Modèle de facture Airbnb

Si vous êtes hôte Airbnb, certains de vos voyageurs vous ont probablement demandé de leur fournir une facture comme confirmation supplémentaire des frais engagés pendant la période de location. Bien que les utilisateurs puissent trouver leurs reçus Airbnb sur la plateforme, ils peuvent parfois avoir besoin d'une facture pour obtenir un remboursement de leur entreprise ou pour leurs propres registres comptables. Vous devez donc être prêt à fournir un document professionnel indiquant le coût exact de la réservation.

Vous devrez peut-être également émettre une facture si vous demandez un remboursement pour des dommages matériels ou des services supplémentaires fournis pendant le séjour. Mais vous n'avez probablement pas le temps de rédiger et de relire chaque facture, vous avez donc besoin d'une méthode plus efficace. La meilleure option consiste à créer un modèle de facture Airbnb contenant toutes les informations de base déjà renseignées, afin que vous puissiez facilement ajouter les détails spécifiques à chaque client et envoyer des factures professionnelles à chaque fois.

Poursuivez votre lecture pour découvrir les informations essentielles à inclure dans vos factures afin qu'elles soient irréprochables.

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Éléments essentiels d'un modèle de reçu Airbnb

Pour créer votre modèle de facture Airbnb, n'oubliez pas qu'il doit être aussi détaillé et compréhensible que possible. Même si le paiement a déjà été effectué sur le site Airbnb, vous devez fournir une facture professionnelle et claire lorsque les clients en font la demande. Voici ce que votre modèle doit inclure.

Informations sur le propriétaire

Commencez votre modèle de facture par une section contenant vos informations en tant que propriétaire. Indiquez votre nom complet (ou le nom de votre entreprise s'il est enregistré différemment), votre numéro de téléphone, votre adresse postale et votre adresse électronique. De plus, indiquez l'adresse postale du bien immobilier que vous louez. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise si vous en avez un, ou toute image liée à l'hôtellerie pour des factures plus professionnelles et uniques.

Informations pour les visiteurs

Ensuite, indiquez le nom complet et les coordonnées du client (locataire), telles que son numéro de téléphone, son adresse de facturation et son adresse e-mail si vous envoyez une facture numérique. Si vous émettez une facture pour recouvrer le paiement des dommages causés par un ancien locataire, il est particulièrement important de disposer d'un maximum d'informations de contact afin de faciliter le processus de suivi.

Numéro et date de la facture

Assurez-vous que toutes vos factures comportent un numéro unique ainsi que la date à laquelle elles ont été émises afin de pouvoir tenir une comptabilité plus organisée. Un numéro de facture facilite également la référence en cas de réclamations, de demandes de remboursement ou de toute demande de renseignements de la part de vos clients. Vous pouvez également inclure un numéro de réservation afin d'éviter tout malentendu.

Service Airbnb & Frais supplémentaires

Laissez suffisamment d'espace sur votre modèle de facture Airbnb pour fournir une liste détaillée des services fournis et des frais supplémentaires engagés pendant le séjour du client. Il peut s'agir de dommages matériels, de frais de nettoyage, de service de blanchisserie, de départs tardifs ou de guides touristiques. Incluez une brève description des frais (ou du nombre de nuits) ainsi que le prix unitaire et le coût total dans la dernière colonne. Bien que ces frais doivent être discutés à l'avance avec le client, faites de votre mieux pour fournir des détails afin de ne laisser aucune place à la confusion concernant les frais.

Totaux

La section « Totaux » de votre modèle de facture Airbnb doit comporter quelques lignes pour indiquer le montant dû avant taxes (sous-total), puis ajouter les taxes applicables et indiquer le montant final dû. Si vous appliquez des réductions (première réservation, séjour mensuel, nuit gratuite, etc.) ou un coupon Airbnb, indiquez-le dans cette section, en soustrayant le montant de la réduction/du coupon du sous-total avant d'ajouter les taxes. Vous pouvez également ajouter une brève description de la remise ou des codes promotionnels utilisés pour plus de clarté.

Conditions de paiement

Vous devez indiquer très clairement vos conditions de paiement dans votre modèle de reçu Airbnb. Informez votre client si vous attendez le paiement dès réception ou si vous lui accordez un certain délai après la date de facturation pour effectuer le paiement. Bien sûr, proposez tous les modes de paiement acceptés, tels que les cartes de crédit/débit, les chèques, les paiements en ligne ou les virements ACH, ainsi que les numéros de compte correspondants, les liens de paiement et les adresses postales pour les chèques.

Si vous n'émettez une facture qu'à la demande du client, mais que tous les frais ont déjà été payés sur la plateforme Airbnb, indiquez simplement que la facture a déjà été payée, en précisant le numéro de confirmation du paiement, le type de paiement et la date à laquelle il a été effectué.

Remarques

Certains propriétaires ajoutent une section « Notes » dans leur modèle de reçu Airbnb afin d'y inscrire un message de remerciement à l'intention des voyageurs. Vous pouvez également profiter de cet espace pour faire la promotion d'autres propriétés dont vous disposez, inclure un lien de parrainage, offrir des réductions pour un membre de votre famille ou pour la prochaine réservation, ainsi que toute autre offre promotionnelle que vous souhaitez proposer. Il est également judicieux de rappeler à vos clients de vous laisser un avis positif s'ils ont été satisfaits de leur séjour.

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