Gebühr für verspätete Zahlungen an Freiberufler: Master Charging im Jahr 2025

Die Erhebung einer Gebühr für verspätete Zahlungen durch Freiberufler ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Cashflows und die Sicherstellung pünktlicher Zahlungen. Beginnen Sie damit, die Zahlungsbedingungen in Ihrem Vertrag klar anzugeben, einschließlich des Prozentsatzes für Verzugsgebühren und der Nachfrist. Bei Zahlungsverzug senden Sie eine höfliche Mahnung und gegebenenfalls eine formelle Zahlungsaufforderung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verzugsgebühr angemessen ist und den örtlichen Gesetzen entspricht. Durch den Einsatz von Tools wie Rechnungssoftware können Mahnungen und Gebührenberechnungen automatisiert werden. Durch die Erhebung von Verzugsgebühren können Freiberufler Zahlungsverspätungen reduzieren, ihre finanzielle Stabilität verbessern und sich ohne den Stress der Zahlungsbeitreibung auf ihre Arbeit konzentrieren.

Viele Freiberufler sind überrascht, wenn sie erfahren, dass es nicht immer ausreicht, eine Rechnung an einen Kunden zu schicken, um die Zahlung Ihrer Rechnungsvorlage zu erhalten. Tatsächlich sind verspätete Zahlungen an Freiberufler eine häufige Beschwerde unter Entwicklern und Designern, die ein großes Projekt abgeschlossen haben und darauf warten, für ihren Online-Auftrag bezahlt zu werden.

Eine aktuelle Studie der Freelancer’s Union zeigt erschreckend, dass 2014 ganze 34 % der Befragten von Zahlungsausfällen betroffen waren. Von denjenigen, die bezahlt wurden, mussten einige durchschnittlich 90 Tage oder länger auf das Geld von säumigen Kunden warten.

Als Freiberufler ist Zeit Geld. Daher ist es wichtig, sich bewusst zu machen, welche Auswirkungen verspätete Zahlungen auf Ihr Geschäft haben können. Es bringt nichts, davon auszugehen, dass immer alles nach deinen Vorstellungen läuft. Tatsächlich ist es am besten, sich dieser Möglichkeit direkt zu stellen. Glücklicherweise gibt es mehrere proaktive Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um zu vermeiden, dass Sie Ihre Zeit damit verbringen müssen, Ihrem Geld hinterherzulaufen. Wir haben auch unsere fünf wichtigsten Klauseln zu Verzugsgebühren beigefügt, die Sie einfach in Ihren Freelancer-Vertrag aufnehmen können, um auf der sicheren Seite zu sein – lesen Sie weiter, um sie herunterzuladen.

Hier finden Sie die Grundlagen für das Einziehen von Forderungen und erfahren, wie Verzugsgebühren dabei helfen können.

1. Was ist eine Verspätungsgebühr?

Wurden Sie nicht gemäß Ihren Vertragsbedingungen bezahlt? Es gibt eine Lösung für Sie. Es ist möglich, einen zusätzlichen Betrag in Form einer Verzugsgebühr auf Ihrer nächsten Rechnung zu berechnen. Unabhängig davon, ob Sie sich für einen Pauschalbetrag oder einen Prozentsatz der Projektkosten entscheiden, liegt es an Ihnen, diesen Betrag von einem säumigen Kunden einzufordern. Gehen Sie niemals davon aus, dass sie etwas bezahlen, ohne dass Sie vorher danach gefragt haben.

Einige Freiberufler legen Verzugszinsen fest, wodurch sich der zusätzliche Betrag im Laufe der Zeit verzinst. Wenn Sie beispielsweise für ein Projekt im Wert von 1.000 Dollar nicht bezahlt wurden und Ihr Vertrag eine Verzugsgebühr von 5 % vorsieht, können Sie Ihrer nächsten Rechnung 50 Dollar hinzufügen. Wenn es sich ansammelt, erhöht sich der Betrag für jeden Monat, in dem es aussteht. Verzugsgebühren sollten immer als separater Posten auf Ihrer Rechnung aufgeführt werden, mit einer klaren Beschreibung, wofür sie anfallen.

2. Sind sie legal?

In den meisten Fällen haben Sie das uneingeschränkte Recht, Verzugsgebühren zu verlangen. Dies setzt jedoch voraus, dass die Gebühren angemessen sind und dass Sie im Voraus (in der Regel in Ihrem Vertrag) festlegen, dass sie erhoben werden können. Was ist angemessen? Es gibt zwar keinen genauen Betrag oder Prozentsatz, der als angemessen gilt, aber Ihre Gebühr muss fair erscheinen, falls Sie sie jemals vor Gericht verteidigen müssen. Eine Verspätungsgebühr von 250 Dollar bei einem Projekt im Wert von 5.000 Dollar erscheint fair, eine Verspätungsgebühr von 100 Dollar bei einem Projekt im Wert von 150 Dollar hingegen nicht.

