Wie man einem Kunden eine Rechnung stellt: Professionelle Schritte 2025

Die professionelle Rechnungsstellung an einen Kunden umfasst mehrere wichtige Schritte, um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen und einen reibungslosen Finanzworkflow zu gewährleisten. Beginnen Sie damit, die Zahlungspräferenzen Ihrer Kunden zu verstehen und klare Zahlungsbedingungen festzulegen. Verwenden Sie eine professionelle Rechnungssoftware, um detaillierte Rechnungen zu erstellen, die alle erforderlichen Informationen enthalten, wie z. B. aufgeschlüsselte Leistungen, Zahlungsfristen und Ihre Kontaktdaten. Verfolgen Sie unbezahlte Rechnungen umgehend nach und erwägen Sie die Einführung von Verzugsgebühren, um eine pünktliche Zahlung zu fördern. Durch die Einrichtung eines systematischen Rechnungsstellungsprozesses können Freiberufler Zahlungsverspätungen minimieren und sich mehr auf ihre Arbeit konzentrieren. Tools wie Bonsai können diesen Prozess vereinfachen, indem sie anpassbare Rechnungsvorlagen und automatisierte Nachverfolgungsfunktionen bieten.

Wenn Sie Ihren 9-to-5-Job aufgegeben haben, um sich selbstständig zu machen, machen Sie sich wahrscheinlich Gedanken darüber, wie Sie als Ihr eigener Chef finanziell zurechtkommen werden. Seien wir ehrlich: Es kann wirklich beunruhigend sein, sich Gedanken darüber zu machen, wie man Kunden Rechnungen stellt, bezahlt wird und ob man jeden Monat pünktlich sein Geld bekommt! Glücklicherweise ist die Arbeit als unabhängiger Auftragnehmer nichts Neues, und es gibt Hunderte von Tipps für Freiberufler, die Ihnen helfen, Antworten auf Ihre drängendsten Fragen zu finden – darunter auch die großen Unbekannten wie „Was ist eine Rechnung?“, „Wie erstellt man eine Rechnung?“ und „Welche Rechnungssoftware sollte man verwenden?“.

Mit einem geeigneten System ist die Rechnungsstellung an Kunden kein Problem. Wir zeigen es Ihnen. Hier sind die Grundlagen zu den bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung, um Geld für Ihre Arbeit zu verlangen (und zu erhalten):

Hinweis: Wenn Sie den Rechnungsstellungsprozess vereinfachen möchten, probieren Sie Bonsai aus. Mit unserer All-in-One-Software für Freiberufler können Sie eine Rechnungsvorlage auswählen, Zahlungsbedingungen eingeben, Rechnungen automatisch nummerieren/datieren und so ganz einfach für Ihre Arbeit bezahlt werden. Fordern Sie hier Ihre 7-tägige kostenlose Testversion hier.

1. Verwenden Sie professionelle Rechnungssoftware

Selbst Solopreneure müssen heutzutage nicht mehr alleine vorgehen. Bei der Vielzahl der verfügbaren Tools für Freiberufler ist es wahrscheinlich ratsam, sich diese anzusehen und sich für eines davon zu entscheiden, das Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten. Die Verwendung eines professionellen Abrechnungstools lässt Sie nicht nur mit Anpassungsoptionen für Ihr Firmenlogo und Ihr Branding gut dastehen, sondern Sie können auch sicher sein, dass jede Rechnung, die an einen Kunden verschickt wird, genauso gut ist wie die erste. Eine konsequente Methode, um Geld zu verlangen, ist der beste Weg, um regelmäßig Geld zu bekommen.

