Como faturar um cliente em 5 etapas fáceis

Gerenciar uma agência pode ser uma tarefa difícil de dominar. Você não só precisa procurar, conquistar e atender clientes, como também criar um processo de contas a receber eficaz e sem falhas, utilizando modelos de fatura confiáveis. Para muitos prestadores de serviços independentes, a parte do faturamento e cobrança de seus negócios é a maior dificuldade.

• Como eles garantem que serão pagos em dia?
• Qual é a maneira correta de pedir dinheiro?
• Quais são os melhores recursos disponíveis sobre como cobrar um cliente?
• É possível configurar pagamentos automáticos?

E por último, mas não menos importante, você pode se perguntar: como faço para cobrar meu cliente por e-mail? Para ajudar com isso, incluímos os 5 modelos de e-mail nos quais confiamos há anos. Continue lendo.

Tenha certeza de que receber o pagamento não é complicado, mas exige que você seja profissional e consistente.

O que significa faturamento do cliente?

Primeiro, vamos começar com o básico. O faturamento do cliente refere-se ao processo de cobrança dos clientes pelos serviços ou trabalhos prestados. É o mecanismo através do qual as agências solicitam o pagamento aos seus clientes por projetos concluídos ou serviços em andamento.

Lembre-se de que o faturamento dos clientes é a espinha dorsal de uma agência de sucesso. Isso garante que você receba uma remuneração justa e oportuna pelo seu trabalho árduo. O processo envolve a criação e o envio de faturas ao seu cliente, que descrevem os serviços prestados, as condições de pagamento acordadas e quaisquer outras informações relevantes para o faturamento.

Continue lendo para ver as cinco etapas necessárias para receber pagamentos pontuais de seus clientes.

Qual é o processo de faturamento do cliente? (passo a passo)

1. Consulte o contrato.

A maioria das boas relações com clientes baseia-se em um modelo de contrato. Quer você tenha criado um, o cliente o tenha fornecido ou vocês tenham colaborado em um contrato que incorporou o feedback de ambas as partes, esse é o ponto de partida para as práticas de faturamento. Seu contrato deve ter descrito os detalhes importantes que você precisará mencionar em sua fatura e o orientará sobre o valor correto a ser cobrado. Pode até incluir extras, como a quem o modelo de fatura é endereçado e como o pagamento será feito.

Se o seu contrato estiver sem um componente importante necessário para faturar prontamente, você precisará entrar em contato com o cliente agora – antes da sua primeira fatura – e obter esclarecimentos. Idealmente, seria bom ter esses novos detalhes por escrito, por meio de um adendo ao contrato ou de um novo acordo legal. No mínimo, basta um simples e-mail em que ambos escrevam “Concordo” em resposta aos termos de pagamento.

2. Criar um modelo de fatura

Como cada cliente terá uma preferência ligeiramente diferente quanto à forma como deseja ser faturado, é melhor configurar cada primeira fatura de um cliente como um modelo. Dessa forma, é fácil duplicar a fatura original (com endereço, contato de cobrança, condições de pagamento etc.) e simplesmente atualizar os detalhes do projeto (como as horas registradas em sua planilha de horas) e o valor devido. Nosso guia sobre como fazer uma fatura contém todos os detalhes que você deve incluir. Para grandes empresas que exigem detalhes adicionais de faturamento, como uma ordem de compra (P.O.) d . números ou códigos de referência internos de itens – esta é a maneira mais simples de economizar tempo no que poderia ser um processo demorado todos os meses.

As faturas da agência, um modelo para cada cliente, podem então ser acessadas facilmente sempre que você quiser refaturar o mesmo cliente. À medida que as informações do cliente mudam, você pode atualizar facilmente o modelo para que as futuras faturas também mostrem as informações corretas.

Usando o Bonsai, você pode criar um modelo de fatura de forma rápida e fácil clicando em “Enviar uma fatura” no seu painel.

Em seguida, basta selecionar os detalhes do seu cliente (e configurar seu novo cliente, caso esteja utilizando o Bonsai pela primeira vez).

Depois de concluir, você será direcionado para o modelo de fatura, que pode ser personalizado de acordo com suas necessidades: configure seus dados, os dados do cliente e todos os itens da fatura e/ou descrições de texto.

