Modèle de proposition d'événement

Qu'est-ce qu'une proposition d'événement ?

Une proposition d'événement, ou proposition de planification d'événement, est un document qui décrit les acteurs, le contenu et le déroulement d'un événement. Ce document est envoyé aux clients potentiels qui en ont fait la demande ou que vous contactez pour la première fois.

Les propositions d'événements, tout comme les autres propositions commerciales, contiennentsuffisamment d'informations pour permettre à votre futur client de décider si vous et vos compétences professionnelles correspondez à son événement.

Dans une proposition d'organisation d'événement, vous inclurez :

• La page de couverture et l'introduction
• Détails et description de l'événement
• Description des services
• Travaux antérieurs et témoignages
• Calendrier, étapes clés et livrables
• Résumé des tarifs
• Options et conditions de paiement
• Politiques relatives aux événements
  

Vous savez mieux que quiconque que la réussite d'un événement nécessite beaucoup de planification et de préparation. La première étape vers le succès consiste à rédiger une proposition exceptionnelle et détaillée qui décrit votre approche du projet. Une description complète de l'événement permettant aux responsables événementiels de se plonger dans les détails.

Cependant, élaborer une bonne proposition d'événement qui transformera les clients potentiels en témoignages satisfaits n'est pas une tâche facile. La proposition doit être aussi complète que possible et contenir toutes les informations nécessaires. Il doit également être convaincant et avoir un aspect professionnel, tout comme vous.

C'est pourquoi, en utilisant un modèle de proposition d'organisation d'événement, vous vous facilitez la tâche et celle de votre entreprise indépendante, ce qui vous permet de consacrer votre temps et votre énergie créative à votre travail plutôt qu'à la paperasse.

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Que faut-il inclure dans la proposition d'événement ?

Maintenant que vous comprenez ce qu'est une proposition d'événement, entrons dans les détails et voyons ce que chaque section doit aborder pour vous aider à décrocher cet événement pour lequel vous êtes parfait.

Page de couverture

La page de couverture est la première chose que les clients voient dans votre proposition, assurez-vous qu'elle soit parfaite ! Vous devrez inclure toutes vos coordonnées, ainsi que celles de votre client. Cela leur permet de savoir que la proposition leur est destinée et qu'il ne s'agit pas d'une proposition générique envoyée à tout le monde.

Certaines propositions peuvent sembler minimalistes. Certaines présentent des images et des éléments de marque de grande qualité. Quelle que soit votre décision, adaptez le style à votre client potentiel et commencez à le mettre en valeur ici même, sur votre page de couverture.

Conseil Bonsai : lorsque vous utilisez des images, essayez toujours d'utiliser des images de haute qualité et pertinentes. Mieux encore, présentez certains de vos événements précédents à l'aide d'une photo éloquente.

Périmètre de travail

La portée des travaux est la partie la plus importante de votre proposition. Ici, vous définirez ce que vous allez faire et comment vous allez le faire. Il est essentiel de soigner les détails afin que votre client comprenne vraiment comment vous allez réaliser l'événement de ses rêves pour passer de la proposition au contrat.

Une chose à garder à l'esprit tout au long de cette section, et dans l'ensemble de votre proposition, est de penser à votre client. Restez centré sur le client. Montrez que vous avez fait vos recherches et que vous comprenez exactement comment ils aiment fonctionner. Présentez les services dont ils auront spécifiquement besoin pour créer un événement qui leur soit vraiment unique.

Une proposition réussie nécessite beaucoup de planification, et en tant qu'organisateur d'événements, vous comprenez que cela demande beaucoup de recherches et d'expérience professionnelle préalable. Apprenez à connaître votre client potentiel de fond en comble, au sens figuré, et vous aurez fait un pas de plus vers la conclusion d'une affaire avec lui.

Travaux antérieurs et témoignages

Si vous essayez de convaincre un client potentiel de conclure un accord commercial avec vous, la meilleure chose à faire est de lui présenter vos travaux antérieurs. Utilisez des images de grande qualité pour montrer ce concert sympa que vous avez organisé, ou cette conférence qui a réuni plus de 2 000 personnes et qui a été un véritable succès grâce à votre travail acharné.

De plus, ce serait peut-être l'endroit idéal pour ajouter quelques témoignages. Faites savoir à votre client potentiel ce que cela signifie de travailler avec vous. Ce que vos anciens clients ont dit à propos de votre ponctualité, de vos compétences en matière de résolution de problèmes et de gestion du temps, ainsi que de votre excellente attitude.

Vous n'avez pas de témoignages ? Il n'est jamais trop tard pour contacter un ancien client et lui poser la question. Qui sait, cela pourrait vous permettre de décrocher un autre projet !

Conseil Bonsai : ajouter des témoignages et des exemples de travaux antérieurs est une excellente idée, mais n'en abusez pas ! Ne présentez que le meilleur, deux ou trois excellents témoignages suffiront.

Calendrier, étapes clés et livrables

Tous les chefs de projet veulent connaître la durée d'un nouveau projet, en particulier lorsqu'il s'agit d'un événement. De plus, chaque nouveau client souhaite savoir quand il peut espérer obtenir des résultats ou des livrables. Nous avons tous des calendriers à respecter !

La conférence sera-t-elle programmée, planifiée et organisée en quelques semaines, ou leur événement de rêve prendra-t-il plusieurs mois ? C'est ici que vous pouvez leur faire part de votre décision.

Veillez à clarifier tous les doutes que le client potentiel pourrait avoir concernant les livrables, les étapes importantes ou le calendrier spécifique de son projet.

