Vertragsvorlage für eine Geheimhaltungsvereinbarung

Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das eine vertrauliche Beziehung zwischen zwei oder mehr Parteien begründet. In der Regel schützt dieser rechtliche Rahmen die Ideen und Informationen eines Unternehmens davor, an Wettbewerber oder andere Parteien weitergegeben zu werden.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung wird am häufigsten verwendet, wenn zwei Parteien eine Zusammenarbeit in Betracht ziehen. Sie werden unterzeichnet, bevor Sie über Geschäftspraktiken oder Informationen sprechen, die vor Wettbewerbern geheim gehalten werden müssen.

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Was sollte in der Geheimhaltungsvereinbarung enthalten sein?

Um sicherzustellen, dass Ihre Geheimhaltungsvereinbarung wirksam ist, müssen Sie alle wesentlichen Elemente berücksichtigen. Eine Anwaltskanzlei kann Ihnen zwar dabei helfen, alle Aspekte abzudecken, aber Sie können auch selbst eine Vertraulichkeitsvereinbarung erstellen, indem Sie die folgenden Punkte einbeziehen.

Beteiligte Parteien und ihre Angaben

In erster Linie muss in der Geheimhaltungsvereinbarung angegeben werden, welche Parteien an dem Vertrag beteiligt sind. Es muss auch ihre Angaben, Kontaktinformationen und den Umfang ihrer Beteiligung enthalten.

Im Allgemeinen sollte der Vertrag sowohl eine offenlegende Partei als auch eine empfangende Partei umfassen. Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist die offenlegende Partei die Person, die Geheimnisse preisgibt. Die empfangende Partei ist die Person, die vertrauliche Informationen zum alleinigen und ausschließlichen Nutzen der anderen Partei aufbewahrt und verwaltet. Der Vorteil wird oft als wertvolle Gegenleistung bezeichnet.

Das Format, das eine offenlegende Partei und eine empfangende Partei umfasst, wird als einseitige Vereinbarung bezeichnet. Es handelt sich um die gängigere Art von NDA, aber es gibt Umstände, unter denen weitere Parteien beteiligt sein können.

Wenn einem verbundenen Unternehmen oder einer anderen Partei ebenfalls vertrauliche Informationen gezeigt werden, sollten Sie diese Parteien auflisten und auch deren Kontaktdaten angeben. Sie können so viele Parteien wie nötig in die Vereinbarung aufnehmen.

Beschreibung vertraulicher Informationen

Der nächste wichtige Abschnitt der Vereinbarung enthält weitere Einzelheiten zu den offengelegten vertraulichen Informationen. Sie müssen alle vertraulichen Informationen klar und deutlich erläutern, damit jede Partei sie überprüfen kann. Der Teil sollte detailliert genug sein, damit jeder den Umfang der Vereinbarung versteht.

Welche Details sollten Sie angeben?

Um Verwirrung zu vermeiden, müssen Sie festlegen, welche Art von Informationen als vertraulich gelten. Die Informationen können materielle Gegenstände, exklusives Eigentum, Unterhaltungen in einem Online-Chat und vieles mehr umfassen.

Wenn Sie beispielsweise vorhaben, Ideen am Telefon zu besprechen, sollten Sie schriftlich festhalten, dass diese mündliche Kommunikation vertraulich ist. In anderen Fällen können Sie entscheiden, dass schriftliche Informationen nur dann vertraulich sind, wenn sie als solche gekennzeichnet sind.

Die offenlegende Partei möchte diese Definition in der Regel so weit wie möglich fassen. Andernfalls wären sie anfällig für Schlupflöcher.

Für die empfangende Partei ist dieser Abschnitt ebenso wichtig. Sie müssen genau wissen, welche vertraulichen Informationen Sie verwenden dürfen und welche nicht, um Konsequenzen zu vermeiden.

Liste der Ausnahmen für vertrauliche Informationen

Genauso wie es wichtig ist zu verstehen, was als vertrauliche Informationen eingestuft wird, müssen Sie auch alle Ausnahmen angeben. Fast jede Geheimhaltungsvereinbarung enthält sie.

