Buchhaltungs-Rechnungsvorlage

Sowohl große Organisationen als auch kleine Unternehmen benötigen eine genaue Buchführung. Auch wenn Buchhaltung mühsam und manchmal lästig erscheinen mag, kann ihre Bedeutung für die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben nicht hoch genug eingeschätzt werden. Viele Unternehmen, die ihre Position in ihrer Nische hätten festigen können, sind daran gescheitert, dass sie keine ordnungsgemäßen Finanzunterlagen geführt haben. Die US-Steuerbehörde IRS hat festgestellt, dass 40 % der Kleinunternehmen aufgrund verspäteter oder ungenauer Einreichungen und Zahlungen jedes Jahr durchschnittlich 845 US-Dollar an Strafen zahlen müssen. Wenn Sie die Finanzunterlagen eines Unternehmens organisieren, ist Ihre Arbeit sehr wertvoll und professionell.

Und wenn es um die Bezahlung geht, benötigen Sie eine professionelle Buchhaltungsrechnung, um den Vorgang für Sie zu vereinfachen. Außerdem müssen Sie wissen, was eine Rechnung ist und wie man wie ein Profi rechnet, und nützliche Tipps zur Rechnungsstellung anwenden, wenn Sie schnellere Zahlungen von Ihren Kunden erhalten möchten. Eine schnellere Zahlung ist für Ihren Cashflow und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die besten Praktiken für die Rechnungsstellung finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

Bewährte Verfahren für die Erstellung und Verwendung von Rechnungsvorlagen für die Buchhaltung

Als Buchhalter sind Sie Experte für die Organisation von Finanzunterlagen, und diese Fähigkeit sollte sich auch in Ihrer Rechnungsstellung widerspiegeln. Die Einbeziehung einiger bewährter Verfahren bei der Erstellung und dem Versand Ihrer Buchhaltungsrechnung kann dazu beitragen, Ihre Zahlungen zu beschleunigen. Hier sind einige nützliche Tipps, die Sie bei der Rechnungsstellung beachten sollten:

1. Wechseln Sie mit Ihrer Buchhaltungsvorlage für Rechnungen zu Online-Rechnungen.

In der schnelllebigen Wirtschaft von heute können Sie es sich nicht leisten, so viel Zeit mit mühsamen Rechnungsstellungsmethoden zu verbringen, nur um dann festzustellen, dass Ihre an einen Kunden gesendete Buchhaltungsrechnung voller vermeidbarer Fehler ist. Online-Lösungen und Software erleichtern Ihnen die Erstellung und den Versand von Rechnungen an Kunden. Auf diese Weise werden Ihre Rechnungen professionell und fehlerfrei sein, was sich auch positiv auf die Zahlungsfrist auswirken kann.

2. Halten Sie Rechnungen einfach und mit gerade genug Details – mit Ihrer Buchhaltungsvorlage für Rechnungen.

Sie möchten Ihren Kunden nicht mit Ihrer Buchhaltungsrechnung überfordern. Daher sollte das Dokument nur so viele Informationen enthalten, wie nötig sind, damit der Kunde Ihre Zahlung ausführen kann. Geben Sie Ihre Kontaktdaten und die Ihres Kunden an, zusammen mit relevanten Informationen zu Ihrer Dienstleistung und den damit verbundenen Gebühren.

3. Integrieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden in die Rechnungsstellung mit Ihrer Buchhaltungsvorlage für Rechnungen.

Sie können Ihre Zahlungsreaktionszeit verkürzen, wenn Sie Ihren Kunden mehr Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Wenn Sie beispielsweise nur Papierschecks akzeptieren, kann dies die Reaktionszeiten von Kunden verlangsamen, die ihr Bargeld so lange wie möglich behalten möchten. Sie haben bessere Chancen auf schnellere Zahlungen, wenn Sie E-Scheck- und E-Karten-Zahlungen akzeptieren.

4. Formalisieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen mit Ihrer Buchhaltungs-Rechnungsvorlage.

Kunden neigen dazu, sich so zu verhalten, wie es ihnen am besten passt, wenn Ihre Buchhaltungsrechnung keine formelle Zahlungsrichtlinie enthält. Erstellen Sie Zahlungsrichtlinien direkt auf Vertragsebene, die als Rahmen für Ihre Geschäftsbeziehung mit Ihrem Kunden dienen. Überlegen Sie sich verschiedene Elemente, um die Richtlinie zur Verbesserung nahtloser Zahlungen zu optimieren. Sie müssen entscheiden, ob die Zahlung im Voraus, in Raten oder nach Fertigstellung erfolgen soll. Außerdem sollten Sie ein Zahlungsziel wie „Zahlung bei Erhalt“ oder „30 Tage netto“ usw. angeben.

5. Vermeiden Sie Verzögerungen beim Versand von Rechnungen mit Ihrer Buchhaltungsvorlage für Rechnungen.

Auch wenn Sie einen vollen Terminkalender haben, denken Sie daran, dass Ihr Cashflow nicht warten kann. Wenn Sie die Rechnungsstellung für Ihre Buchhaltung hinauszögern, schaffen Sie in den Köpfen Ihrer Kunden allmählich eine „Aus den Augen, aus dem Sinn”-Mentalität. Die beste Vorgehensweise ist, Rechnungen sofort oder innerhalb weniger Tage nach Abschluss der Dienstleistung an den Kunden zu senden.

Tipps für schnellere Zahlungen mit Ihrer Buchhaltungsvorlage für Rechnungen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Freiberufler und kleine Unternehmen mit verspäteten Zahlungen zu kämpfen haben. Die Umfrage der National Federation of Independent Business ergab, dass etwa 64 % der Kleinunternehmen angaben, Kunden zu haben, die die Bezahlung von Rechnungen um mindestens 60 Tage verzögerten. Das ist nicht nur frustrierend, sondern kann durch wiederholte Zahlungsverzögerungen ein Unternehmen sogar ruinieren.

Beachten Sie diese einfachen Schritte, um schnellere Zahlungen zu erhalten:

1. Beginnen Sie kein Projekt, bevor Sie einen unterzeichneten Vertrag vorliegen haben.
2. Klären Sie auf Vertragsebene, wann und wie Sie bezahlt werden.
3. Wenn Sie eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen erhalten möchten, sollten Sie das Fälligkeitsdatum auf Ihrer Buchhaltungsrechnung auf 15 Tage verkürzen. Außerdem haben sich Formulierungen wie „Zahlung fällig innerhalb von 15 Tagen” als besser geeignet erwiesen als „netto 15” oder „15 Tage netto”.
4. Falls zutreffend, eine Anzahlung verlangen.