5 alternativas ao Shoebox para freelancers e pequenas empresas explorarem

Fazer qualquer tipo de negócio no mundo moderno requer ajuda com contabilidade. Grandes empresas da Fortune 500 empregam exércitos inteiros de contadores internos para cuidar das finanças da empresa; o resto de nós tende a procurar ajuda de uma fonte mais acessível de ajuda profissional em contabilidade: o mercado de “software como serviço” (SaaS).

As pequenas e médias empresas, bem como os freelancers, prestadores de serviços independentes e outros trabalhadores autônomos, podem não ter exigências contábeis tão complexas quanto as grandes corporações, mas isso não significa que sua contabilidade seja fácil ou simples! Assim, a maioria dos empresários modernos/freelancers independentes recorre a um serviço de software de contabilidade, como o Shoeboxed (ou seus concorrentes), para ajudar a organizar recibos de despesas, gerenciar orçamentos e lidar com impostos.

Embora muitos pareçam satisfeitos com a experiência com o Shoeboxed, outros podem estar procurando algo semelhante, mas diferente, ou seja, alternativas ao Shoeboxed que realizem as mesmas tarefas gerais de gerenciamento de despesas, mas de forma mais confortável para o usuário, ofereçam recursos adicionais que atendam melhor aos negócios ou sejam mais personalizáveis de acordo com as preferências do usuário.

Se você está pensando em assinar um software de gerenciamento de despesas que seja uma boa alternativa ao Shoeboxed, existem vários aplicativos baseados em nuvem que valem a pena considerar. Vamos dar uma breve olhada no que o Shoeboxed tem a oferecer — e depois ver como alternativas como o Bonsai se comparam.

• Imposto sobre bonsais
• Expensify
• Fyle
• Despesas Zoho
• Emburse Abacus

O que é o Shoeboxed?

O Shoeboxed é um sistema de gerenciamento de despesas baseado em nuvem para freelancers e pequenas empresas, especializado em capturar dados de documentos físicos e convertê-los em formato digital. Isso ocorre através da digitalização de cópias físicas dos recibos de despesas a serem enviados por meio de um aplicativo móvel ou e-mail, ou pelo envio postal através da opção “Magic Envelope”.

Melhores recursos do Shoeboxed

• Um painel simples, mas abrangente
• Inúmeras integrações, incluindo QuickBooks, Evernote e sincronização com o Gmail
• Vários usuários podem ser adicionados
  

Principais desvantagens do Shoeboxed

• Limite de documentos. Há um limite para o número de recibos e cartões de visita que você pode armazenar em sua conta, e não é difícil ultrapassá-lo para uma pequena empresa.
• Problemas de precisão. Houve inúmeras reclamações de clientes que enviaram seus recibos por correio ou e-mail e ficaram insatisfeitos com o fato de alguns deles terem sido erroneamente rotulados ou categorizados pelos representantes de “verificação de dados humanos” responsáveis pelo processamento. Também há relatos de datas erradas ou valores incorretos ocasionalmente atribuídos a alguns recibos após terem sido digitalizados na conta online do Shoeboxed.

Qual software de gestão de despesas funciona melhor para as necessidades da sua empresa?

O Shoeboxed é um excelente SaaS, mas não está isento de limitações e pontos fracos. Nenhum software de gestão de despesas, por melhor que seja, consegue satisfazer as necessidades de todos os empreendedores ou empresas. Mas todo empreendedor e empresa merecem encontrar a melhor plataforma de gerenciamento de despesas para eles — portanto, vale a pena investir um pouco de tempo pesquisando a melhor ferramenta para o trabalho (consultando recursos, lendo avaliações de usuários, aproveitando ofertas de avaliação gratuita etc.). Aqui estão os principais concorrentes:

Alternativa ao Shoeboxed nº 1: Bonsai Tax

O Bonsai Tax é um complemento do conjunto de ferramentas/produtos digitais multifuncionais Bonsai para freelancers, prestadores de serviços independentes e outros empreendedores individuais conhecidos pela Receita Federal (IRS) como “trabalhadores autônomos 1099”.

