Modelo de proposta de evento

O que é uma proposta de evento?

Uma proposta de evento, ou proposta de planejamento de evento, é um documento que descreve quem, o quê e como de um evento. Este documento é enviado a clientes potenciais que o solicitaram ou com quem você está entrando em contato pela primeira vez.

As propostas de eventos – e outras propostascomerciais – contêminformações suficientes para que seu futuro cliente decida que você e suas habilidades comerciais são adequados para o evento dele.

Em uma proposta de planejamento de eventos, você incluirá:

• A capa e a introdução
• Detalhes e descrição do evento
• Descrição dos serviços
• Trabalhos anteriores e depoimentos
• Cronograma, marcos e resultados esperados
• Resumo dos preços
• Opções e condições de pagamento
• Políticas do evento
  

Você, melhor do que ninguém, sabe que eventos de sucesso exigem muito planejamento e preparação. O primeiro passo para o sucesso é uma proposta excelente e completa que defina como você abordará o projeto. Um que forneça uma descrição completa do evento para que os gerentes de eventos possam se aprofundar.

No entanto, elaborar uma boa proposta de evento que transforme clientes em potencial em depoimentos satisfeitos não é tarefa fácil. A proposta deve ser o mais completa possível, detalhando todas as informações necessárias. Também precisa ser persuasivo e ter uma aparência profissional, assim como você.

É por isso que, ao usar um modelo de proposta de planejamento de eventos, você está facilitando as coisas para você e para o seu negócio freelance, permitindo-se dedicar seu tempo e energia criativa ao planejamento de eventos, e não à papelada.

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O que incluir na proposta do evento

Agora que você entende o que é uma proposta de evento, vamos entrar nos detalhes e abordar o que cada seção precisa abordar para ajudá-lo a conseguir aquele trabalho de evento que você sabe que é perfeito para você.

Página de rosto

A capa é a primeira coisa que os clientes veem na sua proposta, por isso certifique-se de que está boa! Você precisará incluir todos os seus dados de contato – e os do seu cliente também. Isso garante que eles saibam que a proposta é destinada a eles e que não se trata de uma proposta genérica enviada a todos e a qualquer pessoa.

Algumas propostas podem parecer minimalistas. Alguns têm imagens de alta qualidade e elementos de branding. Seja qual for a sua escolha, adapte o estilo ao seu cliente em potencial e comece a apresentá-lo aqui mesmo, na sua página de rosto.

Dica importante: ao usar imagens, procure sempre utilizar imagens de alta qualidade e relevantes – melhor ainda, mostre alguns dos seus eventos anteriores com uma imagem eloquente deles.

Âmbito do trabalho

O escopo do trabalho é a parte mais importante da sua proposta. Aqui, você definirá o que fará e como fará. Cuidar dos detalhes para que seu cliente possa realmente entender como você realizará o evento dos sonhos dele é fundamental para passar da proposta ao contrato.

Uma coisa a lembrar ao longo desta seção – e de toda a sua proposta – é pensar no seu cliente. Mantenha o foco no cliente. Mostre que você fez sua pesquisa e entende exatamente como eles gostam de operar. Mostre quais serviços eles precisarão especificamente de você para criar um evento verdadeiramente único para eles.

Uma proposta bem-sucedida requer muito planejamento e, sendo você um organizador de eventos, compreende que isso exige muita pesquisa e experiência profissional prévia. Conheça seu cliente em potencial da cabeça aos pés – figurativamente falando – e você estará um passo mais perto de fazer negócios com ele.

Trabalhos anteriores e depoimentos

Se você está tentando convencer um cliente em potencial a fechar um negócio com você, a melhor coisa a fazer é mostrar seus trabalhos anteriores. Use imagens de alta qualidade para mostrar aquele show divertido que você planejou ou a conferência com mais de 2.000 pessoas que foi um sucesso total graças ao seu trabalho árduo.

Além disso, este pode ser um ótimo lugar para adicionar alguns depoimentos. Mostre ao seu cliente em potencial como é trabalhar com você. O que seus clientes anteriores disseram sobre sua pontualidade, capacidade de resolução de problemas e gestão do tempo – e a excelente atitude que você traz para o trabalho.

Não tem depoimentos? Nunca é tarde demais para entrar em contato com um antigo cliente e perguntar. Quem sabe, isso pode lhe render outro projeto!

Dica importante: adicionar depoimentos e exemplos de trabalhos anteriores é ótimo, mas não exagere! Mostre apenas o que há de melhor, duas ou três ótimas recomendações serão suficientes.

Cronograma, marcos e resultados esperados

Todos os gerentes de projeto querem saber quanto tempo um novo projeto levará, especialmente quando se trata de um evento. Além disso, todos os novos clientes querem saber quando podem esperar resultados ou entregas — todos nós temos agendas para cumprir!

A conferência será agendada, planejada e realizada em questão de semanas, ou o evento dos seus sonhos levará alguns meses? Este é o lugar para informá-los.

Certifique-se de esclarecer quaisquer dúvidas que o cliente em potencial possa ter sobre os resultados esperados, marcos ou o cronograma específico do projeto.

