Wie man eine E-Mail zur Zahlungsaufforderung schreibt: 5 Vorlagen 2025

Um eine E-Mail für eine Zahlungsaufforderung zu verfassen, beginnen Sie damit, den Kunden höflich anzusprechen und den Zweck der E-Mail klar darzulegen. Verwenden Sie einen professionellen Ton und geben Sie alle notwendigen Details wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum an. Das Anbieten mehrerer Zahlungsoptionen kann schnellere Zahlungen ermöglichen. Wenn die Zahlung überfällig ist, kann eine freundliche Erinnerung an die vereinbarten Bedingungen hilfreich sein. Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen kann den Prozess rationalisieren und sorgt für Konsistenz und Professionalität. Denken Sie daran, dass klare Kommunikation und Höflichkeit entscheidend sind, um gute Kundenbeziehungen zu pflegen und gleichzeitig pünktliche Zahlungen sicherzustellen.

Besonders wenn Sie gerade erst Ihre freiberufliche Karriere beginnen, kann es etwas einschüchternd sein, zu verstehen, wie man in einer E-Mail an einen Kunden um Zahlung bittet. Der Umgang mit finanziellen Angelegenheiten mag Ihnen vielleicht sogar völlig unnatürlich erscheinen, insbesondere wenn Sie es gewohnt sind, jeden Monat Ihren Gehaltsscheck zu erhalten und sich keine Gedanken darüber machen zu müssen, wie Sie eine Rechnung bezahlen sollen.

Das Erlernen der richtigen E-Mail-Etikette für Freiberufler – von der schnellen Beantwortung bis hin zur Verwendung persönlicher Grußformeln – hilft Ihnen, professioneller zu wirken und stärkere, dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen (was sich positiv auf Ihren Gewinn auswirkt). Es gibt jedoch eine besondere Etikette, die zu beachten ist, wenn man in einer E-Mail um Zahlung bittet.

Ob es sich nun um Ihre allererste freiberufliche Rechnung handelt oder Sie es mit einem säumigen Kunden zu tun haben – es ist wichtig zu wissen, wie man professionell und höflich um Zahlung bittet. Hier sind nur einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an Ihren Kunden senden.

1. Wie man einen Kunden höflich um Zahlung bittet

Zu wissen, wie man in einer E-Mail professionell um Zahlung bittet – und generell zu wissen, wie man professionelle E-Mails verfasst –, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie als Berater oder Freiberufler erlernen können. Wenn Sie um Zahlung bitten, möchten Sie nicht bedrohlich oder konfrontativ wirken, aber dennoch müssen Sie entschlossen und klar auftreten.

Aber keine Sorge, wir haben die 5 Vorlagen geteilt, die sich seit Jahren bewährt haben, um Kunden freundliche Zahlungserinnerungen zu schicken. Lesen Sie einfach weiter.

Um Ihren Kunden höflich um Zahlung zu bitten, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Nachricht freundlich und zuvorkommend ist. Denken Sie darüber nach, wie Sie bisher mit ihnen kommuniziert haben. Sie möchten nicht, dass sich dieser Ton oder diese Beziehung plötzlich ändert, nur weil es um eine Zahlung geht.

Halten Sie stets die Kommunikationswege offen. Ermutigen Sie Ihre Kunden, sich bei Fragen oder Anliegen an Sie zu wenden, und deuten Sie immer an, dass Sie gerne wieder mit ihnen zusammenarbeiten würden.

2. Wie man einen Kunden dazu bringt, eine Rechnung zu bezahlen

Schecks und Faxe gehören der Vergangenheit an. Wenn Sie Ihrem Kunden eine freiberufliche Rechnung per E-Mail schicken, zeigen Sie ihm, dass Sie professionell sind… und nicht in der Steinzeit arbeiten. Außerdem erleichtert es ihnen die Bezahlung und (zum Glück für Sie) trägt dazu bei, dass Sie schnell Ihr Geld erhalten.

Sie können Ihre Rechnung zwar jederzeit selbst erstellen und als Anhang versenden, aber es gibt viel einfachere Lösungen. Mit der besten Steuer- und Buchhaltungssoftware können Sie Rechnungen mit nur einem Klick erstellen und per E-Mail versenden.

Wenn Sie beispielsweise Bonsai verwenden, müssen Sie lediglich Ihr Dashboard aufrufen und zunächst auf „Rechnung senden” klicken.

Als Nächstes müssen Sie Ihren Kunden und Ihr Projekt auswählen (oder erstellen) und einen Rechnungs-Typ auswählen.

