Vorlage für eine Rechnung für Öffentlichkeitsarbeit

Rechnungen sind Teil jedes Geschäfts, egal ob freiberuflich oder nicht. Eine PR-Agentur ist da nicht anders. Unabhängig davon, ob Sie gerne mit Zahlen jonglieren oder nicht, benötigen Sie ein System für die Rechnungsstellung an Ihre Kunden und die Überwachung des Cashflows. Es ist möglich, eine schmerzfreie Lösung für die Erstellung Ihrer Rechnung für Ihren Kunden zu finden.

Wenn Sie neu im Freiberuflergeschäft sind, fragen Sie sich wahrscheinlich, warum Sie als Freiberufler mit einer Rechnungsvorlage für Öffentlichkeitsarbeit arbeiten müssen. Nun, falls Sie es nicht wussten: Die meisten Freiberufler sind mit ihren Kunden in Bezug auf die Bezahlung nicht einer Meinung. Nun, Ihr Kunde weiß, dass er Sie pünktlich bezahlen muss, aber selbst dann muss er von Ihnen dazu gedrängt und wahrscheinlich während dieser Zeit daran erinnert werden. Nachdem Sie als freiberuflicher PR-Mitarbeiter so hart gearbeitet haben, möchten Sie Ihre Bezahlung natürlich ohne Verzögerung erhalten. Das erreichen Sie nicht, indem Sie ihnen jedes Mal Erinnerungen schicken. Das könnte deine Beziehung ruinieren. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist eine detaillierte PR-Rechnung.

Auf diese Weise erhält Ihr Kunde eine Vorstellung davon, was er Ihnen wann bezahlen muss. In der Regel enthält eine PR-Rechnungsvorlage alle Zahlungsinformationen in Bezug auf die von Ihnen ausgeführten Aufgaben. Nun, ein Kunde behält vielleicht eine Kopie davon, aber es ist keine schlechte Idee, ihn daran zu erinnern. Manchmal möchten sie ihre Zahlungsdaten mit den Angaben auf Ihrer Rechnung abgleichen, bevor sie die Zahlung freigeben. Achten Sie also darauf, alle Details in Ihrer PR-Rechnung anzugeben. Sie können jederzeit überprüfen, was andere Freiberufler tun, um auf der sicheren Seite zu sein.

Eine Rechnung für Öffentlichkeitsarbeit oder PR unterscheidet sich je nach Art der ausgeführten Arbeiten. Die Aufgaben umfassen Eventmanagement, Beratung, Pressemitteilungen und fachspezifische Tätigkeiten. Die Art der Abrechnung hängt auch von der Art der Dienstleistungen ab. Sie können sich für direkte Kosten entscheiden oder eine Abrechnung pro Stunde wählen.

Daher müssen Sie bei der Erstellung Ihrer PR-Rechnung all diese Faktoren berücksichtigen. Eine gute Rechnungsvorlage für PR-Dienstleistungen sollte zwar sicherstellen, dass Sie die Zahlung von Ihrem Kunden erhalten, dennoch ist es immer ratsam, die richtige Rechnung zu haben. Auf diese Weise kann Ihr Kunde die in der Rechnung enthaltenen Informationen interpretieren. Denken Sie daran, dass Ihr Kunde nicht die Zeit hat, Informationen aus Ihrer Rechnung herauszusuchen.

Als Freiberufler liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihre Rechnung für Öffentlichkeitsarbeit für den Kunden leicht verständlich zu gestalten. Deshalb müssen Sie je nach Art der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen die richtige Rechnung für Öffentlichkeitsarbeit erstellen. Wie geht man dabei vor? Nehmen Sie sich einfach die Zeit, um sich die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und die Anforderungen anzusehen.

Welche Abrechnungsoptionen stehen Ihnen zur Verfügung, bevor Sie Ihre erste Rechnung für PR-Leistungen erstellen?