Dica importante sobre bonsai: há duas coisas a ter em mente quando se trata de prazos. Primeiro, torne-o visualmente atraente. Segundo, seja realista. Não adianta dizer que você terminará em algumas semanas se o planejamento do evento levará alguns meses. Estabelecer expectativas realistas mantém todos felizes e em sintonia. Isso aumentará suas chances de receber uma indicação e talvez até mesmo um novo depoimento brilhante para suas próximas propostas.

Resumo dos preços e opções de pagamento

Uma proposta de evento não estaria completa sem um resumo das taxas e as condições e opções de pagamento.

Esta seção fornece aos gerentes de eventos uma descrição detalhada dos recursos necessários, para quais serviços e entregas, e como eles serão utilizados.

Além disso, esta também pode ser uma ótima seção se você souber que haverá necessidade de patrocínios durante o evento. Talvez você possa até mostrar ao seu cliente que é capaz de ir além e apresentar uma proposta de patrocínio – isso pode ser feito rapidamente usando um modelo de proposta de patrocínio.

Dica importante: os organizadores de eventos não são escritores, mas há algo que pode ajudá-lo a escrever uma proposta melhor: tenha cuidado com a linguagem que usa quando se trata de dinheiro. Há uma diferença entre dizer “o evento custará XYZ ” e “o investimento para o evento será de XYZ”. Dê uma conotação positiva à linguagem que você usa nesta seção — isso ajudará você a se destacar da concorrência.

Políticas do evento

Para encerrar sua proposta de planejamento de evento, é sempre bom incluir as políticas ou os termos e condições do evento. Isso permite que todos entendam o que realmente está sendo assinado e esclareçam quaisquer procedimentos legais antes de começar. Protege você e seu cliente — legalmente.

Como redigir uma proposta de evento

Propostas de eventos escritas do zero – usando modelos de propostas de eventos encontrados na internet – levam muito tempo para serem elaboradas. É por isso que os modelos personalizáveis de propostas de eventos economizam seu tempo e esforço, além de garantir que você esteja oferecendo a melhor proposta para seu cliente.

Quer você trabalhe na área de planejamento de eventos ou em qualquer outro setor, precisará aprender a redigir uma proposta. São elementos essenciais de que você precisará para expandir seus negócios e impulsionar sua carreira freelance.

No entanto, como mencionamos anteriormente, criar um do zero todas as vezes pode causar mais dores de cabeça do que dinheiro. Usar um modelo é a melhor maneira de elaborar propostas e outros documentos comerciais importantes.

Um modelo eficaz de proposta de evento incluirá as seções necessárias discutidas anteriormente. No entanto, também deve incluir algumas características que, no mundo atual, são basicamente um requisito:

• 100% personalizável
• Legalmente aprovado
• Assinatura eletrônica
• Opções de pagamento online
• Notificações e rastreamento
  

Usar um modelo não é necessariamente divertido e fácil – há alguns riscos em usar modelos, mas também maneiras de evitá-los:

Riscos de usar um modelo

Existem cinco riscos principais em usar um modelo para o planejamento de eventos ou qualquer outra proposta:

• Não incluindo as informações necessárias
• Não mencionar os termos e condições
• Esquecer de alterar o nome do cliente potencial ao enviar um novo!
• Esquecer de revisar
• Não acompanhar o andamento da proposta depois de enviá-la
  

Ao escolher o modelo certo desde o início e certificar-se de revisar todo o documento antes de enviá-lo, você garante que só aproveitará os benefícios e não será vítima de nenhum dos riscos.

Criar uma proposta de evento é simples com o Bonsai

Os modelos de planejamento de eventos da Bonsai atendem a todos os requisitos de um modelo perfeito, pois:

• São 100% personalizáveis
• São legalmente aprovados
• Fornecer opções de assinatura eletrônica
• Ofereça opções de pagamento online
• Envie notificações e acompanhe sua proposta
• Inclua todas as seções necessárias
• São enviados e aprovados sem sair do aplicativo
  

Com o Bonsai, enviar uma proposta de evento profissional e excepcional que impressionará seus futuros clientes não exige quase nenhum esforço e leva apenas alguns minutos.

Tudo o que você precisa fazer é se cadastrar gratuitamente, baixar, editar, enviar e tomar uma margarita comemorativa – é simples assim.

Perguntas frequentes sobre propostas de eventos

Qual é a diferença entre uma proposta de planejamento de eventos e uma proposta de gerenciamento de eventos?

Normalmente, uma empresa de gerenciamento de eventos faz uma proposta de gerenciamento de eventos para explicar como irá gerenciar um evento que o cliente já preparou e planejou.

Por outro lado, uma proposta de planejamento de eventos considera o lado criativo de projetar um evento do zero; pode até mencionar que a gestão de tudo será feita por outra pessoa ou oferecida como um serviço que será prestado.

Qual é a diferença entre uma proposta de evento e um orçamento?

As cotações são mais comuns quando as decisões são baseadas em custos, enquanto as propostas são normalmente solicitadas nos casos em que o cliente tem uma lista restrita de opções para a tarefa em questão.

Se você deseja saber exatamente quando e como uma proposta ou uma cotação deve ser usada, acesse esta explicação sobre proposta x cotação para saber mais.

Exemplos de modelos de propostas de eventos