5 alternativas a Shoeboxed que pueden explorar los autónomos y las pequeñas empresas

Hacer cualquier tipo de negocio en el mundo moderno requiere ayuda con la contabilidad. Las grandes empresas de la lista Fortune 500 emplean a ejércitos enteros de contables internos para que se ocupen de las finanzas de la empresa; el resto de nosotros tendemos a buscar ayuda en una fuente más asequible de asistencia profesional en materia de contabilidad: el mercado del «software como servicio» (SaaS).

Las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, los contratistas independientes y otros trabajadores por cuenta propia, pueden no tener exigencias contables tan complicadas como las grandes empresas, ¡pero eso no significa que su contabilidad sea fácil o sencilla! Por lo tanto, la mayoría de los propietarios de negocios modernos y autónomos independientes recurren a un servicio de software de contabilidad como Shoeboxed (o sus competidores) para ayudarles a organizar los recibos de gastos, gestionar los presupuestos y gestionar los impuestos.

Aunque muchos parecen satisfechos con su experiencia con Shoeboxed, otros pueden estar buscando algo similar pero diferente, es decir, alternativas a Shoeboxed que realicen las mismas tareas generales de gestión de gastos, pero que lo hagan de forma más cómoda para el usuario, ofrezcan funciones adicionales que se adapten mejor a la empresa o sean más personalizables según las preferencias del usuario.

Si está pensando en suscribirse a un software de gestión de gastos que sea una buena alternativa a Shoeboxed, hay varias aplicaciones basadas en la nube que vale la pena tener en cuenta. Echemos un vistazo rápido a lo que ofrece Shoeboxed y luego veamos cómo se comparan alternativas como Bonsai.

• Impuesto sobre los bonsáis
• Expensify
• Fyle
• Zoho Gastos
• Emburse Ábaco

¿Qué es Shoeboxed?

Shoeboxed es un sistema de gestión de gastos basado en la nube para autónomos y pequeñas empresas que se especializa en capturar datos de documentos físicos y convertirlos a formato digital. Esto se hace escaneando digitalmente las copias físicas de los recibos de gastos para enviarlos a través de una aplicación móvil o por correo electrónico, o bien enviándolos por correo postal mediante la opción «Magic Envelope».

Las mejores características de Shoeboxed

• Un panel de control sencillo pero completo.
• Numerosas integraciones, incluyendo QuickBooks, Evernote y sincronización con Gmail.
• Se pueden incorporar múltiples usuarios.
  

Principales desventajas de Shoeboxed

• Límite de documentos. Hay un límite en cuanto al número de recibos y tarjetas de visita que puedes almacenar en tu cuenta, y no es difícil superarlo si tienes una pequeña empresa.
• Problemas de precisión. Ha habido numerosas reseñas de clientes que enviaron sus recibos por correo postal o electrónico y que estaban insatisfechos con la forma en que algunos de sus recibos fueron mal etiquetados o mal clasificados por los representantes de «verificación de datos humanos» que los procesaron. También hay informes de fechas erróneas o importes incorrectos que, en ocasiones, se atribuyen a algunos recibos después de haber sido escaneados en la cuenta online de Shoeboxed.

¿Qué software de gestión de gastos se adapta mejor a las necesidades de su empresa?

Shoeboxed es un excelente SaaS, pero no está exento de limitaciones y puntos débiles. Ningún software de gestión de gastos, por muy bueno que sea, puede satisfacer las necesidades de todos y cada uno de los empresarios o empresas. Pero todos los emprendedores y empresas merecen contar con la plataforma de gestión de gastos que mejor se adapte a sus necesidades, por lo que vale la pena dedicar un poco de tiempo a investigar cuál es la mejor herramienta para ello (buscando características, leyendo opiniones de usuarios, aprovechando las ofertas de prueba gratuita, etc.). Estos son los principales competidores:

Alternativa n.º 1 a Shoeboxed: Bonsai Tax

Bonsai Tax es un complemento de Bonsai, el conjunto de herramientas y productos digitales todo en uno para autónomos, contratistas independientes y otros emprendedores individuales conocidos por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) como «trabajadores autónomos 1099».

