Benutzerdefinierte Rechnungsvorlage

Was ist eine benutzerdefinierte Rechnung?

Eine individuelle Rechnung ist ein Dokument, das Freiberufler und Auftragnehmer verwenden, um nach Abschluss ihrer Arbeit an einem Projekt die Zahlung von ihren Kunden einzufordern.

Mit benutzerdefinierten Rechnungen können Sie für jeden Kunden und jedes Projekt individuelle Rechnungen erstellen, die wichtige Details enthalten, wie zum Beispiel:

• Eine Rechnungsnummer
• Ihr Firmenname, Ihr Logo und Ihre Markenfarben
• Zahlungsbedingungen
• Eine Beschreibung der Arbeit
• Kosten für jede einzelne Position
• Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum
• Zusätzliche Kosten, wie Steuern oder Ausgaben
• Akzeptierte Zahlungsmethoden
  

WEITERLESEN: Was ist eine Rechnung?

Wer sollte eine individuelle Rechnung verwenden?

Jeder Teilzeit-, Vollzeit- oder Gelegenheitsfreiberufler oder unabhängige Auftragnehmer, der Kunden gegen Bezahlung professionelle Dienstleistungen erbringt, sollte Rechnungen verwenden. Individuell angepasste Rechnungen können in jeder Branche von einer Vielzahl von Fachleuten verwendet werden, darunter:

• Autoren und Redakteure
• Webdesigner
• Grafikdesigner
• Digitale Vermarkter
• Social-Media-Vermarkter
• Modelle
• Fotografen und Videografen
• Softwareentwickler
• Einflussnehmer
• Und mehr
  

Wenn Sie Inhaber eines Kleinunternehmens sind, sollten Sie Rechnungen verwenden, um Kunden zu belasten, Zahlungen zu verfolgen und Einkommensnachweise für Buchhaltungs- und Steuerzwecke zu erbringen.

Wann sollte eine individuelle Rechnung verwendet werden?

Wann Sie Rechnungen versenden, hängt von Ihrem Abrechnungszyklus und den Projekten ab, an denen Sie arbeiten.

Bei einmaligen Projekten können Sie bis zum Abschluss des Projekts warten, um dem Kunden eine Rechnung zu stellen.

Bei laufenden Projekten können Sie wählen, ob Sie wiederkehrende Rechnungen wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich versenden möchten.

Idealerweise sollten Sie einen einheitlichen Abrechnungszyklus wählen, der auf den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und den Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten, basiert. Dadurch wird es für Sie einfacher, Ihre Buchhaltung organisiert und unter Kontrolle zu halten.

Beispielsweise stellen viele Freiberufler ihren Stammkunden monatlich Rechnungen. In diesem Fall würden Sie die Zeit erfassen, die Sie im Laufe eines Kalendermonats für jeden Kunden aufgewendet haben, und zu Beginn des nächsten Monats eine Rechnung versenden.

Konsistente wiederkehrende Rechnungen helfen Ihnen dabei, einen vorhersehbaren Cashflow zu erzielen und schneller bezahlt zu werden, indem Sie Ihren Kunden regelmäßige Rechnungen stellen.

Profi-Tipp: Verwenden Sie die Zeiterfassung von Bonsai, um Ihre Arbeitszeiten automatisch zu erfassen und in Stundenzettel und abrechnungsfähige Rechnungsstunden umzuwandeln.

Was muss eine individuelle Rechnung enthalten?

Bei der Verwendung eines Rechnungsgenerators gibt es einige Elemente, die Sie unabhängig vom Kunden oder Projekt immer einfügen sollten. Professionelle Rechnungen sollten immer Folgendes enthalten:

1. Eine Rechnungsnummer

Rechnungsnummern stehen in der Regel oben auf einer Rechnung und helfen Ihnen dabei, jede Rechnung, die Sie an einen Kunden senden, zu organisieren und nachzuverfolgen. Sie können Ihre Rechnungen zwar beliebig nummerieren, es wird jedoch empfohlen, sich für eine Nummerierungsmethode zu entscheiden und diese beizubehalten, um für Ordnung und Konsistenz zu sorgen.

Beispiele für gängige Nummerierungsmethoden sind:

• Numerisch (001, 002, 003)
• Namensbasiert (BruceWayneJanuar oder BWayneJan)
• Datumsbasiert (BWayneMay2022)
• Oder eine Mischung (001-BWayne-Mai2022)

2. Details zu Service und Preisen

Alle Rechnungsvorlagen sollten eine detaillierte Auflistung der von Ihnen erbrachten Leistungen und der damit verbundenen Kosten enthalten. Einige Rechnungsvorlagen beschreiben diese Informationen in einer Preistabelle, während andere eine Aufzählungsliste verwenden.