Ausschlüsse treten auf, wenn es als unfair oder zu schwierig angesehen würde, wenn die empfangende Partei eine Information vertraulich behandeln müsste. Hier sind einige Beispiele für Ausschlüsse, die Sie möglicherweise einfügen müssen:

• Informationen, die der Empfänger bereits kennt
• Öffentliche Informationen, die vom Empfänger nicht veröffentlicht werden
• Informationen, die die empfangende Partei unabhängig und ohne Verwendung der vertraulichen Informationen der offenlegenden Parteien entwickelt hat.
• Von einem Dritten ohne Geheimhaltungspflicht offengelegte Informationen
  

Hinweis: Es gibt gesetzliche Ausnahmen, die immer für eine Geheimhaltungsvereinbarung gelten, auch wenn sie nicht aufgeführt sind. Wenn ein Empfänger aus rechtlichen Gründen vertrauliche Informationen an ein Gericht oder eine zuständige Behörde weitergeben muss, kann er dies tun. Eine gerichtliche Anordnung hätte Vorrang vor der Vertraulichkeitsvereinbarung. Der Empfänger muss jedoch die offenlegende Partei vor Beginn des Gerichtsverfahrens warnen.

Pflicht der empfangenden Partei

In einer standardmäßigen, einseitigen Geheimhaltungsvereinbarung müssen Sie die Verpflichtungen der empfangenden Partei genau darlegen. In diesem Abschnitt wird detailliert beschrieben, was die empfangende Partei mit den vertraulichen Informationen, die sie erhält, tun darf und was nicht.

Die empfangende Partei darf nicht nur keine vertraulichen Informationen weitergeben, sondern muss auch davon absehen, andere Personen dazu zu veranlassen, Geheimnisse aufzudecken. Sie können die Geheimhaltungsvereinbarung auch nicht umgehen, indem sie die Informationen durch eine andere Partei preisgeben lassen. Daher ist es wichtig, alle Verpflichtungen und Pflichten der empfangenden Partei aufzunehmen.

Verfallsdatum

Bei der Wahl des Zeitraums für die Vertraulichkeitsvereinbarung haben Sie mehrere Optionen. Einige Geheimhaltungsvereinbarungen haben eine Laufzeit von fünf Jahren. Dies ist die gängigste Laufzeit für Unternehmen in den Vereinigten Staaten; jedoch sind auch Verträge mit einer Laufzeit von zwei oder drei Jahren akzeptabel. Wenn Sie mit Unternehmen in europäischen Ländern zu tun haben, können Sie eine Verlängerung auf zehn Jahre in Betracht ziehen.

Es gibt auch Fälle, in denen die Geheimhaltungsvereinbarung mit Abschluss des Projekts ausläuft. Diese sind recht häufig, insbesondere unter Freiberuflern.

Dennoch erfordern einige Fälle, dass die Vereinbarung auf unbestimmte Zeit gilt. In diesen Fällen geht es in der Regel um Geschäftsgeheimnisse, die niemals ihren Wert verlieren werden. Unabhängig vom Einzelfall müssen Sie das Ablaufdatum des Vertrags klar definieren.

Kündigungsbedingungen

Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer müssen Sie die Kündigungsbedingungen in Ihre Geheimhaltungsvereinbarung aufnehmen. In diesem Abschnitt werden alle Punkte aufgeführt, die erfüllt sein müssen, damit die Vereinbarung beendet werden kann. Es ist besonders wichtig, diese Details anzugeben, wenn die Vereinbarung nach Abschluss des Projekts endet.

Wenn die offenlegende Partei der empfangenden Partei eine vorzeitige Kündigung der Vereinbarung gestattet, müssen Sie auch diese Bestimmungen bereitstellen. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass eine Vereinbarung mit ihrem Ablauf die empfangende Partei aus der Verantwortung entlässt. Es gibt mehrere Fälle, in denen die Verpflichtung zur Vertraulichkeit von Informationen über das Ablaufdatum der Vereinbarung hinausgeht.

Unterschriften

Schließlich müssen alle Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Unterschriften abgeschlossen werden. Alle Parteien, die in der Geheimhaltungsvereinbarung genannt und beteiligt sind, müssen das Dokument unterzeichnen, um zu bestätigen, dass sie mit den Bedingungen einverstanden sind. Nachdem alle Parteien unterschrieben haben, kann das Geschäft endlich beginnen.

Wie man eine Geheimhaltungsvereinbarung verfasst

Zu wissen, was in eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) aufgenommen werden muss, ist nur die halbe Miete. Sie müssen auch wissen, wie man es schreibt, wenn Sie nicht vorhaben, eine Anwaltskanzlei zu beauftragen. Wir wissen, dass die Vorstellung, alles schriftlich festzuhalten, überwältigend sein kann, aber wir haben ein paar Tipps, die Ihnen bei der Erstellung von Geheimhaltungsvereinbarungen für Ihre Kunden helfen können.