El software y la aplicación móvil Bonsai se han desarrollado específicamente para emprendedores independientes (sin salario fijo), como escritores, especialistas en marketing, desarrolladores, diseñadores gráficos, etc., que están muy ocupados prestando sus servicios profesionales a sus clientes y no tienen tiempo (ni conocimientos de contabilidad) para llevar perfectamente el control de la contabilidad de su negocio por su cuenta. Muchos autónomos empiezan sin saber todo lo que hay que hacer en cuanto a organización, clasificación, archivo, cálculos, balances y demás «trámites burocráticos» que hay que hacer para llevar las cuentas de un negocio y estar al día con los pagos y la declaración de impuestos.

Bonsai Tax se diseñó para hacerse cargo y automatizar todas las tareas contables más difíciles y engorrosas en nombre de los propietarios de negocios autónomos y ahorrarles la multitarea y el desorden que conlleva la contabilidad con lápiz y papel. La participación del empresario se reduce a lo siguiente:

• Responda a todas las preguntas iniciales sobre su negocio de forma precisa y exhaustiva al registrarse por primera vez en la cuenta online de Bonsai.
• Vincula tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito a tu cuenta de Bonsai para que el software pueda realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos de tu negocio.
• Escanea los recibos de gastos que no aparecen en los datos automatizados de la tarjeta de crédito o la cuenta bancaria (por ejemplo, los gastos de negocios pagados en efectivo) con la famosa aplicación de recibos de Bonsai.
• Inscribir ingresos que no aparecen en los extractos bancarios.
• En general, «supervise» la actividad de su cuenta y preste atención a los informes de «ganancias & y pérdidas», con el fin de mantener una «visión general» actualizada de la salud financiera de su empresa.
• Presta atención a las alertas sobre el pago trimestral de impuestos estimados y a los recordatorios sobre la declaración de impuestos, ya que pagar menos impuestos de lo debido o incumplir los plazos del IRS conlleva sanciones económicas.
  

El «mantenimiento» contable solo lleva unos minutos aquí y allá con la interfaz de escritorio o móvil de Bonsai, sencilla y rápida de usar (una vez que hayas configurado tu cuenta, a partir de ahí se trata principalmente de «mantenimiento» básico).

Mientras vuelves a centrar tu atención en los objetivos de tus clientes, esto es lo que Bonsai Tax hará automáticamente por tu empresa en materia de contabilidad fiscal:

• Seguimiento de ingresos
• Organizar/clasificar/ seguimiento de los recibos de gastos para los impuestos en las categorías adecuadas (con el fin de ajustar su renta imponible al mínimo posible permitido por la elegibilidad y, por lo tanto, ahorrar tanto dinero como sea posible a la hora de pagar impuestos).
• Seguimiento del kilometraje para impuestos/gastos de combustible
• Importación automática en tiempo real de la actividad de tarjetas de crédito/banca.
• Generar estimaciones trimestrales de pago de impuestos basadas en sus ingresos y gastos deducibles de impuestos (busque las estimaciones trimestrales de pago de impuestos y los plazos en la pestaña «impuestos» de su panel de control, y consulte regularmente para tener siempre una idea de lo que debe al IRS).
• Ayudamos con todos los aspectos relacionados con la presentación de la declaración de impuestos antes de la fecha límite anual del 15 de abril: desde el autocompletado de los datos hasta la determinación de los formularios correctos que se deben presentar, pasando por todos los cálculos necesarios y los recordatorios para presentar el formulario Schedule C de la declaración de impuestos 1040.

La aplicación Bonsai Tax ofrece una garantía de precisión del 100 % y un servicio de atención al cliente receptivo, para que puedas estar tranquilo mientras vuelves a dedicarte a satisfacer los pedidos de tus clientes. Bonsai ofrece un montón de herramientas gratuitas para ahorrar dinero, como nuestra hoja de cálculo para registrar el kilometraje. Por supuesto, recibirás notificaciones sobre los plazos importantes de presentación para que no te apliquen sanciones por retraso.

Además, no olvides que existe un completo kit de herramientas digitales todo en uno de Bonsai que puedes aprovechar como autónomo (reduciendo así tu «pila tecnológica» y consolidando todas tus herramientas digitales de administración, contabilidad, flujo de trabajo y CRM en una única plataforma basada en la nube).

