Wie man einen Kunden in 5 einfachen Schritten abrechnet

Die Leitung einer Agentur kann eine schwierige Aufgabe sein. Sie müssen nicht nur Kunden suchen, gewinnen und betreuen, sondern auch einen reibungslosen und effektiven Prozess für die Debitorenbuchhaltung schaffen, indem Sie zuverlässige Rechnungsvorlagen verwenden. Für viele unabhängige Auftragnehmer ist der Bereich Rechnungsstellung und Inkasso der größte Herausforderung in ihrem Geschäft.

• Wie stellen sie sicher, dass sie pünktlich bezahlt werden?
• Wie bittet man richtig um Geld?
• Was sind die besten verfügbaren Ressourcen zum Thema Rechnungsstellung an Kunden?
• Ist es möglich, automatische Zahlungen einzurichten?

Und zu guter Letzt fragen Sie sich vielleicht: Wie stelle ich meinem Kunden per E-Mail eine Rechnung? Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir die 5 E-Mail-Vorlagen beigefügt, auf die wir seit Jahren vertrauen. Weiterlesen.

Seien Sie versichert, dass die Bezahlung nicht kompliziert ist, aber Sie müssen professionell und konsequent sein.

Was bedeutet Kundenabrechnung?

Beginnen wir zunächst mit den Grundlagen. Die Kundenabrechnung bezieht sich auf den Prozess der Rechnungsstellung an Kunden für die erbrachten Dienstleistungen oder Arbeiten. Es handelt sich um den Mechanismus, über den Agenturen von ihren Kunden Zahlungen für abgeschlossene Projekte oder laufende Dienstleistungen anfordern.

Denken Sie daran, dass die Kundenabrechnung das Rückgrat eines erfolgreichen Agenturgeschäfts ist. Es stellt sicher, dass Sie für Ihre harte Arbeit eine zeitnahe und faire Vergütung erhalten. Der Prozess umfasst die Erstellung und den Versand von Rechnungen an Ihren Kunden, in denen die erbrachten Leistungen, die vereinbarten Zahlungsbedingungen und alle anderen relevanten Rechnungsinformationen aufgeführt sind.

Lesen Sie weiter, um die fünf erforderlichen Schritte zu erfahren, mit denen Sie eine prompte Bezahlung durch Ihre Kunden sicherstellen können.

Wie läuft der Abrechnungsprozess für Kunden ab? (Schritt für Schritt)

1. Siehe Vertrag

Die meisten guten Kundenbeziehungen basieren auf einer Vertragsvorlage. Unabhängig davon, ob Sie einen Vertrag erstellt haben, der Kunde ihn bereitgestellt hat oder Sie gemeinsam einen Vertrag ausgearbeitet haben, der das Feedback beider Parteien enthält, ist dies der Ausgangspunkt für die Abrechnungspraktiken. Ihr Vertrag sollte die wichtigen Details enthalten, auf die Sie in Ihrer Rechnung Bezug nehmen müssen, und Ihnen Hinweise zum richtigen Rechnungsbetrag geben. Es kann sogar Extras enthalten, wie z. B. an wen die Rechnungsvorlage adressiert ist und wie die Zahlung erfolgt.

Wenn in Ihrem Vertrag eine wichtige Komponente fehlt, die für eine zeitnahe Rechnungsstellung erforderlich ist, müssen Sie sich jetzt – vor Ihrer ersten Rechnung – an den Kunden wenden und um Klärung bitten. Idealerweise wäre es gut, diese neuen Details schriftlich in einem Vertragsnachtrag oder einer neuen rechtlichen Vereinbarung festzuhalten. Es reicht schon eine einfache E-Mail, in der Sie beide als Antwort auf die Zahlungsbedingungen „Ich stimme zu“ schreiben.

2. Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage

Da jeder Kunde leicht unterschiedliche Präferenzen hinsichtlich der Rechnungsstellung hat, empfiehlt es sich, jede erste Rechnung für einen Kunden als Vorlage zu erstellen. Auf diese Weise lässt sich die Originalrechnung (mit Adresse, Rechnungskontakt, Zahlungsbedingungen usw.) ganz einfach duplizieren und nur die Projektdetails (wie die in Ihrer Stundenzettel erfassten Stunden) und der fällige Betrag aktualisieren. Unser Leitfaden zur Rechnungserstellung enthält alle Angaben, die Sie berücksichtigen sollten. Für größere Unternehmen, die zusätzliche Rechnungsdetails benötigen – wie z. B. „ “ P.O. Nummern- - oder interne Positionsreferenzcodes – dies ist die einfachste Möglichkeit, Zeit bei einem Vorgang zu sparen, der jeden Monat sehr zeitaufwendig sein kann.

