem Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen enthalten ist, liegt die nächste Frage auf der Hand: Warum sollte man einen solchen Vertrag abschließen? Schließlich haben Sie vielleicht bereits gute Beziehungen zu den Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sodass ein Buchhaltungsvertrag wie überflüssige (und unnötige) Rechtssprache erscheint.

Das ist es nicht.

Als Dienstleister müssen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter schützen. Hier kommt Ihr Vertrag ins Spiel.

Warum eine Vorlage für einen Buchhaltungsdienstleistungsvertrag verwenden?

Der Grundgedanke hinter Ihrer Vereinbarung über Buchhaltungsdienstleistungen besteht darin, Ihre neue Partnerschaft mit Ihrem Kunden auf eine solide Grundlage zu stellen. Hier erfahren Sie, warum Sie für jeden Kunden einen benötigen.

Rechtsschutz erlangen

Beide Parteien profitieren von dem Rechtsschutz, der in einem Buchhaltungsdienstleistungsvertrag enthalten ist. Der Kunde hat klare Schritte für den Regressfall, wenn es zu einer Streitigkeit kommt, wobei der Buchhalter Haftungsschutz und mehr Kontrolle über die Beziehung erhält.

Klare Definition der Dienstleistungen

Ohne eine umfassende Vereinbarung riskieren Sie, dass der Umfang der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen von Ihrem Kunden bis zum Äußersten ausgereizt wird. Durch eine klare Definition Ihrer Dienstleistungen – einschließlich dessen, was sie beinhalten und wie Sie sie anwenden – minimieren Sie das Risiko, dass Ihr Kunde mehr verlangt, ohne dafür zu bezahlen. Da lange Arbeitswochen in der Buchhaltung üblich sind, kann diese Klarheit bei der Erbringung von Dienstleistungen dazu beitragen, die Stunden zu reduzieren, die Sie Ihren Kunden zur Verfügung stellen.

Transparenz der Gebührenstruktur

Apropos Klarheit: Eine unklare Gebührenstruktur könnte Ihrem Unternehmen schaden. In Ihrer Vereinbarung ist genau festgelegt, wofür Sie bezahlt werden, wie und warum, sodass Kunden Ihnen keine versteckten Gebühren vorwerfen können. Auch Kunden profitieren davon – sie sehen im Voraus, wie viel Ihre Dienstleistungen kosten.

Verbesserte Professionalität

Unterschätzen Sie niemals den Einfluss, den ein guter erster Eindruck auf einen Kunden hat. Mit einem Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen professionell und gesetzeskonform ist, da es offizielle Vertragsunterlagen erstellt. Das ist – aus Sicht Ihres Kunden – ein gutes Zeichen für Ihre zukünftige Beziehung.

Zu vermeidende Fehler

Da es sich bei Buchhaltungsdienstleistungsverträgen um Verträge handelt, können sie so komplex sein, dass Fehler möglich sind. Vermeiden Sie Folgendes, um Ihre Vereinbarungen so stark wie möglich zu gestalten:

• Falsche oder unklare Zahlungsbedingungen – Je unklarer die Zahlungsbedingungen in Ihrem Vertrag sind, desto wahrscheinlicher wird es zu Streitigkeiten. Kunden könnten das Gefühl haben, dass Sie ihnen zu viel berechnen, wenn sie für etwas bezahlen müssen, das ihrer Meinung nach Teil der Vereinbarung ist, das Sie jedoch nicht ausdrücklich angegeben haben. Außerdem kann eine falsche Gebührenstruktur dazu führen, dass Sie nicht das erhalten, was Ihnen zusteht, da Sie sich an den Wortlaut eines rechtsverbindlichen Vertrags halten müssen.
• Versäumnis, Ausstiegsklauseln zu schaffen – So schön es auch wäre, wenn alle Ihre Kundenbeziehungen reibungslos verlaufen würden, entspricht dies einfach nicht der Realität im Geschäftsleben. Ihre Kunden könnten unzufrieden werden. Ihre Firma möchte möglicherweise nicht mit diesem Kunden zusammenarbeiten. So oder so, das Fehlen von Ausstiegsklauseln bedeutet, dass die „Trennung“ chaotisch verlaufen kann.
• Die Vereinbarung mit Rechtssprache füllen – Ein gewisser Anteil an Rechtssprache ist in Ihrer Vereinbarung unvermeidlich. Es handelt sich schließlich um ein juristisches Dokument. Wenn Sie es jedoch mit so viel Juristensprache füllen, dass Ihr Kunde es nicht verstehen kann, bedeutet dies, dass er kein klares Verständnis Ihrer Dienstleistung hat. Im schlimmsten Fall könnte dies dazu führen, dass ein Kunde Sie genau in dem Moment verlässt, in dem er Ihre Dienste in Anspruch nehmen wollte.
• Fehlende Konsequenzen – Wenn es zu einem Vertragsbruch kommt – beispielsweise bei verspäteter Zahlung –, müssen Sie sich auf einen Rechtsstreit einstellen, um die Forderungen gegenüber dem Kunden durchzusetzen, wenn keine Klauseln festlegen, was im Falle eines Vertragsbruchs geschieht.

Und natürlich gibt es noch den größten Fehler überhaupt – nämlich gar keinen Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen abzuschließen. Verhindern Sie dies, indem Sie noch heute unsere kostenlose Vorlage für einen Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen herunterladen.

