So senden Sie Ihrem Kunden eine Rechnung per E-Mail (3 Möglichkeiten)

Ein Merkmal eines professionellen Freiberuflers ist ein zuverlässiges und leicht verständliches Rechnungsstellungssystem. Sie sollten niemals einen Kunden raten lassen, wie viel er bezahlen muss, wann die Zahlung fällig ist oder welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren. Mit einem professionellen Online-Rechnungsersteller lassen sich schnell Rechnungsvorlagen erstellen, die all diese Fragen beantworten und dafür sorgen, dass keine Unklarheiten hinsichtlich der Zahlungsbedingungen bestehen – denn es ist nicht gut, wenn die Rechnung den Kunden verwirrt.

Deshalb fragen viele angehende Freiberufler oft, was eine Rechnung ist und wie man eine Rechnung per E-Mail an einen Kunden schickt, anstatt per Post. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt mit Tipps und unserem 5-teiligen Vorlagenpaket, auf das Sie sich beim Versand von Rechnungen per E-Mail verlassen können, damit Sie pünktlich bezahlt werden.

Es gibt verschiedene Methoden, aus denen Sie wählen können, wenn Sie eine SEO-Rechnungsvorlage oder eine beliebige andere Rechnung per E-Mail versenden möchten. Einige sind wesentlich effektiver und sicherer als andere. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche bevorzugten Lösungen für Freiberufler in jeder Branche verfügbar sind.

1. DIY-Rechnung als Anhang

Sie können jederzeit Ihre eigene Rechnung mit einer Excel-Tabelle oder Google Sheets erstellen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Rechnung alle wesentlichen Bestandteile einer Rechnung enthält, darunter:

• Ausstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Name und Kontaktdaten des Kunden
• Ihr Name und Ihre Kontaktdaten
• Erbrachte Dienstleistungen
• Kosten pro Dienstleistung
• Rabatte (falls zutreffend)
• Steuern oder Servicegebühren (falls zutreffend)
• Verspätungsgebühr
• Gesamtbetrag

Sie müssen auch Informationen darüber angeben, wie Sie bezahlt werden möchten. Wenn Sie einen digitalen Drittanbieter für Zahlungen wie Stripe oder PayPal akzeptieren, geben Sie die Zahlungsadresse an, um sicherzustellen, dass das Geld bei Ihnen ankommt. Achten Sie sorgfältig darauf, keine Tippfehler zu machen oder falsche Informationen anzugeben. Ihre Zahlung könnte an jemand anderen gesendet werden!

Nachdem Sie nun beispielsweise Ihre Projektmanagement-Rechnung erstellt haben, speichern Sie diese als Vorlage und fügen Sie den Namen des Kunden in den Dateinamen ein. Sie können dieselbe Rechnung für diesen Kunden bei jeder Rechnungsstellung wiederverwenden. Für jeden neuen Kunden können Sie die wichtigen Informationen ändern, um die angebotenen Dienstleistungen widerzuspiegeln.

Um die Rechnung per E-Mail zu versenden, speichern Sie sie zunächst als PDF-Datei. Dadurch wird sichergestellt, dass keine der Informationen geändert werden kann. Es eignet sich auch gut für den Versand per E-Mail. Fügen Sie die PDF-Datei einer E-Mail an die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens Ihres Kunden bei. Fügen Sie eine Notiz hinzu, z. B. „. Anbei finden Sie die Rechnung für meine Dienstleistungen im Mai. Bitte überweisen Sie die Zahlung an die auf der Rechnung angegebene Adresse. Danke.”

Jetzt können Sie es per E-Mail versenden! Es kann hilfreich sein, eine Lesebestätigung einzufügen, damit Sie wissen, dass die E-Mail empfangen und geöffnet wurde.

Um Ihnen zu helfen, stellen wir Ihnen die 5 E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, die wir für die Rechnungsstellung per E-Mail an Kunden verwenden.

Da es sich um einen sehr manuellen Prozess handelt, besteht leider die Möglichkeit von Tippfehlern, Eingabefehlern und übersehenen Rechnungen. Wenn ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt, sind Sie dafür verantwortlich, eine Erinnerung einzurichten, um nachzufassen und erneut um Zahlung zu bitten. Da 29 % der Rechnungen mindestens einen Tag zu spät bezahlt werden, bedeutet dies für Sie einen Mehraufwand, da Sie die Fälligkeitstermine jeder einzelnen Rechnung notieren, diese dann nachverfolgen und erneut um Zahlung bitten müssen.

