Cómo facturar a un cliente en 5 sencillos pasos

Gestionar una agencia puede ser una tarea difícil de dominar. No solo tienes que buscar, captar y atender a los clientes, sino que también tienes que crear un proceso de cuentas por cobrar fluido y eficaz utilizando plantillas de facturas fiables. Para muchos contratistas independientes, la parte de su negocio relacionada con la facturación y el cobro es la más difícil.

• ¿Cómo se aseguran de que les paguen a tiempo?
• ¿Cuál es la forma adecuada de pedir dinero?
• ¿Cuáles son los mejores recursos disponibles sobre cómo facturar a un cliente?
• ¿Es posible configurar pagos automáticos?

Y por último, pero no menos importante, quizá te preguntes: ¿cómo facturo a mi cliente por correo electrónico? Para ayudarte con eso, hemos incluido las 5 plantillas de correo electrónico en las que confiamos desde hace años. Sigue leyendo.

Tenga la seguridad de que cobrar no es complicado, pero sí requiere que sea profesional y constante.

¿Qué significa facturación al cliente?

Primero, comencemos con lo básico. La facturación al cliente se refiere al proceso de facturar a los clientes por los servicios o trabajos prestados. Es el mecanismo mediante el cual las agencias solicitan el pago a sus clientes por los proyectos completados o los servicios en curso.

Recuerde, la facturación a los clientes es la columna vertebral de una agencia exitosa. Garantiza que recibas una compensación justa y oportuna por tu arduo trabajo. El proceso consiste en crear y enviar facturas a su cliente, en las que se detallan los servicios prestados, las condiciones de pago acordadas y cualquier otra información relevante para la facturación.

Siga leyendo para conocer los cinco pasos necesarios para que sus clientes le paguen puntualmente.

¿Cuál es el proceso de facturación al cliente? (paso a paso)

1. Consulte el contrato.

La mayoría de las buenas relaciones con los clientes se basan en una plantilla de contrato. Tanto si lo ha creado usted, como si lo ha proporcionado el cliente o si han colaborado en un contrato que incorpora las opiniones de ambas partes, este es el punto de partida para las prácticas de facturación. Tu contrato debería haber detallado los datos importantes que deberás incluir en tu factura y te orientará sobre el importe correcto a facturar. Incluso puede incluir elementos adicionales, como a quién va dirigida la plantilla de factura y cómo se realizará el pago.

Si en tu contrato falta algún elemento importante necesario para facturar puntualmente, tendrás que ponerte en contacto con el cliente ahora mismo, antes de enviar la primera factura, y pedirle una aclaración. Lo ideal sería disponer de estos nuevos detalles por escrito, mediante un anexo al contrato o un nuevo acuerdo legal. Como mínimo, basta con un simple correo electrónico en el que ambos escriban «Acepto» en respuesta a las condiciones de pago.

2. Crear una plantilla de factura

Dado que cada cliente tendrá preferencias ligeramente diferentes en cuanto a la forma en que desea que se le facture, lo mejor es configurar cada primera factura de un cliente como plantilla. De esta manera, es fácil duplicar la factura original (con la dirección, el contacto de facturación, las condiciones de pago, etc.) y simplemente actualizar los detalles del proyecto (como las horas registradas en su hoja de horas) y el importe a pagar. Nuestra guía sobre cómo hacer una factura contiene toda la información que debes incluir. Para las grandes empresas que requieren datos de facturación adicionales, como una orden de compra (P.O.) de . Números de referencia de artículos internos ( ) o códigos de referencia de artículos internos: esta es la forma más sencilla de ahorrar tiempo en lo que podría ser un proceso largo cada mes.

Las facturas de la agencia, una plantilla para cada cliente, se pueden consultar fácilmente cada vez que desee volver a facturar al mismo cliente. A medida que cambia la información del cliente, puede actualizar fácilmente la plantilla para que las futuras facturas también muestren la información correcta.

Con Bonsai, puedes crear rápida y fácilmente una plantilla de factura haciendo clic en «Enviar una factura» desde tu panel de control.

A continuación, solo tienes que seleccionar los datos de tu cliente (y configurar tu nuevo cliente si es la primera vez que utilizas Bonsai).