O software e o aplicativo móvel Bonsai foram desenvolvidos especificamente para empreendedores independentes (não assalariados), como escritores, profissionais de marketing, desenvolvedores, designers gráficos, etc., que estão bastante ocupados prestando serviços profissionais aos seus clientes e não têm tempo (ou conhecimentos de contabilidade) para controlar perfeitamente a contabilidade de seus negócios por conta própria. Muitos freelancers começam sem saber a extensão de toda a organização, classificação, arquivamento, cálculo, equilíbrio e outras “dificuldades” necessárias para fazer o orçamento de um negócio e manter-se em dia com o pagamento e a declaração de impostos.

O Bonsai Tax foi concebido para assumir e automatizar todas as tarefas contabilísticas mais difíceis/incómodas em nome dos empresários independentes, poupando-lhes a multitarefa e a confusão envolvidas na contabilidade manual. O envolvimento do empreendedor se resume ao seguinte:

• Responda a todas as perguntas iniciais sobre sua empresa de forma precisa e completa ao se cadastrar pela primeira vez na conta online da Bonsai.
• Vincule contas bancárias e cartões de crédito à sua conta Bonsai, para que o software possa acompanhar em tempo real as despesas da sua empresa.
• Digitalize recibos de despesas que não constam nos dados automatizados do banco/cartão de crédito (por exemplo, despesas comerciais pagas em dinheiro) com o renomado aplicativo de recibos da Bonsai.
• Incluir rendimentos não refletidos nos extratos bancários
• Geralmente, “supervisione” a atividade em sua conta e preste atenção aos relatórios de “lucros e perdas” ( & loss), a fim de manter uma visão geral atualizada da saúde financeira da sua empresa.
• Preste atenção aos alertas de pagamento trimestral estimado de impostos e aos lembretes de declaração de impostos, pois o pagamento insuficiente de impostos ou o não cumprimento dos prazos do IRS acarreta penalidades financeiras.
  

A “manutenção” contábil leva apenas alguns minutos aqui e ali com a interface simples e rápida de usar do Bonsai para desktop ou dispositivos móveis (depois de configurar sua conta, a partir daí é basicamente “manutenção” básica).

Enquanto você volta a concentrar sua atenção nos objetivos do cliente, eis o que o Bonsai Tax fará automaticamente pela contabilidade fiscal da sua empresa:

• Acompanhamento da renda
• Organizar/classificar/ acompanhamento de recibos de despesas para fins fiscais em categorias apropriadas (com o objetivo de ajustar sua renda tributável para o valor mais baixo possível permitido pela elegibilidade e, assim, economizar o máximo possível na hora de pagar impostos)
• Acompanhamento da quilometragem para impostos/despesas com combustível
• Atividade de cartões de crédito/bancária importada automaticamente em tempo real
• Gerar estimativas trimestrais de pagamento de impostos com base em sua renda e despesas dedutíveis (procure as estimativas trimestrais de pagamento de impostos e prazos na guia “impostos” do seu painel — e verifique regularmente para ter sempre uma ideia do que você deve ao IRS).
• Ajudando em todos os aspectos da apresentação da declaração de imposto de renda até o prazo final anual de 15 de abril: desde o preenchimento automático dos dados, passando pela identificação dos formulários corretos a serem apresentados, até a realização de todos os cálculos necessários e lembretes para apresentar o formulário Schedule C da declaração de imposto de renda 1040.

O aplicativo Bonsai Tax oferece 100% de garantia de precisão e um serviço de atendimento ao cliente ágil, para que você possa ficar tranquilo enquanto volta a atender aos pedidos dos seus clientes. A Bonsai oferece uma série de ferramentas gratuitas para economizar dinheiro, como nossa planilha de registro de quilometragem. Sem mencionar que você receberá notificações sobre prazos importantes para apresentação de documentos, para que não seja penalizado por atrasos.

Além disso, não se esqueça de que existe um kit de ferramentas digitais completo da Bonsai para você aproveitar como freelancer (reduzindo assim sua “pilha de tecnologia” e consolidando todas as suas ferramentas digitais administrativas/contábeis/de fluxo de trabalho/CRM em uma única plataforma baseada na nuvem).

