Rechnungsvorlage für Selbstständige

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Arbeit lieben oder nicht, ist der wichtigste Aspekt der Arbeit die Bezahlung – und als Freiberufler liegt es an Ihnen, dafür zu sorgen, dass Sie fair und pünktlich bezahlt werden.

Eine Rechnungsvorlage für Selbstständige ist der beste Weg, um ein professionelles und erfolgreiches Zahlungssystem für Ihre Kunden aufzubauen. Unabhängig davon, ob Sie sich auf einen einzigen Auftrag pro Monat konzentrieren oder ein Vollzeit-Freelancer-Geschäft aufgebaut haben, ist die Berechnung Ihrer Zeit und Arbeit für eine korrekte Abrechnung von entscheidender Bedeutung .

In diesem Artikel beschreiben wir, was Ihre Rechnungsvorlage enthalten sollte und warum. Wir fügen auch die ultimative Rechnungsvorlage für Freiberufler bei, damit Sie so schnell wie möglich mit der Einrichtung Ihres Zahlungssystems beginnen können.

11 unverzichtbare Abschnitte für Ihre Rechnungsvorlage für Selbstständige

Rechnungen müssen nicht ausgefallen sein – sie müssen lediglich alle erforderlichen Informationen enthalten, damit Ihre Kunden wissen, wie viel sie Ihnen zahlen müssen, wann sie zahlen müssen und über welches System sie zahlen müssen.

Sehen wir uns einige unverzichtbare Abschnitte einer Rechnungsvorlage für Selbstständige an.

1. Ihre Rechnung als Selbstständiger sollte einen professionellen Kopfbereich haben.

So selbstverständlich es auch klingt: Ihr vollständiger Name oder Ihr Logo sollte das Erste sein, was Ihr Kunde auf der Rechnung sieht. Stellen Sie sicher, dass das Logo auf Ihrer Vorderseite und/oder Ihr Logo größer ist als der Rest, damit es hervorsticht (so wie Sie!).

2. Vergessen Sie nicht, das Rechnungsdatum anzugeben.

Geben Sie ein Datum an, das angibt, wann die Rechnung Ihrem Kunden vorgelegt wurde. Dies ist ein wichtiger Abschnitt, da Sie möglicherweise darauf zurückgreifen müssen, wenn ein Kunde mit einer Zahlung in Verzug ist.

(Wir werden im Abschnitt „Zahlungsbedingungen“ weiter unten näher auf verspätete Zahlungen eingehen.)

3. Geben Sie Ihre Kontaktdaten auf Ihrer Rechnung als Selbstständiger an.

Auch dies ist ein weiterer grundlegender Abschnitt – aber es geht doch darum, alles für einen professionellen Ansatz einzubeziehen, oder?

Geben Sie direkt unter Ihrem Firmennamen Ihre Telefonnummer, Postanschrift, E-Mail-Adresse und Website (oder LinkedIn, wenn Sie noch keine Website haben) an.

Sie können Ihre Kontaktdaten in einer der oberen Ecken der Rechnung angeben, unsere Vorlage unten übernimmt dies jedoch für Sie.

4. Geben Sie die Kontaktdaten des Kunden auf der Rechnung für Selbstständige an.

Die Kontaktdaten des Empfängers sind für Ihre eigenen Unterlagen wichtig. Geben Sie dieselben Informationen an, die Sie auch in Ihrem eigenen Kontaktbereich angegeben haben, um Ihrem „zukünftigen Ich“ zu helfen, falls Sie jemals Zahlungen für Steuerzwecke nachverfolgen müssen.

5. Rechnungsnummer angeben

Unterhalb der Kontaktdaten auf Ihrer Rechnungsvorlage für Selbstständige sollten Sie die Rechnungsnummer angeben. Dies hilft Ihnen, den Überblick über Rechnungen zu behalten. Nummerieren Sie diese daher fortlaufend, um den Überblick zu behalten.

Wenn Sie beispielsweise Ihre erste Rechnung erstellen, können Sie mit #0001 beginnen. Dann lautet die nächste Rechnung 0002 $ und so weiter. So können Sie nachverfolgen, welche Kunden bezahlt haben und welche nicht.

6. Fügen Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung hinzu.

Das ist eine große Sache. Geben Sie unbedingt an, wann die Zahlung fällig ist – genau. Die Dauer der Zahlungsfrist liegt ganz bei Ihnen, jedoch verlangen die meisten Freiberufler eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen oder „zahlbar bei Erhalt“, damit der Kunde die Rechnung sofort nach Erhalt bezahlt.

Sprechen Sie rechtzeitig vor dem Erhalt Ihrer Rechnung mit Ihrem Kunden über die Zahlungsfristen – idealerweise im Rahmen eines unterzeichneten Vertrags. Mündliche Vereinbarungen mögen zwar bequem sein, können aber später zu Problemen führen, insbesondere wenn es um die Bezahlung geht.

Wenn Ihr Kunde Sie nicht rechtzeitig bezahlt, können Sie anhand der Rechnung auf das Fälligkeitsdatum verweisen.