Stellen Sie sicher, dass in jedem Vertrag mit einem neuen Kunden (und in Verlängerungsverträgen mit bestehenden Kunden) klar angegeben ist, wann die Zahlung fällig ist und wie die Verzugsgebühr berechnet wird. Kommunikationsprobleme können zu Unklarheiten führen. Lassen Sie daher in Ihren Vertragsbedingungen keinen Zweifel daran, wie und wann die Zahlung erfolgen soll.

Wenn Sie eine Zahlung nach Rechnungsstellung wünschen, sagen Sie dies. Wenn Sie eine Zahlung 30 Tage nach Abschluss der Arbeiten benötigen, geben Sie dies bitte an. Ein durchsetzbarer Vertrag ist die einzige Art von Vertrag, die Sie unterzeichnen sollten!

Möchten Sie sehen, wie Sie mit Bonsai in nur 2 Minuten einen Freelancer-Vertrag mit solchen Klauseln erstellen können? So geht's!

Um zu beginnen, gehen Sie einfach zu Ihrem Bonsai-Dashboard und klicken Sie rechts auf „Vertrag erstellen”.

Jetzt können Sie einen Kunden und ein Projekt für den Freelancer-Vertrag mit Verzugsgebühren auswählen oder erstellen. In diesem Beispiel verwenden wir die „Standardvorlage”.

In den ersten beiden Schritten geben Sie die allgemeinen Informationen für den Vertrag ein, und sobald Sie zum Abschnitt „Zahlung“ gelangen, wird es interessant. Hier geben Sie Ihren Stundensatz und eventuelle Festpreiszahlungen ein. Zu guter Letzt haben Sie die Möglichkeit, eine Gebühr für verspätete Zahlungen festzulegen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“ und gelangen zum letzten Schritt des Vertragsabschlusses, wo Sie die Rechnungsstellung einrichten können.

Überprüfen Sie alles noch einmal und klicken Sie auf „Vertrag erstellen“, wenn Sie bereit sind, den Vertrag zu generieren. Es ist einsatzbereit, Sie können es also gerne an Ihren Kunden zur elektronischen Unterschrift senden.

Einfacher Arbeitsablauf, oder? Wenn Sie Lust haben, das Vertragsprodukt von Bonsai auszuprobieren oder andere Funktionen wie Angebote oder Rechnungen zu erkunden, melden Sie sich gerne für die Testversion an!

3. Wie kann die Erhebung von Verzugsgebühren auf Rechnungen meinem Unternehmen helfen?

Eine Verspätungsgebühr von 5 % mag zwar nicht besonders hoch erscheinen, kann sich jedoch durchaus positiv auf ein kleines Unternehmen auswirken. Freiberufler berichten, dass sie schneller bezahlt werden, wenn eine Verzugsgebühr im Vertrag festgeschrieben ist. Es zeigt Ihren Kunden auch, dass Sie ein seriöses, professionelles Unternehmen sind und dass Ihre Zahlungsstandards mit diesen Werten übereinstimmen. Letztendlich wird ein Kunde, wenn er eine Verspätungsgebühr sieht, Ihre Zahlung gegenüber jemand anderem, der keine Verspätungsgebühr hat, priorisieren – vorausgesetzt, er kann in diesem Monat nur einen von Ihnen bezahlen. Da viele verspätete Zahlungen einfach auf Vergesslichkeit zurückzuführen sind, ist dies eine deutliche Mahnung, künftig mehr auf ausgestellte Rechnungen zu achten.

Verspätungsgebühren machen Sie nicht reich, aber sie können Ihnen ein wenig Erleichterung für die Zeit und Energie verschaffen, die Sie für die Einziehung von Zahlungen aufwenden. Wenn Ihnen 50 Dollar bei einem Vertrag über 1.000 Dollar das Gefühl geben, dass Sie sich eine halbe Stunde Zeit nehmen können, um eine weitere Zahlungserinnerung zu verschicken, werden Sie sich weniger über überfällige Rechnungen ärgern und das Zahlungsmanagement einfach als Teil Ihrer bezahlten Arbeit betrachten. Es trägt wesentlich dazu bei, in einem sehr unvorhersehbaren Geschäft eine positive Einstellung zu bewahren.