Agenturrechnungen, eine Vorlage für jeden Kunden, können dann jedes Mal, wenn Sie denselben Kunden erneut in Rechnung stellen möchten, einfach abgerufen werden. Wenn sich die Kundendaten ändern, können Sie die Vorlage ganz einfach aktualisieren, damit auch zukünftige Rechnungen die richtigen Informationen enthalten.

Mit Bonsai können Sie schnell und einfach eine Rechnungsvorlage erstellen, indem Sie in Ihrem Dashboard auf „Rechnung senden“ klicken.

Dann müssen Sie nur noch Ihre Kundendaten auswählen (und einen neuen Kunden anlegen, wenn Sie Bonsai zum ersten Mal verwenden).

Sobald Sie dies getan haben, gelangen Sie zur Rechnungsvorlage, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können: Geben Sie Ihre Daten, die Kundendaten und alle Rechnungspositionen und/oder Textbeschreibungen ein.

Zum Schluss klicken Sie einfach auf „Jetzt senden“ und schon kann es losgehen! Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion von Bonsai an, um das volle Potenzial zu entdecken und es selbst auszuprobieren.

3. Machen Sie das Bezahlen einfach

Die meisten Rechnungsstellungsdienste, darunter auch Bonsai, arbeiten mit externen Zahlungsdienstleistern wie PayPal oder Stripe zusammen, damit Sie direkt über die Rechnung für Ihre Dienstleistungen bezahlt werden. Dies bietet einen enormen Vorteil für Agenturen, die sowohl professionell auftreten als auch die Zeit zwischen dem Versand einer Rechnung per E-Mail und dem Zahlungseingang verkürzen möchten. Indem Sie Ihren Kunden eine Ein-Klick-Zahlungslösung anbieten und die Zahlung per E-Mail anfordern, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass sie vergessen, Sie zu bezahlen, oder das Geld an das falsche Konto, die falsche Adresse oder den falschen Kontakt senden.

Wenn Sie eine Zahlung per Scheck wünschen, stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle Angaben enthält, die ein Kunde für den Versand benötigt. Auf wen soll der Scheck ausgestellt werden? Wenn Ihr Firmenname von dem Namen auf Ihrem Bankkonto abweicht, stellen Sie sicher, dass dies auf Ihrer Rechnung vermerkt ist. Wenn Sie Chase Payments, Zelle oder einen anderen P2P-Zahlungsdienst akzeptieren, fügen Sie eine Zeile hinzu, an welche E-Mail-Adresse das Geld gesendet werden soll. (Hinweis: Rechnungen, die mit Kryptowährungen bezahlt werden, werden in der Regel eher verspätet bezahlt. Überlegen Sie sorgfältig, bevor Sie Bitcoin usw. akzeptieren.

Wenn Sie die Zahlung per Direktüberweisung auf Ihr Giro- oder Sparkonto (auch bekannt als ETF – „elektronischer Geldtransfer“) wünschen, muss dies in der Regel vor Ihrer ersten Rechnung eingerichtet werden. Besprechen Sie die Möglichkeit nach Möglichkeit bereits in der Vertragsphase mit dem Kunden. Sie werden gebeten, eine Kopie eines ungültigen Schecks oder die Bankleitzahl und Kontonummer Ihres Bankkontos anzugeben, um diese Zahlungsoption einzurichten. (Geben Sie diese Informationen nur an einen vertrauenswürdigen Kunden weiter. Sie können diese Option auch aktivieren, sobald Sie einige Male bezahlt worden sind und Vertrauen zu dem Kunden aufgebaut haben.

4. Rechnungen umgehend versenden

Jeder Kunde hat wahrscheinlich einen für ihn individuellen Zahlungsplan. Das bedeutet auch, dass Sie Rechnungen versenden müssen, um diesen Zahlungszyklus einzuhalten. Werden Zahlungen nur einmal im Monat versandt? Informieren Sie sich über den Stichtag für den Versand von Rechnungen, damit Sie umgehend bezahlt werden. Sind sie jederzeit für Rechnungen offen – oder erst nach Abschluss jedes Projekts oder Meilensteins? Finden Sie heraus, ob es in Ordnung ist, Rechnungen der Agentur im Laufe der Arbeit zu versenden, und wie sie dazu stehen, wenn sie innerhalb eines Zahlungszyklus mehrfach in Rechnung gestellt werden. Erfinden Sie das Rad nicht neu, verwenden Sie ein Tool zur Rechnungserstellung, um Ihre Rechnungen zu erstellen, und stützen Sie sich bei der Preisgestaltung auf eine Bibliothek Ihrer Dienstleistungen.

