Auslastungsrechner für Agenturen

Sie sollten die folgenden Daten eingeben:

Verfügbare Kapazität: Dies ist die Gesamtzahl der Stunden, die eine Ressource, beispielsweise ein Team, während eines bestimmten Zeitraums für die Arbeit zur Verfügung steht. Für die meisten Mitarbeiter liegt die verfügbare Kapazität bei etwa 40 Stunden pro Woche oder 160 Stunden pro Monat.

Gesamtzahl der erfassten Stunden: Diese geben die tatsächlichen Stunden wieder, die von einer Ressource im gleichen Zeitraum für alle Projekte, Aufgaben und Aktivitäten erfasst wurden. Sie umfassen sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden und decken die gesamte Zeit ab, die für arbeitsbezogene Aufgaben aufgewendet wurde.

Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden: Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die Sie einem Kunden tatsächlich in Rechnung stellen können. Sie entsprechen den Arbeiten, die im Rahmen von Kundenprojekten durchgeführt werden und gemäß einem Vertrag oder einer Vereinbarung als abrechnungsfähig vereinbart sind.

Um die Auslastungsraten zu erhalten:

Ressourcenauslastung: Dies ist der Prozentsatz der verfügbaren Kapazität, den eine Ressource tatsächlich genutzt hat, unabhängig davon, ob die Arbeit abrechnungsfähig ist oder nicht.

Abrechnungsfähige Auslastung: Dies ist der Prozentsatz der verfügbaren Kapazität, den eine Ressource für abrechnungsfähige Arbeiten aufgewendet hat. Das Verständnis der abrechnungsfähigen Auslastung ist entscheidend für die Umsatzgenerierung: Eine höhere abrechnungsfähige Auslastung bedeutet in der Regel mehr Stunden, die den Kunden in Rechnung gestellt werden, was zu höheren Einnahmen führt.

Hier sind einige Beispiele:

• Mitarbeiterauslastungs
  John arbeitet 39 Stunden pro Woche in einer Marketingagentur. Letzte Woche hat er 32 Stunden an Kundenprojekten gearbeitet, diese Stunden sind abrechnungsfähig. Seine wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden.
  
  • Gesamtressourcennutzung: (39 Stunden / 40 Stunden) * 100 % = 98 %
  • Gesamtabrechnungsfähige Auslastung: (32 Stunden / 40 Tage) * 100 % = 80 %
• Teamauslastung
  • Sie haben ein Team von 4 Mitarbeitern, von denen jeder eine wöchentliche Kapazität von 40 Stunden hat:
    
    • Marc arbeitete 35 Stunden, davon 28 abrechenbare Stunden.
    • Anne arbeitete 42 Stunden, davon 35 abrechenbare Stunden.
    • Eva arbeitete 38 Stunden, davon 33 abrechenbare Stunden.
    • David arbeitete 44 Stunden, davon 25 abrechenbare Stunden.
  • Zunächst müssen Sie alle geleisteten und abrechnungsfähigen Arbeitsstunden Ihrer Teammitglieder zusammenrechnen.
    • Gesamtarbeitszeit: 159 Stunden
    • Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden: 121 Stunden
    • Gesamtzahl der verfügbaren Stunden: 160 Stunden
  • Berechnen Sie anschließend Ihre Ressourcen- und abrechnungsfähigen Auslastungsraten.
    • Team-Ressourcenauslastung: (159 Stunden / 160 Stunden) * 100 % = 99 %
    • Abrechnungsfähige Auslastung des Teams: (121 Stunden / 160 Stunden) * 100 % = 76 %

Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenauslastung und abrechenbarer Auslastung?

Die Ressourcennutzung und die abrechnungsfähige Nutzung unterscheiden sich hinsichtlich der Art der gemessenen Arbeit. Die Ressourcennutzung misst den Gesamtprozentsatz der verfügbaren Zeit einer Ressource, der für jegliche Arbeit aufgewendet wird, einschließlich abrechnungsfähiger und nicht abrechnungsfähiger Aufgaben wie interne Projekte oder Verwaltungsaufgaben. Die abrechenbare Auslastung konzentriert sich jedoch nur auf die Zeit, die für Arbeiten aufgewendet wird, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden können und direkt Einnahmen generieren. Es handelt sich um eine wichtige Kennzahl für professionelle Dienstleister und alle Teams, die an Projekten arbeiten. Durch die Messung beider Faktoren erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wie die Zeit Ihres Teams genutzt wird und ob sie produktiv genug ist. Wenn Ihre abrechenbare Auslastung gering ist, Ihre Ressourcenauslastung jedoch hoch, bedeutet dies, dass Ihr Team wahrscheinlich zu viel Zeit mit nicht abrechenbaren Stunden verbringt und Sie Ihre Rentabilität durch eine Erhöhung der abrechenbaren Stunden verbessern können.