Veja o que você pode esperar do pacote completo de produtos/fluxo de trabalho da Bonsai:

Ofertas abundantes de modelos. Propostas, contratos, faturas — versões personalizáveis de todos esses e outros documentos de acordo estão à sua disposição.

Controle de tempo e gerenciamento de projetos. O software Bonsai irá monitorar o tempo gasto trabalhando em diferentes tarefas — tanto para você quanto para quaisquer colaboradores temporários que você traga para cada projeto.

Faturamento automático. O software Bonsai permite criar faturas, enviar lembretes de pagamento aos clientes, enviar recibos de leitura e adicionar taxas de atraso, quando aplicável (utilize o painel do Bonsai para monitorar suas faturas e verificar se há receitas pendentes de faturas em aberto; o Bonsai também pode “dividir” faturas ou clientes que fazem um depósito ou pagam em parcelas).

Ferramentas de CRM. As ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente (como marketing por e-mail e análise de interação/engajamento do cliente) não devem ser subestimadas em sua importância para a sua empresa: certifique-se de aproveitar as vantagens das soluções abrangentes de CRM da Bonsai e aumente o alcance e a compreensão do seu cliente.

Integração de recursos. Todas as "partes" do sistema Bonsai estão interligadas e são atualizadas e equilibradas sempre que novos dados são importados automaticamente ou inseridos manualmente.

Aceitamos pagamentos globais. O aplicativo Bonsai aceitará pagamentos com cartão de crédito, PayPal e ACH em mais de 180 moedas globais, facilitando o pagamento dos seus serviços por clientes em todo o mundo.

Teste gratuito disponível para Bonsai?

Sim: recomendamos que você aproveite o período de avaliação gratuita de 7 dias do Bonsai para ver por si mesmo por que ele é a solução de software administrativo preferida entre os empreendedores individuais.

Além disso, os freelancers são convidados a utilizar o tesouro de recursos administrativos disponíveis no site da Bonsai para o público em geral consultar gratuitamente: desde modelos gratuitos para propostas, diferentes contratos e faturas fáceis — até o centro de contabilidade gratuito que oferece uma calculadora gratuita para estimativa de impostos para trabalhadores autônomos.

Opções de preços de bonsais

O pacote completo de produtos Bonsai está disponível em dois planos com preços acessíveis (a assinatura anual economiza dinheiro, pois inclui dois meses de serviço gratuitos por ano).

Plano Workflow: US$ 19/mês. Inclui:

• Clientes ilimitados & Projetos
• Propostas & Contratos
• Faturamento & Processamento de pagamentos
• Ferramentas de CRM
• Ferramentas de gerenciamento de projetos
• & de tempo Acompanhamento de tarefas

Plano Workflow Plus: US$ 29/mês. Inclui tudo o que está incluído no plano básico do Workflow, além de:

• Automações de fluxo de trabalho
• Experiência do cliente com marca branca
• Formulários/Questionários do Cliente
• Subcontratação/Modo Cliente
• Client Portal
• Integração com o Calendly
• Suporte prioritário ao cliente

Por US$ 10 adicionais por mês, um cliente do fluxo de trabalho Bonsai pode adicionar o aplicativo Bonsai Tax, completando tudo o que um freelancer precisa de um serviço de software de gerenciamento de negócios/clientes. Os freelancers elogiam nosso software tributário como o melhor para freelancers.

Por mais US$ 9 por mês, os usuários do Bonsai podem adicionar outros usuários à sua conta online do Bonsai. Colaboradores temporários com acesso limitado à conta Bonsai podem ser convidados gratuitamente.

O Bonsai foi concebido para trabalhadores independentes e não é a melhor opção para empresas com vários funcionários que trabalham em equipe.

Alternativa ao Shoeboxed nº 2: Expensify

O Expensify é um conhecido software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem para uso pessoal e empresarial. É ideal para pequenas empresas que precisam de uma plataforma financeira centralizada para gerenciar os gastos e reembolsos dos funcionários.

