Como controlar as despesas para proprietários de pequenas empresas: 6 passos simples que você pode seguir

Acompanhar as despesas da sua empresa pode ajudá-lo a identificar e eliminar maus hábitos de consumo, obter visibilidade em tempo real sobre suas finanças e melhorar a saúde financeira da sua empresa.

Neste guia, você aprenderá como controlar as despesas para proprietários de pequenas empresas em seis etapas simples. Vamos começar.

Observação: A melhor maneira de controlar as despesas para proprietários de pequenas empresas é com um aplicativo como o Bonsai Tax. Nosso software analisará seus extratos bancários/de cartão de crédito para encontrar possíveis deduções fiscais e economizar milhares de dólares em seus impostos. Na verdade, os usuários normalmente economizam US$ 5.600. Solicite hoje mesmo o seu avaliação gratuita de 7 dias hoje mesmo.

Use um software de contabilidade baseado na nuvem

Os sistemas de contabilidade permitem que você controle seus gastos, categorizando todas as suas transações. para lhe dar uma visão clara de onde o dinheiro da sua empresa está indo. Muitos aplicativos de contabilidade também podem ajudá-lo a enviar faturas aos seus clientes, analisar o fluxo de caixa, controlar as despesas comerciais e pagar contas diretamente a partir de suas plataformas.

Por exemplo, eles podem produzir demonstrações financeiras completas com um único clique do mouse. Em contrapartida, se você estivesse usando uma planilha, levaria horas para fazer os cálculos.

Outros benefícios dos sistemas de contabilidade baseados em nuvem incluem:

• Eles mantêm suas informações seguras. O software de contabilidade está em conformidade com as diretrizes do RGPD, realiza backups regulares e implementa criptografia de dados para proteger os seus dados.
• Eles permitem que você acesse facilmente suas demonstrações financeiras e relatórios de despesas de qualquer lugar, desde que tenha uma conexão confiável com a internet.
• Como a maioria dos aplicativos de controle de despesas comerciais, a maioria dos sistemas de contabilidade tem uma curva de aprendizado curta – mesmo que você não seja um especialista em tecnologia, pode facilmente se familiarizar com o software para analisar as finanças da sua empresa.
• Eles ajudam a minimizar erros contábeis, pois realizam a maioria dos cálculos complexos para você.
• Eles permitem que você colabore facilmente com outras pessoas – todos os membros da sua equipe têm acesso à contabilidade em tempo real e aos dados financeiros da sua empresa.

Crie uma planilha para suas despesas

Depois de escolher o método contábil, é hora de começar a registrar as transações comerciais. Para proprietários de pequenas empresas com um orçamento apertado, uma maneira econômica de controlar as transações é criar uma planilha de despesas.

Criar planilhas não precisa ser uma tarefa árdua. Programas como o Excel facilitam a criação de planilhas abrangentes – eles até fazem os cálculos para você.

Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para criar uma planilha de despesas:

Escolha um modelo

O Microsoft Office oferece vários modelos de relatórios de despesas gratuitos para download para usuários do Excel; você não precisa perder muito tempo criando um modelo do zero. Você pode personalizar seu modelo com seu nome, nome da empresa e o intervalo de datas que você irá relatar.

Você também pode usar nossa planilha gratuita de deduções fiscais para trabalhadores autônomos.

Edite as colunas do modelo

Você pode adicionar colunas para uma variedade de itens, como data, cliente, projeto, fornecedor e valor.

Adicionar despesas detalhadas

Inclua cada despesa que você teve em uma nova linha e certifique-se de incluir o máximo de informações possível. Registre suas despesas em ordem cronológica, com a despesa mais recente aparecendo no final.

Se necessário, inclua os recibos.

Se você normalmente reembolsa seus funcionários pelas despesas que eles pagam do próprio bolso, será necessário anexar os recibos ao seu relatório de despesas. Digitalize os recibos e anexe-os como arquivos para que você possa reembolsar seus funcionários sem complicações.

Dito isso, à medida que sua pequena empresa cresce, suas despesas inevitavelmente disparam e as planilhas não são mais suficientes. Você pode decidir adotar uma abordagem mais eficiente para o controle das despesas da sua pequena empresa, utilizando um software de contabilidade ou um aplicativo de controle de despesas comerciais.

Felizmente, a maioria dos aplicativos de software de contabilidade permite transferir facilmente suas planilhas do Excel para seus sistemas, para que você não precise refazer seu trabalho.

Digitalize seus recibos

O IRS (Internal Revenue Service) exige que os proprietários de pequenas empresas e os trabalhadores independentes mantenham registros de todas as despesas comerciais por pelo menos três anos. Para permanecer em conformidade com a lei, você precisará guardar todos os seus recibos até que não precise mais deles.