Was ist eine gute Auslastungsrate?

Eine gute Auslastungsrate hängt von der Branche und der Rolle der Ressource ab. Ein gängiger Richtwert für eine gute Auslastungsrate liegt bei etwa 70 % bis 85 %. Dadurch wird sichergestellt, dass Ressourcen effektiv genutzt werden, ohne dass es zu Überlastung oder Burnout kommt.

Bei der abrechenbaren Auslastung gilt eine Quote von 80 % oder mehr als gut. Eine Quote von 100 % ist in der Regel nicht nachhaltig, da Ihr Team auch Zeit für nicht abrechenbare Aufgaben aufwenden muss: interne Besprechungen, Schulungen oder persönliche Weiterbildungen, die ebenfalls entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind. Die abrechenbare Auslastung variiert je nach Rolle der Ressource noch stärker. Beispielsweise wird ein Manager wahrscheinlich eine Quote von etwa 40 % bis 50 % haben, da er sich auf die Leitung von Projekten, seinem Team und Kunden konzentriert. Im Gegensatz dazu sollten Teammitglieder, die tatsächlich an Projekten arbeiten, einen höheren abrechenbaren Satz von über 75 % anstreben.

Hier ist die Aufschlüsselung nach Branchen:

• Kreativagenturen: 70 % bis 80 %. Kreative Arbeit kann mehr nicht abrechenbare Brainstorming-Sitzungen und interne Zusammenarbeit erfordern, was den Maßstab senkt.
• Beratungsunternehmen: 80 % bis 85 %. Berater arbeiten meist projektbezogen oder kundenorientiert, weshalb die Auslastung über 80 % liegen sollte.
• IT- und Ingenieurbüros: 75 % bis 85 %. Dieser Maßstab spiegelt das Gleichgewicht zwischen Projektarbeit und laufenden internen Projekten oder beruflicher Weiterentwicklung wider.

Verfolgen Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter mit Bonsai

Die Nachverfolgung Ihrer Ressourcen und der abrechnungsfähigen Auslastung ist entscheidend für die Steigerung der Rentabilität Ihres Unternehmens, kann jedoch ohne entsprechende Tools eine Herausforderung darstellen. Mit Bonsai können Sie beide Tarife ganz einfach nachverfolgen und erhalten sofortige Berichte über die Auslastung Ihres Teams.

Im Abschnitt„Bericht“ erhalten Sie Zugriff auf den Auslastungsbericht, in dem die Gesamtkapazität, die erfasste Zeit, die Gesamtauslastung und die abrechnungsfähige Auslastung insgesamt und nach Teammitgliedern aufgeführt sind.

Wie funktioniert das?

Schritt 1: Kapazität einstellen

Fügen Sie Ihre Teammitglieder zu Bonsai hinzu und geben Sie deren tägliche oder wöchentliche Kapazität ein.

Schritt 2: Zeit erfassen

Lassen Sie Ihr Team seine Zeit mithilfe der integrierten Timer für Aufgaben erfassen. Sie können Zeiteinträge auch manuell hinzufügen.

Bei der Zeiterfassung können Sie auswählen, ob diese Zeit abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig ist.

Schritt 3: Sehen Sie sich Ihren Nutzungsbericht an

Navigieren Sie zum Berichtsbereich und visualisieren Sie Ihre Auslastungsraten. Sie können den Bericht nach Projekt, Teammitglied, Kunde, Währung und Datum filtern.

Schritt 4: Analysieren Sie Ihre Auslastungsraten

Identifizieren Sie, welche Teammitglieder über- oder unterausgelastet sind, und nutzen Sie das Ressourcenplanungstool, um Ihre Mitarbeiterzuweisung insgesamt zu verbessern.

Verfolgen Sie die Auslastung Ihres Teams mit Bonsai, indem Sie diese einfachen Schritte befolgen. Probieren Sie es 7 Tage lang kostenlos aus oder vereinbaren Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.

Weitere Ressourcen zur Mitarbeiterauslastung:

• Optimieren Sie Ihre abrechnungsfähige Auslastung
• Verständnis der Ressourcennutzung
• Strategien der Kapazitätsplanung im Projektmanagement

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