2. Auf das Schlimmste vorbereitet sein

Niemand möchte negativ denken, aber Geld ist nichts, worüber man unrealistisch sein sollte. Tatsächlich ist es angesichts einer Zahlungsverzugsquote von 29 % naiv zu glauben, dass man niemals einen zahlungsunwilligen Kunden haben wird. Deshalb rechnen kluge Unternehmer mit einem gewissen Zahlungsrückstand und legen die Bedingungen für den Umgang mit säumigen Zahlern fest, bevor diese zu einem Problem werden. Ob Sie nun die Zahlungsbedingungen in Ihrer Rechnung verschärfen, eine Verzugsgebühr einfügen, die Ihrem Vertrag entspricht, oder einen Teil der Projektgebühr im Voraus verlangen – Sie sollten alle Möglichkeiten durchdenken, bevor Sie beginnen. Sammlungen sollten nicht etwas sein, das man spontan zusammenstellt.

3. Nichts der Interpretation überlassen

Jeder Mitarbeiter Ihres Kunden sollte in der Lage sein, Ihre Rechnung zu lesen und genau zu wissen, welche Dienstleistungen erbracht wurden, wie viel sie kosten oder wie hoch die Gebühr ist, sowie die Zahlungsbedingungen oder wie die Zahlung erfolgen soll (viele Freiberufler bevorzugen eine Vorauszahlung durch ihre Kunden). Wenn diese drei Punkte nicht klar sind, haben Sie nicht nachgewiesen, dass Sie wissen, wie man Kunden ordnungsgemäß Rechnungen stellt. Diese Regel sollte auch dann befolgt werden, wenn Sie schon sehr lange mit einem Kunden zusammenarbeiten. Personalwechsel können dazu führen, dass jemand Neues die Rechnungen bezahlt, und dieser muss anhand Ihrer Rechnung genauso gut informiert sein wie Ihr bisheriger Ansprechpartner.

Enthalten:

• Kontaktdaten wie Adresse und Telefonnummer (Kontaktinformationen erleichtern es, Sie bei Problemen zu erreichen)
• Ihr Logo für Ihr kleines Unternehmen, falls Sie eines haben
• alle relevanten Informationen zum Projekt (wie Name, angebotene Dienstleistungen, Erstellungs- oder Veröffentlichungsdatum)
• Angaben zu den Kosten oder zur Rechnung
• alle Rabatte
• Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum (ein Fälligkeitsdatum auf einer Rechnung hilft, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden)
• wie eine Zahlung erfolgen soll (PayPal, Scheck per Post oder Square)

Zahlungsbedingungen klar angeben

Wenn Sie eine Teilrechnung für ein Projekt stellen (z. B. im Falle einer Anzahlung oder einer Zahlung für Meilensteine), geben Sie dies deutlich an und zeigen Sie auch, wie viel von dem Projekt noch zu bezahlen ist und wann dieser Restbetrag fällig wird. Wenn der Fälligkeitstermin erst nach Abschluss der Dienstleistung liegt, geben Sie dies bitte deutlich an. Eine Rechnungsvorlage für Freiberufler kann Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungen einheitlich zu gestalten.

4. Rechnungen umgehend versenden

Kunden haben Rechnungen zu bezahlen, und diese werden oft in der Reihenfolge ihres Eingangs beglichen. Aus diesem Grund sollten Sie die Rechnung immer sofort nach Abschluss der Arbeiten versenden. (Wer möchte nicht schneller an sein Geld kommen?) Es gibt jedoch noch einen weiteren Grund, warum Sie darauf achten sollten, dass Ihre Rechnungen rechtzeitig versandt werden: Einige Unternehmen haben strenge Regeln, wie lange sie für Dienstleistungen bezahlen müssen.

Wenn Sie vergessen, ein vor einem Jahr abgeschlossenes Projekt in Rechnung zu stellen, haben Sie möglicherweise Pech gehabt. Sie sollten zwar immer für Ihre Arbeit bezahlt werden, aber wenn Sie mit einem Kunden vereinbart haben, ihm innerhalb einer bestimmten Frist eine Rechnung zu stellen, ist es ratsam, sich daran zu halten. Sie möchten auch kein Geld verlieren, wenn ein Unternehmen insolvent wird oder nicht mehr über die Mittel verfügt, Sie zu bezahlen, während Sie auf den Versand dieser Rechnung gewartet haben.

