Modelo gratuito de registro de quilometragem (com instruções passo a passo!)

Se você é um prestador de serviços independente, sabe o valor de cada quilômetro rodado. Você pode economizar muito dinheiro em seus impostos se controlar adequadamente suas milhas. Compreender as leis tributárias pode parecer confuso, mas é por isso que estamos aqui para ajudar. Criamos um modelo gratuito de controle de quilometragem que facilitará o acompanhamento da quilometragem da sua empresa.

Neste artigo, vamos orientá-lo sobre como controlar adequadamente as milhas para fins fiscais e utilizar nosso modelo gratuito. Continue lendo se precisar de ajuda para calcular suas despesas reais — nosso aplicativo pode ajudar a colocar as coisas em andamento.

Observação: A maioria dos freelancers economiza mais dinheiro em seus impostos registrando suas despesas reais, em vez de controlar a quilometragem e solicitar a dedução padrão por quilometragem. Apenas um método pode ser declarado para o uso comercial do seu veículo. Se você deseja uma maneira automática de controlar as despesas com seu veículo e outras deduções fiscais, experimente o Bonsai Tax. Nosso aplicativo analisa seus recibos bancários/de cartão de crédito para descobrir deduções fiscais e maximizar suas deduções. Na verdade, os usuários normalmente economizam US$ 5.600 em seus impostos. Experimente uma avaliação gratuita de 7 dias aqui.

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Como usar este modelo gratuito de registro de quilometragem

É muito importante acompanhar sua quilometragem de forma consistente. Em todas as viagens, sempre. Muitas pessoas registram suas milhas mensalmente ou semanalmente, mas isso não é recomendado, pois o IRS não aceitaria esses registros em caso de auditoria.

Você não precisa necessariamente enviar o registro exato da quilometragem ou a documentação da quilometragem que você declara junto com o seu 1099 toda vez que fizer a declaração. No entanto, se você for auditado sem recibos ou documentação para justificar suas deduções fiscais, estará em apuros. Afinal, o IRS vai querer ver provas da quilometragem percorrida pela sua empresa. Você sabe o que dizem: é melhor prevenir do que remediar.

Para uma determinada viagem, você precisará da data da viagem, quilometragem inicial, quilometragem percorrida, destino e motivo pelo qual ela se qualifica como despesa comercial no modelo de planilha de registro de quilometragem. Manter registros precisos de suas viagens de negócios é importante para verificar sua solicitação de reembolso. Em 2021, as taxas de quilometragem são de 56 centavos por milha. Portanto, o IRS permitirá que você deduza 56 centavos por milha comercial e a planilha o ajudará a calcular o valor de sua viagem de negócios.

Utilizando o formulário de registro de quilometragem

Para preencher o formulário de registro de quilometragem, basta inserir o motivo da viagem e anotar a quilometragem no início e no final da viagem. O IRS não exige que você inclua as leituras do odômetro para cada viagem. Você só precisa incluir a quilometragem e o motivo de cada viagem. O motivo enviado ao IRS deve ser acompanhado do nome, empresa ou finalidade no registro de quilometragem. A seguir, vamos discutir quando uma viagem realmente conta como milhas de negócios.

Uma observação sobre o controle de quilômetros rodados

Lembre-se de manter registros no livro de quilometragem do seu odômetro no início do ano ou em 1º de janeiro de cada ano. Você precisará desse valor para calcular a quilometragem total para sua declaração de imposto de renda.

Observação: Se você deseja evitar o incômodo de manter um registro de quilometragem e, em vez disso, manter registros de suas despesas, experimente o Bonsai Tax. Os empreiteiros geralmente economizam muito mais dinheiro seguindo esse caminho. Na verdade, o usuário médio economiza US$ 5.600 em impostos ao usar nosso aplicativo. Digitalizaremos seus recibos bancários/de cartão de crédito para descobrir deduções fiscais relacionadas a veículos e outras despesas. Fazemos todo o trabalho árduo por você. Veja por si mesmo. Experimente uma avaliação gratuita de 7 dias aqui.

O que conta como quilometragem comercial para trabalhadores autônomos

Antes de usar nosso registro de quilometragem gratuito, você precisa saber exatamente o que conta como “quilômetros comerciais”. As milhas percorridas entre a residência e o local de trabalho NÃO são consideradas milhas de negócios. Somente quando você dirige para uma tarefa relacionada a negócios é que o IRS considera a quilometragem dedutível. No entanto, se você precisar dirigir de um local de trabalho para outro, essas milhas serão consideradas uma despesa.

Uma regra geral é que, se você dirigiu quilômetros por opção própria, provavelmente se trata de uma despesa pessoal e você não poderá deduzir a quilometragem. Lembre-se de imprimir nosso modelo de registro de quilometragem e deixá-lo em seu carro. O IRS recomenda que você mantenha registros de quilometragem por pelo menos três anos. Três anos é o prazo de prescrição para uma auditoria.

Agora, vamos ver quando uma viagem de negócios se qualifica para uma dedução de milhagem.

Viagem para o aeroporto

As milhas percorridas de e para o aeroporto em viagens de negócios contam como milhas de negócios.

Viagens para tarefas/compras

Se você dirigir para realizar uma tarefa relacionada ao trabalho, a milha percorrida para a viagem de negócios é dedutível. Exemplos disso incluem ir ao banco, aos correios ou a uma loja para comprar suprimentos. Embora essas viagens de negócios possam parecer pequenas, essas milhas podem se acumular.