1. Abrechnung pro Stunde mit Ihrer Rechnungsvorlage für Öffentlichkeitsarbeit

Wenn Sie sich für eine Abrechnung auf Stundenbasis entscheiden, berechnen Sie ihnen die Anzahl der Stunden, die Sie für sie aufgewendet haben. Es ist daher wichtig zu beachten, dass unterschiedliche Arten von Arbeit unterschiedliche Tarife nach sich ziehen, unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden. Das liegt daran, dass es PR-Aufgaben gibt, die speziellere Fähigkeiten erfordern als andere (zum Beispiel fallen für die Beratung höhere Gebühren an als für das Verfassen von Pressemitteilungen). Daher sollte Ihre PR-Rechnung die Aufgabe, die Stundenkosten und die Anzahl der für den Kunden aufgewendeten Stunden widerspiegeln.

Denken Sie daran, liebe Kunden, dass es nicht gut ankommt, wenn Sie Kosten berechnen, von denen sie nichts wissen. Das heißt, Sie müssen bei Ihrer Zahlungsmethode genau sein. Wenn Sie stundenweise abrechnen, sollte dies auf der Rechnung für die Öffentlichkeitsarbeit deutlich angegeben sein. Auf diese Weise weiß Ihr Kunde, was er am Ende des Projekts bezahlen muss. Trotzdem müssen Sie dies immer mit Ihrem Kunden besprechen.

Normalerweise müssen Sie sich darüber einigen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. In den meisten Fällen ist die Abrechnung nach Stunden viel teurer als Festpreise. Daher müssen Sie sich darüber einigen, bevor Sie mit der Arbeit für Ihren Kunden beginnen.

2. Projektabrechnung im Muster für eine PR-Rechnung

Wenn Sie keine Abrechnung auf Stundenbasis wünschen, haben Sie die Möglichkeit, pro Einzelprojekt abzurechnen. Daher sollten Sie die voraussichtlichen Kosten des Projekts kennen, damit Ihr Kunde weiß, was ihn erwartet, bevor er die Rechnung für die Öffentlichkeitsarbeit von Ihrem Büro erhält. Die Projektabrechnung eignet sich am besten für definierte Aktivitäten wie das Verfassen einer Pressemitteilung, die Organisation einer Pressekonferenz oder die Ausrichtung von Unternehmenssitzungen. Die PR-Rechnung sollte daher direkte Kosten wie die Kosten für die Anmietung eines Veranstaltungsortes, erforderliche Druckarbeiten und die Servicegebühr enthalten (Sie können optional auch die für dieses bestimmte Projekt aufgewendeten Stunden angeben).

Während Sie so hart daran arbeiten, Ihr Einkommen als PR-Freiberufler zu steigern, sollten Sie darauf achten, alle Kosten einzubeziehen. Vermeiden Sie versteckte Kosten, da diese Ihre Beziehung zum Kunden ruinieren können. Die meisten Kunden möchten die Kosten für das gesamte Projekt kennen, damit sie entsprechend planen können. Falls Sie zusätzliche Dienstleistungen anbieten, sollten Sie diese alle in die Rechnungsvorlage für Öffentlichkeitsarbeit aufnehmen.

Auf diese Weise erhält der Kunde eine Vorstellung davon, wie viel er für die angebotenen Dienstleistungen bezahlen muss. Vermeiden Sie Vorwürfe, dass der Kunde keine reibungslose Beziehung erwartet hat.

3. Zyklische Rechnungsstellung mit der Rechnungsvorlage für Öffentlichkeitsarbeit

Bei langfristigen Verträgen ist es möglich, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Pauschalhonorare zu vereinbaren. Daher sollten Sie die Zeit, die Sie voraussichtlich für Ihren Kunden aufwenden werden, abschätzen und sich auf einen akzeptablen Betrag einigen. Dieser Weg erfordert Sorgfalt, da Sie sicherstellen sollten, dass der Kunde den Gegenwert für sein Geld erkennt, während er das Honorar bezahlt. Da Sie mit dem Projekt dennoch einen Gewinn erzielen sollten, legen Sie den Umfang der Arbeiten fest, die durch das Honorar abgedeckt sind. Die PR-Rechnung wird somit eine zyklische Rechnung sein, deren Zahlen sich von Zeit zu Zeit nicht wesentlich ändern werden. Schließen Sie keine Retainer-Verträge ab, bei denen eine unbegrenzte Inanspruchnahme Ihrer Zeit erwartet wird, da dies finanziell nicht tragbar ist, unabhängig davon, wie sehr Sie das Geschäft haben möchten.