Esto es lo que puede esperar de la suite integral de productos y flujos de trabajo de Bonsai:

Amplia oferta de plantillas. Propuestas, contratos, facturas: hay versiones personalizables de todos estos y otros documentos contractuales a su disposición.

Seguimiento del tiempo y gestión de proyectos. El software Bonsai hará un seguimiento del tiempo dedicado a diferentes trabajos, tanto para usted como para cualquier colaborador temporal que incorpore a cada proyecto.

Facturación automática. El software Bonsai te permite crear facturas, enviar recordatorios de pago a los clientes, enviar confirmaciones de lectura y añadir recargos por demora en el pago cuando corresponda (utiliza tu panel de control de Bonsai para supervisar tu facturación y ver si te deben algún ingreso pendiente por facturas pendientes; Bonsai también puede «dividir» las facturas o los clientes que realizan un depósito o pagan en cuotas parciales).

Herramientas CRM. Las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (como el marketing por correo electrónico y el análisis de la interacción y el compromiso de los clientes) no deben subestimarse en cuanto a su importancia para su empresa: asegúrese de aprovechar las amplias soluciones CRM de Bonsai y aumente su alcance y comprensión de los clientes.

Integración de funciones. Todas las «partes» del sistema Bonsai están interconectadas y se actualizan y equilibran cada vez que se importan automáticamente o se registran manualmente nuevos datos.

Se aceptan pagos internacionales. La aplicación Bonsai admitirá pagos con tarjetas de crédito, PayPal y ACH en más de 180 divisas de todo el mundo, lo que facilitará a tus clientes de todo el mundo el pago de tus servicios.

Prueba gratuita disponible para Bonsai?

Sí: le animamos a que aproveche el periodo de prueba gratuito de 7 días de Bonsai para comprobar por sí mismo por qué es la solución de software administrativo preferida entre los autónomos.

Además, se invita a los autónomos a utilizar el tesoro de recursos administrativos disponibles en el sitio web de Bonsai para que el público en general pueda consultarlos de forma gratuita: desde plantillas gratuitas para propuestas, diferentes contratos y facturas sencillas, hasta el centro de contabilidad gratuito que ofrece una calculadora gratuita para estimar los impuestos de los autónomos.

Opciones de precios de bonsáis

La suite de productos todo en uno Bonsai viene con dos paquetes de precios asequibles (la suscripción anual le permite ahorrar dinero, ya que incluye dos meses de servicio gratis al año).

Plan Workflow: 19 $ al mes. Incluye:

• Clientes ilimitados & Proyectos
• Propuestas & Contratos
• Facturación & Procesamiento de pagos
• Herramientas CRM
• Herramientas de gestión de proyectos
• Tiempo & Seguimiento de tareas

Plan Workflow Plus: 29 $ al mes. Incluye todo lo incluido en el plan básico Workflow, además de:

• Automatizaciones del flujo de trabajo
• Experiencia del cliente con marca blanca
• Formularios/Cuestionarios para clientes
• Subcontratación/Modo cliente
• Portal del Cliente
• Integración con Calendly
• Atención al cliente prioritaria

Por 10 $ adicionales al mes, los clientes de Bonsai Workflow pueden añadir la aplicación Bonsai Tax, que completa todo lo que un autónomo necesita de un servicio de software de gestión empresarial y de clientes. Los autónomos elogian nuestro software fiscal como el mejor para autónomos.

Por 9 $ más al mes, los usuarios de Bonsai pueden añadir otros usuarios a su cuenta online de Bonsai. Se puede invitar de forma gratuita a colaboradores temporales con acceso limitado a la cuenta de Bonsai.

Bonsai está diseñado para trabajadores autónomos que trabajan por cuenta propia y no es la mejor opción para empresas con varios empleados que trabajan en equipo.

Alternativa a Shoeboxed n.º 2: Expensify

Expensify es un conocido software de gestión de gastos basado en la nube para uso personal y empresarial. Es ideal para pequeñas empresas que necesitan una plataforma financiera centralizada para gestionar los gastos y reembolsos de los empleados.