4. Wie man Verzugsgebühren durchsetzen kann

Die meisten Freiberufler haben kein Problem damit, Kunden zur Zahlung von Verzugsgebühren zu bewegen, aber gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Kunde diese ignoriert oder sich weigert, sie zu zahlen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Verzugsgebühren in Ihrem Vertrag klar regeln und auf jeder Rechnung einen entsprechenden Hinweis anbringen. Eine einfache Zeile, die dies verdeutlicht, lautet: „Wenn diese Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt ist, fallen monatlich Verzugszinsen in Höhe von X % auf den ausstehenden Betrag an.“ (Die Rechnungen von Bonsai Freelance Contracts & enthalten diese Formulierung bereits.) In Ihrem Vertrag sollte auch das Fälligkeitsdatum der Zahlung klar angegeben sein. Besuchen Sie unseren Leitfaden zur Rechnungserstellung, damit Sie wissen, welche weiteren Angaben in Ihrer Rechnung enthalten sein sollten.

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Wenn Sie nach Ablauf der Zahlungsfrist immer noch keine Zahlung erhalten haben, ist eine entschiedene, aber höfliche E-Mail erforderlich. Sie können die Rechnung erneut anhängen oder mit einer persönlichen Notiz erneut senden. Freiberufler haben mit ihrer Erinnerungs-E-Mail gute Erfahrungen gemacht: „Ich sehe, dass Ihre Rechnung Nr. XYZ noch unbezahlt ist. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben, und wir freuen uns darauf, Ihre Zahlung diese Woche zu erhalten. Auf künftige unbezahlte Rechnungen wird eine Verzugsgebühr in Höhe von 5 % erhoben. Vielen Dank für Ihren Auftrag.

Wenn Sie immer noch keine Zahlung erhalten, können Sie die Verzugsgebühr in Ihre Rechnungen aufnehmen. Sie sollten auch darüber nachdenken, ob Sie weiterhin Dienstleistungen für diesen Kunden erbringen möchten. Es gibt zwar gute Gründe für versäumte Zahlungen – beispielsweise wenn der für die Rechnungsstellung zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist –, doch alles, was nicht innerhalb eines Monats oder so geklärt wird, sollte ein Warnsignal sein, dass es sich nicht um die Art von Kunde handelt, mit dem Sie weiterhin zusammenarbeiten möchten.

Die Verzugsgebühr reicht in der Regel aus, um Freiberufler zu bezahlen, aber in den seltenen Fällen, in denen dies nicht der Fall ist, können Sie die Verzugsgebühren zusammen mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag einziehen, wenn Sie die Hilfe eines Inkassobüros in Anspruch nehmen oder die Zahlung vor Gericht einklagen.

Sie sollten bei einem Zahlungsverzug nicht aufgeben. Es kommt zwar selten vor, aber manche Freiberufler haben schon ein Jahr oder länger auf ihre Bezahlung gewartet! Verhandeln Sie niemals eine niedrigere Zahlung oder den Erlass von Verzugsgebühren im Austausch für die Zahlung. Wenn ein Kunde Ihnen Geld schuldet – und bereit ist, seine Schulden zu begleichen –, sollte er bereit sein, den gesamten geschuldeten Betrag zu zahlen.

Eine Anmerkung zu New York City

Wenn Sie bereits mit einem Kunden aus New York City Geschäfte gemacht haben, steht Ihnen nun eine weitere Option für Inkasso zur Verfügung. Gemäß dem kürzlich verabschiedeten Gesetz „Freelance Isn’t Free“ kann jede Rechnung, die nicht bis zum vertraglich vereinbarten Fälligkeitsdatum oder 30 Tage nach Erbringung der Dienstleistung (wenn kein Datum angegeben ist) bezahlt wurde, in einer formellen Beschwerde beim New York City Office of Labor Policy and Standards (OLPS) geltend gemacht werden. Wird ein Fall zugunsten des Freiberuflers entschieden, kann die Rechnungskosten in doppelter Höhe des ursprünglichen Betrags zugesprochen werden. (Dies gilt nur für Fälle, die derzeit nicht in einem Inkassoverfahren oder vor einem Zivilgericht anhängig sind.)

Verzugsgebühren sind angemessen.

Denken Sie daran, dass eine Verspätungsgebühr nicht als Strafe angesehen werden sollte. Es muss keine persönliche Anklage gegen Ihren Kunden werden und sollte niemals als etwas anderes als eine Geschäftskosten betrachtet werden. Alle mittleren bis großen Unternehmen erheben diese Art von Gebühren, und Ihr Kunde wird wahrscheinlich daran gewöhnt sein, sie zu sehen. Als Freiberufler mit begrenzter Zeit und der Unmöglichkeit, Ihren Tag so zu gestalten, wie es ein Unternehmen kann, ist es für Sie umso wichtiger, Ihre Arbeitsstunden geltend zu machen und dafür bezahlt zu werden.

Verzugsgebühren helfen Ihnen, profitabel und effizient zu bleiben, und motivieren Ihre Kunden, ihre Zahlungen pünktlich zu leisten – und das alles auf sehr professionelle Weise. Beginnen Sie mit der Verwaltung Ihres Freelancer-Geschäfts mit einer kostenlosen Bonsai-Testversion und werden Sie schneller bezahlt.