Por fim, basta clicar em “Enviar agora” e pronto! Inscreva-se para uma avaliação gratuita do Bonsai para desbloquear todo o potencial e experimentá-lo por si mesmo.

3. Facilite o pagamento

A maioria dos serviços de faturamento, incluindo o Bonsai, trabalha com processadores de pagamento terceirizados, como PayPal ou Stripe, para que você receba o pagamento pelos serviços diretamente da fatura. Isso oferece uma grande vantagem para agências que desejam parecer profissionais e reduzir o tempo entre o envio de uma fatura por e-mail e o recebimento do pagamento. Ao oferecer aos clientes uma solução de pagamento com um clique e solicitar o pagamento por e-mail, há poucas chances de eles se esquecerem de pagar ou enviarem o dinheiro para a conta, endereço ou contato errado.

Se você precisar de pagamento por cheque, certifique-se de que sua fatura inclua tudo o que o cliente precisará para enviá-lo. A quem deve ser nominalizado o cheque? Se o nome da sua empresa for diferente do nome da sua conta bancária, certifique-se de que sua fatura indique isso. Se você aceita Chase Payments, Zelle ou outro serviço de pagamento P2P, inclua uma linha informando para qual e-mail o dinheiro deve ser enviado. (Observação: as faturas pagas com criptomoedas geralmente têm maior probabilidade de atraso no pagamento. Pense cuidadosamente antes de aceitar Bitcoin, etc.)

Por fim, se você deseja receber o pagamento por depósito direto em sua conta corrente ou poupança (também conhecido como ETF – “transferência eletrônica de fundos”), isso geralmente precisa ser configurado antes da sua primeira fatura. Discuta a possibilidade com o cliente durante a fase de contratação, se possível. Será solicitado que você forneça uma cópia de um cheque cancelado ou os números de roteamento e conta da sua conta bancária para configurar essa opção de pagamento. (Forneça essas informações apenas a um cliente confiável. Você também pode optar por ativar essa opção depois de ter recebido alguns pagamentos e ter alguma confiança no cliente.

4. Envie as faturas prontamente

Cada cliente provavelmente terá um cronograma de pagamentos exclusivo para ele. Isso também significa que você precisará enviar faturas para cumprir esse “ciclo” de pagamento. Eles só enviam pagamentos uma vez por mês? Saiba qual é a data limite para enviar faturas e receber o pagamento pontualmente. Eles estão abertos a faturas a qualquer momento – ou após a conclusão de cada projeto ou etapa? Saiba se é aceitável enviar faturas da agência à medida que o trabalho avança e como eles se sentem em relação a serem cobrados várias vezes em um ciclo de pagamento. Não reinvente a roda, use uma ferramenta geradora de faturas para criar suas faturas e confie em uma biblioteca de seus serviços para definir seus preços.

Você também deve saber como eles lidam com faturas pendentes. Se você fatura a cada 30 dias, por exemplo, e o pagamento de uma fatura anterior não foi feito a tempo para a próxima fatura ser emitida, você somará os totais? Se for esse o caso, observe que o primeiro valor está sendo transferido. (Isso pode ser chamado de “saldo adiantado”.) Você não quer confundir o departamento de contabilidade deles cobrando várias vezes pelo mesmo valor devido.

Quanto mais cedo você enviar uma fatura, mais cedo provavelmente receberá o pagamento. Manter o fluxo de caixa constante depende, em grande parte, da sua capacidade de manter as faturas em dia. Se você for preguiçoso na criação e envio de novas faturas, logo perceberá que não está recebendo seus pagamentos em dia.

Se você está enviando faturas por e-mail aos seus clientes, um modelo eficaz pode ser muito útil. Abaixo, compartilhamos cinco modelos prontos para uso para o envio de faturas, os mesmos que utilizamos há anos para receber nossos pagamentos em dia.