7. Geben Sie Zahlungssysteme und -optionen auf Ihrer Rechnung als Selbstständiger an.

Rechnungen sollten es Kunden leicht machen, Zahlungen zu tätigen. Eine Möglichkeit, dies zu unterstützen, besteht darin, Ihre Zahlungsoptionen anzugeben.

Bevorzugen Sie Barzahlung oder Scheckzahlung? Wenn Sie ein Direktzahlungssystem wie Paypal oder Transferwise verwenden, geben Sie bitte Ihre Einzahlungsdaten wie PayPal-E-Mail-Adresse oder Bankverbindung an – je nachdem, was Ihr bevorzugtes System für Einzahlungen erfordert.

8. Fügen Sie Zahlungsbedingungen in Ihre Rechnung als Selbstständiger ein.

Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, in dem beschrieben wird, was bei verspäteter Zahlung geschieht. Berechnen Sie eine Verzugsgebühr für Rechnungen, die nach dem von Ihnen festgelegten Fälligkeitsdatum bezahlt werden? Wenn Sie in der Vergangenheit Probleme hatten, Kunden zur Zahlung zu bewegen, kann dies dazu beitragen, dass Zahlungen in Zukunft pünktlich erfolgen.

In der Regel berechnen Freiberufler eine Verzugsgebühr in Höhe von 20 %. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, empfiehlt es sich, den Kunden mehrmals an die Zahlung zu erinnern, bevor Sie die Gebühr einfordern. Dies wird dazu beitragen, Ihre Beziehung zu stärken.

9. Erstellen Sie eine Aufschlüsselung der Leistungen auf der Rechnung für Selbstständige.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde genau weiß, was Sie getan haben und wofür er bezahlt. Sie können verschiedene Dienstleistungen in separaten Zeilen aufführen, wenn die Arbeit des Monats mehr als ein Projekt umfasste. Dann können Sie neben jeder Dienstleistung den Preis angeben.

10. Fügen Sie den fälligen Betrag auf der Rechnung für Selbstständige hinzu.

Ah, jetzt kommen wir zum interessanten Teil. Wenn Ihre Aufschlüsselung der Dienstleistungen eine Liste der Posten des Monats enthält, geben Sie an, wie viel Sie für jeden Posten berechnen. Dies kann entweder der Preis für eine Dienstleistung oder ein Stundensatz sein.

Addieren Sie diese Posten und zeigen Sie unten den Gesamtbetrag einschließlich Steuern oder PayPal-Gebühren an, falls zutreffend.

11. Unterschreiben Sie die Rechnung für Selbstständige mit Dankbarkeit!

Studien haben gezeigt, dass Dankbarkeit Ihnen hilft, besser mit anderen in Kontakt zu treten und gleichzeitig ihr Vertrauen zu gewinnen. Wenn Sie für die Arbeit, die ein Kunde Ihnen gegeben hat, dankbar sind, verbessert dies Ihre Arbeitsbeziehung und stärkt Ihr Selbstvertrauen im Alltag.

Fügen Sie unter dem Gesamtbetrag Ihrer Rechnungsvorlage für Selbstständige eine persönliche Notiz für den Kunden hinzu – dies wird Ihnen in mehrfacher Hinsicht zugute kommen.

Wie man eine Rechnungsvorlage für Selbstständige für geleistete Arbeitsstunden erstellt

Die Selbstständigkeit, auch bekannt als Freelancing, gewinnt von Tag zu Tag mehr an Bedeutung. Die Zahl der Freiberufler wächst in Europa und vor allem in den USA stetig weiter. Laut einem Bericht des globalen Freelancer-Unternehmens Upwork hatte die Freiberuflichkeit im Jahr 2019 einen direkten Einfluss von fast 1 Billion US-Dollar auf die US-Wirtschaft. Die Zahl der Freiberufler im Land ist weiter gestiegen, sodass mittlerweile etwa 35 % der Erwerbstätigen in diesem Bereich tätig sind. Die Nische ist also aufstrebend, birgt aber auch Herausforderungen.

Eines der Probleme bei der freiberuflichen Tätigkeit ist es, Preise festzulegen und Zahlungen von Kunden zu erhalten. Einigen Berichten zufolge benötigen Unternehmen oft mindestens 28 Tage, um ihre Rechnungen zu begleichen. Wenn Sie Ihren Kunden Dienstleistungen auf Stundenbasis anbieten, sollten Sie bereit sein, eine Rechnungsvorlage für Selbstständige zu erstellen, in der die geleisteten Arbeitsstunden aufgeführt sind, um von Ihren Kunden offiziell eine Zahlung zu verlangen. Die Abrechnung nach Stundensatz ist eine flexible Methode, die viele freiberufliche Autoren, Webdesigner, Grafikdesigner und Support-Spezialisten für die Abrechnung mit ihren Kunden verwenden.