Muster und Vorlagen für Buchhaltungsdienstleistungsverträge

Warum sollten Sie einen Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen selbst entwerfen, wenn Sie eine Vorlage verwenden können, die die meisten Details abdeckt? Mit Bonsai erhalten Sie Zugriff auf über 1.000 Vorlagen, die Sie in fast allen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzen können, sodass Sie nie wieder vor der Frage stehen, welche Klauseln wo hingehören.

Übersicht über verfügbare Vorlagen

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für unsere Vorlage für einen Vertrag über Buchhaltungsdienstleistungen. Beachten Sie, dass Sie die Vorlage nach dem Herunterladen ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen können, von Ihren Zahlungsdetails bis hin zum Umfang der Arbeiten, die Sie für den Kunden ausführen werden.

<BEISPIELVORLAGE HIER EINFÜGEN>

Diese Vorlage ist jedoch bei weitem nicht die einzige, die Bonsai produziert. Unsere verfügbaren Vorlagen decken alle folgenden Kategorien ab:

• Verträge
• Quotes
• Invoices
• Proposals
• Forms
• Agreements
• Briefs
• Leistungsumfang

Wie man Vorlagen für Buchhaltungsvereinbarungen nutzt

Obwohl unsere Vorlage für Buchhaltungsvereinbarungen relativ standardisiert ist, liegt der Schlüssel zu ihrer richtigen Verwendung in den Details, die Sie hinzufügen. Selbstverständlich müssen Sie überprüfen, ob alle Angaben zu Ihrem Unternehmen vollständig und korrekt sind. Die Zahlungsbedingungen und -strukturen müssen mit dem übereinstimmen, was Sie dem Kunden mitteilen, ebenso wie Verzugsgebühren und ähnliche Konsequenzen. Ihre Vorlage enthält Abschnitte, in die Sie all diese Informationen einfügen können. Stellen Sie daher sicher, dass diese hinzugefügt und doppelt überprüft wurden, bevor Sie den Vertrag an den Kunden senden.

Zweitens sollten Sie nicht davon ausgehen, dass die Vorlage jeden einzelnen Aspekt abdeckt, den Sie sich wünschen. Es wird alle wesentlichen Klauseln enthalten – wie zuvor besprochen –, aber möglicherweise möchten Sie bestimmte Klauseln hinzufügen. Eine umfassende Überprüfung vor dem Versand und der Unterzeichnung ist unerlässlich. Lassen Sie Ihren Entwurf auf Basis der Vorlage von einem Juristen prüfen, bevor Sie mit Ihrer Vereinbarung fortfahren.

Schließlich sollten Sie sich nicht scheuen, bei der Anpassung Ihrer Vorlage mit Ihrem Kunden zusammenzuarbeiten. Die Vereinbarung ist erst dann rechtsverbindlich, wenn alle relevanten Parteien sie unterzeichnet haben. Eine Zusammenarbeit in der Anfangsphase, um die Details zu optimieren, kann daher zu einer wesentlich stärkeren Beziehung führen.

Jetzt müssen Sie sich nur noch die Vorlage besorgen. Geben Sie unten Ihre E-Mail-Adresse ein, um Ihr kostenloses Dokument für die Vereinbarung über Buchhaltungsdienstleistungen anzupassen.

Häufig gestellte Fragen

Woher weiß ich, ob ich einen Buchhaltungsvertrag benötige?

Die Antwort ist einfach: Immer wenn Sie Buchhaltungsdienstleistungen erbringen, benötigen Sie einen Vertrag, in dem die Art dieser Dienstleistungen und die Art und Weise, wie Sie dafür bezahlt werden, detailliert beschrieben sind. Auf Kundenseite wissen die Kunden, dass sie einen Vertrag benötigen, wenn sie ein Unternehmen mit Buchhaltungsdienstleistungen beauftragen, die von einer Wirtschaftsprüfung oder allgemeiner Beratung bis hin zu umfassenderen Buchhaltungsdienstleistungen reichen.

Welche Dienstleistungen sind in der Regel in einem Buchhaltungsvertrag enthalten?

Das hängt ganz vom Umfang Ihrer Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden ab. Beispiele für Dienstleistungen, die enthalten sein könnten, aber nicht garantiert sind, sind Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuererklärungen und Berichterstattung über Gewinne und Ausgaben. In der Realität sollte ein Buchhaltungsvertrag jedoch an den Kunden angepasst werden können, obwohl er so strukturiert sein sollte, dass er Ihnen und diesem Kunden jedes Mal denselben Schutz bietet.

Wie wähle ich einen Buchhalter für meinen Buchhaltungsvertrag aus?

Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Suche nach Spezialisten, insbesondere wenn Sie besondere Anforderungen im Bereich der Buchhaltung haben. Je engagierter ein Buchhalter für eine bestimmte Aufgabe ist – beispielsweise die Buchhaltung –, desto wahrscheinlicher ist es, dass er gute Ergebnisse erzielt. Die Überprüfung der Lizenzen des Unternehmens ist ebenfalls wichtig. Beispielsweise können Sie die Website „ “ des American Institute of Certified Public Accountants nutzen, um alle Ihnen vorliegenden Lizenzangaben zu überprüfen.