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Elektronische Signaturen – Was Sie wissen müssen

In den letzten Jahren, insbesondere auf dem Höhepunkt der Pandemie, haben elektronische Signaturen zunehmend an Beliebtheit gewonnen. In vielen Fällen war es das erste Mal, dass die Menschen ihnen begegneten.

Die Realität sieht jedoch so aus, dass es sie in der einen oder anderen Form schon seit Jahrzehnten gibt. In verschiedenen Ländern gibt es mehrere Gesetze wie den ESIGN Act und eIDAS, die sich speziell mit elektronischen Signaturen befassen.

Dieser kurze Leitfaden erklärt Ihnen, was Sie über elektronische Signaturen wissen müssen, bevor Sie sie verwenden.

Sind elektronische Signaturen rechtsgültig?

Wir kennen zwar nicht die Gesetze aller Länder der Welt in Bezug auf elektronische Signaturen, haben jedoch Leitfäden für Dutzende von Ländern zusammengestellt, die Sie hier einsehen können.

Die meisten westlichen Länder haben Gesetze verabschiedet, die es Menschen ermöglichen, elektronische Signaturen zu verwenden. Die elektronischen Signaturen, die zum Unterzeichnen von Dokumenten erstellt und verwendet werden, haben denselben Stellenwert wie handschriftliche Unterschriften.

Allerdings reicht es nicht aus, einfach nur eine Unterschrift in ein Dokument einzufügen und es dabei zu belassen. Bestimmte Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Überprüfung müssen erfüllt sein. Deshalb ist es wichtig, zum Unterzeichnen Ihrer Dokumente eine konforme Software für elektronische Signaturen zu verwenden.

Definition elektronischer Signaturen

Eine elektronische Signatur kann als Symbol, Ton oder sogar als Prozess definiert werden, der mit einem elektronischen Vertrag/Dokument verbunden ist und die Absicht einer Person zum Ausdruck bringt, dieses elektronisch zu unterzeichnen.

Achten Sie besonders auf das Wort „Absicht“. Das ist ein wichtiger Punkt in der Definition. Die elektronische Signatur kann in vielen Formen erstellt und/oder verwendet werden. Es kann sich um ein einfaches Kontrollkästchen, eine hochgeladene Darstellung Ihrer Unterschrift, Text in Form einer Unterschriftenschriftart usw. handeln.

Arten elektronischer Signaturen

Elektronische Signatur ist ein Sammelbegriff, der verwendet wird, um eine Vielzahl von Signaturen zu beschreiben. Dazu gehören unter anderem digitale Signaturen, Einwilligungssignaturen, qualifizierte elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen usw. Schauen wir uns einige davon der Reihe nach an.

Digitale Signatur

Eine digitale Signatur wird meist synonym mit einer elektronischen Signatur verwendet. Es handelt sich um eine Art elektronische Signatur, die verschlüsselt, authentifiziert und später mithilfe einer sogenannten Public-Key-Infrastruktur (PKI) verifiziert wird.

PKI arbeitet mit einem privaten Schlüssel und einem öffentlichen Schlüssel. Der private Schlüssel ist nur dem Unterzeichner bekannt und wird von ihm verwendet, um Dokumente elektronisch zu signieren. Der öffentliche Schlüssel steht jedem zur Verfügung, der ihn benötigt, und dient zur Überprüfung der Echtheit der Signatur, die einem Dokument beigefügt ist.

Bevor eine digitale Signatur verwendet werden kann, gelten zusätzliche Anforderungen gemäß PKI. Beispielsweise müssen Sie unter anderem eine Zertifizierungsstelle und ein digitales Zertifikat durchlaufen.

Diese Art der elektronischen Signatur bietet mehr Schutz, wenn es unerlässlich ist, die Identität des/der Unterzeichner(s) vor Unterzeichnung einer Vereinbarung zu überprüfen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)

Diese Art der elektronischen Signatur ist einzigartig in der Europäischen Union und stellt die zweite Stufe ihres dreistufigen Systems dar. Die erste Stufe ist als einfache elektronische Signatur bekannt und die am häufigsten verwendete Art der elektronischen Signatur.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine Art elektronischer Signatur, die die Anforderungen der EU-Vorschriften erfüllt. Diese Anforderungen umfassen:

• Es ist eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft.
• Ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners in Verbindung mit seiner Unterschrift.
• Der Unterzeichner behält die Kontrolle
• Wenn die mit der Signatur (dem Dokument) verbundenen Daten manipuliert werden, ist dies dank AES erkennbar.

Aufgrund ihrer Beschaffenheit ist die Einrichtung dieser Art von elektronischer Signatur in der Regel komplexer und ihre regelmäßige Nutzung mit höheren Kosten verbunden. Eine Folge der zusätzlichen Verifizierungsanforderungen ist, dass das AES vertrauenswürdiger ist und offiziell in mehr Situationen verwendet werden kann.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur hat in der EU den höchsten Stellenwert und kann in allen Situationen verwendet werden, in denen auch eine handschriftliche Unterschrift verwendet werden kann. Tatsächlich kann sie aufgrund der zusätzlichen Überprüfung, die dafür erforderlich ist, sogar einen höheren Stellenwert haben als eine normale schriftliche Unterschrift. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Art elektronischer Signatur, die denselben Anforderungen wie eine fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt, jedoch zusätzliche Bestimmungen umfasst.

Zu diesen Bestimmungen gehören die Erstellung der Signatur mit einem qualifizierten Signaturgerät und der Besitz eines Zertifikats für qualifizierte elektronische Signaturen.

So verwenden Sie eine elektronische Signatur zum Unterzeichnen eines Dokuments

Es ist relativ einfach, ein Dokument mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Wichtig ist, dass die richtige Software verwendet wird, die die Anforderungen im Hintergrund erfüllt.

Hier sind die Schritte:

• Laden Sie Ihr Dokument in die von Ihnen gewählte Software für elektronische Signaturen hoch.
• Legen Sie fest, wie Sie das Dokument unterzeichnen werden (allein oder gemeinsam mit anderen), und fügen Sie die Kontaktdaten der Empfänger hinzu.
• Geben Sie die Kontaktdaten jedes Empfängers an.
• Legen Sie fest, wo jeder Empfänger unterschreiben soll.
• Entscheiden Sie, ob Sie automatische Erinnerungsnachrichten und andere Einstellungen in Ihrer bevorzugten Software für elektronische Signaturen einrichten möchten.

Elektronische Signaturen sind praktisch, um Dokumente schnell und von fast überall auf der Welt aus zu unterzeichnen.

Vor dem Unterzeichnen ist es wichtig zu verstehen, was eine elektronische Signatur ist und was nicht. Es ist auch wichtig, dass Sie die richtigen Arten von Dokumenten mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen oder auf eine sicherere Version wie eine digitale Signatur oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur umstellen. Die Signatur, die Sie auf dieser Seite erstellen, ist eine elektronische Signatur, die in den meisten Situationen verwendet werden kann. Sie können also beruhigt sein, dass Sie gut versorgt sind.

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