Melhores recursos do Expensify

• Os clientes parecem satisfeitos com o sistema simplificado de envio de recibos, registro de despesas e horas trabalhadas da Expensify.
• O aplicativo móvel é fácil e divertido de usar.

Principais desvantagens do Expensify

• Muitos anúncios na conta online (mas não no aplicativo móvel)
• O atendimento ao cliente deixa a desejar

Teste gratuito disponível para o Expensify?

Sim. Você pode experimentar o Expensify gratuitamente por 7 dias; depois, pode “desbloquear” mais semanas gratuitas ao concluir determinadas tarefas. Você tem direito a 25 "SmartScans" para recibos e outros documentos gratuitamente (embora um empresário médio precise de mais digitalizações do que isso por mês).

Opções de preços do Expensify

A Expensify oferece um modelo de preços bastante “complexo”, que tende a mudar de tempos em tempos, por isso é melhor verificar o site para obter atualizações, descontos em pacotes e outras promoções. Aqui está a divisão atual:

Planos de Negócios:

• Cobrar: US$ 10/mês. Recolha recibos,gerencie/reconcilie cartões da empresa, faturamento %, reembolso de despesas dos funcionários, sincronização contábil, cartões Expensify gratuitos para toda a equipe.
• Controle: US$ 18/mês. Tudo o que está incluído no Collect, além de aprovação em vários níveis, relatórios personalizados, controles de política de despesas, integrações de RH e ERP. &
  

Planos individuais:

Faixa: US$ 4,99/mês. “SmartScans” ilimitadas, acompanhamento automatizado da quilometragem, categorização de despesas.

Enviar: $4,99/mês. Tudo o que está incluído no Track, além do envio automatizado de recibos & relatórios de reembolso.

Descubra aqui as melhores alternativas ao Expensify.

Alternativa ao Shoeboxed nº 3: Fyle

O Fyle é uma popular plataforma de gerenciamento de despesas baseada em nuvem que simplifica o relatório de despesas, sendo mais adequada para empresas de médio porte.

Melhores recursos do Fyle

• Fácil acompanhamento de despesas (recibos, quilometragem, etc.), que podem ser enviadas a partir de outros aplicativos como Slack, WhatsApp, G-suite, SMS e Outlook.
• Análises úteis, bem como integrações com outros softwares de contabilidade, como QuickBooks Online, ERP, Sage Intacct, NetSuite e Xero.

Principais desvantagens do Fyle

• O software pode apresentar erros ou travar ocasionalmente.
• Não é a melhor solução para empreendedores individuais (mais voltada para empresas com vários funcionários).

Teste gratuito disponível para o Fyle?

Sim. A Fyle oferece uma “demonstração gratuita” (mas tenha em mente que podem solicitar suas informações de cobrança ao se inscrever para o teste gratuito — e, então, você será automaticamente cobrado pelo ciclo seguinte após o término do teste gratuito, a menos que cancele formalmente sua conta).

Opções de preços da Fyle

A seguir estão os planos de preços da Fyle, se pagos mensalmente (o pagamento de uma assinatura anual terá um desconto):

• Padrão: US$ 6,99/mês por usuário ativo. Ideal para startups com 1 a 25 funcionários ou <30 relatórios de despesas. Mínimo de 5 usuários ativos.
• Negócios: US$ 11,99/mês por usuário ativo. Ideal para empresas em crescimento com 25 a 200 funcionários ou >50 relatórios de despesas. Mínimo de 10 usuários ativos.
• Empresa: preços personalizados para empresas multinacionais com mais de 200 funcionários; os preços são baseados no uso e no volume.
  

Alternativa ao Shoeboxed nº 4: Zoho Expense

O Zoho Expense é outra plataforma popular de gerenciamento de despesas baseada em nuvem, que tem muito a oferecer às pequenas e médias empresas com mais de 500 funcionários, que poderão utilizar os diversos recursos avançados de contabilidade do Zoho.

Melhores recursos do Zoho Expense

• Ótimo para controle de despesas dos funcionários (por exemplo, aprovação e reembolso de despesas)
• Ideal para empresas com funcionários remotos

Principais desvantagens do Zoho Expense

• A interface apresenta uma curva de aprendizagem para alguns novatos.
• Pode não valer a pena para empresas com menos de 500 funcionários.
  