Una vez hecho esto, accederás a la plantilla de factura, que podrás personalizar según tus necesidades: configura tus datos, los datos del cliente y todos los conceptos de la factura y/o descripciones de texto.

Por último, solo tienes que hacer clic en «Enviar ahora» y ¡listo! Regístrese para obtener una prueba gratuita de Bonsai y descubra todo su potencial. Pruébelo usted mismo.

3. Facilita el pago

La mayoría de los servicios de facturación, incluido Bonsai, trabajan con procesadores de pagos externos como PayPal o Stripe para que puedas cobrar por tus servicios directamente desde la factura. Esto ofrece una gran ventaja a las agencias que desean dar una imagen profesional y reducir el tiempo que transcurre entre el envío de una factura por correo electrónico y la recepción del pago. Al ofrecer a los clientes una solución de pago con un solo clic y solicitar el pago por correo electrónico, hay pocas posibilidades de que se olviden de pagarte o de enviar el dinero a una cuenta, dirección o contacto incorrectos.

Si requiere el pago mediante cheque, asegúrese de que su factura incluya todo lo que el cliente necesitará para enviarlo. ¿A nombre de quién se debe extender el cheque? Si el nombre de su empresa es diferente al nombre que figura en su cuenta bancaria, asegúrese de indicarlo en su factura. Si aceptas Chase Payments, Zelle u otro servicio de pago P2P, incluye una línea sobre a qué correo electrónico de pago se debe enviar el dinero. (Nota: Las facturas pagadas con criptomonedas suelen pagarse con más retraso). Piénsalo bien antes de aceptar Bitcoin, etc.

Por último, si desea que se le pague mediante depósito directo en su cuenta corriente o de ahorros (también conocido como ETF, «transferencia electrónica de fondos»), normalmente deberá configurarlo antes de su primera factura. Discuta la posibilidad con el cliente durante la fase de contratación, si es posible. Se le pedirá que proporcione una copia de un cheque anulado o los números de ruta y de cuenta de su cuenta bancaria para configurar esta opción de pago. (Proporcione esta información únicamente a un cliente de confianza). También puede optar por que esta opción entre en vigor una vez que haya recibido varios pagos y tenga confianza en el cliente.

4. Envíe las facturas puntualmente.

Es probable que cada cliente tenga un calendario de pagos que le sea exclusivo. Esto también significa que tendrás que enviar facturas para cumplir con ese «ciclo» de pago. ¿Solo envían los pagos una vez al mes? Conozca cuál es la fecha límite para enviar las facturas y recibir el pago puntualmente. ¿Están abiertos a facturas en cualquier momento, o después de cada proyecto o hito completado? Averigua si está bien enviar las facturas de la agencia a medida que avanza el trabajo y qué opinan sobre recibir varias facturas en un mismo ciclo de pago. No reinventes la rueda, utiliza una herramienta generadora de facturas para crear tus facturas y confía en una biblioteca de tus servicios para fijar tus precios.

También debes saber cómo gestionan las facturas pendientes. Si factura cada 30 días, por ejemplo, y el pago de una factura anterior no se ha realizado a tiempo para que se envíe la siguiente factura, ¿sumará los totales? Si es así, tome nota de que se está trasladando el primer importe. (Esto se puede denominar «saldo transferido»). No querrás confundir a su departamento de contabilidad facturando varias veces por el mismo importe adeudado.

Cuanto antes envíes una factura, antes recibirás el pago. Mantener un flujo de caja constante depende, en gran medida, de su capacidad para mantener las facturas al día. Si eres perezoso a la hora de crear y enviar nuevas facturas, pronto te darás cuenta de que no te pagan a tiempo.

Si facturas a tus clientes por correo electrónico, una plantilla eficaz puede ser de gran ayuda. A continuación, compartimos 5 plantillas listas para usar para enviar facturas, las mismas que utilizamos desde hace años para cobrar a tiempo.