Las mejores funciones de Expensify

• Los clientes parecen estar satisfechos con el sistema optimizado de Expensify para cargar recibos, registrar gastos y registrar horas trabajadas.
• La aplicación móvil es fácil y divertida de usar.

Principales desventajas de Expensify

• Demasiados anuncios en la cuenta online (aunque no en la aplicación móvil).
• El servicio al cliente deja mucho que desear.

¿Hay una prueba gratuita disponible para Expensify?

Sí. Puedes probar Expensify durante 7 días de forma gratuita; después, puedes «desbloquear» más semanas gratuitas completando ciertas tareas. Se permiten 25 «SmartScans» gratuitos para recibos y otros documentos (aunque un empresario medio necesita más escaneos que eso cada mes).

Opciones de precios de Expensify

Expensify ofrece un modelo de precios bastante «complejo», que tiende a cambiar de vez en cuando, por lo que es mejor consultar el sitio web para conocer las actualizaciones, los descuentos por paquetes y otras promociones. Este es el desglose actual:

Planes de negocio:

• Cobrar: 10 $ al mes. Recopilar recibos,gestionar/conciliar tarjetas de empresa, facturación porcentual, reembolso de gastos de empleados, sincronización contable, tarjetas Expensify gratuitas para todo el equipo.
• Control: 18 $ al mes. Todo lo que incluye Collect, además de aprobación multinivel, informes personalizados, controles de políticas de gastos, integraciones de RR. HH. & y ERP.
  

Planes individuales:

Pista: 4,99 $ al mes. «SmartScans» ilimitados, seguimiento automático del kilometraje, categorización de gastos.

Enviar: 4,99 $ al mes. Todo lo que ofrece Track, además del envío automático de recibos & informes de reembolso.

Descubre aquí las mejores alternativas a Expensify.

Alternativa a Shoeboxed n.º 3: Fyle

Fyle es una popular plataforma de gestión de gastos basada en la nube que simplifica la presentación de informes de gastos y es ideal para empresas medianas.

Las mejores características de Fyle

• Sencillo seguimiento de gastos (recibos, kilometraje, etc.) que se pueden enviar desde otras aplicaciones como Slack, WhatsApp, G-suite, SMS y Outlook.
• Análisis útiles, así como integraciones con otros programas de contabilidad, como QuickBooks Online, ERP, Sage Intacct, NetSuite y Xero.

Principales desventajas de Fyle

• El software puede presentar errores o fallos ocasionales.
• No es la mejor solución para emprendedores individuales (más orientada a empresas con varios empleados).

¿Hay una prueba gratuita disponible para Fyle?

Sí. Fyle ofrece una «demostración gratuita» (aunque ten en cuenta que es posible que te soliciten tu información de facturación al registrarte para la prueba gratuita y que, a continuación, se te facture automáticamente el ciclo siguiente una vez finalizada la prueba gratuita, a menos que canceles formalmente tu cuenta).

Opciones de precios de Fyle

Los siguientes son los planes de precios de Fyle, si se pagan mensualmente (el pago de una suscripción anual conlleva un descuento):

• Estándar: 6,99 $ al mes por usuario activo. Ideal para startups con 1-25 empleados o <30 informes de gastos. Mínimo 5 usuarios activos.
• Negocios: 11,99 $ al mes por usuario activo. Ideal para empresas en crecimiento de entre 25 y 200 empleados o >50 informes de gastos. Mínimo 10 usuarios activos.
• Empresa: precios personalizados para empresas multinacionales con más de 200 empleados; los precios se basan en el uso y el volumen.
  

Alternativa a Shoeboxed n.º 4: Zoho Expense

Zoho Expense es otra popular plataforma de gestión de gastos basada en la nube, que tiene mucho que ofrecer a las pequeñas y medianas empresas con más de 500 empleados, que podrán aprovechar las múltiples funciones avanzadas de contabilidad de Zoho.

Las mejores funciones de Zoho Expense

• Ideal para el seguimiento de los gastos de los empleados (por ejemplo, aprobación y reembolso de gastos).
• Ideal para empresas con empleados remotos.

