HTML-Rechnungsvorlage

Möchten Sie eine HTML-Rechnungsvorlage erstellen?

In diesem Zeitalter der schnellen Online-Transaktionen ist eine Rechnungsvorlage eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, Zahlungsaufforderungen zu versenden!

Wenn Sie am Ende jedes Tages mit zu vielen Rechnungen überhäuft werden, warum probieren Sie nicht einmal HTML-Rechnungen aus?

In diesem Artikel werden wir uns mit folgenden Themen befassen:

• Was ist eine HTML-Rechnung?

• Warum eine Rechnungsvorlage unverzichtbar ist

• Schritte zum Erstellen einer nützlichen Rechnungsvorlage sowie die Elemente, die Sie beim Erstellen einer solchen Vorlage berücksichtigen sollten

• Definition der Begriffe, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer HTML-Rechnung häufig begegnen werden.

Lassen Sie uns gleich loslegen!

Was ist eine HTML-Rechnungsvorlage?

Einfach ausgedrückt ist eine HTML-Rechnungsvorlage eine formelle Rechnung, die an Kunden versendet wird – eine Rechnung, die durch Programmierung erstellt wird.

Der größte Unterschied zwischen HTML-Rechnungen und herkömmlichen Rechnungen besteht darin, dass letztere oft einen starken Fokus auf den visuellen Aspekt legen, während HTML die Funktionalität der Rechnung durch Codierung in den Vordergrund stellt.

Das heißt aber nicht, dass eine HTML-Vorlage für Rechnungen nicht ansprechend aussehen kann – es gibt auch viele dynamische Rechnungen, die mit HTML erstellt wurden!

HTML-Rechnung oder Rechnung für HTML?

Bei der Arbeit mit HTML-Rechnungen sind Ihnen möglicherweise zwei ähnliche (aber leicht unterschiedliche) Begriffe begegnet: eine HTML-Rechnung und eine Rechnung für HTML.

Was ist los?

1. HTML-Rechnungsvorlage

Eine HTML-Rechnungsvorlage ist eine über HTML erstellte Rechnungsanforderung, die häufig eine Vielzahl dynamischer Elemente enthält.

Eine HTML-Rechnungsvorlage ist für viele Menschen zu einer beliebten Option geworden, egal ob sie Freiberufler oder Online-Unternehmen sind.

2. Rechnungsvorlage für HTML-Freelancer

Eine Rechnungsvorlage für HTML hingegen ist speziell für HTML-Profis konzipiert.

Sie weisen im Allgemeinen viele Ähnlichkeiten mit anderen Arten von Rechnungen auf, wie beispielsweise die Namen des Freiberuflers und des Kunden, die erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte, Stückpreise und Mengen.

Die Bedeutung von Rechnungsvorlagen für HTML-Fachleute

Warum genau sind Rechnungsvorlagen in HTML für diesen Arbeitsbereich so wichtig?

Es ist kein Geheimnis, dass viele HTML-Fachleute einen Boom in der Nachfrage erlebt haben, insbesondere da Technologie zu einem wichtigen Bestandteil des täglichen Lebens aller Menschen geworden ist.

Wenn Sie eine Vorlage zur Hand haben, müssen Sie weniger Zeit für die manuelle Bearbeitung jeder einzelnen Rechnung aufwenden!

1. Optimiert den Abrechnungsprozess

Effizienz ist immer das A und O, insbesondere für HTML- (und andere ähnliche) Fachleute.

Wenn Rechnungen schnell erstellt und an einen Kunden versendet werden können, bleibt wertvolle Zeit für andere, wichtigere Aufgaben.

2. Gewährleistet Konsistenz und Professionalität

Der erste Eindruck zählt – aber auch der letzte Eindruck!

Rechnungen gehören in der Regel zu den letzten Dingen, die ein Freiberufler nach Abschluss der erforderlichen Arbeiten an seinen Kunden schickt, und nichts zeugt mehr von Professionalität als eine gut gestaltete Rechnung.

3. Vereinfacht die Aufbewahrung und Nachverfolgung von Unterlagen

Mit einer Vorlage bleiben alle Ihre Transaktionen einheitlich und eignen sich somit gut für die automatische Buchführung.

Dies ist besonders während der Steuererklärungssaison nützlich, da Sie nicht so viel Zeit damit verbringen müssen, alles zu organisieren!

So erstellen Sie in 9 Schritten eine HTML-Rechnungsvorlage

Sind Sie gespannt darauf, in die wunderbare Welt der Rechnungsprogrammierung einzutauchen?

Hier sind die neun Schritte, die Sie befolgen müssen, um einfache, professionelle und ansprechende HTML-Vorlagen für Rechnungen zu erstellen!

Schritt 1: Ihre Rechnung muss professionell aussehen.