Sie sollten auch wissen, wie sie mit ausstehenden Rechnungen umgehen. Wenn Sie beispielsweise alle 30 Tage eine Rechnung stellen und die Zahlung einer früheren Rechnung nicht rechtzeitig vor dem Versand der nächsten Rechnung eingegangen ist, addieren Sie dann die Beträge? Wenn ja, beachten Sie, dass der erste Betrag übertragen wird. (Dies kann als „Vortrag“ bezeichnet werden.) Sie möchten die Buchhaltung nicht verwirren, indem Sie denselben Rechnungsbetrag mehrfach in Rechnung stellen.

Je früher Sie eine Rechnung verschicken, desto eher werden Sie wahrscheinlich bezahlt. Die Aufrechterhaltung eines konstanten Cashflows hängt – zu einem großen Teil – von Ihrer Fähigkeit ab, Rechnungen aktuell zu halten. Wenn Sie zu faul sind, neue Rechnungen zu erstellen und zu versenden, werden Sie bald feststellen, dass Sie nicht mehr rechtzeitig bezahlt werden.

Wenn Sie Ihren Kunden Rechnungen per E-Mail schicken, kann eine aussagekräftige Vorlage sehr hilfreich sein. Im Folgenden finden Sie 5 gebrauchsfertige Vorlagen für den Versand von Rechnungen, die wir seit Jahren verwenden, um pünktliche Zahlungen zu erhalten.

5. Verspätete Zahlungen nachverfolgen

Das Wunderbare an Verträgen ist, dass man sich in der Regel nur auf sie berufen muss, damit Ergebnisse erzielt werden. Wenn Sie die 30 Tage seit Rechnungsstellung ohne Zahlung abgewartet haben – und Ihr Vertrag für alle Rechnungen „30 Tage netto“ vorsieht –, sind Sie nun berechtigt, Ihren Kunden zu kontaktieren und sich nach der Zahlung zu erkundigen. Sie müssen beim Einchecken nicht unhöflich sein; ein einfaches „Ich wollte nur sicherstellen, dass Sie meine Rechnung erhalten haben, und fragen, ob Sie noch Fragen haben“ sollte ausreichen. Einige Rechnungsstellungstools verfügen auch über eine „Erinnerungsfunktion“, die Sie nur anklicken müssen, um eine freundliche Erinnerungsnachricht zu versenden. Die meisten Kunden schämen sich, wenn sie ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, und das reicht in der Regel aus, um die Zahlung zu erhalten.

Leider werden 29 % der Rechnungen verspätet bezahlt. Was also, wenn Sie freundlich nachfragen und trotzdem nicht bezahlt werden? Die oben genannten Tipps zu beherzigen, um diesen Betrag in die nächste Rechnung aufzunehmen, ist ein Anfang. Vermerken Sie, dass Sie Zinsen auf unbezahlte Beträge berechnen werden (vorausgesetzt, dies ist in Ihrem ursprünglichen Vertrag enthalten). Wenn Sie danach nicht innerhalb einer angemessenen Frist bezahlt werden, können Sie überlegen, ob Sie weiterhin Dienstleistungen erbringen möchten. Irgendwann kann es sinnvoll sein, mit der Lieferung weiterer Arbeiten zu warten, bis sie ihre Rechnungen beglichen haben.

Wenn Sie nach mehreren Versuchen immer noch nicht bezahlt werden, hingehalten werden oder – schlimmer noch – von einem nicht zahlenden Kunden „ghostet“ werden, haben Sie einige Optionen. Sie können versuchen, sich an die Unternehmensleitung zu wenden, um sich nach dem Zahlungsstatus zu erkundigen. (Oft handelt es sich hierbei um eine Personalangelegenheit, die geklärt wird, sobald ein Verantwortlicher davon Kenntnis erhält.) Eine letzte Möglichkeit besteht darin, die Hilfe eines Inkassounternehmens in Anspruch zu nehmen, vorausgesetzt, der geschuldete Betrag ist hoch genug, um auch die Gebühren für dessen Dienstleistungen zu decken. Das Amtsgericht für geringfügige Forderungen ist ebenfalls ein gangbarer Weg, obwohl dies für Kunden, die in einem anderen Bundesstaat als Sie wohnen, schwierig sein kann.