Conseil pour le bonsaï : il y a deux choses à garder à l'esprit en matière de délais. Premièrement, rendez-le visuellement attrayant. Deuxièmement, soyez réaliste. Il ne sert à rien de dire que vous aurez terminé dans quelques semaines si la planification de votre événement prendra plusieurs mois. Fixer des attentes réalistes permet à tout le monde d'être satisfait et sur la même longueur d'onde. Cela améliorera vos chances d'obtenir une recommandation et peut-être même un nouveau témoignage élogieux pour vos prochaines propositions.

Résumé des tarifs et options de paiement

Une proposition d'événement ne serait pas complète sans un récapitulatif des frais et les conditions et options de paiement.

Cette section fournit aux gestionnaires d'événements une liste détaillée des ressources nécessaires, des services et des livrables concernés, ainsi que de leur utilisation.

De plus, cette section peut également s'avérer très utile si vous savez que des parrainages seront nécessaires pendant l'événement. Vous pouvez même montrer à votre client que vous êtes prêt à aller plus loin et lui proposer un contrat de sponsoring. Cela peut être fait très rapidement à l'aide d'un modèle de proposition de sponsoring.

Conseil de Bonsai : les organisateurs d'événements ne sont pas des écrivains, mais il existe un moyen qui peut vous aider à rédiger une meilleure proposition : faites attention à votre langage lorsqu'il s'agit d'argent. Il y a une différence entre dire « l'événement vous coûtera XYZ » et « l'investissement pour l'événement sera de XYZ ». Donnez une connotation positive au langage que vous utilisez dans cette section, cela vous aidera à vous démarquer de la concurrence.

Politiques relatives aux événements

Pour conclure votre proposition d'organisation d'événement, il est toujours bon d'inclure les politiques ou les conditions générales de votre événement. Cela permet à chacun de comprendre ce qui est réellement signé et de clarifier toutes les procédures juridiques avant de commencer. Il vous protège, vous et votre client, sur le plan juridique.

Comment rédiger une proposition d'événement

Les propositions d'événements rédigées à partir de zéro, à l'aide d'exemples trouvés sur Internet, prennent beaucoup de temps à élaborer. C'est pourquoi les modèles de propositions d'événements personnalisables vous font gagner du temps et vous épargnent des efforts, tout en vous garantissant de fournir la meilleure proposition possible à votre client.

Que vous travailliez dans le secteur de l'événementiel ou dans tout autre secteur, vous devrez apprendre à rédiger une proposition. Ce sont des éléments essentiels dont vous aurez besoin pour développer votre entreprise et faire décoller votre carrière de freelance.

Cependant, comme nous l'avons mentionné précédemment, en créer un à chaque fois à partir de zéro pourrait causer plus de maux de tête que d'argent. Utiliser un modèle est la meilleure façon de procéder pour les propositions et autres documents commerciaux importants.

Un modèle de proposition d'événement efficace comprendra les sections nécessaires évoquées précédemment. Cependant, il doit également inclure certaines fonctionnalités qui, dans le monde actuel, sont pratiquement indispensables :

• 100 % personnalisable
• Vérifié juridiquement
• Signature électronique
• Options de paiement en ligne
• Notifications et suivi
  

L'utilisation d'un modèle n'est pas forcément une partie de plaisir : elle comporte certains risques, mais il existe des moyens de les éviter :

Risques liés à l'utilisation d'un modèle

Il existe cinq risques principaux liés à l'utilisation d'un modèle pour la planification d'événements ou toute autre proposition :

• Sans inclure les informations requises
• Ne pas mentionner les conditions générales
• Oublier de changer le nom du client potentiel lors de l'envoi d'un nouveau message !
• Oublier de relire
• Ne pas suivre l'évolution de la proposition une fois que vous avez cliqué sur « Envoyer ».
  

En choisissant dès le départ le bon modèle et en relisant attentivement l'ensemble du document avant de l'envoyer, vous vous assurez de ne profiter que des avantages et d'éviter tous les risques.

Créer une proposition d'événement est simple avec Bonsai

Les modèles de planification d'événements de Bonsai répondent à tous les critères d'un modèle parfait. Ils :

• Sont 100 % personnalisables
• Sont légalement vérifiés
• Fournir des options de signature électronique
• Proposer des options de paiement en ligne
• Envoyez des notifications et suivez votre proposition
• Inclure toutes les sections nécessaires
• Sont envoyés et approuvés sans quitter l'application
  

Avec Bonsai, envoyer une proposition d'événement exceptionnelle et professionnelle qui impressionnera vos futurs clients ne demande presque aucun effort et ne prend que quelques minutes.

Il vous suffit de vous inscrire gratuitement, de télécharger, de modifier, d'envoyer et de trinquer avec une margarita. C'est aussi simple que cela.

FAQ sur les propositions d'événements

En quoi une proposition d'organisation d'événement diffère-t-elle d'une proposition de gestion d'événement ?

En général, une société d'organisation d'événements fait une proposition pour expliquer comment elle va gérer un événement que le client a déjà préparé et planifié.

Une proposition d'organisation d'événement, en revanche, prend en compte l'aspect créatif de la conception d'un événement à partir de zéro ; elle peut même mentionner que la gestion de l'ensemble sera assurée par quelqu'un d'autre ou proposée comme un service qui sera fourni.

En quoi une proposition d'événement diffère-t-elle d'un devis ?

Les devis sont plus courants lorsque les décisions sont basées sur les coûts, tandis que les propositions sont généralement demandées lorsque le client dispose d'une liste restreinte d'options pour la tâche à accomplir.

Si vous souhaitez savoir exactement quand et comment utiliser une proposition ou un devis, consultez cette explication sur la différence entre proposition et devis pour en savoir plus.

Exemples de modèles de propositions d'événements