Número de identificação de freelancer: você precisa de um EIN?

Um número de identificação de freelancer, frequentemente referido como Employer Identification Number (EIN), é essencial para que os freelancers possam partilhar informações fiscais de forma segura. Um EIN é um número de nove dígitos emitido pela Receita Federal dos Estados Unidos (IRS), que oferece uma alternativa mais segura ao uso do número de Seguro Social para fins fiscais. Os freelancers podem solicitar um EIN online através do site do IRS, um processo gratuito e simples. Ter um EIN é benéfico para gerenciar despesas comerciais, estimar impostos e garantir a conformidade com as regulamentações fiscais. Em 2025, obter um EIN está se tornando cada vez mais uma prática padrão para freelancers, aumentando tanto a segurança quanto o profissionalismo. Para começar, certifique-se de que possui um número de identificação fiscal válido e preencha o formulário no site do IRS.

Se você já trabalhou como freelancer 1099 por algum tempo, provavelmente já lhe pediram para fornecer seu número de Seguro Social ou um EIN para fins fiscais.

Embora os profissionais utilizem ambos sem problemas, os especialistas consideram que um deles é melhor. Na verdade, há benefícios em usar o EIN que você talvez não tenha considerado. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre esse identificador especial, incluindo quem pode ser elegível, se você precisa de um EIN, como obtê-lo e quando você o utilizará.

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O que é um Número de Identificação do Empregador (EIN)?

O Número de Identificação do Empregador (EIN) é um tipo de Número de Identificação Fiscal ou número de nove dígitos atribuído àqueles que se inscrevem online através do site do IRS. É utilizado por empresas, ou profissionais que atuam como empresa ou sociedade unipessoal, para associar as receitas obtidas a partir de modelos de faturas pagas e as despesas às suas declarações fiscais anuais. A obtenção desse número é gratuita; nunca utilize um site de terceiros nem pague nenhuma taxa para adquirir um EIN.

Existem vários anúncios oferecendo serviços para se inscrever em um EIN, mas, como você verá abaixo, esse é um processo simples que qualquer pessoa pode fazer sozinha. O IRS não cobra para obtê-lo, portanto, não permita que outras pessoas lucrem com a prestação desse serviço.

(Você também pode se inscrever por telefone, fax ou correio, mas a forma mais fácil e eficiente de se inscrever é online.) Um EIN é diferente de uma licença comercial. As licenças comerciais significam que você pode operar um negócio, e o EIN serve para que o IRS acompanhe o seu negócio.

Leia nosso recurso sobre se você precisa de uma licença comercial aqui.

Como usar seu EIN de freelancer?

Muitos freelancers preferem usar um EIN em vez do seu número de segurança social ao preencher documentos, formulários de pagamento e formulários fiscais relacionados com o trabalho freelance. Isso faz sentido, pois os números de segurança social devem ser fornecidos com moderação, e muitos profissionais consideram que utilizar um EIN é mais seguro. Embora os EINs possam ser roubados ou possam ocorrer casos de roubo de identidade empresarial, o risco é muito menor.

O EIN está vinculado exclusivamente às finanças da sua empresa e não a qualquer aspecto da sua vida pessoal (como seu histórico de crédito, registros médicos, apólices de seguro ou contas de aposentadoria). Mais uma vez, é recomendável obter um EIN, pois, se ele cair nas mãos erradas, será considerado um problema muito menor. É muito mais difícil abrir uma conta empresarial sem um EIN do que abrir uma conta empresarial com um EIN.

Você deve colocar o EIN em seus documentos de freelancer, como o W9. (Atualmente, há um espaço para inserir seu SSN ou seu EIN.) Como resultado, quando você receber seu 1099-MISC ou 1099-K no início de cada ano fiscal, você terá esse número EIN listado em vez do seu SSN. Você continuaria a declarar impostos da mesma forma. Nada mudará dessa forma.

Devo usar um EIN como freelancer?

“Preciso de um EIN?” é uma pergunta frequente entre freelancers, e a resposta é simples: não, você não precisa. Não é obrigatório, a menos que você tenha funcionários trabalhando para você e seja classificado como tal. Muitos freelancers, então, optam por continuar usando seu próprio número de previdência social e se sentem muito confortáveis com isso.

No entanto, está se tornando prática comum as empresas solicitarem um EIN, portanto, não pense que isso tornará mais difícil trabalhar com elas se você exigir que elas forneçam um para você.

Leia mais sobre os benefícios do EIN para um empresário individual.

Quando você precisará de um EIN

Existem alguns casos menos comuns em que você precisará ter um EIN. Isso não é comum para a maioria dos freelancers e inclui pessoas que:

• Necessidade de preencher formulários fiscais para Emprego, Impostos Especiais ou Álcool, Tabaco e Armas de Fogo
• Reter impostos sobre rendimentos, exceto salários, pagos a estrangeiros não residentes
• Tem um plano Keogh?
• Se você tem um negócio eBay 1099, precisará de um número de identificação fiscal estadual, pois irá recolher impostos sobre vendas e reportar ao departamento de receitas do seu estado.

Além disso, de acordo com o site do IRS, aqueles envolvidos em qualquer uma das seguintes organizações provavelmente precisarão de um EIN:

• Trusts, exceto certos trusts revogáveis de propriedade do concedente, IRAs, declarações de imposto de renda de organizações isentas
• Propriedades
• Conduítes de investimento hipotecário imobiliário
• Organizações sem fins lucrativos
• Cooperativas agrícolas
• Administradores do plano

(Isso não é comum para a maioria dos freelancers.)