Unabhängig davon, wie die Informationen organisiert sind, sollten sie klar und deutlich darlegen, was dem Kunden genau in Rechnung gestellt wird und wie viel jeder Einzelposten vor Umsatzsteuer, Rabatten oder anderen Gebühren kostet.

3. Der fällige Gesamtbetrag

Damit Sie bezahlt werden, müssen Ihre Kunden wissen, wie viel sie Ihnen schulden. Bei der Rechnungsstellung an Kunden empfiehlt es sich, nicht nur den Gesamtbetrag anzugeben, sondern diesen auch hervorzuheben, damit er gut sichtbar und leicht zu erkennen ist.

Die Rechnungsvorlage von Bonsai macht den zu zahlenden Gesamtbetrag deutlich sichtbar, sodass Kunden (und ihre Buchhalter) nicht danach suchen müssen.

4. Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen beziehen sich auf die Richtlinien und Einschränkungen, die Sie für Zahlungen festlegen. Zum Beispiel:

• Wie Sie Zahlungen akzeptieren (z. B. ob Sie Online-Zahlungen akzeptieren oder Schecks bevorzugen)
• Ob der Kunde für die mit der Zahlung verbundenen Gebühren verantwortlich ist
• Ob auf überfällige Rechnungen Zinsen oder Verzugsgebühren erhoben werden
• Bei Fälligkeit der Zahlung (netto 7, netto 14 oder netto 30)
  

Die Zahlungsbedingungen sind in der Regel für alle Kunden und Projekte gleich, sodass sie in den meisten Fällen für alle Ihre professionellen Rechnungsvorlagen wiederverwendet werden können.

5. Sofortige Zahlungsdetails

Zwar enthalten nicht alle Rechnungsvorlagen die Option „Jetzt bezahlen“, aber sie helfen Freiberuflern und Auftragnehmern dabei, schneller bezahlt zu werden und Zeit zu sparen, die sie sonst für die Verfolgung unbezahlter Rechnungen aufwenden müssten.

Wenn möglich, integrieren Sie Sofortzahlungen direkt in Ihre Rechnungen, damit Ihre Kunden Ihnen das geschuldete Geld einfach überweisen können.

Beispielsweise verfügen die Rechnungsvorlagen von Bonsai über integrierte Online-Zahlungsfunktionen. Das bedeutet, dass Ihre Kunden nach der Einrichtung direkt über Ihre Rechnung mit Kredit- oder Debitkarte bezahlen können.

Richten Sie noch heute Bonsai Payments ein und machen Sie das Bezahlen zum Kinderspiel. Los geht's.

Warum Sie individuelle Rechnungen verwenden sollten

Generische Rechnungsvorlagen erfüllen zwar ihren Zweck, lassen sich jedoch nicht immer leicht anpassen und wirken nicht besonders professionell. Die Verwendung benutzerdefinierter Rechnungsvorlagen bietet sowohl Freiberuflern als auch ihren Kunden Vorteile. Zum Beispiel:

1. Sie sparen Ihnen Zeit

Obwohl Sie in Google Docs oder Microsoft Word wiederverwendbare Rechnungsvorlagen erstellen können, werden diese nicht automatisch auf der Grundlage der von Ihnen erfassten abrechnungsfähigen Stunden oder der zuletzt versendeten Rechnung aktualisiert.

Der Rechnungsgenerator von Bonsai spart Ihnen viel wertvolle Zeit, indem er verschiedene wichtige Elemente der freiberuflichen Buchhaltung wie Stundenzettel, Rechnungen und Zahlungen nahtlos in einer Plattform integriert.

Anstatt jedes einzelne Detail Ihrer Rechnungen manuell einzugeben, hilft Ihnen unsere Rechnungssoftware dabei, professionelle Rechnungen zu erstellen und zu versenden, indem sie die Informationen nutzt, die Sie bereits in Ihrem Konto erfasst oder eingegeben haben.

2. Sie helfen beim Branding.

Wenn Sie Rechnungen mit benutzerdefinierten Vorlagen erstellen und versenden, wirken Sie dadurch professioneller. Das Hinzufügen Ihres Logos und Ihrer Markenfarben trägt wesentlich dazu bei, eine wiedererkennbare und einheitliche Marke für Ihr kleines Unternehmen aufzubauen.