Sobald Sie auf „Rechnung erstellen” klicken, gelangen Sie zur Seite mit den Rechnungsvorlagen. Passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an, überprüfen Sie noch einmal, ob alles korrekt ist, und klicken Sie dann einfach auf „Jetzt senden“, um die Zahlung per E-Mail anzufordern.

Wenn Sie daran interessiert sind, solche einfachen Lösungen selbst auszuprobieren, können Sie sich für eine kostenlose Testversion von Bonsai anmelden, ganz ohne Verpflichtungen. Sie können auch unserer vollständigen Anleitung zum Erstellen einer Rechnung folgen.

Zusätzlich zur Verwendung dieser Rechnungsstellungstools finden Sie hier einige Tipps, wie Sie in einer E-Mail um Zahlung bitten können.

2.1. Verwenden Sie ein Skript

Wenn Sie ein vielbeschäftigter, erfolgreicher Freiberufler sind, stellen Sie wahrscheinlich jeden Monat mehrere Zahlungsaufforderungen (vielleicht sogar mehrere pro Woche!). Aus diesem Grund könnte es hilfreich sein, ein E-Mail-Skript zur Hand zu haben, auf das Sie jedes Mal zurückgreifen können, wenn Sie eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an Ihren Kunden senden möchten.

Ihr Skript sollte auf jeden Kunden und jedes Projekt individuell zugeschnitten sein, aber denken Sie generell daran, eine Betreffzeile anzugeben, die deutlich auf die Zahlungsaufforderung hinweist, und geben Sie den fälligen Betrag sowie die Zahlungsdetails klar an. Trainer gehören zu den Besten darin, diese Erinnerung sanft, aber effektiv zu vermitteln. Hier sind einige E-Mail-Vorlagen für das Coaching, die wirklich funktionieren.

Hier ist ein Beispielskript, das Sie verwenden können, wenn Sie in einer E-Mail um Zahlung bitten:

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Betreff: Zahlung für [Details zum Projekt]

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Hallo [Name des Kunden],

Ich möchte noch einmal betonen, wie sehr ich die Zusammenarbeit bei [Projekt] genossen habe. Ich habe den Prozess wirklich genossen und es war mir eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Ich füge eine Rechnung für das Projekt in Höhe des vereinbarten Honorars von [Rechnungsbetrag] bei. Sie können [Informationen zu den Zahlungsoptionen] bezahlen. Bitte beachten Sie, dass die Zahlung, wie besprochen, innerhalb von [Anzahl] Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig ist.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, diese zu stellen.

Nochmals vielen Dank, ich freue mich auf eine mögliche weitere Zusammenarbeit.

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[Bevorzugte Verabschiedung],

[Ihr Name]

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Neben dem oben genannten Beispiel stellen wir Ihnen auch 5 Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie sicher sein können, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

2.2. Eine klare Rechnung schreiben

Letztendlich spielt es keine Rolle, wie freundlich oder verständlich Ihre E-Mail ist: Wenn Ihre Rechnung nicht klar ist, wird sie nicht bezahlt. Finden Sie heraus, wie Sie eine Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten erstellen, die klar, verständlich und einheitlich ist.

Letztendlich möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung die geleistete Arbeit so beschreibt, dass auch ein Außenstehender sie verstehen kann. Schließlich hat die Person, die Ihre Freelancer-Rechnung bezahlt, möglicherweise überhaupt nichts mit dem Projekt zu tun! Geben Sie außerdem Ihren Preis klar an und vergessen Sie nicht, alle relevanten Steuern und Gebühren anzugeben.

2.3. Senden Sie es an die richtige Person.

Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber es ist äußerst wichtig, dass Sie die Rechnung an die richtige Person senden. Es mag Sie überraschen, aber dies ist immer noch einer der größten Fehler, den Freiberufler und Berater bei der Rechnungsstellung machen.

Fragen Sie bei der Unterzeichnung Ihres Freelancer-Vertrags unbedingt, an wen Ihre Rechnung geschickt werden soll. Wenn Sie diese Informationen frühzeitig einholen, können Sie spätere Zahlungsverzögerungen oder Missverständnisse vermeiden. Es empfiehlt sich, stets eine solide Vertragsvorlage zu verwenden .

Alternativ können Sie Bonsai verwenden, um alle Ihre Zahlungen zu verwalten. Machen Sie sich weniger Sorgen, werden Sie schneller bezahlt und verbringen Sie mehr Zeit mit der Arbeit, die Sie lieben – melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an.