Mas evitar problemas legais não é a única vantagem de organizar os recibos. Por um lado, pode ajudá-lo a fornecer provas caso o IRS o audite. Em segundo lugar, você pode ter que fornecer comprovantes de despesas aos seus fornecedores, caso algo dê errado.

Alguns empresários optam por guardar uma caixa de recibos para se manterem organizados. Embora essa possa ser uma abordagem válida quando você está iniciando seu negócio, ela pode rapidamente se tornar tediosa quando sua empresa começa a crescer.

Manter cópias digitais de seus recibos para fins fiscais pode proporcionar mais proteção e menos complicações. Veja como:

• Permite economizar espaço. Livrar-se da desordem de papéis permite manter unidades de armazenamento menores e torna sua área de armazenamento mais organizada.
• Ajuda você a se manter mais organizado. Ao digitalizar seus recibos, você pode organizá-los por fornecedor, preço, data e forma de pagamento.
• Permite que você compartilhe facilmente seus recibos por e-mail. Você não precisa mais se preocupar em enviar recibos por fax para os membros da equipe.
• Elimina o erro humano. Ter funcionários inserindo manualmente os dados de recibos em papel pode levar a erros dispendiosos.
• Oferece-lhe uma pesquisa avançada. Ao procurar um recibo, você pode usar uma função de pesquisa para encontrar o que precisa em pouco tempo.

Digitalizar recibos também não é difícil – os aplicativos de digitalização de recibos e os rastreadores de despesas comerciais são incrivelmente fáceis de usar. Veja como a maioria deles funciona:

• Tire uma foto do seu recibo.
• Você carrega a imagem no seu aplicativo. O software OCR que a maioria dos aplicativos de digitalização de recibos usa irá digitalizar sua imagem e extrair automaticamente detalhes importantes, como moeda, data, valor e comerciante.
• Você adiciona quaisquer detalhes que possa precisar no futuro.
• Você envia o recibo para obter aprovação.
• O aplicativo envia automaticamente suas despesas para o seu software de contabilidade.

Observação: Se você deseja digitalizar seus recibos (para o caso de uma auditoria do IRS), use um aplicativo prático como o Bonsai Tax. Rastrearemos, organizaremos e registraremos todos os seus recibos fiscais e ajudaremos você a maximizar suas economias. Os usuários normalmente economizam US$ 5.600 em seus impostos. Experimente hoje mesmo uma avaliação gratuita de 7 dias hoje mesmo.

Abra uma conta bancária dedicada para a sua empresa

Pode ser tentador usar sua conta bancária pessoal para organizar suas despesas pessoais e comerciais, especialmente se sua pequena empresa e suas identidades estiverem profundamente entrelaçadas. Mas isso pode ser um erro caro.

Em caso de crise na sua empresa, você pode ter que arcar com todo o ônus financeiro. Por exemplo, se sua pequena empresa não puder pagar suas dívidas, seus bens pessoais podem estar em risco.

Dito isso, algumas das vantagens de abrir uma conta empresarial incluem:

Permite-lhe garantir empréstimos comerciais

Se você precisa de um empréstimo para melhorar suas operações, expandir seus negócios ou saldar dívidas existentes, então você precisa ter uma conta bancária separada para sua empresa.

Melhora a sua imagem

Aos olhos dos clientes, sua pequena empresa pode parecer mais profissional com uma conta bancária comercial. Novos clientes, por exemplo, podem não ter a melhor impressão da sua empresa quando fazem um pagamento e o seu nome aparece – e não o nome da sua empresa.

Contabilidade mais fácil

Ter uma conta bancária empresarial permite separar suas despesas pessoais das despesas comerciais e ajuda a controlar as receitas sem grandes complicações. Isso significa mais tranquilidade quando chega a época de declarar o imposto de renda.

Ajuda a comprovar a legitimidade perante o IRS

As auditorias do IRS são comuns nos dias de hoje. Caso você seja auditado pela Receita Federal, precisará provar que sua pequena empresa não é apenas um hobby. Uma conta bancária empresarial dedicada pode ser prova mais do que suficiente.

Permite receber pagamentos com cartão de crédito

Usando uma conta pessoal, você não pode receber pagamentos feitos com cartões de crédito. Considerando que quase todo mundo faz compras com cartão de crédito hoje em dia, você estaria perdendo uma grande oportunidade se sua empresa não aceitasse cartões de crédito.

Dito isso, abrir uma conta bancária separada para a empresa pode parecer uma tarefa árdua para a maioria dos proprietários de pequenas empresas. A verdade, porém, é que é fácil, especialmente agora que você pode fazer isso online em poucos minutos.