Principales desventajas de Zoho Expense

• La interfaz tiene una curva de aprendizaje para algunos principiantes.
• Puede que no valga la pena el precio para empresas con menos de 500 empleados.
  

¿Hay una prueba gratuita disponible para Zoho Expense?

Sí. Puede aprovechar la prueba gratuita de 7 días de Zoho (y es posible que incluso se le amplíe el tiempo gratuito si lo necesita).

Opciones de precios de Zoho Expense

Zoho Expense ofrece un plan gratuito con funciones limitadas que incluye hasta 3 usuarios. Cuenta con los siguientes planes de pago (facturados mensualmente):

• Premium: 8 $ al mes por usuario activo. Mínimo 3 usuarios.
• Empresa: 12 $ al mes por usuario activo. Mínimo 500 usuarios.

Sigue leyendo este artículo para descubrir más alternativas a Zoho.

Alternativa a Shoeboxed n.º 5: Emburse Abacus

Emburse Abacus es un software de gestión de gastos en tiempo real que se basa en el análisis de datos y comportamientos para automatizar la creación y aprobación de gastos.

Las mejores características de Emburse Abacus

• Facilita considerablemente el trabajo de los gerentes encargados de la aprobación y los profesionales de la contabilidad de la empresa.
• Gran cantidad de integraciones con otro software (QuickBooks, NetSuite, Salesforce, Xero, MS Dynamics, Intacct, Rippling, Lyft, Sage, Slack, Oracle, Global Payments)
  

Principales desventajas de Emburse Abacus

• Carece del CRM y otras características de la competencia.
• No es ideal para equipos de 10 personas o menos ni para emprendedores individuales.
  

¿Hay una prueba gratuita disponible para Emburse Abacus?

Probablemente. Puede solicitar una demostración rellenando un formulario directamente en el sitio web de la empresa.

Opciones de precios de Emburse Abacus

• Starter: 9 $ al mes por usuario activo. Mínimo 2 usuarios.
• Profesional: presupuesto personalizado. Para empresas con grandes volúmenes de gastos/procesos de flujo de trabajo avanzados.
• Empresa: presupuesto personalizado. Para empresas con flujos de trabajo complejos o múltiples filiales.
  

Qué hay que tener en cuenta al buscar alternativas a Shoeboxed

Al cambiar un software conocido por un nuevo SaaS, es importante saber lo que se necesita (así como lo que no se necesita, ya que no se quiere pagar más por funciones que no son útiles para el negocio).

Estas son las principales preguntas que debes tener en cuenta al comprar tu próxima aplicación para realizar un seguimiento de los recibos para impuestos SaaS:

¿Incluye todas las funciones de contabilidad y gestión que necesita su empresa?

La mayoría de las alternativas de software de gestión de gastos a Shoeboxed comparten características básicas que se solapan, pero cada marca tiene ciertas características que son superiores a otras y, por el contrario, pueden ser inferiores en otras características que se ofrecen mejor en otros lugares.

Por ejemplo, ¿qué importancia le da a las siguientes características?

• Seguimiento de recibos (sin plantilla de seguimiento de gastos)
• informe de gastos
• atención al cliente en directo
• beneficios en tiempo real & pérdidas informes financieros
• Ayuda con el pago y la declaración de impuestos.
• gestión de inventario
• cuentas por pagar / por cobrar
• procesamiento multidivisa
• facturación en línea
• pagos en línea
• gestión de nóminas
• gestión de activos
• gestión del flujo de caja
• flujo de trabajo de aprobación

Shoeboxed es bueno en lo que hace, pero lo que hace se limita bastante a digitalizar recibos de gastos y tarjetas de visita para la gestión de contactos con los clientes. Muchos de sus competidores ofrecen una gama más amplia de servicios, como sofisticadas herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), plantillas para los documentos comerciales más importantes (propuestas comerciales, contratos, facturas, etc.), así como ayuda para pagar y presentar impuestos.

Depende de ti saber qué funciones son imprescindibles para tu negocio y cuáles son superfluas y, por lo tanto, no vale la pena pagar por ellas.

¿Está diseñado para el tamaño y tipo de su negocio?