Die zyklische Abrechnung ist etwas riskant. Bevor Sie also eine Vereinbarung mit Ihrem Kunden abschließen, sollten Sie die verfügbaren Optionen abwägen. Auch für den Kunden kann es schwierig sein, da Sie möglicherweise nicht die erwarteten Ergebnisse liefern. Wenn Sie sich also für diese Abrechnungsmethode entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die erwarteten Leistungen erbringen und maximales Engagement zeigen. Falls Sie nicht in der Lage sind, wie erwartet zu liefern, sollten Sie sich besser für ein anderes Abrechnungssystem entscheiden.

In der Regel ist es am besten, die vorgegebenen Aufgaben mit den Zeitplänen aufzuteilen. Das heißt, was werden Sie nach dem vorgegebenen Zyklus erreicht haben? Auf diese Weise erhält Ihr Kunde das, wofür er bezahlt. Und Sie Ihrerseits erhalten die Bezahlung, die Sie verdienen.

4. Honorare für professionelles Management im Beispiel für eine PR-Rechnung

Eine weitere praktikable Option besteht darin, Verwaltungsgebühren für den Kauf von Dienstleistungen im Namen des Kunden in Rechnung zu stellen. Zu diesen Dienstleistungen gehören die Organisation von Pressekonferenzen oder die Verbreitung von Pressemitteilungen. Die Verwaltung von PR-Dienstleistungen kann Kosten verursachen, beispielsweise für die Suche nach Lieferanten, die Überwachung der Arbeit und die Begleichung von PR-Rechnungen. Diese Aufgaben sind sehr zeitaufwendig, daher sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wie viel Ihre Zeit in diesem Fall wert ist. Bei dieser Abrechnungsart müssen Sie die Kosten für solche Dienstleistungen übernehmen. Achten Sie daher bei der Festlegung der Verwaltungsgebühren darauf, dass die Kosten für die Inanspruchnahme der Dienstleistungen zusätzlich zu den Servicegebühren enthalten sind.

Wenn Sie dies nicht im Voraus regeln, können Ihnen Verluste entstehen, falls Sie für Ihren Kunden bezahlen müssen. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden im Voraus über diese Kosten, bevor Sie sie in die PR-Rechnung aufnehmen. In den meisten Fällen sind sie sich dessen bewusst, aber teilen Sie ihnen einfach mit, wie viel es sie kosten wird, damit sie alternativ günstigere Optionen vorschlagen können. Denken Sie daran, dass auch sie versuchen, die Kosten zu minimieren, und daher möglicherweise nicht begeistert sind, wenn Sie sich für teure Optionen entscheiden.

5. Bewerten Sie den Wert des Projekts mit der Rechnungsvorlage für Öffentlichkeitsarbeit.

Diese Art der Abrechnung hängt ausschließlich vom Wert ab, den Ihr Kunde voraussichtlich aus Ihren PR-Dienstleistungen erzielen wird. Einige Aufgaben, wie das Verfassen von Pressemitteilungen zu Produkten, können viel Zeit und Recherche erfordern, um deren Ruf zu verbessern. Wenn sie jedoch bemerkenswerte Umsätze mit dem Produkt erzielen, dann haben sie einen Gegenwert für ihr Geld erhalten. Daher müssen vor der Wertermittlung zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden, darunter Elemente wie die Verkaufsziele, die Dauer der Kampagne und die erwarteten Erträge für den Kunden.

Zum Schluss

Je nach Art der erbrachten PR-Dienstleistungen unterscheiden sich die Rechnungen für Öffentlichkeitsarbeit für verschiedene Kunden. Die oben genannten Richtlinien sollten Ihnen somit einen Anhaltspunkt dafür geben, wie Sie den Abrechnungsprozess für Ihre Kunden gestalten können.