Aqui estão algumas coisas que você pode precisar:

• Passaporte, carteira de motorista ou qualquer documento que possa ser usado para identificação pessoal.
• Número de identificação do empregador ou número de segurança social
• Licença comercial (deve incluir o nome do proprietário e o nome da pequena empresa)
• Certificado de nome fantasia
• Para contas comerciais, pode ser necessária a receita mensal do cartão de crédito.
• Organização de documentos arquivados junto ao estado

Observe que alguns dos documentos variam dependendo de como você configurou sua empresa. Por exemplo:

• Parceria – Acordo de parceria, certificado estadual de parceria e certificado de registro do nome comercial
• Empresa individual – Certificado de registro do nome comercial e licença comercial

Independentemente do tamanho da sua empresa, você precisa abrir uma conta empresarial. Isso facilitará muito o acompanhamento de tudo o que entra e sai da sua empresa, e você terá uma melhor compreensão das finanças da sua empresa.

Além disso, os cartões de crédito empresariais podem ser úteis. Como você provavelmente fará muitas compras comerciais, um cartão de crédito empresarial ajudará você a construir um histórico de crédito e obter acesso a programas de recompensas.

Escolha seu método contábil

O método de contabilidade da sua pequena empresa desempenha um papel importante não só na forma como declara os seus impostos, mas também na forma como controla as suas despesas e receitas. Isso afeta a forma como você registra suas receitas e despesas de pequenas empresas em suas demonstrações financeiras e o ano fiscal em que suas transações são refletidas.

Os dois principais métodos contábeis são:

Método de contabilidade de caixa

Este é o método mais simples entre os dois e é muito popular entre prestadores de serviços independentes, trabalhadores autônomos e proprietários de pequenas empresas. Com o método de contabilidade de caixa, você registra a receita da sua empresa quando a recebe e contabiliza as despesas quando realmente as paga.

Digamos, por exemplo, que você é proprietário de uma pequena livraria. Você comprou alguns materiais de papelaria a crédito em fevereiro, mas decidiu pagar a conta em maio. Se você usar o método de contabilidade de caixa, considerará esses suprimentos como uma despesa de maio.

Algumas das vantagens do método de contabilidade de caixa incluem:

• Tem uma curva de aprendizagem mais curta
• Permite registrar menos itens
• É mais simples acompanhar as despesas e receitas
• Não é necessário acompanhar contas a receber e contas a pagar.
• Não é necessário fazer lançamentos contábeis
• Você sempre terá uma ideia de quanto dinheiro tem disponível a qualquer momento.

Método de contabilidade de exercício

Isso é mais complexo do que sua contraparte em dinheiro, mas é o método contábil recomendado pela maioria dos contadores e profissionais da área.

Com o método de contabilidade de exercício, você precisa registrar receitas e despesas quando elas são obtidas, e não quando são recebidas ou pagas.

Digamos que você seja um redator freelancer e tenha concluído um projeto em junho, com previsão de receber o pagamento em agosto. Você registrará o pagamento previsto como receita de junho e não de agosto.

As despesas também funcionam da mesma maneira. Você registrará o custo ao fazer seu pedido, mesmo que o pagamento seja feito posteriormente.

Algumas das vantagens deste método incluem:

• Permite-lhe obter uma visão financeira mais precisa do seu negócio.
• Segue os princípios GAAP
• Ele se adapta ao tamanho da sua empresa

A maior desvantagem do método, no entanto, é que ele consome muitos recursos. Para muitos proprietários de pequenas empresas, o método é muito complexo e caro para ser implementado devido à burocracia envolvida. É por isso que usar o método de contabilidade de caixa pode fazer mais sentido se você estiver apenas começando.

Mas se você espera que sua empresa cresça rapidamente e costuma prestar serviços a seus clientes a crédito, então a contabilidade de competência pode ser a melhor opção.

Aproveite as deduções fiscais para pequenas empresas

Uma das maiores vantagens de controlar as despesas comerciais é que você pode aproveitar ao máximo as deduções fiscais. Seguindo as etapas mencionadas acima, você terá uma visão mais clara das deduções fiscais às quais tem direito e quanto pode deduzir.

As deduções são incentivos que a Receita Federal disponibiliza aos contribuintes, permitindo-lhes deduzir uma parte das despesas que pagam ao administrar seus negócios. Uma dedução reduz sua obrigação tributária e, por sua vez, reduz sua renda tributável. Você pode aplicar uma dedução ou subtraí-la de sua renda bruta.

Despesas comerciais comuns que os trabalhadores independentes podem deduzir

Aqui está uma lista das deduções fiscais que você pode solicitar para pequenas empresas:

• Deduções para escritório em casa
• Material de escritório
• Quilometragem
• Custos de viagens de negócios
• Custos com refeições de negócios
• Custos iniciais e organizacionais
• Prêmios de seguro saúde
• Contas telefônicas e de internet da empresa
• Cursos de educação continuada
• Dívida incobrável
• Custos com publicidade e marketing