(Denken Sie daran, dass es niemals eine gute Idee ist, personenbezogene Finanzdaten in einer ungesicherten, unverschlüsselten E-Mail zu versenden. Wenn Sie die Zahlung auf ein Bankkonto per Direktüberweisung verlangen, sollte dies nicht in Form einer per E-Mail versandten Rechnung erfolgen. Einige per E-Mail versandte Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen bestimmter Branchen oder Projektarten.)

Vorteile: Günstig, für alle verfügbar.

Nachteile: Zeitaufwendig, fehleranfällig, keine automatischen Rechnungserinnerungen, nicht sicher.

2. Rechnungssoftware oder Abrechnungsdienste

Eine weitere Möglichkeit, eine Rechnung per E-Mail an einen Kunden zu senden, ist die Verwendung einer Rechnungssoftware. Dies vereinfacht den Prozess erheblich, da bereits eine Vorlage vorhanden ist, die Sie mit den relevanten Informationen über Ihren Kunden und die von Ihnen geleistete Arbeit ausfüllen können. Rechnungssoftware enthält in der Regel bereits viele vorgefertigte Formulierungen, darunter auch Angaben zum Umgang mit verspäteten Zahlungen, und speichert jeden Kunden automatisch als Vorlage, sodass Sie sich diesen Aufwand sparen können.

Ein weiterer Vorteil von Rechnungs- oder Abrechnungssoftware besteht darin, dass sie sich in die Spesenabrechnung integrieren lässt, wodurch Sie als kleines Unternehmen Ihren Cashflow besser verwalten und leichter erkennen können, ob Sie Gewinne erzielen. Durch die Überwachung der versendeten Rechnungen können Sie sehen, wie viel Ihnen geschuldet wird und welche Rechnungen von Freiberuflern Sie bezahlen müssen. Es ist ein unglaublich effektives Tool, um zu sehen, ob Sie als unabhängiger Auftragnehmer „erfolgreich“ sind, und kann Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie möglicherweise nicht genug berechnen, insbesondere nach Berücksichtigung von Kosten wie PayPal-Gebühren.

Mit Bonsai können Sie Ihren Kunden ganz einfach per E-Mail eine Rechnung schicken. Um zu beginnen, gehen Sie einfach zu Ihrem Dashboard und klicken Sie auf „Rechnung senden”.

Nun erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie Ihre Kunden- und Projektdaten auswählen (oder beides anlegen) und die Rechnungsart auswählen können. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf „Rechnung erstellen”.

Sie haben die Phase der Rechnungsvorlagenbearbeitung erreicht. Sie können gerne Ihre Kunden- und persönlichen Daten hinzufügen und überprüfen sowie Artikel zur Rechnung hinzufügen. Wenn alles bereit ist, klicken Sie einfach auf „Jetzt senden“ und warten Sie, bis Ihr Kunde bezahlt hat.

Das ist es! Einfach, oder? Wenn Sie Bonsai ausprobieren und mit der Rechnungsstellung und den anderen integrierten Komponenten experimentieren möchten, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an.

Der vielleicht beste Teil der meisten beliebten Buchhaltungs-, Rechnungsstellungs- und Zahlungsdienste ist jedoch die Integration mit Zahlungsanbietern. Viele haben es für Kunden unglaublich einfach gemacht, auf einen Button zu klicken und über PayPal, Stripe, Chase Pay oder sogar Zelle zu bezahlen. Dank dieser integrierten Funktion müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Ihr Geld aufgrund von Tippfehlern an die falsche Person gesendet wird, und Sie erhalten Ihre Zahlung schneller als bei der Anforderung von Schecks, die an Ihre Privatadresse gesendet werden.

Diese Dienstleistungen können für einen einzelnen Freiberufler mit nur einem oder zwei Kunden teuer sein. Sie umfassen nicht die anderen Aspekte der freiberuflichen Tätigkeit, wie beispielsweise die Verwaltung von Freiberuflerverträgen oder Freiberuflerangebote.