So verwenden Sie Bonsai, um ganz einfach Online-Rechnungen zu versenden

Sehen wir uns nun an, wie Sie mit Bonsai schnell individuelle Rechnungsvorlagen erstellen und versenden können. Gehen Sie zunächst zu Ihrem Dashboard und klicken Sie auf der rechten Seite auf „Rechnung senden”.

Als Nächstes müssen Sie einen bestehenden Kunden und ein bestehendes Projekt erstellen oder auswählen, für die Sie eine Rechnung erstellen und versenden möchten. Sobald Sie fertig sind, wählen Sie aus unserer Bibliothek mit Rechnungsvorlagen aus und klicken Sie auf „Rechnung erstellen”.

Schließlich gelangen Sie zum Rechnungseditor, wo Sie die grundlegenden Angaben zu Ihnen und dem Kunden einrichten, Positionen zur Rechnung hinzufügen und, wenn alles in Ordnung ist, einfach auf „Jetzt senden“ klicken und auf die Benachrichtigung warten, dass die Rechnung bezahlt wurde.

Die Rechnungsstellung an Kunden ist doch ganz einfach, oder? Wenn Sie mehr über die Rechnungssoftware von Bonsai oder andere Produktkomponenten erfahren möchten, melden Sie sich einfach für eine kostenlose Testversion an. Unser Software-Tool, Rechnungsersteller und Rechnungsvorlagen nummerieren Rechnungen automatisch, fügen Kontaktinformationen und Zahlungsbedingungen hinzu und vereinfachen den Versand von Rechnungen.

5. Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an

Die meisten Kunden haben eine bevorzugte Zahlungsmethode. Die meisten Freiberufler haben eine bevorzugte Zahlungsweise. In einer perfekten Welt würden diese Präferenzen übereinstimmen, aber in den meisten Fällen ist dies nicht der Fall. Deshalb ist es ratsam, Kunden zwei bis drei Zahlungsmöglichkeiten anzubieten, damit sie so bezahlen können, wie es ihnen am besten passt. Ob Paypal, Stripe, EFT oder Scheck – Sie sollten mehr als eine Zahlungsmethode anbieten, um eine schnelle Zahlung zu gewährleisten.

Denken Sie daran, dass für einige dieser Optionen Gebühren anfallen. Entscheiden Sie sich daher für die Option, die langfristig am günstigsten ist oder Ihnen eine schnellere Auszahlung ermöglicht (je nachdem, was Ihnen wichtiger ist). Einige Kunden wählen möglicherweise in einem Monat eine Option und im nächsten Monat eine andere Option. Kommunizieren Sie daher unbedingt mit ihnen, damit Sie auf ihre Zahlung achten können, unabhängig davon, in welcher Form sie erfolgt.

6. Rechnungen verfolgen

Es sollte selbstverständlich sein, aber Sie sollten wissen, welche Rechnungen Sie verschickt haben und welche noch bezahlt werden müssen – eine angemessene Nummerierung der Rechnungen sollte die Nachverfolgung erheblich vereinfachen. Durch Hinzufügen einer Rechnungsnummer können Sie diese in Zukunft leicht nachverfolgen, erfassen und referenzieren. Wenn in Ihrem Vertrag festgelegt ist, dass Sie innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsstellung bezahlt werden sollen, setzen Sie sich eine Erinnerung in Ihrem Kalender, um zu überprüfen, ob Sie bis zu diesem Datum bezahlt werden.

Eine bessere und einfachere Methode ist es, ein Buchhaltungstool zu nutzen, das verspätete Rechnungen automatisch nachverfolgt und bei Zahlungsverzug Mahnungen versendet. Sobald eine Rechnung bezahlt ist, kennzeichnen Sie sie in Ihren Unterlagen entsprechend. Sie wollen sich doch nicht blamieren, indem Sie versuchen, eine bezahlte Rechnung einzutreiben! Lesen Sie mehr darüber, wie Sie den Überblick über Kundenzahlungen behalten können.