5. Hacer un seguimiento de los pagos atrasados

Lo maravilloso de los contratos es que, por lo general, solo hay que remitirse a ellos para que se produzcan resultados. Si ha esperado los 30 días desde la facturación sin recibir el pago, y su contrato promete «30 días netos» para todas las facturas, ahora tiene derecho a ponerse en contacto con su cliente y preguntarle por el pago. No es necesario ser grosero al realizar el check-in; basta con decir simplemente «Solo quería asegurarme de que había recibido mi factura y ver si tenía alguna pregunta». Algunas herramientas de facturación también incluyen un botón de «recordatorio» en el que solo hay que hacer clic para enviar una agradable nota de seguimiento. A la mayoría de los clientes les avergüenza la idea de no pagar sus facturas a tiempo, y eso suele ser suficiente para que te paguen.

Desafortunadamente, el 29 % de las facturas se pagan con retraso. Entonces, ¿qué pasa si eres amable al preguntar y aún así no te pagan? Utilizar los consejos anteriores para incluir ese importe en la próxima factura es un buen comienzo. Tome nota de que comenzará a cobrar intereses sobre los importes impagados (siempre que ello esté incluido en su contrato original). Si no recibe el pago en un plazo razonable después de esto, puede considerar si desea continuar prestando los servicios. En algún momento, puede ser conveniente suspender la entrega de más trabajo hasta que se hayan puesto al día con sus facturas.

Si, tras varios intentos, sigues sin cobrar, te dan largas o, lo que es peor, un cliente moroso te ignora, tienes algunas opciones. Puede intentar acudir al director de la empresa para preguntarle sobre el estado del pago. (A menudo se trata de un asunto de personal y se resolverá una vez que alguien responsable se entere de ello). Una última opción puede ser recurrir a la ayuda de un profesional especializado en cobros, siempre que la cantidad adeudada sea lo suficientemente elevada como para cubrir también los honorarios de sus servicios. El tribunal de reclamaciones menores también es una vía válida, aunque puede resultar difícil para los clientes que viven en un estado diferente al suyo.

Si eres autónomo y vives en Nueva York, la recientenormativa «Freelance Isn’t Free» (Ser autónomo no es gratis) puede suponer un alivio. Diseñado para proteger a los contratistas independientes de los retrasos o impagos, puede ofrecerles ayuda en forma de pagos ordenados por los tribunales, junto con exenciones de sanciones adicionales. Si no vive en Nueva York, es posible que desee consultar con el fiscal general de su estado para saber qué opciones tiene a su disposición.

Con un proceso de facturación adecuado, no deberías dedicar más de 30 minutos al mes por cliente a gestionar asuntos económicos. Desafortunadamente, debido a un lenguaje contractual defectuoso, técnicas de facturación inconsistentes y esfuerzos de cobro laxos, los consultores independientes suelen gastar mucho más que eso. Al crear un buen proceso desde el primer día de tu negocio, puedes reducir significativamente el tiempo dedicado a perseguir el dinero y generar una increíble buena voluntad con aquellos clientes que todos desean tener. Deja de preocuparte por todo eso con una prueba gratuita de Bonsai.

La importancia de la facturación al cliente

Como agencia o contratista independiente, debe facturar a sus clientes de manera oportuna y profesional. A continuación se indican algunas de las principales razones por las que es importante.

1. Estabilidad financiera

Una facturación puntual y precisa a los clientes garantiza un flujo de caja estable, necesario para cumplir con sus obligaciones financieras personales y empresariales. Un flujo constante de ingresos te permite planificar tu presupuesto, pagar facturas e invertir en tu desarrollo profesional, lo que fomenta la estabilidad financiera a largo plazo.

2. Reputación profesional

Sus prácticas de facturación reflejan directamente su profesionalidad como agencia. Las facturas claras, concisas y organizadas demuestran su compromiso con la integridad y la transparencia en la gestión de sus negocios. Tal profesionalidad no solo fomenta la confianza con los clientes actuales, sino que también mejora su reputación, lo que puede atraer a nuevos clientes gracias al boca a boca positivo.

3. Confianza y retención de clientes

Un proceso de facturación bien estructurado infunde confianza en tus clientes. Se sienten tranquilos al saber que usted tiene un enfoque sistemático para gestionar los pagos, lo que genera confianza y fortalece sus relaciones comerciales. Los clientes satisfechos son más propensos a convertirse en clientes habituales, lo que contribuye a la retención de clientes y a un flujo constante de proyectos. Por lo tanto, puede ayudarle a transferir a sus clientes a un contrato de retención con pagos recurrentes y crear una fuente de ingresos más predecible.