Außerdem sorgt ein professioneller Eindruck dafür, dass Kunden Sie ernster nehmen und Sie sich von der Konkurrenz abheben können.

3. Sie helfen Ihnen, schnell bezahlt zu werden.

Eines der Probleme der freiberuflichen Tätigkeit ist es, vollständig und pünktlich bezahlt zu werden. Individuell angepasste Rechnungsvorlagen, die spezifische Zahlungsinformationen und Anweisungen enthalten, werden eher pünktlich bezahlt als allgemeine Rechnungen, bei denen dies nicht der Fall ist.

Rechnungen, die Kunden die Möglichkeit bieten, online zu bezahlen, vereinfachen den Prozess zusätzlich und ersparen Ihnen das Versenden von Zahlungserinnerungen und das Nachverfolgen von Rechnungen lange nach deren Fälligkeit.

4. Sie erleichtern eine gute Buchführung.

Als Freiberufler liegt es an Ihnen, Ihre Einnahmen zu verfolgen, Steuern zurückzulegen und sicherzustellen, dass Ihre Kunden Sie rechtzeitig bezahlen. Individuelle Rechnungen sind eines der wichtigsten Instrumente in Ihrem Buchhaltungsset, da sie all diese Aufgaben unterstützen.

Rechnungen sind eine einfache Möglichkeit, um festzuhalten, wer Sie vollständig bezahlt hat, bei wem Sie noch nachfragen müssen und wie viel Sie jeden Monat verdient haben.

Diese Informationen sorgen für eine übersichtliche Organisation Ihrer Buchhaltungsaufgaben und erleichtern Ihnen die Überprüfung, sodass Sie wichtige Informationen bei Bedarf einfach nachverfolgen, speichern und abrufen können.

Mit Bonsai ist das Erstellen einer individuellen Rechnung ganz einfach

Mit Bonsai ist es ganz einfach, professionell aussehende Rechnungen zu erstellen und zu versenden, sodass Sie schneller und mit weniger Aufwand Geld auf Ihr Konto erhalten. Sie müssen lediglich Ihre kostenlose Rechnungsvorlage mit Ihren Marken-, Kunden- und Zahlungsdaten anpassen und auf „Senden“ klicken.

Bonsai sendet Ihre fertige Rechnung automatisch an den Kunden Ihrer Wahl. Oder Sie können es herunterladen und selbst ausdrucken, um es später zu versenden.

Beginnen Sie noch heute mit Bonsai, Ihre professionell gestaltete Rechnung zu erstellen. Melden Sie sich jetzt kostenlos an, um Ihr eigenes Konto zu erstellen.

Häufig gestellte Fragen zu benutzerdefinierten Rechnungen

Wie sollte ich eine Rechnung anpassen?

Jede von Ihnen erstellte Rechnung sollte für den jeweiligen Kunden und das jeweilige Projekt, das Sie in Rechnung stellen, einzigartig sein. Sie können Ihre Rechnungen jedoch an Ihr Unternehmensbranding anpassen, indem Sie:

• Einschließlich Ihres Firmenlogos
• Verwendung Ihrer Markenfarben
• Hervorhebung Ihres Firmennamens
• Verlinkung zu Ihrer professionellen Website
• Einschließlich Ihrer beruflichen E-Mail-Adresse

Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Rechnung?

Sie haben eine Reihe verschiedener kostenloser und kostenpflichtiger Optionen, wenn es darum geht, eine individuelle Rechnung zu erstellen. Grundlegende Rechnungsvorlagen können erstellt werden mit:

• Microsoft Word
• Google-Dokumente
• Google Tabellen

Allerdings kann es schwierig sein, sie anzupassen oder mit Ihrem Unternehmensbranding zu versehen. Ziehen Sie stattdessen die Verwendung einer Rechnungssoftware in Betracht, die speziell für Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer entwickelt wurde, wie beispielsweise Bonsai.

Das bedeutet, dass wir unsere kostenlose Rechnungsvorlage speziell für die Bedürfnisse von Freiberuflern entwickelt haben und sie benutzerfreundliche Anpassungsmöglichkeiten, Zeiterfassung und integrierte Zahlungsfunktionen bietet.

Als zusätzlicher Bonus eignen sich die benutzerdefinierten Rechnungsvorlagen von Bonsai auch für eine Vielzahl von Unternehmenstypen und Branchen.

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