Sie sollten Ihre Rechnungsrichtlinien beachten, wenn Sie Ihre Rechnungsvorlage für Selbstständige mit den geleisteten Arbeitsstunden erstellen. Selbstständig zu sein bedeutet, dass Sie Ihre Kunden finden und sich um Aufträge bewerben. Das bedeutet, dass Sie wettbewerbsfähig und professionell sein müssen, und das betrifft auch Ihre Rechnungsstellung. Da es Ihr Ziel ist, Ihren Kunden hochwertige Dienstleistungen zu bieten und für Ihre Arbeit pünktlich bezahlt zu werden, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungsvorlage für Selbstständige die folgenden bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung berücksichtigen.

1. Unterzeichnen Sie einen Vertrag und geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen in der Rechnung für Selbstständige an.

Schließen Sie einen Vertrag nicht mit einem Handschlag ab; das funktioniert zwar, aber Sie sollten Ihre Vereinbarung nicht dem Zufall überlassen. Unterzeichnen Sie vor Beginn der Arbeit an einem Projekt einen Vertrag und geben Sie dann in Ihrer Rechnungsvorlage für Selbstständige nur die Zahlungsbedingungen Ihrer Vereinbarung für die geleisteten Arbeitsstunden an.

2. Zahlungsbedingungen klären & -Datum mit der Rechnung für Selbstständige

Wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen, sollten Sie sicherstellen, dass er weiß, wann Sie Ihre Gebühren erwarten. Geben Sie Ihr Zahlungsziel an, z. B. „Zahlung fällig in 30 Tagen“, „45 Tage netto“ oder „Zahlung fällig bei Erhalt“. Informieren Sie Ihren Kunden über Ihre Stundenvergütung und weisen Sie ihn in der Rechnung darauf hin, dass Sie nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit in Rechnung gestellt haben.

3. Geben Sie auf der Rechnung für Selbstständige die korrekten Kontaktdaten an.

Stellen Sie sicher, dass Sie in der Rechnungsvorlage für Selbstständige korrekte und aktuelle Kontaktdaten Ihres Unternehmens angeben. Sie machen es einem Kunden leicht, Sie bei Bedarf zu kontaktieren. Geben Sie auch die Kontaktdaten Ihres Kunden an, damit dieser die Rechnung problemlos begleichen kann.

4. Geben Sie die Leistungsdetails auf der Rechnung für Selbstständige an.

Teilen Sie Ihren Kunden mit, was Sie ihnen in Rechnung stellen, und sie bewerten, wie Sie die Dienstleistung erbringen. Seien Sie so detailliert wie möglich, um Anrufe und E-Mails zu vermeiden, in denen Sie Erklärungen abgeben müssen.

5. Erstellen und versenden Sie die Rechnung für Selbstständige umgehend.

Sie sollten Ihre Rechnungsvorlage für Selbstständige mit den geleisteten Arbeitsstunden erstellen und versenden, sobald Sie den Auftrag abgeschlossen haben. Je länger Sie mit dem Versand der Rechnung an Ihre Kunden warten, desto länger dauert es, bis diese Ihre Rechnung begleichen.

6. Rechnungsnummer und Datum auf der Rechnung für Selbstständige angeben &

Fügen Sie der Rechnungsvorlage für Selbstständige eine Rechnungsnummer für die geleisteten Arbeitsstunden hinzu, um Rechnungen einfach nachverfolgen zu können. Es hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, indem es genau aufzeichnet, welche Kunden bezahlt haben und welche noch nicht reagiert haben.

7. Zinsen berechnen & Anreiz in die Rechnung für Selbstständige aufnehmen

Der Einsatz von Zinsen und Anreizen ist eine diskrete Methode, um Kunden zur Begleichung Ihrer Rechnung zu bewegen. Zinsaufwendungen erzeugen ein Gefühl der Dringlichkeit, da Ihr Kunde nicht mehr als nötig bezahlen möchte. Außerdem fördert ein Anreiz wie ein Rabatt für rechtzeitige Zahlungen eine schnellere Begleichung der Rechnungen.

8. Machen Sie Platz für eine Dankesnotiz auf der Rechnung für Selbstständige.

Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, in dem Sie sich bei Ihren Kunden für das Geschäft bedanken. Das allein kann eine sich wiederholende Aufgabe begründen oder einen wiederkehrenden Service besiegeln.

Ihre Rechnungsvorlage für Selbstständige: zusammengefasst

Wie in Forbes zitiert: „Die nächste Generation von Freiberuflern wird Freelancing einfach als attraktiven, legitimen Karriereweg betrachten.“

Einer der Gründe, warum dieser Karriereweg zunehmend legitim und zuverlässig geworden ist, liegt darin, dass Freiberufler Professionalität und Erfolg selbst in die Hand nehmen. So einfach es auch scheint, eine professionelle Rechnungsvorlage für Selbstständige ist einer der vielen Schritte, die Sie ans Ziel bringen.

Durch die Verwendung einer professionellen Rechnungsvorlage für Selbstständige, die Sicherstellung, dass alle Ihre beruflichen Informationen korrekt angegeben sind, und die Entwicklung einer Routine, mit der Sie pünktlich bezahlt werden und Ihre Kunden zufrieden sind, sind Sie auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen Karriere als Freiberufler.