Wie Zabal Media durch den Wechsel zu Bonsai jährlich 150.000 Dollar einsparen konnte

ClickUp entwachsen

Vor Bonsai hat Zabal Media seine Aufgaben und Zeiten in ClickUp erfasst und die Finanzen in QuickBooks verwaltet. Sie verwendeten Tabellenkalkulationen, um Daten aus Aufgaben, Zeitaufwänden, Auslastungen und Budgets zusammenzufügen.

ClickUp zeigte Aufgaben und aufgezeichnete Zeiten an, jedoch keine Budgets oder Projektrentabilität. 

Als das Team auf 30 Personen angewachsen war, begann Wilian die Grenzen ihres Prozesses zu spüren.

Ich habe die Projektmanager angerufen, um mich über den aktuellen Stand des Budgets zu informieren. Wir haben jeden Monat die Kosten manuell in einer Tabelle berechnet, um die Gesundheit unseres Unternehmens zu verfolgen.

Dieses System war zu zeitaufwendig und fehleranfällig für etwas so Wichtiges wie das Verständnis der Finanzdaten der Agentur. „Mir wurde klar, dass dies nicht die Aufgabe eines Gründers ist, der versucht, über 20 Mitarbeiter hinaus zu wachsen.“ Dies löste die Suche nach einer stärker integrierten Lösung aus, die die Ambitionen der Agentur unterstützen konnte.

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Finanzielle Klarheit mit Bonsai

Mit Bonsai fand Wilian alles, was sie brauchten, an einem Ort: Aufgaben, Zeiterfassung, Budgets, Berichte, Ressourcenplanung, aber auch Rechnungsstellung, Verträge und Angebote. Es erfüllte sowohl ihre Anforderungen im Bereich Projektmanagement als auch im Bereich Finanzüberwachung.

Bonsai gibt mir die Klarheit, die ich nicht nur aus Sicht des Projektmanagements, sondern auch in finanzieller Hinsicht benötige. Es ist die beste Option, wenn Sie die geschäftliche Seite Ihrer Agentur optimieren möchten – nicht nur die Aufgabenverfolgung.

Erst letzte Woche konnte Wilian ungenutzte Ressourcen in einem ihrer Projekte identifizieren und entsprechend optimieren. Genau das ist das Maß an finanzieller Transparenz, das sie gesucht haben.

Mit Bonsai jährlich 150.000 Dollar sparen

Bei Zabal Media war es eine Vollzeitbeschäftigung, Aufgaben, Teamstunden und Projektbudgets in die Projektfinanzen einzurechnen. Wilian schätzt, dass die manuellen Berechnungen in Tabellenkalkulationen das Unternehmen jährlich etwa 150.000 Dollar kosten.

Jetzt brauchen die Projektmanager von Wilian und Zabal Media nur noch einen Klick in Bonsai, um genau zu wissen, wie viel vom Budget bereits verbraucht wurde und ob ein Projekt im Zeitplan liegt.

Mit den Projekteinblicken von Bonsai erhalte ich einen Echtzeit-Überblick über Projektbudgets und Frühindikatoren für Kosten. Das kostet mich nur einen Klick, statt Stunden und einen Vollzeitjob.

Von 8 Stunden auf 30 Minuten für die Kundenabrechnung

Wilian würde sich am Ende jedes Monats einen Tag für die Rechnungsstellung an Kunden freihalten. Er öffnete ClickUp, überprüfte die abrechnungsfähigen Stunden einzeln und erstellte jede Rechnung manuell.

Heute greift er auf seine Projekte in Bonsai zurück, um die genauen abrechnungsfähigen Stunden zu ermitteln, erstellt automatisch seine Rechnungen und sendet sie an seine Kunden.

Früher habe ich jeden Monat mehr als 8 Stunden gebraucht, um wiederkehrende Kundenrechnungen zu versenden. Jetzt brauche ich dafür nur noch 30 Minuten pro Monat.

Skalierung mit Bonsai

Zabal Media hat sich zum Ziel gesetzt, in den nächsten Jahren auf 100 Mitarbeiter zu wachsen. Wilian ist überzeugt, dass Bonsai die ideale Lösung ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Sie sparen bereits Zeit und Geld. Jetzt verfügen sie auch über die Erkenntnisse und Klarheit, um Zabal Media selbstbewusst zu skalieren.

Jede neue Version von Bonsai erleichtert unsere Arbeit. Das Team reagiert schnell auf Feedback und wir sehen regelmäßig, dass unsere wichtigsten Feature-Wünsche umgesetzt werden.