Teste gratuito disponível para o Zoho Expense?

Sim. Você pode aproveitar a avaliação gratuita de 7 dias do Zoho (e pode até mesmo estender o período gratuito, se necessário).

Opções de preços do Zoho Expense

O Zoho Expense oferece um plano gratuito com funcionalidades limitadas que inclui até 3 usuários. Possui os seguintes planos pagos (cobrados mensalmente):

• Premium: US$ 8/mês por usuário ativo. Mínimo de 3 usuários.
• Empresa: US$ 12/mês por usuário ativo. Mínimo de 500 usuários.

Leia este artigo para descobrir mais alternativas ao Zoho.

Alternativa ao Shoeboxed nº 5: Emburse Abacus

O Emburse Abacus é um software de gestão de despesas em tempo real que se baseia na análise de dados/comportamentos para automatizar a criação e aprovação de despesas.

Principais funcionalidades do Emburse Abacus

• Facilita muito o trabalho dos gerentes de aprovação e dos profissionais de contabilidade da empresa.
• Inúmeras integrações com outros softwares (QuickBooks, NetSuite, Salesforce, Xero, MS Dynamics, Intacct, Rippling, Lyft, Sage, Slack, Oracle, Global Payments)
  

Principais desvantagens do Emburse Abacus

• Não possui o CRM e outros recursos dos concorrentes
• Não é ideal para equipes com 10 ou menos membros e empreendedores individuais.
  

Teste gratuito disponível para o Emburse Abacus?

Presumivelmente. Você pode solicitar o agendamento de uma demonstração preenchendo um formulário diretamente no site da empresa.

Opções de preços do Emburse Abacus

• Inicial: US$ 9/mês por usuário ativo. Mínimo de 2 usuários.
• Profissional: orçamento personalizado. Para empresas com altos volumes de despesas/processos de fluxo de trabalho avançados.
• Empresa: orçamento personalizado. Para empresas com fluxos de trabalho complexos/várias subsidiárias.
  

O que procurar ao procurar alternativas ao Shoeboxed

Ao trocar um software familiar por um novo SaaS, é importante saber o que você precisa (assim como o que você não precisa, já que você não quer pagar a mais por recursos que não têm utilidade para o seu negócio).

Aqui estão as principais questões a ter em mente ao comprar seu próximo aplicativo para rastrear recibos para impostos SaaS:

Ele vem com todos os recursos de contabilidade/gestão que sua empresa precisa?

A maioria das alternativas de software de gerenciamento de despesas ao Shoeboxed compartilha recursos básicos semelhantes, mas cada marca tem certos recursos que são superiores aos outros e, por outro lado, pode ser inferior em outros recursos que são oferecidos de forma melhor em outros lugares.

Por exemplo, qual é a importância das seguintes características para você?

• acompanhamento de recibos (sem um modelo de acompanhamento de despesas)
• relatório de despesas
• suporte ao cliente ao vivo
• lucro em tempo real & relatórios financeiros de prejuízo
• ajuda com o pagamento/declaração de impostos
• gestão de estoque
• contas a pagar / a receber
• processamento multimoeda
• faturamento online
• pagamentos online
• gestão de folha de pagamento
• gestão de ativos
• gestão de fluxo de caixa
• fluxo de trabalho de aprovação

A Shoeboxed é boa no que faz, mas o que faz é bastante limitado à digitalização de recibos de despesas e cartões de visita para gerenciamento de contatos de clientes. Muitos de seus concorrentes oferecem uma gama mais ampla de serviços, como ferramentas sofisticadas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), modelos para os documentos comerciais mais importantes (propostas comerciais, contratos, faturas, etc.), bem como ajuda com o pagamento e a declaração de impostos.

Cabe a você saber quais recursos são essenciais para o seu negócio e quais são supérfluos e, portanto, definitivamente não valem a pena pagar.

Ele foi projetado para o tamanho/tipo da sua empresa?