Dies knüpft an das zuvor Gesagte an: Nur weil es sich um eine HTML-Rechnungsvorlage handelt, bedeutet das nicht, dass sie nicht ansprechend und professionell aussehen sollte!

Die Programmierung der Vorlage bietet Ihnen viel Spielraum, um ein beeindruckendes Design zu erstellen – lassen Sie also Ihre Kreativität spielen!

Schritt 2: Markieren Sie Ihre Rechnung

Hier ist etwas, das viele Freiberufler übersehen: Vergessen Sie nicht, Ihre Rechnung als Rechnung zu kennzeichnen.

Es sollte oben im Dokument platziert werden, damit Ihr Kunde auf den ersten Blick erkennen kann, worum Sie ihn bitten.

Schritt 3: Fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer hinzu.

Bevor weitere Details aufgeführt werden, sollte zunächst eine eindeutige Rechnungsnummer angegeben werden.

Dadurch bleibt nicht nur alles gut organisiert, sondern auch die Buchhaltung wird zum Kinderspiel – egal, ob Sie überprüfen möchten, ob Sie Ihrem Kunden bereits eine Rechnung gestellt haben, oder ob Sie Ihre Steuererklärung erstellen.

Schritt 4: Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu

Ihre Kunden sollten schnell erkennen können, wer ihnen eine Rechnung schickt. Deshalb ist es wichtig, Ihre Geschäftsdaten an prominenter Stelle anzugeben. Lassen Sie sie nicht einfach als Nebensache stehen!

Schritt 5: Wichtige Termine hinzufügen

Eine Rechnung ohne Datum ist nicht gerade hilfreich; Ihre Kunden könnten verwirrt sein, ob sie sie bereits bezahlt haben, wenn nicht einmal angegeben ist, wann die Rechnung überhaupt verschickt wurde!

Schritt 6: Kosten für erworbene Dienstleistungen einbeziehen

Es macht keinen Sinn, eine Rechnung zu versenden, wenn Sie nicht angeben, wie viel Ihr Kunde Ihnen schuldet.

Schlüsseln Sie die Kosten wie folgt auf: Artikel, kurze Beschreibung, Stückkosten, Menge des Artikels und Gesamtkosten (Stückkosten multipliziert mit Menge).

Stellen Sie sicher, dass Sie unten auch den endgültigen Gesamtbetrag (den gesamten zu zahlenden Betrag) anzeigen!

Schritt 7: Zahlungsmethoden angeben

Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie bereits über eine einfache HTML-Rechnungsvorlage.

Ergänzen Sie dies zusätzlich durch die Angabe der verfügbaren Zahlungsmethoden. Wenn du den eigentlichen Zahlungsvorgang bequem und stressfrei gestaltest, sparst du Zeit und stellst sicher, dass du schnell bezahlt wirst!

Schritt 8: Fügen Sie das Zahlungsziel hinzu

Vergessen Sie nicht, das Fälligkeitsdatum der Rechnung anzugeben. Ein Fälligkeitsdatum erzeugt beim Kunden ein Gefühl der Dringlichkeit. Achten Sie daher darauf, eine angemessene und ausreichende Frist zu setzen.

Sie können auch eine Klausel für Verzugsgebühren hinzufügen, da dies Ihre Interessen als Freiberufler schützen kann.

Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, dies während des Rechnungsstellungsprozesses hinzuzufügen, sollten Sie Ihren Kunden vor Beginn der Arbeiten darüber informieren!

Schritt 9: Personalisieren Sie die Rechnung mit einer Dankesnachricht.

Eine Rechnung zeigt zwar die geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und dem Kunden, aber eine Dankeskarte zu schicken kann nie schaden!

Vorteile der Verwendung einer guten HTML-Rechnungsvorlage

Warum sollten Sie Zeit damit verbringen, eine HTML-Vorlage für Rechnungsformulare zu erstellen? Hier sind die Vorteile, die Sie genießen werden:

Professionelles Erscheinungsbild

Eine Rechnungsvorlage hilft Ihnen dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren.

Kunden achten ständig darauf, wie Sie sich und Ihr Unternehmen präsentieren. Eine optisch ansprechende Rechnung ist daher definitiv von Vorteil.

Zeitsparend

Wenn Sie bereits über eine Vorlage verfügen, ist es viel einfacher, Rechnungen schnell zu versenden. Wie oben bereits erwähnt, sparen Sie dadurch wertvolle Zeit für andere, wichtigere Aufgaben.

Konsistenz bei der Rechnungsstellung

Mit einer HTML-Rechnungsvorlage wird Ihre Rechnungsstellung in Bezug auf Erscheinungsbild, Häufigkeit und Details wesentlich einheitlicher.

Durch die Verwendung einer Vorlage weiß Ihr Kunde auf einen Blick, mit wem er zusammenarbeitet!

