Modelo de fatura contábil

Tanto as grandes organizações como as pequenas empresas necessitam de uma contabilidade precisa. Embora a contabilidade possa parecer tediosa e, às vezes, uma tarefa árdua, seu papel no acompanhamento das receitas e despesas não pode ser subestimado. Muitas empresas que poderiam ter consolidado sua posição em seu nicho de mercado ficaram atoladas por não terem mantido registros financeiros adequados. O IRS registrou que 40% das pequenas empresas incorrem em uma multa média de US$ 845 por ano por atrasos ou imprecisões nas declarações e pagamentos. Se você organiza os registros financeiros de uma empresa, seu trabalho é altamente valioso e profissional.

E quando se trata de receber pagamentos, você precisa de uma fatura contábil profissional para facilitar o processo. Além disso, você deve saber o que é uma fatura e como faturar como um profissional, além de aplicar dicas úteis para o faturamento, se quiser receber pagamentos mais rápidos de seus clientes. Obter pagamentos mais rápidos é essencial para o seu fluxo de caixa e para a saúde financeira da sua empresa. Veja as melhores práticas de faturamento na próxima seção deste artigo.

Melhores práticas para criar e usar modelos de faturas contábeis

Como contador, você é especialista em organizar registros financeiros, e essa habilidade deve se refletir em sua faturação. Incorporar algumas práticas recomendadas na criação e envio de suas faturas contábeis pode ajudar a acelerar seus pagamentos. Aqui estão algumas dicas úteis a serem consideradas para o faturamento:

1. Migre para faturas online com seu modelo de fatura contábil

Na economia acelerada de hoje, você não pode se dar ao luxo de gastar tanto tempo com métodos de faturamento trabalhosos apenas para descobrir que a fatura enviada a um cliente está repleta de erros que poderiam ser evitados. As soluções e softwares online facilitam a preparação e o envio mais rápido de faturas aos clientes. Dessa forma, suas faturas serão profissionais e sem erros, o que também pode impactar positivamente o tempo de resposta dos pagamentos.

2. Mantenha as faturas simples, com apenas os detalhes necessários, usando o modelo de fatura para contabilidade.

Sua intenção não é sobrecarregar seu cliente com sua fatura de contabilidade; portanto, o documento deve conter apenas as informações necessárias para ajudar o cliente a efetuar o pagamento. Inclua suas informações de contato e as do seu cliente, juntamente com informações relevantes sobre o seu serviço e os honorários envolvidos.

3. Integre diferentes métodos de pagamento na faturação com o seu modelo de fatura de contabilidade.

Você pode acelerar o tempo de resposta dos pagamentos se oferecer mais formas de pagamento aos clientes. Por exemplo, aceitar apenas cheques em papel pode retardar as respostas dos clientes que desejam manter seu dinheiro o máximo possível. Você tem mais chances de receber pagamentos mais rápidos se aceitar pagamentos por cheque eletrônico e cartão eletrônico.

4. Formalize suas políticas de pagamento com seu modelo de fatura contábil.

Os clientes tendem a fazer o que lhes convém se a sua fatura de contabilidade não tiver uma política de pagamento formal. Crie políticas de pagamento diretamente no contrato, que servirá como base para o seu relacionamento comercial com o cliente. Pense em diferentes elementos para tornar a política mais eficaz no que diz respeito ao pagamento sem interrupções. Você deve decidir se o pagamento será feito antecipadamente, parcelado ou solicitado após a conclusão. Além disso, você deve ter uma data de vencimento do pagamento, como “pagamento devido no recebimento” ou “30 dias líquidos”, etc.

5. Evite atrasos no envio de faturas com o seu modelo de fatura de contabilidade

Mesmo que você tenha uma agenda lotada, lembre-se de que seu fluxo de caixa não pode esperar. Você começa a criar a mentalidade de “longe da vista, longe da mente” na cabeça do seu cliente quando adia o envio da sua fatura de contabilidade. A melhor prática é enviar as faturas ao cliente imediatamente ou alguns dias após a conclusão do serviço.

Dicas para receber pagamentos mais rapidamente com seu modelo de fatura contábil

Não é incomum que freelancers e pequenas empresas enfrentem dificuldades com pagamentos atrasados. A pesquisa da Federação Nacional de Empresas Independentes revelou que aproximadamente 64% das pequenas empresas relataram ter clientes que atrasaram o pagamento de faturas por pelo menos 60 dias. Isso não é apenas frustrante; o atraso habitual nos pagamentos pode potencialmente prejudicar um negócio.

Veja algumas etapas simples a serem lembradas para obter pagamentos mais rápidos:

1. Não inicie um projeto antes de ter um contrato assinado em vigor.
2. Esclareça quando e como você será pago no contrato.
3. Se você deseja receber um pagamento em 30 dias, deve reduzir o prazo de vencimento da sua fatura contábil para 15 dias. Além disso, frases como “pagamento devido em 15 dias” provaram funcionar melhor do que “15 dias líquidos” ou “15 dias líquidos”.
4. Solicite o pagamento adiantado, se aplicável.