Viagens para visitar clientes

Se você tiver uma reunião com um cliente ou uma viagem para visitar um cliente, essas milhas serão consideradas despesas comerciais.

Exceção para escritório em casa

Se você tem um escritório em casa, que é considerado o “local de trabalho” dela, então todas as milhas relacionadas a negócios são dedutíveis. A viagem pode ser qualificada, desde que você atenda aos requisitos de local principal de negócios.

Uma observação para os motoristas do aplicativo Gig

Se você dirige para aplicativos de trabalho temporário como motorista autônomo da Uber, Lyft, Shipt ou Grubhub 1099, não precisará usar o modelo de planilha de registro de quilometragem. Os aplicativos farão automaticamente o acompanhamento da quilometragem para você.

Você pode encontrar facilmente o registro do formulário de quilometragem no aplicativo. Basta baixar o relatório em Excel para obter seus registros de quilometragem e reembolso no final do ano.

Usando o método de despesas reais em vez do controle de quilometragem

Lembre-se de que, se você selecionar o método de quilometragem padrão, não poderá deduzir despesas operacionais do carro, como manutenção e reparos, combustível, seguro, óleo e taxas de registro do veículo. Todos esses itens são levados em consideração na taxa de quilometragem definida pela Receita Federal dos Estados Unidos (IRS).

Como mencionamos anteriormente, o reembolso de quilometragem que você recebe ao solicitar a Taxa de Quilometragem Padrão para proprietários de pequenas empresas tende a ser igual à dedução mais baixa.

Deixe-me mostrar um exemplo de como você pode acompanhar suas despesas reais em comparação com as milhas.

Se o seu registro de quilometragem mostrar que você dirigiu um total de 4.000 milhas para fins comerciais durante o ano, você só poderá deduzir US$ 2.160 em 2021. Como o formulário de registro de quilometragem comercial rastreia sua quilometragem comercial, você pode subtrair esse número da sua quilometragem total para ter uma boa ideia da sua quilometragem pessoal.

As únicas outras despesas que você pode deduzir e que não estão incluídas no cálculo das taxas de quilometragem padrão são:

• os juros do seu empréstimo para compra de carro
• despesas de estacionamento e pedágios para viagens de negócios
• o imposto sobre bens pessoais pago quando o veículo foi adquirido.

Existem muitos aplicativos de rastreamento de quilometragem que você pode usar em vez de uma planilha de registro de quilometragem para registrar suas milhas fiscais. Tudo o que você precisa fazer é categorizar os registros como pessoais ou comerciais quando estiver dirigindo, e o aplicativo rastreará suas deduções/reembolsos de quilometragem para você.

Agora, vamos detalhar despesas como pneus, combustível, manutenção, depreciação e seguro e multiplicar esse total pela proporção de tempo de condução para fins comerciais para o método alternativo.

Usando o método alternativo

Usaremos as médias nacionais como alternativa à dedução da quilometragem padrão...

• Custos com pneus - ~$637 (custo médio para substituir 4 pneus)
• Custos com combustível - 600 galões x $3,36 (custo médio da gasolina) = $1938
• Depreciação - carro de $25.000 depreciado em 3 anos = $2.334
• Custos com seguro - US$ 1.674/ano para cobertura completa
• Manutenção - US$ 792 por ano
• DIVERSOS - $160 para AAA ou outras despesas diversas

Agora, se somarmos todas essas despesas, o total seria de $7.525. Digamos que você utilizou seu veículo para fins comerciais 50% do tempo. Portanto, sua dedução total seria de $3767. Veja bem, registrar as despesas em vez do total de quilômetros rodados a trabalho em uma planilha pode valer a pena para sua declaração de imposto de renda.

Observação: Se você não quer perder tempo controlando a quilometragem e, em vez disso, deseja controlar outras despesas para declarar o uso comercial do seu veículo para fins fiscais, o Bonsai Tax pode ajudar. Solicite seu avaliação gratuita de 7 dias aqui. Mais uma vez, os usuários economizam em média US$ 5.600.

Experimente nosso modelo de registro de quilometragem...

Se você deseja economizar tempo e dinheiro com seus impostos este ano, é importante saber quanto pode ser deduzido pela quilometragem comercial. As milhas comerciais são a distância percorrida por um empresário no exercício de suas atividades profissionais. Isso inclui viagens para tarefas relacionadas ao trabalho que você possa realizar durante o dia (como fazer recados ou buscar suprimentos).

O IRS tem diretrizes específicas sobre o que conta como milhas “comerciais”, portanto, certifique-se de verificar antes de começar! Esperamos que nosso modelo de registro de quilometragem ajude você a manter o controle do seu rastreamento de quilometragem. Não se esqueça de imprimir a planilha e guardá-la em seu veículo. Acompanhe a quilometragem de cada viagem para manter um registro preciso.

Se você tiver alguma dúvida sobre a quilometragem qualificada ou sobre como declarar seus impostos...

A equipe da Bonsai sempre recomenda que você consulte um profissional da área tributária para obter orientações precisas sobre o imposto sobre quilometragem. As leis tributárias do IRS estão sempre mudando e é sua responsabilidade declarar seus impostos corretamente. Se você tiver alguma dúvida sobre suas circunstâncias específicas ou quais viagens contam como deduções, converse com um contador.