Einfache Anpassung

Nur weil es eine Vorlage ist, heißt das nicht, dass Sie sie nicht ändern können! Dies gilt insbesondere für HTML-Vorlagen, in denen Sie alle Sonderleistungen, die Sie für den Kunden erbracht haben, ganz einfach auf der Rechnung aufführen können.

Verbesserte Organisation

Eine Vorlage bedeutet, dass alle Ihre Finanzunterlagen identisch sind, sodass Sie Details wie Datum, Rechnungsnummer und Kundeninformationen schnell herausfiltern können. Dadurch bleiben Ihre Unterlagen so gut wie möglich organisiert.

Fehlerreduzierung

Mit einer Vorlage verringern Sie das Risiko von Fehlern bei Artikeln, Kunden und Beträgen – insbesondere, wenn Sie in kurzer Zeit eine große Anzahl von Rechnungen erstellen.

Plattformübergreifende Kompatibilität

Einer der größten Vorteile von HTML-Rechnungen ist, dass sie auf praktisch jeder Plattform zugänglich sind.

Sie können sie auf Webseiten anzeigen, eine HTML-Vorlage für PDF erstellen oder Rechnungsvorlagen in HTML erstellen (diese funktionieren besonders gut).

Verbessertes Kundenerlebnis

Wenn die Rechnungsbearbeitung auf Kundenseite reibungslos verläuft, wird Ihr Unternehmen einen viel besseren Eindruck hinterlassen.

Und wenn es eine Sache gibt, in der HTML-Rechnungsvorlagen großartig sind, dann ist es, dass sie dafür sorgen, dass jeder problemlos Zahlungen einziehen und versenden kann!

Einhaltung gesetzlicher Standards

Genau wie andere Arten von Rechnungsvorlagen helfen Ihnen HTML-Rechnungsvorlagen dabei, die Vorschriften Ihres Landes, beispielsweise zur Steuererklärung, einzuhalten.

Vereinfachte Nachverfolgung und Berichterstattung

Wenn Sie eine Vorlage verwenden, wird alles einheitlicher – so können Sie ein Tracking- und Buchhaltungssystem erstellen, das Ihnen nicht die Haare zu Berge stehen lässt! Auf einen Blick finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen.

HTML-Rechnung vs. HTML-Angebot

Wenn Sie schon einmal mit HTML gearbeitet haben, sind Sie wahrscheinlich auch schon auf den Begriff „HTML-Zitat“ gestoßen.

Sie werden sowohl von Freiberuflern als auch von Unternehmen verwendet, aber wie unterscheiden sie sich von HTML-Rechnungen?

HTML-Rechnung

Zahlungsaufforderung

Der Hauptgrund für das Versenden von Rechnungen ist die Einforderung der Zahlung für Produkte oder Dienstleistungen, die Sie bereitgestellt haben.

Aus diesem Grund enthalten Rechnungen den Gesamtbetrag, eine detaillierte Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen und die akzeptierten Zahlungsmethoden.

Spiegelt endgültige Details wider

Eine Rechnung ist eines der letzten Dinge, die Sie an einen Kunden senden. Daher sollte es nur endgültige Angaben zu Artikeln, Preisen und Kosten enthalten.

Rechtsverbindliches Dokument

Eine Rechnung bildet die Grundlage für eine rechtliche Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden, insbesondere wenn ein Vertrag in Kraft ist.

Wenn der Kunde die Zahlung der Rechnung verweigert, stehen Ihnen in der Regel rechtliche Mittel zur Verfügung.

Inklusive Steuern und Zusatzgebühren

Da Rechnungen Zahlungsaufforderungen sind, enthalten sie auch Steuern und andere zusätzliche Gebühren wie Servicegebühren oder Verzugsgebühren.

HTML-Zitat

Kostenvoranschlag für Dienstleistungen oder Produkte

Im Gegensatz zu einer Rechnung enthält ein Angebot lediglich Schätzungen darüber, wie viel Ihr Kunde bezahlen müsste, wenn er bestimmte Produkte oder Dienstleistungen erhalten würde.

Änderungen und Verhandlungen vorbehalten

Wenn ein Kunde ein Angebot erhält, kann er es sofort ablehnen! In der Regel möchte der Kunde Bedingungen wie reduzierte Kosten (insbesondere bei Großeinkäufen) oder eine schnellere Lieferzeit aushandeln.

Sobald Sie und der Kunde sich auf die Bedingungen geeinigt haben, folgt in der Regel ein Vertrag.

Nicht rechtsverbindlich

Ein Angebot allein ist rechtlich nicht bindend. Es kann jedoch als Grundlage für eine eventuelle Vertragsbeziehung zwischen Ihnen und dem Kunden dienen!

Enthält möglicherweise nicht alle zusätzlichen Kosten.