5. Acompanhe os pagamentos em atraso

O maravilhoso dos contratos é que, geralmente, basta consultá-los para que os resultados aconteçam. Se você esperou os 30 dias a partir da data da fatura sem receber o pagamento – e seu contrato promete “30 dias líquidos” para todas as faturas, agora você tem o direito de entrar em contato com seu cliente e perguntar sobre o pagamento. Você não precisa ser rude ao fazer o check-in; um simples “Só queria ter certeza de que você recebeu minha fatura e ver se você tem alguma dúvida” deve bastar. Algumas ferramentas de faturamento também incluem um botão “lembrar” que você só precisa clicar para enviar uma nota de acompanhamento agradável. A maioria dos clientes fica constrangida com a ideia de não pagar suas contas em dia, e isso geralmente é suficiente para que você receba o pagamento.

Infelizmente, 29% das faturas são pagas com atraso. Então, e se você for gentil ao verificar e ainda assim não receber o pagamento? Usar as dicas acima para incluir esse valor na próxima fatura é um começo. Anote que você começará a cobrar juros sobre os valores não pagos (desde que isso esteja incluído no seu contrato original). Se você não receber o pagamento dentro de um prazo razoável após isso, considere se deseja continuar prestando os serviços. Em algum momento, pode ser sensato adiar a entrega de mais trabalho até que eles tenham colocado suas faturas em dia.

Se, após várias tentativas, você ainda não receber o pagamento, for enrolado ou, pior ainda, ignorado por um cliente inadimplente, você tem algumas opções. Você pode tentar falar com o diretor da empresa para perguntar sobre o status do pagamento. (Muitas vezes, trata-se de uma questão pessoal e será resolvida assim que alguém responsável tomar conhecimento do assunto.) Uma última opção pode ser recorrer à ajuda de um profissional especializado em cobranças, desde que o valor devido seja alto o suficiente para cobrir os honorários pelos serviços prestados. O tribunal de pequenas causas também é uma opção válida, embora isso possa ser difícil para clientes que moram em um estado diferente do seu.

Se você é freelancer e mora na cidade de Nova York, a recenteregulamentação “Freelance Isn’t Free” (Freelancer não é de graça) pode trazer algum alívio. Concebido para proteger os prestadores de serviços independentes contra atrasos ou falta de pagamento, pode oferecer alívio na forma de pagamentos ordenados pelo tribunal, juntamente com alívio de penalidades adicionais. Se você não mora em Nova York, convém verificar com o procurador-geral do seu estado quais opções estão disponíveis para você.

Com um processo de faturamento adequado em vigor, você não deve gastar mais do que 30 minutos por mês por cliente para lidar com questões financeiras. Infelizmente, devido a linguagem contratual inadequada, técnicas de faturamento inconsistentes e esforços de cobrança pouco rigorosos, os consultores independentes geralmente gastam muito mais do que isso. Ao criar um bom processo desde o primeiro dia do seu negócio, você pode reduzir significativamente o tempo gasto atrás de dinheiro e construir uma reputação incrível com os clientes que todos mais desejam. Pare de se preocupar com tudo isso com uma avaliação gratuita do Bonsai.

A importância do faturamento do cliente

Como agência ou prestador de serviços independente, você deve faturar seus clientes de forma pontual e profissional. Abaixo estão algumas das principais razões pelas quais isso é importante.

1. Estabilidade financeira

O faturamento oportuno e preciso dos clientes garante um fluxo de caixa estável, necessário para cumprir suas obrigações financeiras pessoais e comerciais. Um fluxo consistente de pagamentos permite que você planeje seu orçamento, pague contas e invista em seu desenvolvimento profissional, promovendo assim a estabilidade financeira a longo prazo.

2. Reputação profissional

Suas práticas de faturamento refletem diretamente no seu profissionalismo como agência. Faturas claras, concisas e organizadas demonstram seu compromisso em conduzir os negócios com integridade e transparência. Esse profissionalismo não só promove a confiança dos clientes atuais, como também melhora a sua reputação, atraindo potencialmente novos clientes através do boca a boca positivo.

3. Confiança e retenção do cliente

Um processo de faturamento bem estruturado inspira confiança em seus clientes. Eles se sentem seguros por você ter uma abordagem sistemática para gerenciar pagamentos, o que gera confiança e fortalece suas relações comerciais. Clientes satisfeitos têm mais chances de se tornarem clientes fiéis, contribuindo para a retenção de clientes e um fluxo constante de projetos. Assim, pode ajudá-lo a transferir seus clientes para um contrato de prestação de serviços com pagamentos recorrentes e criar um fluxo de renda mais previsível.