Finden Sie heraus, was für die offenlegende Partei wichtig ist

Bevor Sie mit der Ausarbeitung einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) oder damit zusammenhängender Dokumente beginnen können, müssen Sie die andere Partei und deren Bedürfnisse vollständig verstehen. Wir empfehlen Ihnen, sich zusammenzusetzen und die Anfrage der offenlegenden Partei sowie die Pflichten der empfangenden Partei zu besprechen.

Es ist wichtig, dass Sie sich mit allen am Prozess Beteiligten treffen, um sicherzustellen, dass alle Parteien mit den Bedingungen einverstanden sind. Möglicherweise müssen Sie mit den Anwälten der anderen Partei sprechen, um festzustellen, welche sensiblen Informationen geschützt werden müssen.

Konsequenzen festlegen

Sie müssen auch sorgfältig abwägen, welche Konsequenzen die Offenlegung Ihrer vertraulichen Informationen für die Öffentlichkeit haben wird. Es kann schwierig sein, den kommerziellen Wert eines Geschäftsgeheimnisses zu bestimmen, aber Sie sollten Ihr Bestes tun, um einen Betrag für eine mögliche Klage oder Geldstrafe zu berechnen.

Wenn die Pflichten der empfangenden Partei vernachlässigt werden, können Sie auch die Partnerschaft oder das Arbeitsverhältnis kündigen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie dies schriftlich im Vertrag festhalten.

Beachten Sie, dass es illegale Aktivitäten gibt, die eine Vereinbarung ungültig machen können. Daher kann von einer empfangenden Partei niemals erwartet werden, dass sie kriminelle Aktivitäten geheim hält, nur weil sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet hat.

Wann benötigen Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist nur dann erforderlich, wenn Sie mit exklusiven Eigentumsrechten, Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen arbeiten, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Wenn Sie bereits Informationen im Rahmen früherer Vorschläge oder Gespräche weitergegeben haben, wäre eine Vertraulichkeitsvereinbarung für diese Informationen ungültig und unnötig.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann oder ob Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung benötigen, sollten Sie die folgenden Situationen berücksichtigen.

Zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Ein Geschäftsgeheimnis kann sich von Branche zu Branche stark unterscheiden. Eine geheime Kundenliste könnte für eine Marketingagentur wichtig sein, während ein Rezept für einen Eishersteller von entscheidender Bedeutung sein könnte. Ein Suchalgorithmus oder ein einzigartiges Herstellungsverfahren sind weitere Beispiele.

Unabhängig davon, um welches Geschäftsgeheimnis es sich handelt, sollten Sie immer jemanden eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen lassen, bevor Sie es preisgeben. Dadurch schützen Sie eines der wichtigsten Elemente Ihres Unternehmens vor der Konkurrenz.

Beim Austausch sensibler Geschäftsinformationen

Unabhängig davon, ob es sich um Marketingstrategien oder Finanzinformationen handelt, sollten Sie sensible Geschäftsinformationen niemals ohne eine Vertraulichkeitsvereinbarung weitergeben. Dies kann auch Passwörter für Ihre Website oder cloudbasierte Software umfassen.

Es ist nicht ungewöhnlich, diese Informationen weiterzugeben, wenn Sie mit einem anderen Unternehmen oder einer anderen Agentur zusammenarbeiten. Für die Sicherheit Ihres Unternehmens ist es jedoch unerlässlich, dass Sie all diese Informationen schützen.

Zusammenarbeit mit potenziellen Investoren

Bevor zwei Parteien eine Zusammenarbeit vereinbaren, müssen Sie möglicherweise einige vertrauliche Informationen offenlegen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen potenziellen Käufer oder Investor suchen.

Sie können verlangen, dass Sie wichtige Finanzinformationen oder einige Ihrer Geschäftsgeheimnisse preisgeben. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Vertraulichkeitsvereinbarung vorab unterzeichnen.

Freelancer einsetzen

Wenn Sie mit anderen Freiberuflern zusammenarbeiten, ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung eine gute Möglichkeit, das Vertrauen weiter zu stärken. In den meisten Fällen wird ein Freiberufler nur für einen kurzen Zeitraum mit Ihnen zusammenarbeiten. Nach Abschluss des Projekts möchten Sie sicherstellen, dass Ihre vertraulichen Informationen nicht für andere Kunden verwendet werden.