Como posso obter um EIN como proprietário único?

Inscrever-se para obter um EIN é fácil. Qualquer empresa sediada nos Estados Unidos pode solicitar um no site do IRS. Você só precisa ter um TIN (número de identificação fiscal) válido para iniciar o processo. Um TIN pode ser:

• Um número de segurança social
• Um número de identificação do empregador existente
• Um número de identificação fiscal individual

Se você não tiver um dos itens acima, precisará obter um primeiro.

Quando estiver pronto, todo o processo de solicitação do EIN é rápido. Na verdade, o site do IRS exige que você preencha o formulário de uma só vez, e isso não deve levar mais de 15 minutos. Você não pode parar, salvar ou reiniciar depois de iniciar a sessão.

Para obter um EIN, você deverá fornecer as seguintes informações em sua solicitação:

• Nome legal da pessoa física ou jurídica (nome da empresa) da pessoa que solicita o EIN
• Nome legal da empresa (se diferente do primeiro nome)
• Endereço
• Nome da parte responsável (normalmente a mesma pessoa que faz a solicitação)
• Número de identificação fiscal
• Se você é uma LLC (e número de pessoas na LLC, se aplicável)
• Tipo de entidade (a maioria escolherá empresário individual ou LLC)
• Motivo da inscrição
• O maior número de funcionários que você espera contratar
• Atividade principal da empresa e serviços vendidos
• Se você já teve um EIN e qual era esse número anterior

Você pode obter mais instruções sobre como preencher este formulário aqui. Você também pode optar por preencher a versão em papel deste formulário ou baixá-lo para ajudá-lo a se preparar para a inscrição online.

Pode ser encontrado aqui. O serviço online pode estar limitado de segunda a sexta-feira, durante horários específicos. Certifique-se de que está familiarizado com o horário em que está disponível na sua zona e inscreva-se durante esse período.

Quando um EIN é a melhor opção

De acordo com o site do IRS, “Se você tem residência legal, local de trabalho principal ou escritório ou agência principal nos EUA ou EUA bens, você pode receber um EIN online e usá-lo imediatamente para apresentar uma declaração ou efetuar um pagamento.”

Isso torna essa uma maneira eficiente de estar em conformidade com as obrigações fiscais do seu negócio autônomo. Como você precisará declarar sua renda como freelancer se ganhar mais de US$ 400 por ano (e também receberá um formulário 1099-misc de qualquer cliente que lhe pagar mais de US$ 600 por ano), o EIN será útil no seu primeiro ano como freelancer.

Na verdade, se você é do tipo que gosta de planejar e facilitar as coisas para novos clientes, pode solicitar seu EIN antes mesmo de aceitar seu primeiro projeto e fornecer essa informação em todos os documentos de faturamento que preencher.

Mudança do número de segurança social para o EIN

E se você forneceu seu número de segurança social no passado, mas agora deseja usar um EIN? Você pode simplesmente solicitar aos seus clientes que utilizem um W9 recém-preenchido para seus registros fiscais e de folha de pagamento. Lembre-se de que você deve usar métodos seguros para enviar essas informações – não como anexo de e-mail!

Preencha o formulário W9 da mesma forma que você preencheu com o seu SSN, mas use o EIN em vez disso. Seus clientes devem ficar satisfeitos com a mudança e incluir o EIN no formulário 1099-misc de fim de ano, em vez do seu SSN.

O EIN e o PayPal

Lembre-se de que, se você usa o PayPal como principal ferramenta de cobrança, também será necessário atualizar seu perfil nessa plataforma. Se você já possui uma conta comercial no PayPal, pode alterar essas informações em seu perfil, em “Minhas informações comerciais”.

Se você não tiver uma conta empresarial, talvez não consiga adicionar essas informações até atingir o limite de ganhos anuais de US$ 20.000, o que acionaria a emissão de um formulário 1099-K. Um membro da equipe do PayPal solicitará que você adicione essas informações. (Se você tiver certeza de que ganhará US$ 20.000 e também tiver mais de 200 transações registradas em sua conta do PayPal, receberá o formulário 1099-K e terá a oportunidade de especificar que deseja usar um EIN em vez de um número de Seguro Social.)

Os clientes geralmente não podem alterar suas informações depois que o formulário 1099 for processado, portanto, certifique-se de enviar sua solicitação de alteração até o final do ano fiscal! Você não quer dificultar as coisas para eles.

Envie todos os novos formulários W9 com bastante antecedência em relação ao prazo final de 31 de dezembro – e, se possível, ainda mais cedo! Certifique-se de verificar seus formulários 1099 a cada primavera para garantir que eles contenham o seu EIN correto, especialmente se for o primeiro ano em que você o utiliza.

O EIN está se tornando um padrão do setor para freelancers autônomos e é uma maneira segura de compartilhar suas informações fiscais para fins de declaração. Como a inscrição é gratuita e quase instantânea, não há motivo para adiar. O que você está esperando?

Se você tiver alguma dúvida sobre EINs, consulte um profissional da área tributária ou jurídica para obter orientação. Use o Bonsai para gerenciar seu negócio freelance e comece hoje mesmo seu teste gratuito.