Angebote enthalten nur Schätzungen der Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Es sind möglicherweise keine weiteren Steuern oder sonstige damit verbundene Gebühren enthalten. Dennoch ist es ratsam, Ihren potenziellen Kunden im Voraus darüber zu informieren!

Mit Bonsai ist das Erstellen einer HTML-Rechnungsvorlage ganz einfach.

Das Erstellen einer HTML-Rechnungsvorlage erfordert umfangreiche Programmierkenntnisse und kann natürlich viel Zeit in Anspruch nehmen.

Sie könnten zwar Ihre eigene Vorlage erstellen, aber warum sollten Sie sich diese Mühe machen, wenn Sie sich auf die umfangreichen Rechnungsstellungslösungen von Bonsai verlassen können?

Sie erhalten nicht nur wunderschön einfache HTML-Rechnungen, die professionell aussehen, sondern müssen sich auch nicht mit Programmierung herumschlagen!

Sie können alle Vorteile einer großartigen HTML-Rechnung genießen, ohne sie von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Wie kann Bonsai noch helfen? Wir können auch automatisch Rechnungen erstellen und versenden, Kunden an ihre Zahlungen erinnern und Verzugsgebühren für überfällige Rechnungen festlegen.

Mit Bonsai wird die Rechnungsstellung wesentlich intuitiver und effizienter. Es funktioniert einfach!

HTML-Rechnungsglossar

Pro-forma-Rechnung

Im Wesentlichen handelt es sich bei Proforma-Rechnungen um eine vorläufige Rechnung. Sie sind viel detaillierter als Angebote und vermitteln dem Kunden, dass Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt liefern werden.

Da Sie die Ware noch nicht geliefert haben, kann keine Rechnung verschickt werden; stattdessen wird eine Proforma-Rechnung verwendet.

Nettobedingungen

Wenn Sie nach einer bestimmten Zeitspanne ein Fälligkeitsdatum für die vollständige Zahlung festlegen, spricht man von einer Netto-Zahlungsfrist.

Wenn Sie beispielsweise eine Zahlungsfrist von „30 Tage netto“ festlegen, bedeutet dies, dass der Kunde den gesamten Betrag innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung bezahlen soll.

Verspätungsgebühr

Wie der Name schon sagt, sind Verzugsgebühren zusätzliche Kosten, die als Strafe für die nicht fristgerechte Begleichung einer Rechnung durch den Kunden anfallen!

Halterung

Retainerships schaffen langfristige Verpflichtungen zwischen Ihnen und dem Kunden. Das bedeutet, dass Ihre gemeinsame Geschäftstätigkeit keine einmalige Angelegenheit ist. Wenn Sie einen Rahmenvertrag mit einem Kunden abschließen, senden Sie ihm in der Regel regelmäßig Rechnungen.

Zeiterfassung

Wenn Sie als Freiberufler auf Stundenbasis arbeiten, kann Ihr Kunde von Ihnen verlangen, dass Sie ein Zeiterfassungstool verwenden. Dadurch werden lediglich Ihre Aktivitäten protokolliert und Ihrem Kunden angezeigt, wie lange Sie genau an jedem Projekt gearbeitet haben.

Wiederkehrende Rechnung

Wiederkehrende Rechnungen bedeuten, dass Sie regelmäßig Zahlungen von einem Kunden anfordern.

Die Dauer eines Zahlungszyklus hängt von Ihrer Vereinbarung ab, aber übliche Zeiträume sind eine Woche oder ein Monat.

Einzelposten

Ein Einzelposten ist jeder einzelne und spezifische Posten, der in einer Rechnung enthalten ist.

Wenn Sie beispielsweise die Produkte und Dienstleistungen auflisten, die Sie dem Kunden bereitgestellt haben, wird jedes einzelne Produkt, das Sie aufgeführt haben, als Einzelposten betrachtet.

Markup

Wenn Sie Einzelhändler sind, ist der Aufschlag der Betrag, den Sie zum ursprünglichen Preis des Produkts hinzufügen, bevor Sie es an eine andere Person verkaufen. Ein Aufschlag dient dazu, Ihnen einen Gewinn zu verschaffen.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (AR)

Der Begriff „Forderungen” wird in der Regel von Unternehmen verwendet und bezeichnet alle Gelder, die Ihnen zustehen. Dazu gehören alle Rechnungen, die Sie an Kunden gesendet haben und die noch nicht bezahlt wurden.

Rückbuchung

Wenn ein Kunde nach der Bezahlung mit einem Produkt oder einer Dienstleistung unzufrieden ist, kann er eine Rückbuchung beantragen. Dieser Begriff wird häufig im Zusammenhang mit Kreditkartentransaktionen verwendet.

Da dies die Transaktion rückgängig macht, sollten Sie versuchen, dies so weit wie möglich zu verhindern!