Los diferentes servicios de software de gestión de gastos están diseñados para diferentes tipos de negocios: algunos (como Bonsai) son ideales para autónomos y contratistas, otros (como Expensify, Zoho, Wave y Abacus) están pensados para pequeñas empresas, y otros (como Fyle) son más adecuados para operaciones de medianas empresas. La plataforma de gestión de gastos que elijas debe estar diseñada teniendo en cuenta tus necesidades empresariales: en este caso, el tamaño de tu negocio es más importante que el sector en el que operas.

¿Es lo suficientemente personalizable para ti?

Cuando se trata de satisfacer las necesidades empresariales, a los emprendedores les suele gustar disponer de opciones para ajustar o personalizar plantillas, gráficos e interfaces según sus especificaciones únicas. Asegúrate de que el software de gestión de gastos que elijas como alternativa a Shoeboxed ofrezca suficiente flexibilidad para reformatear y personalizar el producto según tus necesidades y deseos.

¿Es preciso y fiable?

Teniendo en cuenta que la precisión lo es todo en finanzas, es importante que la alternativa a Shoeboxed tenga un buen historial en cuanto a la exactitud de los números. En este sentido, Bonsai Tax es un sistema de contabilidad destacado, ya que ofrece una garantía de precisión del 100 %.

¿Es fácil de usar?

El objetivo de utilizar un sistema de gestión de gastos es simplificar la gestión de su negocio, al hacerse cargo de la mayor parte de las tareas contables y ser fácil de usar. Parte del valor de cualquier software reside en si los usuarios lo encuentran intuitivo de navegar y cómodo de usar (vale la pena repetirlo aquí: aproveche las ofertas de prueba gratuita de las empresas de gestión de gastos que le interesen, para que pueda comprobar de primera mano si le gustan las funciones que ofrecen, así como la interfaz que proporcionan, antes de comprometerse con una suscripción de pago).

¿El precio se ajusta al valor y a tu presupuesto?

Existen varias alternativas a Shoeboxed, cada una con su propia gama de planes de precios (normalmente entre 2 y 4 planes de precios por plataforma). El plan más económico suele ser el más limitado en cuanto al acceso a funciones, transacciones procesadas, número de clientes atendidos/usuarios incluidos, etc. Los planes más caros tienen la mayor variedad de funciones, ofrecen el más alto nivel de atención al cliente y permiten que varios usuarios accedan a la cuenta en línea (a menudo hay un plan intermedio con un precio entre el más básico y el mejor).

Elegir el precio adecuado debería ser, idealmente, un equilibrio entre lo que necesitas y lo que puedes permitirte. Como autónomo independiente con unos pocos clientes (en lugar de cientos), es posible que el plan básico de cualquier solución de gestión de gastos que elijas te resulte suficiente. Si tu negocio está creciendo rápidamente o necesitas funciones más sofisticadas o personalizadas, puede que te compense pagar por el plan más caro.

Las alternativas a Shoeboxed suelen incluir complementos, algunos de los cuales también pueden resultar muy útiles. Bonsai Tax, por ejemplo, es un complemento de la suite de productos todo en uno de Bonsai para autónomos. En conjunto, estas aplicaciones de Bonsai se encargan de todas las necesidades administrativas , contables y de contabilidad general que pueda tener un contratista independiente.

Necesitas un software de gestión de gastos: si eres autónomo, elige Bonsai Tax.

Todas las alternativas a Shoeboxed mencionadas anteriormente son marcas de renombre: la elección debe basarse en cuál es la opción mejor diseñada para su negocio. Si quieres llevar un control manual de tus gastos, siempre puedes utilizar la plantilla gratuita de Excel de Bonsai.

Para equipos de más de 500 empleados, la mejor opción es Zoho Expense. Para las empresas más pequeñas que aún cuentan con equipos numerosos, Fyle, Expensify o Emburse Abacus son opciones adecuadas. Y si eres autónomo, contratista independiente u otro tipo de trabajador por cuenta propia, el mejor software de gestión de gastos para ti es Bonsai Tax.

¡Deja que la suite de productos todo en uno Bonsai con el complemento Bonsai Tax sea tu ventanilla única para todas las necesidades de tu negocio como autónomo!