Vorteile: Integriert mit anderen Finanzaufgaben (z. B. Ausgabenverfolgung), kann automatische Zahlungserinnerungen an Kunden, Möglichkeit zur Erstellung individueller Kundenprofile und -einstellungen.

Nachteile: Kann für Freiberufler, die alleine arbeiten, teuer sein.

3. Toolkit für freiberufliches Management

Mit einer kompletten Lösungssuite für Freiberufler (wie Bonsai) profitieren Sie von allen Vorteilen einer speziellen Abrechnungssoftware. Sie können individuelle Rechnungsvorlagen pro Kunde einrichten, Rechnungen sicher versenden, schnell bezahlt werden und nachverfolgen, wohin das Geld fließt. Da die meisten Freelancer-Management-Tools wissen, dass Sie kein Fortune-500-Unternehmen mit Hunderten von Kunden sind, haben sie einen angemesseneren Preis für das Modell der unabhängigen Auftragnehmer festgelegt.

Noch spannender ist, dass Freelancer-Management-Lösungen, die andere Aspekte des Freelancer-Geschäfts einbeziehen, Ihnen helfen können, mehr Geld zu verdienen und professioneller zu arbeiten. Bonsai enthält Vertragsvorlagen, mit denen Sie von Anfang an die richtigen Erwartungen hinsichtlich Ihrer Preise und Zahlungsfristen wecken können. Es besteht auch die Möglichkeit, Angebote für Dienstleistungen direkt im Dashboard zu erstellen. Zeiterfassung, Spesenmanagement und Projektmeilensteine können für jeden Kunden verwaltet werden, wodurch es viel einfacher wird, den gesamten Umfang eines Kundenprojekts zu überblicken – einschließlich der Rechnungsstellung. Es gibt keinen Grund mehr, sich mit dem Versand von Rechnungen per E-Mail an Kunden auseinandersetzen zu müssen, denn mit Bonsai können Sie Ihren Kunden jederzeit mit einem Klick Rechnungen zu dem vereinbarten Preis ausstellen. Sie können sogar eine Verzugsgebühr (sofern in Ihrem Vertrag festgelegt) berechnen, wenn Sie nicht rechtzeitig bezahlt werden.

Unbezahlte Rechnungen lösen eine Benachrichtigung an Sie aus, sodass Sie jederzeit eine freundliche Zahlungserinnerung versenden können. Die gesamte Freelancer-Lösungssuite ist zum gleichen Preis erhältlich wie die Buchhaltungsdienstleistungen anderer Unternehmen! Probieren Sie Bonsai kostenlos aus und sehen Sie selbst, worum es geht.

Vorteile: Erschwingliche Lösungen, die alle Anforderungen von Freiberuflern abdecken, nicht nur die Buchhaltung.

Nachteile: Ein Freiberufler mit nur einem oder zwei Kunden kann möglicherweise nicht alle Tools sofort nutzen.

Fazit: Was ist am besten?

Unter dem Strich gibt es mehr als eine Möglichkeit, eine Rechnungsvorlage für Veranstaltungen oder jede andere Art von Rechnung zu erstellen und sie per E-Mail an einen Kunden zu senden. Die beste Wahl hängt davon ab, welche Anforderungen Sie haben und welche Erwartungen Sie an Ihre Kunden stellen möchten. Die meisten Freiberufler haben wenig Zeit und lernen schnell, dass ein guter Rechnungsstellungsprozess jeden Monat wertvolle Stunden sparen kann, die sie für Schulungen, Marketing oder die Erstellung der Arbeiten verwenden können, für die sie bezahlt werden! Wenn Sie feststellen, dass es schwierig ist, Ihr Unternehmen zu vergrößern, verbringen Sie möglicherweise zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben – wie beispielsweise der Rechnungsstellung!

Denken Sie schließlich daran, dass Sie in Bezug auf die Kommunikation mit Kunden nicht vorsichtig genug sein können. Das Versenden einer Rechnung über eine ungesicherte E-Mail kann ein Sicherheitsrisiko für Sie und Ihre Kunden darstellen. Je nach Branche ist das möglicherweise ein Risiko, das Sie nicht eingehen möchten. Glücklicherweise gibt es mittlerweile zahlreiche Lösungen auf dem Markt, die dabei helfen, die gefährlichsten Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.