Rechnungen vs. Quittungen: Was ist der Unterschied?

Sind Sie sich derzeit unsicher, was der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung ist?

Beide sind zwar Aufzeichnungen von Finanztransaktionen, weisen jedoch deutliche Unterschiede auf. In diesem Artikel erklären wir Ihnen diese Unterschiede!

Wir behandeln folgende Themen:

• Was ist eine Rechnung (mit Beispielen)?
• Was ist eine Quittung (mit Beispielen)?
• Die wichtigsten Unterschiede zwischen Rechnungen und Quittungen
• Ob Ihr Unternehmen beides nutzen muss
• Einfache Möglichkeiten zum Erstellen von Rechnungen und Quittungen.

Lassen Sie uns gleich loslegen!

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Finanzbeleg, der einem Kunden von einem Dienstleister oder Verkäufer ausgestellt wird.

Es gibt dem Kunden klare Informationen über das verkaufte Produkt oder die verkaufte Dienstleistung, die Kosten des Produkts oder der Dienstleistung und das erforderliche Zahlungsdatum. Rechnungen sind für Unternehmen unerlässlich, um Einnahmen zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Steuerunterlagen korrekt sind.

Verwendungszwecke und Beispiele für Rechnungen

Die Erstellung von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung, da sie sicherstellt, dass sowohl der Verkäufer als auch der Kunde über einen Nachweis der Transaktion verfügen. Sie werden auch verwendet, um Verkäufern oder Geschäftsinhabern dabei zu helfen, den Überblick über ihre Einnahmen zu behalten und zu wissen, wer ihnen Geld schuldet.

Wenn es um die Steuererklärung geht, werden Rechnungen verwendet, um Einnahmen zu dokumentieren. Im Falle von Streitigkeiten können Rechnungen auch als rechtliche Beweismittel dienen; sie können auch als Einkommensnachweis verwendet werden, wenn Sie sich entscheiden, Ihr Unternehmen zu verkaufen.

Nicht zuletzt kann Ihre Rechnung dazu beitragen, das Branding Ihres Unternehmens oder Ihrer Person zu stärken, indem Sie Ihr Logo und Ihre Marke darauf abbilden.

Bei Bonsai machen wir den Rechnungsstellungsprozess komplett transparent. Wir haben eine Galerie mit Rechnungsvorlagen, die für alle Unternehmen geeignet sind – suchen Sie einfach nach Branche, um die ideale Vorlage zu finden!

Wir haben eine Vielzahl von Optionen, aber zu den gängigsten Rechnungsarten gehören:

Standardrechnung

Dies ist die gängigste Rechnungsart: Sie wird verwendet, um Kunden nach Erhalt von Produkten oder Dienstleistungen eine Rechnung zu schicken. Es enthält eine Übersicht über die erhaltenen Beträge, die geschuldeten Beträge und das Zahlungsdatum.

Rechnung für Selbstständige

Dies ist eine Rechnung, die speziell auf Freiberufler oder Selbstständige zugeschnitten ist. Neben den üblichen Rechnungsinformationen enthält sie auch die Details des vom Freiberufler erbrachten Auftrags, wodurch für Klarheit gesorgt wird.

Retainer-Rechnung

Dies ist eine gute Wahl für Kunden, die regelmäßig für reservierte Dienstleistungen bezahlen – beispielsweise für Trainer oder Berater. Diese Art von Rechnung legt eine klare Verpflichtung zwischen dem Anbieter und dem Kunden für einen bestimmten Zeitraum fest.

Proforma-Rechnung

Diese Art von Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor der tatsächlichen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird. Es handelt sich nicht um eine formelle Zahlungsaufforderung, sondern um eine vorläufige Lösung, bis die Zahlungsdetails endgültig festgelegt sind.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung wird vom Verkäufer dem Kunden als Kaufbeleg ausgestellt und bestätigt, dass die Zahlung erfolgt ist.

In der Regel sind darin die gekauften Artikel, die Gesamtpreise und der bezahlte Betrag sowie das Zahlungsdatum aufgeführt.

Verwendungszwecke und Beispiele für Quittungen

Eine Quittung bestätigt, dass Sie die Zahlung des Kunden erhalten haben. Damit können Sie Ihren Cashflow und Ihre Ausgaben im Blick behalten und es dient gleichzeitig als Steuerbeleg.

Im Falle einer Streitigkeit oder einer Rückerstattungsforderung belegt eine Quittung, dass der Kunde den geforderten Betrag tatsächlich bezahlt hat.

Zu den gängigen Arten von Belegen gehören Kaufbelege, aus denen hervorgeht, dass Waren gekauft wurden, und Dienstleistungsbelege, aus denen hervorgeht, welche Dienstleistungen erbracht wurden.

Rechnungen vs. Quittungen: Was ist der Unterschied?

Rechnungen und Quittungen weisen einige Ähnlichkeiten auf, aber es gibt auch deutliche Unterschiede zwischen den beiden Dokumenttypen:

1. Ausgabe

Rechnungen werden vom Verkäufer als Zahlungsaufforderung verschickt; sie enthalten Angaben zu den erbrachten Leistungen und zum zu zahlenden Betrag.

Quittungen werden vom Verkäufer nach der Zahlung durch den Kunden ausgestellt und bestätigen den Zahlungseingang.

2. Inhalt und Formatierung

Rechnungen sind detailliertere Dokumente, die eine detaillierte Auflistung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen, Mengen, Zahlungsbedingungen und mehr enthalten.

Eine Quittung ist in der Regel eine kurze Zusammenfassung dessen, was wann bezahlt wurde, sowie der Zahlungsart.

3. Absender

Sowohl Rechnungen als auch Quittungen werden vom Verkäufer an den Käufer oder Kunden gesendet.

4. Zeitpunkt

Rechnungen werden vor der Zahlung versandt. Manchmal geschieht dies nach der Lieferung der Waren oder der Erbringung der Dienstleistungen, manchmal davor. Quittungen werden immer nach der Bezahlung der Waren oder Dienstleistungen versandt.

5. Rechtliche Unterschiede

Rechnungen zeigen eine vertragliche Vereinbarung über die Zahlung zwischen einem Verkäufer und einem Kunden.

Quittungen dienen in erster Linie als Zahlungsnachweis, haben aber auch rechtliche Bedeutung bei Streitigkeiten oder Rückerstattungsanträgen.

Braucht mein Unternehmen beides?

Für die meisten Unternehmen ist es vorteilhaft, sowohl Rechnungen als auch Quittungen zu verwenden. Die Verwendung beider Methoden gibt Ihren Kunden nicht nur eine klare Vorstellung davon, was wann zu bezahlen ist, sondern gibt ihnen auch die Gewissheit und das Vertrauen, dass ihre Zahlung eingegangen ist.

So erstellen Sie Rechnungen und Quittungen

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Schlussfolgerung

Das Versenden von Rechnungen und Quittungen muss nicht schwierig sein. Mit den richtigen Werkzeugen ist das ein Kinderspiel!

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