7. Dank senden

Genauso wichtig wie das Wissen, wie man Kunden Rechnungen stellt, ist es vielleicht, ihnen seine Wertschätzung zu zeigen. Wenn Ihr Rechnungsstellungstool dies zulässt, richten Sie eine Dankesnachricht ein, in der Sie Ihren Kunden mitteilen, dass Sie ihre Zahlung erhalten haben und dass Sie sich über sie freuen. Wenn die Rechnungsstellung noch manuell erfolgt, kann eine kurze E-Mail an Ihren Ansprechpartner, in der Sie ihn über den Eingang des Schecks informieren, viel dazu beitragen, Goodwill und Professionalität für Ihr freiberufliches Unternehmen aufzubauen.

Wenn Sie umsonst arbeiten

Was ist, wenn Sie für ein Projekt keine Gebühren erheben? Es ist zwar nicht ratsam, zu viel Arbeit „pro bono“ oder als kostenlosen Service für einen aktuellen oder potenziellen Kunden zu leisten, aber manchmal ist es notwendig, um Erfahrungen mit einer bestimmten Fähigkeit zu sammeln, das eigene Portfolio zu erweitern oder sich einen guten Ruf aufzubauen. Wenn Sie ein Projekt kostenlos durchführen, vergessen Sie nicht, das Gelernte über die Rechnungsstellung an Kunden zu befolgen.

Sie können weiterhin Rechnungen erstellen und versenden. Fügen Sie einfach eine Position für „Rabatt“ hinzu und setzen Sie den Wert auf 100 %. Sie möchten dem Empfänger Ihrer Großzügigkeit zeigen, dass Sie ihm einen wertvollen Dienst erwiesen haben (einschließlich der Angabe des Wertes), auch wenn Sie keine Bezahlung verlangt haben. Es ist schon beeindruckend, wenn man für ein 3.000-Dollar-Projekt einen Rabatt von 100 % gewährt. Die Servicekosten einfach auf 0 $ zu setzen, hat nicht denselben Effekt.

Rechnungen frühzeitig und häufig stellen

Wenn Sie etwas aus diesem Leitfaden mitnehmen, dann sollten Sie Ihren Kunden frühzeitig und regelmäßig Rechnungen stellen. Diese beiden Regeln für die Rechnungsstellung an Kunden sind die wichtigsten, die Sie beachten sollten. Schieben Sie Ihre Buchhaltungsaufgaben niemals auf die letzte Minute und lassen Sie nicht zu, dass sich unversandte oder unbezahlte Rechnungen stapeln. Wenn möglich, stellen Sie innerhalb eines Monats mehrere Rechnungen aus (wenn möglich für jedes Projekt) und sorgen Sie für einen positiven Cashflow. Sie werden Rechnungen zu bezahlen und Investitionen zu tätigen haben. Rechnungen sind entscheidend, damit Sie Ihre wichtigsten geschäftlichen Verpflichtungen erfüllen können.

Wenn Sie an einem langfristigen Projekt arbeiten, bitten Sie Ihren Kunden, auf einen Retainer-Vertrag umzusteigen. Sie können eine Zahlungsoption einrichten, mit der monatliche Abbuchungen automatisch vom Bankkonto oder der Kreditkarte des Kunden oder Klienten vorgenommen werden.

Probieren Sie Bonsai noch heute aus

Ihr freiberufliches Unternehmen ist nichts wert, wenn Sie nicht bezahlt werden – egal, wie talentiert oder gefragt Sie sind. Gehen Sie proaktiv vor, um ein Rechnungsstellungssystem einzurichten, das funktioniert und Ihnen mehr Zeit gibt, Ihre Talente zu entfalten und Ihre Kunden zu betreuen. Sie werden es nicht bereuen, etwas mehr in einen Rechnungsstellungsprozess zu investieren, der Ihnen die Bezahlung sichert und Ihnen den Stress des Inkassos aus Ihrem Arbeitsalltag nimmt. Rechnungsvorlagen können die Rechnungsstellung vereinfachen. Probieren Sie die beste Methode zum Versenden von Rechnungen aus, indem Sie sich für eine kostenlose Testversion von Bonsai anmelden.