Airbnb-Rechnungsvorlage

Wenn Sie Airbnb-Gastgeber sind, wurden Sie wahrscheinlich schon von einigen Ihrer Gäste gebeten, eine Rechnung als zusätzliche Bestätigung für die während der Mietdauer angefallenen Kosten auszustellen. Obwohl Nutzer ihre Airbnb-Belege auf der Plattform finden können, benötigen sie manchmal eine Rechnung für die Erstattung durch ihr Unternehmen oder für ihre eigenen Buchhaltungsunterlagen. Daher müssen Sie darauf vorbereitet sein, ein professionelles Dokument vorzulegen, aus dem die genauen Kosten der Buchung hervorgehen.

Möglicherweise müssen Sie auch eine Rechnung ausstellen, wenn Sie eine Zahlung für Sachschäden oder während des Aufenthalts erbrachte Zusatzleistungen verlangen. Aber wahrscheinlich haben Sie keine Zeit, jede einzelne Rechnung zu schreiben und zu korrigieren, daher benötigen Sie eine effizientere Methode. Am besten erstellen Sie eine Airbnb-Rechnungsvorlage, in der alle grundlegenden Informationen bereits ausgefüllt sind, sodass Sie nur noch die gastspezifischen Angaben eintragen müssen und jedes Mal professionelle Rechnungen versenden können.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche wesentlichen Angaben Sie für fehlerfreie Rechnungen angeben müssen.

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Wesentliche Elemente einer Airbnb-Quittungsvorlage

Beachten Sie bei der Erstellung Ihrer Airbnb-Rechnungsvorlage, dass diese so detailliert und verständlich wie möglich sein sollte. Auch wenn die Zahlung bereits auf der Airbnb-Website erfolgt ist, sollten Sie den Gästen auf Anfrage eine professionelle und übersichtliche Rechnung ausstellen. Hier ist, was Ihre Vorlage enthalten muss.

Informationen zum Eigentümer

Beginnen Sie Ihre Rechnungsvorlage mit einem Abschnitt für Ihre Angaben als Immobilienbesitzer. Geben Sie Ihren vollständigen Namen (oder Firmennamen, falls dieser anders registriert ist), Ihre Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse an. Geben Sie außerdem die Anschrift der Immobilie an, die Sie mieten. Sie können Ihr Firmenlogo hinzufügen, falls Sie eines haben, oder beliebige Bilder aus dem Gastgewerbe, um Ihre Rechnungen professioneller und einzigartiger zu gestalten.

Gästedaten

Geben Sie als Nächstes den vollständigen Namen des Gastes (Mieters) und seine Kontaktdaten wie Telefonnummer, Rechnungsadresse und E-Mail-Adresse an, wenn Sie eine digitale Rechnung versenden. Insbesondere wenn Sie eine Rechnung ausstellen, um Zahlungen für Schäden von einem früheren Mieter einzuziehen, sollten Sie so viele Kontaktdaten wie möglich haben, um den Folgeprozess zu vereinfachen.

Rechnungsnummer und Datum

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Rechnungen eine eindeutige Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum enthalten, damit Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen besser organisieren können. Eine Rechnungsnummer erleichtert auch die Referenzierung im Falle von Beschwerden, Rückerstattungsanträgen oder Anfragen Ihrer Gäste. Sie können auch eine Reservierungsnummer angeben, um Missverständnisse zu vermeiden.

Airbnb-Service & Zusätzliche Kosten

Lassen Sie auf Ihrer Airbnb-Rechnungsvorlage genügend Platz, um eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen und aller während des Aufenthalts des Gastes angefallenen zusätzlichen Gebühren anzugeben. Dies können Sachschäden, Reinigungsgebühren, Wäscheservice, verspätete Check-outs oder Reiseleiter sein. Fügen Sie in der letzten Spalte eine kurze Beschreibung der Kosten (oder der Anzahl der Übernachtungen) sowie den Stückpreis und die Gesamtkosten hinzu. Diese Gebühren müssen zwar im Voraus mit dem Gast besprochen werden, aber bemühen Sie sich, möglichst detaillierte Informationen zu geben, damit keine Unklarheiten hinsichtlich der Gebühren entstehen.

Gesamt

Der Abschnitt „Gesamtbeträge“ Ihrer Airbnb-Rechnungsvorlage muss einige Zeilen enthalten, in denen der Betrag vor Steuern (Zwischensumme) angegeben wird. Anschließend müssen die anfallenden Steuern hinzugefügt und der endgültige Gesamtbetrag angegeben werden. Wenn Sie Rabatte (Erstbuchung, Monatsaufenthalt, eine Nacht gratis usw.) oder einen Airbnb-Gutschein anwenden, geben Sie diese in diesem Abschnitt an und ziehen Sie den Rabatt-/Gutscheinbetrag von der Zwischensumme ab, bevor Sie die Steuern hinzurechnen. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie auch eine kurze Beschreibung des Rabatts oder der verwendeten Gutscheincodes hinzufügen.

Zahlungsbedingungen einziehen

Sie müssen Ihre Zahlungsbedingungen in Ihrer Airbnb-Quittungsvorlage sehr deutlich machen. Teilen Sie Ihrem Gast mit, ob Sie die Zahlung sofort nach Erhalt erwarten oder ob Sie ihm eine bestimmte Anzahl von Tagen nach Rechnungsdatum für die Zahlung einräumen. Selbstverständlich sollten Sie alle akzeptierten Zahlungsmethoden wie Kredit-/Debitkarte, Schecks, Online-Zahlungen oder ACH-Überweisungen zusammen mit den entsprechenden Kontonummern, Zahlungslinks und Postanschriften für Schecks bereitstellen.

Wenn Sie eine Rechnung nur auf Wunsch des Gastes ausstellen, alle Kosten jedoch bereits über die Airbnb-Plattform bezahlt wurden, geben Sie einfach an, dass die Rechnung bereits bezahlt wurde, und fügen Sie die Zahlungsbestätigungsnummer, die Zahlungsart und das Zahlungsdatum hinzu.

Anmerkungen

Einige Immobilienbesitzer fügen ihrer Airbnb-Quittungsvorlage einen Abschnitt für Notizen hinzu, um ihren Gästen eine Dankesnachricht zu hinterlassen. Sie können diesen Bereich auch nutzen, um für andere Immobilien zu werben, die Sie möglicherweise zur Verfügung haben, einen Empfehlungslink einzufügen, Rabatte für Familienmitglieder oder die nächste Buchung anzubieten und andere Anreize zu schaffen, die Sie anbieten möchten. Es ist auch eine gute Idee, Ihre Gäste daran zu erinnern, Ihnen eine positive Bewertung zu hinterlassen, wenn sie mit ihrem Aufenthalt zufrieden waren.

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