4. Proteção jurídica

As faturas devidamente documentadas servem como registros legais dos serviços prestados e das condições de pagamento acordadas. Em caso de disputas ou discrepâncias, essas faturas se tornam provas valiosas para apoiar suas reivindicações, protegendo você de possíveis conflitos e salvaguardando seus direitos como proprietário de uma agência.

5. Gestão do tempo

A implementação de um sistema de faturamento organizado economiza um tempo precioso que você pode dedicar ao seu trabalho criativo. A automação e os modelos simplificam o processo de faturamento, reduzindo as tarefas administrativas e permitindo que você se concentre em entregar resultados de alta qualidade aos seus clientes.

6. Planejamento tributário

Um processo de faturamento eficiente fornece informações sobre seus padrões de receita e comportamentos de pagamento dos clientes. Com esses dados, você pode estimar seus ganhos, identificar as épocas de maior demanda por seus serviços e planejar suas finanças de forma estratégica. Isso permite que você acompanhe suas finanças e entenda sua carga tributária para os pagamentos trimestrais estimados de impostos do próximo ano.

7. Oportunidades de crescimento

À medida que sua agência se expande, um formato e um processo de faturamento de clientes estabelecidos tornam-se ainda mais cruciais. Permite que você lide com um volume maior de clientes e dimensione seus pagamentos sem comprometer a eficiência ou a precisão. Um sistema de faturamento robusto prepara você para o crescimento e a escalabilidade no competitivo cenário das agências.

8. Instruções de pagamento

Forneça instruções claras sobre os métodos de pagamento que seus clientes podem usar. Seja por meio de plataformas online, como o PayPal, ou transferências bancárias diretas, oriente-os de maneira tranquila durante todo o processo.

Embora você possa criar uma fatura usando o Google Docs com esses detalhes, usar o gerador de faturas da Bonsai pode ser a melhor opção para automatizar suas finanças & e expandir seus negócios.

Você também deve saber: Fatura x Recibo: Qual é a diferença?

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Perguntas frequentes sobre faturamento do cliente

1. Qual é o melhor software de faturamento para agências e pequenas empresas?

O Bonsai é o melhor software de faturamento para agências e pequenas empresas. Ele pode ajudá-lo a criar faturas profissionais em um minuto, configurar lembretes de pagamento automáticos e até mesmo aceitar pagamentos online. Ele também permite que você controle seu tempo e despesas, facilitando o processo de faturamento.

2. Como pedir mais dinheiro a um cliente?

O segredo é abordar a situação como um profissional. Se o escopo do projeto foi ampliado ou se você está assumindo tarefas adicionais, é perfeitamente razoável pedir mais dinheiro.

Primeiro, seja franco e honesto com seu cliente. Explique o trabalho extra envolvido e como ele agrega valor ao projeto deles. Em seguida, apresente uma discriminação clara dos custos adicionais. Lembre-se, a comunicação é fundamental! A maioria dos clientes entende que um trabalho de qualidade tem um preço justo, portanto, seja confiante e educado. Você consegue!

3. O que você usa para faturar os clientes?

Para faturar os clientes de forma profissional, você pode usar ferramentas como o Bonsai! O Bonsai não é apenas uma ferramenta de faturamento; é uma solução completa para agências e prestadores de serviços profissionais gerenciarem suas finanças.

Ele pode ajudá-lo a criar faturas profissionais, enviá-las com apenas alguns cliques e até mesmo receber pagamentos diretamente. A plataforma também ajuda você a controlar seu tempo, gerenciar despesas e ficar em dia com pagamentos atrasados com lembretes automáticos. É como ter um assistente financeiro pessoal que facilita muito o trabalho da sua agência.

4. Quais são os diferentes tipos de formatos de faturamento para o cliente?

As opções de faturamento podem ser tão diversas quanto as habilidades da nossa agência! Os cinco tipos mais comuns de métodos de faturamento são: faturamento por hora, faturamento com taxa fixa, faturamento com adiantamento, faturamento por etapas e faturamento recorrente. O método de faturamento escolhido depende dos seus serviços e das necessidades dos seus clientes.