Wenn Sie Freiberufler sind und in New York City leben, könnte Ihnen die kürzlich verabschiedeteRegelung „Freelance Isn’t Free” (Freiberuflich tätig sein ist nicht kostenlos) etwas Erleichterung verschaffen. Es wurde entwickelt, um unabhängige Auftragnehmer vor verspäteten oder ausbleibenden Zahlungen zu schützen, und kann Entlastung in Form von gerichtlich angeordneten Zahlungen sowie zusätzlichen Strafentlastungen bieten. Wenn Sie nicht in New York leben, sollten Sie sich bei Ihrem Generalstaatsanwalt erkundigen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Mit einem ordnungsgemäßen Rechnungsstellungsprozess sollten Sie nicht mehr als 30 Minuten pro Monat und Kunde für die Abwicklung finanzieller Angelegenheiten aufwenden müssen. Leider geben unabhängige Berater aufgrund fehlerhafter Vertragsformulierungen, inkonsistenter Abrechnungsmethoden und laxer Inkassopraktiken in der Regel viel mehr aus. Wenn Sie vom ersten Tag an einen guten Prozess für Ihr Unternehmen schaffen, können Sie den Zeitaufwand für die Einziehung von Forderungen erheblich reduzieren und einen unglaublichen Goodwill bei den Kunden aufbauen, die jeder am meisten haben möchte. Machen Sie sich keine Sorgen mehr darüber – probieren Sie Bonsai kostenlos aus.

Die Bedeutung der Kundenabrechnung

Als Agentur oder unabhängiger Auftragnehmer sollten Sie Ihren Kunden zeitnah und professionell Rechnungen ausstellen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Gründe aufgeführt, warum dies wichtig ist.

1. Finanzielle Stabilität

Eine zeitnahe und genaue Rechnungsstellung an Kunden gewährleistet einen stabilen Cashflow, der erforderlich ist, um Ihren privaten und geschäftlichen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Ein regelmäßiger Zahlungseingang ermöglicht es Ihnen, Ihr Budget zu planen, Rechnungen zu bezahlen und in Ihre berufliche Weiterentwicklung zu investieren, wodurch Sie langfristig finanzielle Stabilität erreichen.

2. Beruflicher Ruf

Ihre Abrechnungspraktiken spiegeln direkt Ihre Professionalität als Agentur wider. Klare, prägnante und übersichtliche Rechnungen zeigen Ihr Engagement für Integrität und Transparenz in Ihren Geschäftsbeziehungen. Eine solche Professionalität fördert nicht nur das Vertrauen Ihrer bestehenden Kunden, sondern verbessert auch Ihren Ruf und kann durch positive Mundpropaganda neue Kunden anziehen.

3. Kundenvertrauen und Kundenbindung

Ein gut strukturierter Abrechnungsprozess schafft Vertrauen bei Ihren Kunden. Sie fühlen sich sicher, dass Sie einen systematischen Ansatz für die Verwaltung von Zahlungen verfolgen, was Vertrauen schafft und Ihre Geschäftsbeziehungen stärkt. Zufriedene Kunden werden eher zu Stammkunden, was zur Kundenbindung und zu einem stetigen Projektfluss beiträgt. So können Sie Ihre Kunden auf einen Rahmenvertrag mit wiederkehrenden Zahlungen umstellen und eine besser vorhersehbare Einnahmequelle aufbauen.

4. Rechtsschutz

Ordnungsgemäß dokumentierte Rechnungen dienen als rechtliche Nachweise für die erbrachten Leistungen und die vereinbarten Zahlungsbedingungen. Im Falle von Streitigkeiten oder Unstimmigkeiten dienen diese Rechnungen als wertvolle Beweismittel zur Untermauerung Ihrer Ansprüche, schützen Sie vor möglichen Konflikten und sichern Ihre Rechte als Agenturinhaber.

5. Zeitmanagement

Die Implementierung eines organisierten Abrechnungssystems spart Ihnen wertvolle Zeit, die Sie für Ihre kreative Arbeit nutzen können. Automatisierung und Vorlagen vereinfachen den Rechnungsstellungsprozess, reduzieren den Verwaltungsaufwand und ermöglichen es Ihnen, sich auf die Lieferung hochwertiger Ergebnisse für Ihre Kunden zu konzentrieren.