Diferentes serviços de software de gestão de despesas são projetados para diferentes tipos de negócios: alguns (como o Bonsai) são melhores para freelancers/contratados autônomos, outros (como Expensify, Zoho, Wave e Abacus) atendem a pequenas empresas, outros ainda (como Fyle) são mais adequados para operações de médias empresas. A plataforma de gestão de despesas que você escolher deve ser projetada levando em consideração suas necessidades empresariais: nesse caso, o tamanho da sua empresa é mais importante do que o setor em que você atua.

É suficientemente personalizável para você?

Quando se trata de atender às necessidades comerciais, os empreendedores tendem a gostar de ter opções para ajustar/personalizar modelos, gráficos e interfaces de acordo com suas especificações exclusivas. Certifique-se de que o software de gestão de despesas que escolher como alternativa ao Shoeboxed oferece flexibilidade suficiente para reformatar e personalizar o produto de acordo com as suas necessidades e desejos.

É preciso e confiável?

Considerando que a precisão é tudo nas finanças, é importante que a alternativa ao Shoeboxed tenha um bom histórico em relação à exatidão dos números. Nesse sentido, o Bonsai Tax é um sistema de contabilidade diferenciado, pois oferece garantia de 100% de precisão.

É fácil de usar?

O objetivo de usar um sistema de gestão de despesas é simplificar a gestão do seu negócio, assumindo a maior parte das tarefas contábeis e sendo fácil de usar. Parte do valor de qualquer software reside no fato de os usuários considerarem sua navegação intuitiva e seu uso confortável (vale a pena repetir aqui: aproveite as ofertas de avaliação gratuita das empresas de gerenciamento de despesas que lhe interessam, para que você possa experimentar e ver se gosta dos recursos que elas oferecem — bem como da interface que fornecem — antes de se comprometer com uma assinatura paga.

O preço corresponde ao valor — e ao seu orçamento?

Existem várias alternativas ao Shoeboxed disponíveis no mercado, cada uma com sua gama de planos de preços (normalmente 2 a 4 planos de preços por plataforma). O plano mais barato tende a ser o mais limitado em termos de acesso a recursos, transações processadas, número de clientes atendidos/usuários incluídos, etc. Os planos mais caros têm a mais ampla gama de recursos, oferecem o mais alto nível de suporte ao cliente e permitem que vários usuários acessem a conta online (geralmente há um plano intermediário com preço entre o mais básico e o melhor).

Escolher o preço certo deve, idealmente, ser um equilíbrio entre o que você precisa ter e o que você pode pagar. Como freelancer independente com alguns (em vez de centenas) de clientes, você pode se beneficiar do plano básico de qualquer solução de gerenciamento de despesas que escolher. Se sua empresa está crescendo rapidamente ou você precisa de recursos mais sofisticados ou personalizados, pode valer a pena pagar por um plano mais caro.

As alternativas ao Shoeboxed geralmente vêm com complementos, alguns dos quais também podem ser muito úteis. O Bonsai Tax, por exemplo, é um complemento ao pacote de produtos completo da Bonsai para freelancers. Juntas, essas aplicações Bonsai cuidam de todas as necessidades administrativas , contábeis e de contabilidade geral que um prestador de serviços independente possa ter.

Você precisa de um software de gerenciamento de despesas: se você é freelancer, opte pelo Bonsai Tax

Todas as alternativas ao Shoeboxed listadas acima são marcas conceituadas: a escolha deve ser orientada pela opção mais adequada ao seu negócio. Se você deseja controlar suas despesas manualmente, pode usar o modelo gratuito do Excel da Bonsai.

Para equipes com mais de 500 funcionários, a melhor opção é o Zoho Expense. Para empresas menores que ainda possuem equipes consideráveis, o Fyle, o Expensify ou o Emburse Abacus são opções adequadas. E se você é freelancer, prestador de serviços independente ou outro tipo de trabalhador autônomo, o melhor software de gerenciamento de despesas é o Bonsai Tax.

Deixe que o pacote de produtos Bonsai all-in-one com o complemento Bonsai Tax seja o ponto único para todas as necessidades do seu negócio freelancer!