4. Protección jurídica

Las facturas debidamente documentadas sirven como registros legales de los servicios prestados y las condiciones de pago acordadas. En caso de disputas o discrepancias, estas facturas se convierten en pruebas valiosas para respaldar sus reclamaciones, protegiéndole de posibles conflictos y salvaguardando sus derechos como propietario de una agencia.

5. Gestión del tiempo

La implementación de un sistema de facturación organizado le ahorra un tiempo valioso que puede dedicar a su trabajo creativo. La automatización y las plantillas simplifican el proceso de facturación, reducen las cargas administrativas y le permiten centrarse en ofrecer resultados de alta calidad a sus clientes.

6. Planificación fiscal

Un proceso de facturación eficiente le proporciona información sobre sus patrones de ingresos y los comportamientos de pago de sus clientes. Con estos datos, puedes estimar tus ganancias, identificar las temporadas altas para tus servicios y planificar tus finanzas de manera estratégica. Esto le permite realizar un seguimiento de sus finanzas y comprender su carga fiscal para los pagos trimestrales estimados del año siguiente.

7. Oportunidades de crecimiento

A medida que su agencia crece, es cada vez más importante contar con un formato y un proceso de facturación a los clientes bien establecidos. Le permite gestionar un mayor volumen de clientes y escalar sus pagos sin comprometer la eficiencia ni la precisión. Un sistema de facturación robusto te prepara para el crecimiento y la escalabilidad en el competitivo panorama de las agencias.

8. Instrucciones de pago

Proporcione instrucciones claras sobre los métodos de pago que pueden utilizar sus clientes. Ya sea a través de plataformas online como PayPal o transferencias bancarias directas, guíales sin problemas a lo largo del proceso.

Aunque puede crear una factura utilizando Google Docs con estos datos, utilizar el generador de facturas de Bonsai puede ser la mejor opción para automatizar sus finanzas & y hacer crecer su negocio.

También debes saber: Factura frente a recibo: ¿cuál es la diferencia?

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Preguntas frecuentes sobre facturación a clientes

1. ¿Cuál es el mejor software de facturación para agencias y pequeñas empresas?

Bonsai es el mejor software de facturación para agencias y pequeñas empresas. Te ayuda a crear facturas profesionales en un minuto, configurar recordatorios de pago automáticos e incluso aceptar pagos online. También te permite realizar un seguimiento de tu tiempo y tus gastos, lo que facilita el proceso de facturación.

2. ¿Cómo pedirle más dinero a un cliente?

Se trata de abordarlo como un profesional. Si el alcance del proyecto se ha ampliado o si estás asumiendo tareas adicionales, es perfectamente razonable pedir más dinero.

En primer lugar, sea sincero y honesto con su cliente. Explique el trabajo adicional que esto implica y cómo aporta valor añadido a su proyecto. A continuación, presente un desglose claro de los costes adicionales. Recuerda, ¡la comunicación es clave! La mayoría de los clientes entienden que un trabajo de calidad tiene un precio justo, así que solo hay que mostrarse seguro y educado. ¡Lo tienes!

3. ¿Qué utilizas para facturar a los clientes?

Para facturar a tus clientes de forma profesional, puedes utilizar herramientas como Bonsai. Bonsai no es solo una herramienta de facturación, sino una solución integral para que las agencias y los proveedores de servicios profesionales gestionen sus finanzas.

Te ayuda a crear facturas profesionales, enviarlas con unos pocos clics e incluso recibir el pago directamente. La plataforma también te ayuda a controlar tu tiempo, gestionar tus gastos y estar al tanto de los pagos atrasados con recordatorios automáticos. Es como tener un asistente financiero personal que facilita enormemente el trabajo de tu agencia.

4. ¿Cuáles son los diferentes tipos de formatos de facturación para los clientes?

¡Las opciones de facturación pueden ser tan diversas como las habilidades de nuestra agencia! Los 5 tipos más comunes de métodos de facturación son: facturación por hora, facturación de tarifa fija, facturación por anticipo, facturación por hitos y facturación recurrente. El método de facturación que elijas depende de tus servicios y de las necesidades de tus clientes.