6. Steuerplanung

Ein effizienter Abrechnungsprozess verschafft Ihnen Einblicke in Ihre Einkommensmuster und das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Anhand dieser Daten können Sie Ihre Einnahmen schätzen, die Hochsaison für Ihre Dienstleistungen ermitteln und Ihre Finanzen strategisch planen. Dadurch können Sie Ihre Finanzen verfolgen und Ihre Steuerlast für Ihre vierteljährlichen Steuervorauszahlungen für das nächste Jahr nachvollziehen.

7. Wachstumschancen

Mit dem Wachstum Ihres Agenturgeschäfts werden ein festgelegtes Rechnungsformat und -verfahren für Kunden immer wichtiger. Damit können Sie ein höheres Kundenvolumen bewältigen und Ihre Zahlungen skalieren, ohne dabei an Effizienz oder Genauigkeit einzubüßen. Ein robustes Abrechnungssystem bereitet Sie auf Wachstum und Skalierbarkeit in der wettbewerbsintensiven Agenturlandschaft vor.

8. Zahlungsanweisungen

Geben Sie klare Anweisungen zu den Zahlungsmethoden, die Ihre Kunden verwenden können. Ob über Online-Plattformen wie PayPal oder direkte Banküberweisungen – führen Sie sie reibungslos durch den Prozess.

Obwohl Sie mit Google Docs eine Rechnung mit diesen Angaben erstellen können, ist die Verwendung des Rechnungsgenerators von Bonsai möglicherweise die beste Wahl, um Ihre Finanzen zu automatisieren & und Ihr Unternehmen zu vergrößern.

Sie sollten auch wissen: Rechnung vs. Quittung: Was ist der Unterschied?

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Häufig gestellte Fragen zur Kundenabrechnung

1. Was ist die beste Rechnungssoftware für Agenturen und kleine Unternehmen?

Bonsai ist die beste Rechnungssoftware für Agenturen und kleine Unternehmen. Es kann Ihnen helfen, innerhalb einer Minute professionelle Rechnungen zu erstellen, automatische Zahlungserinnerungen einzurichten und sogar Online-Zahlungen zu akzeptieren. Außerdem können Sie damit Ihre Zeit und Ausgaben nachverfolgen, was Ihren Abrechnungsprozess vereinfacht.

2. Wie bittet man einen Kunden um mehr Geld?

Es geht darum, es wie ein Profi anzugehen. Wenn sich der Umfang des Projekts erweitert hat oder Sie zusätzliche Aufgaben übernehmen, ist es völlig angemessen, mehr Geld zu verlangen.

Seien Sie zunächst offen und ehrlich zu Ihrem Kunden. Erläutern Sie den damit verbundenen Mehraufwand und wie dieser einen Mehrwert für ihr Projekt darstellt. Präsentieren Sie anschließend eine klare Aufschlüsselung der zusätzlichen Kosten. Denken Sie daran: Kommunikation ist der Schlüssel! Die meisten Kunden verstehen, dass qualitativ hochwertige Arbeit mit einem fairen Preis einhergeht, also seien Sie einfach selbstbewusst und höflich. Du schaffst das!

3. Womit stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen?

Um Kunden professionell zu fakturieren, können Sie Tools wie Bonsai verwenden! Bonsai ist nicht nur ein Rechnungsstellungstool, sondern eine Komplettlösung für Agenturen und professionelle Dienstleister zur Verwaltung ihrer Finanzen.

Es kann Ihnen dabei helfen, professionelle Rechnungen zu erstellen, diese mit wenigen Klicks zu versenden und sogar direkt bezahlt zu werden. Die Plattform hilft Ihnen auch dabei, Ihre Zeit zu erfassen, Ausgaben zu verwalten und mit automatischen Erinnerungen den Überblick über überfällige Zahlungen zu behalten. Es ist, als hätten Sie einen persönlichen Finanzassistenten, der Ihnen das Agenturgeschäft erheblich erleichtert.

4. Welche verschiedenen Arten von Abrechnungsformaten gibt es für Kunden?

Die Abrechnungsoptionen können so vielfältig sein wie die Kompetenzen unserer Agentur! Die 5 gängigsten Abrechnungsmethoden sind: Stundenabrechnung, Pauschalabrechnung, Retainer-Abrechnung, Meilensteinabrechnung und wiederkehrende Abrechnung. Die von Ihnen gewählte Abrechnungsmethode hängt von Ihren Dienstleistungen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden ab.