Es kann vorkommen, dass ein Freiberufler darum bittet, Ihr Projekt in seinem Portfolio verwenden zu dürfen. Letztendlich liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob Sie damit einverstanden sind oder nicht. Sie könnten eine vorherige schriftliche Genehmigung verlangen. Es ist wichtig, dass sich beide Parteien über alle Bedingungen der Vertraulichkeitsvereinbarung einig sind, bevor Sie Ihre Geschäftsbeziehung fortsetzen.

Einstellung neuer Mitarbeiter

Im Gegensatz zu einem Vertragsarbeiter bleibt ein Angestellter in der Regel mehrere Jahre im Unternehmen. Während dieser Zeit werden sie in einigen Ihrer wichtigsten Geschäftsmethoden geschult. Sie könnten Zugang zu anderen Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen haben. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie sie vor ihrem Arbeitsbeginn eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen lassen.

Verstöße gegen NDA-Vereinbarungen im Arbeitsverhältnis werden in den Vereinigten Staaten sehr ernst genommen. Wenn ein Mitarbeiter wissentlich oder versehentlich vertrauliche Informationen seines Arbeitgebers, die in der Vereinbarung aufgeführt sind, preisgibt, kann er sowohl strafrechtliche als auch zivilrechtliche Konsequenzen zu erwarten haben.

Wie bei den meisten Dingen gibt es auch hier Ausnahmen. Sie müssen Whistleblowing zulassen, und es gibt strenge Richtlinien dafür, was in Ihrer Vertraulichkeitsvereinbarung enthalten sein darf und was nicht. Sie können sich jederzeit an einen Anwalt vor Ort wenden, um zu erfahren, welche Verpflichtungen Sie gegenüber Ihrem Bundesstaat und dem Bund haben.

Mit Bonsai ist das Erstellen einer Geheimhaltungsvereinbarung ganz einfach

Wir bei Bonsai wissen, wie wichtig es ist, Ihre vertraulichen Informationen mit einer soliden Vertraulichkeitsvereinbarung zu schützen. Genau aus diesem Grund bieten wir kostenlose Vertragsvorlagen an, die den Zugriff auf Ihre wichtigsten Geschäftsgeheimnisse sorgfältig einschränken.

Die Tatsache, dass wir die Vorlagen kostenlos anbieten, ist jedoch noch nicht einmal das Beste daran. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Bonsai-Vertraulichkeitsvereinbarung zu verwenden, bevor Sie vertrauliche Informationen offenlegen, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Einfaches elektronisches Signieren: Mit Bonsai müssen Sie nicht mehrere Werktage warten, bis Ihre Verträge unterzeichnet sind. Stattdessen können beide Parteien die Dokumente schnell und bequem mit unseren elektronischen Signaturen unterzeichnen. Von dort aus können Sie vertrauliche Informationen sofort offenlegen.
• Bulletproof Templates: Anstatt jedes Mal einen Anwalt zu beauftragen, wenn Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung erstellen müssen, können Sie einfach unsere umfassenden Vorlagen bearbeiten. Wir haben uns die Zeit genommen, sorgfältig einen Mustervertrag zu erstellen, der Ihr Unternehmen schützt, der aber auch leicht an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann.
• Schnellere Prozesse: Wenn Sie eine Muster-Geheimhaltungsvereinbarung verwenden, können Sie Ihre Geschäftsabläufe schneller vorantreiben. Unabhängig davon, ob Sie einen Freiberufler beauftragen oder mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten, können Sie unsere einfach zu bearbeitenden Vorlagen per E-Mail versenden, um schnellere Antworten zu erhalten.
• Professionelle Benachrichtigungen: Sie müssen sich nicht mehr fragen, ob die andere Partei Ihre Vertraulichkeitsvereinbarung erhalten hat. Mit Bonsai können Sie ganz einfach professionelle Benachrichtigungen versenden, um alle Beteiligten daran zu erinnern, die Vereinbarung zu überprüfen und zu unterzeichnen. Tatsächlich können Sie sie anhand des Zeitpunkts planen, zu dem das Dokument gesendet oder geöffnet wurde.

Wir wissen, dass wir viele Informationen behandelt haben, daher ist es völlig normal, dass Sie das Gefühl haben, nicht alles vollständig verstanden zu haben. Tatsächlich stellen wir fest, dass viele Freiberufler oft mehr über den Prozess der Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) wissen möchten.

Wir können Ihnen zwar keine spezifische Rechtsberatung anbieten, aber wir können Ihnen weitere Informationen zur Verfügung stellen. Lesen Sie weiter, um die Antworten auf einige der häufigsten Fragen zu sehen, die wir erhalten.

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