Rechnungs-E-Mail-Vorlage

Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Aspekt eines Unternehmens, und die Wahl einer effektiven Methode macht einen großen Unterschied. Sobald Sie eine Rechnungsvorlage für E-Mails erstellen und richtig formatieren können, können Sie Rechnungen schneller an Kunden versenden und so schnellere Zahlungen erwarten. Die Zahlungseingänge von Kunden sind ein wichtiges Thema für Unternehmen auf der ganzen Welt, darunter auch in den USA, Großbritannien und Australien. Einige Unternehmen verbringen durchschnittlich 25 bis 30 Tage damit, verspätete Zahlungen einzutreiben.

Ein Meister der Rechnungsstellung per E-Mail könnte jedoch Abhilfe schaffen und die Rückmeldungen Ihrer Kunden verbessern. Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung der gelieferten Waren/erbrachten Dienstleistungen und enthält in der Regel den Preis der geschäftlichen Transaktion.

Elemente einer Rechnungsvorlage für E-Mails

Das Erstellen einer E-Mail-Vorlage für Rechnungen mag einer professionellen E-Mail ähneln, aber es gibt offensichtliche Unterschiede in der Struktur beider Formate. Die Vorlage sollte eine Betreffzeile enthalten, die den Namen des Kunden, die Kontaktadresse und die Telefonnummer enthält. Die Rechnungsnummer ist ebenfalls in diesem Abschnitt enthalten, um die Forderung zu verfolgen. Anschließend folgt der Hauptteil, der mit einer Begrüßung und einer kurzen Nachricht beginnt, in der der Kunde über die im E-Mail-Anhang enthaltene Rechnung informiert wird.

Nachfolgend finden Sie typische Informationen in einer Rechnungsvorlage für E-Mails:

• Betreff: [Name Ihres Unternehmens]: Rechnung [Rechnungsnummer]
• Körper:
• Hallo [Vorname des Empfängers]
• Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
• Ich wollte Sie nur kurz daran erinnern, dass [Forderungsbetrag auf der Rechnung] aus unserer Rechnung [Rechnungsnummer #006001] am [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig ist.
• Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir bestätigen könnten, dass alles für die Zahlung bereit ist.
• Mit freundlichen Grüßen

Tipps zum Erstellen und Versenden von Rechnungsvorlagen per E-Mail

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage für E-Mails erstellen möchten, muss diese relevante Informationen zu Ihrer Transaktion enthalten, während Sie sich an die bewährten Verfahren für die Erstellung von E-Mails halten. Hier finden Sie einige nützliche Tipps, wie Sie beim Erstellen und Versenden einer Rechnungsvorlage per E-Mail einen guten Eindruck hinterlassen können.

1. Mit der Rechnungsvorlage für E-Mails geht das ganz schnell.

Wenn Sie Ihre Rechnungen zeitnah erstellen und versenden, zeigen Sie damit Ihre Professionalität. Dadurch vermeiden Sie, dass sich Ihre Kunden isoliert fühlen, was wiederkehrende Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen könnte. Kunden reagieren eher auf Ihre Rechnung, wenn sie diese kurz nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen erhalten.

2. Machen Sie es sich einfach mit der Rechnungsvorlage für E-Mails

Man kann gleichzeitig professionell und unkompliziert sein. Es macht keinen Sinn, eine langatmige E-Mail zu verfassen, die mit zu viel Förmlichkeit gespickt ist und den Kunden abschreckt. Eine professionelle Rechnungsvorlage für E-Mails sollte gerade so viele Informationen enthalten, dass Kunden die Zahlung vornehmen können. Eine klare und prägnante Rechnung würde Missverständnisse vermeiden und eine schnellere Reaktion ermöglichen. Hier sind ein paar Tipps, um es einfach zu halten.

• Seien Sie konkret
• Wählen Sie einfache Formulierungen.
• Flüschige Formulierungen vermeiden und ausschweifende Ausführungen vermeiden
• Vermeiden Sie Redundanzen und bearbeiten Sie den Text.

3. Verwenden Sie ein intuitives Format mit der Rechnungsvorlage für E-Mails.

Ihre Rechnungsvorlage für E-Mails wird verständlicher, wenn Sie ein intuitives Format für den Textkörper der E-Mail verwenden. Um dies zu erreichen, können Sie die folgenden Tipps berücksichtigen:

• Verwenden Sie Übergangswörter und -phrasen.
• Versuchen Sie, pro Absatz eine Idee und pro Satz eine Idee zu verwenden.
• Fügen Sie bei Bedarf Aufzählungspunkte und Listen ein.
• Beantworten Sie die Fragen Ihres Empfängers.

4. Personalisieren Sie die Vorlage mit der Rechnungsvorlage für E-Mails.

Die Personalisierung von E-Mails geht über die Anrede Ihrer Kunden mit ihrem Namen hinaus. Eine personalisierte E-Mail ist keine automatisierte Antwort, sondern stammt von einer realen Person. 74 % der Marketingfachleute geben an, dass eine gezielte Personalisierung die Kundenbindung um 20 % steigert. Sie könnten Ihrer Rechnungsvorlage für E-Mails einige persönliche Details in der Betreffzeile hinzufügen, um die Öffnungsrate zu erhöhen.