3. Wie man die Zahlung einer überfälligen Rechnung einfordert

Egal, wie höflich und klar Ihre Zahlungsaufforderung auch sein mag, Sie werden immer wieder auf Kunden stoßen, die nicht pünktlich bezahlen. Das kann zwar unglaublich frustrierend sein, aber denken Sie daran, dass Ihre Kunden viel zu tun haben. Möglicherweise haben sie durchaus die Absicht, Sie zu bezahlen, aber Ihre E-Mail ist verloren gegangen oder sie haben unerwartet Urlaub genommen.

Vor allem ist es wichtig, Konfrontationen zu vermeiden. Schließlich möchten Sie Ihre Kundenbeziehung aufrechterhalten und vermeiden, Brücken abzubrechen, die zu mehr Arbeit führen könnten, entweder mit dem betreffenden Kunden oder über Empfehlungen.

Hier sind einige der besten Tipps von Bonsai, wie Sie in einer E-Mail um die Zahlung einer überfälligen Rechnung bitten können.

3.1. Ergreifen Sie Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

Als Freiberufler bist du wahrscheinlich immer auf der Suche nach Tricks, damit deine Kunden dich schneller bezahlen. Schließlich gilt: Je schneller Sie bezahlt werden, desto schneller können Sie mit dem nächsten Projekt beginnen und Ihre eigenen Honorare und Rechnungen bezahlen. Es ist also wichtig, schon vor dem Auftreten von Zahlungsausfällen Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

Formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen in Ihren Freelancer-Verträgen ganz klar, insbesondere was Ihre Zeitpläne betrifft. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Vorlage für einen Freiberuflervertrag. Geben Sie an, wie oft Sie Ihrem Kunden Rechnungen stellen möchten, wie hoch der Rechnungsbetrag jeweils sein wird (wenn es sich um ein Festpreis- oder Langzeitprojekt handelt) und wie lange der Kunde nach Erhalt der Rechnung Zeit hat, diese zu begleichen.

Sie könnten auch eine Gebühr für verspätete Zahlungen einführen oder Anreize für schnelle Zahlungen bieten, wie Rabatte, kostenlose Dienstleistungen oder Produkte oder sogar eine spezielle Zusatzleistung zu Ihren Projektleistungen.

3.2. Frühzeitig nachfassen

Warten Sie nicht, bis Ihre Rechnung überfällig ist, um die Zahlung einzufordern. Der beste Weg, Ihren Kunden zur Begleichung einer Rechnung zu bewegen, ist, etwa eine Woche vor Fälligkeit mit einer kurzen, freundlichen Erinnerung nachzufassen. Ihr Kunde wird die Benachrichtigung zu schätzen wissen, insbesondere wenn Sie Verzugsgebühren berechnen.

Mit der Rechnungssoftware von Bonsai können Sie diese Erinnerungen automatisch einrichten, sodass Sie sich auf die Fertigstellung Ihrer Projekte konzentrieren können und weniger Zeit in Ihrem Posteingang verbringen müssen – melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, um sich selbst davon zu überzeugen.

3.3. Wenn das nicht funktioniert, bleiben Sie konsequent dran.

Warten Sie nicht bis einen Monat nach Fälligkeit der Rechnung, wenn Sie wegen Ihres Cashflows in Panik geraten, um erneut nachzufragen. Wenn Ihr Kunde mit einer Zahlung in Verzug ist, senden Sie ihm eine Woche nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung per E-Mail, dann zwei Wochen und schließlich einen Monat nach Fälligkeit.

Geben Sie in Ihrer Zahlungsaufforderung per E-Mail an den Kunden klar an, wie lange die Rechnung bereits überfällig ist, und vergessen Sie nicht, ihn zu bitten, sich bei Fragen oder Bedenken an Sie zu wenden. Egal, wie frustriert Sie sind, es ist wichtig, den Kommunikationskanal offen zu halten und Konfrontationen zu vermeiden. Nach Ablauf eines Monats sollten Sie alternative Methoden in Betracht ziehen, um Ihren Kunden zu erreichen, beispielsweise indem Sie ihn direkt anrufen.

Wenn nichts funktioniert. Sie könnten auch darüber nachdenken, eine eidesstattliche Erklärung über die Nichtzahlung einzuholen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel über die Zustellungsurkunde.

Lassen Sie die Zahlungen hereinströmen

Wenn Sie diese Tipps zum Einfordern von Zahlungen per E-Mail befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, schnell von Ihren Kunden bezahlt zu werden und gleichzeitig eine gute, professionelle Beziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten. Um es sich noch einfacher zu machen, sollten Sie Ihre Zahlungen mit der Freelancer-Software von Bonsai automatisieren. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der freiberuflichen Tätigkeit auf Autopilot.

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