Diferença entre proposta e cotação: explicada 2025

A diferença entre uma proposta e uma cotação reside no seu objetivo e conteúdo. Uma cotação fornece uma estimativa detalhada dos custos de serviços ou produtos específicos, frequentemente utilizada em transações simples. Em contrapartida, uma proposta é um documento abrangente que descreve uma solução para o problema de um cliente, incluindo metodologias, prazos e preços, normalmente utilizado em processos de vendas complexos. Entender quando usar cada um deles é fundamental para que freelancers e empresas otimizem a alocação de recursos e a comunicação com os clientes. Por exemplo, use uma cotação para transações claras e focadas no preço e uma proposta para projetos que exijam planejamento e negociação detalhados. Essa distinção ajuda a otimizar as operações comerciais e melhorar a satisfação do cliente.

Como freelancer, você provavelmente conhece a sensação de ser ofuscado pela concorrência. Em um mundo onde profissionais independentes disputam contratos com empresas (com cada vez mais profissionais entrando no mercado a cada dia), pode ser difícil se destacar. E mesmo que você se esforce para agradar o cliente, sempre existe a possibilidade de ele escolher outra pessoa.

Felizmente, isso não precisa ser assim. Ao saber quando você precisará se esforçar, você pode economizar uma boa quantidade de tempo e recursos. Você não precisa criar um modelo completo de proposta ou orçamento toda vez que quiser fechar um negócio com um cliente (embora isso possa ajudar). Em muitos casos, tudo o que você precisa fazer é fornecer um orçamento detalhado dos seus serviços. Mas há um pequeno problema: poucos freelancers sabem quando devem usar propostas e quando devem usar orçamentos.

Claro, você poderia jogar pelo seguro, se empenhando ao máximo e elaborando uma proposta freelance sempre que trabalhar com um cliente, mas todo esse esforço adicional poderia ser em vão se você não conseguir fechar o negócio. Da mesma forma, fornecer cotações pode ser um ótimo método para simplificar o processo, mas você também não está exatamente se vendendo dessa maneira.

Neste blog, vamos abordar propostas versus orçamentos e descobrir as diferenças entre os dois. Alerta de spoiler: eles são muito mais diferentes do que você imagina.

1. Os benefícios das propostas e orçamentos

Vamos começar analisando os motivos para redigir e enviar uma proposta ou cotação.

1.1. São abrangentes e transparentes.

Digamos que você faz parte de uma empresa e tem a tarefa de encontrar um freelancer para ajudar em um dos seus projetos. Ao navegar por uma lista de aplicativos, você percebe que dois deles se destacam. Você entra em contato com eles e pergunta o que eles podem oferecer à sua equipe. Um explica seus serviços e entrega um orçamento, enquanto outro apresenta uma proposta detalhada que abrange todos os aspectos do projeto.

Se assumirmos que ambos os candidatos ofereceram serviços (mais ou menos) semelhantes, então aquele que apresentou uma proposta teria sido a melhor escolha. Veja, embora as cotações sejam ótimas para cálculos numéricos e previsões, as propostas levam as coisas a um outro nível. Além de apresentarem as informações contidas nas citações, eles também abordam outros aspectos mais abstratos do projeto, como o fluxo de trabalho.

O único problema real com propostas ou orçamentos é a dificuldade e o esforço necessários para elaborá-los adequadamente. É por isso que centenas de milhares de freelancers profissionais em todo o mundo utilizam o Bonsai, uma ferramenta que facilita a elaboração de tudo, desde propostas básicas até contratos. Você pode se cadastrar e experimentar o Bonsai gratuitamente para levar sua carreira de freelancer para o próximo nível.

1.2. Eles são persuasivos

Os números não são a única maneira de convencer os clientes a trabalhar com você. Você pode ter a cotação mais acessível entre as opções selecionadas pelo cliente, mas, se não se vender bem, sempre haverá a possibilidade de outro freelancer tomar o seu lugar. Em situações em que você precisa competir para fechar um negócio, as propostas podem servir como uma ferramenta de persuasão vital.

Não é preciso ter anos de experiência e um talento inato para os negócios para escrever uma proposta de marketing impressionante. E, quando bem elaboradas, as propostas podem fortalecer seu relacionamento com o cliente, o que pode facilitar o processo e, potencialmente, garantir o trabalho. Ao comparar propostas com cotações, você verá que as cotações simplesmente não têm o mesmo poder de persuasão que as propostas.

2. As desvantagens das propostas e cotações

Há certos aspectos que vale a pena considerar quando se trata de criar e enviar uma proposta ou um orçamento.

2.1. São demorados e exigem bastante esforço.

Se você é relativamente novo no estilo de vida freelancer, é bem provável que nunca tenha feito uma proposta antes. À primeira vista, pode parecer nada mais do que reunir dados que você já possui e apresentá-los ao cliente de forma persuasiva, mas é muito mais complexo do que isso. Embora as propostas e as cotações tenham o mesmo objetivo, as propostas exigem muito mais esforço para serem bem-sucedidas.

Pense nisso. Os freelancers já se esforçam bastante para parecerem mais atraentes em seus perfis nas redes sociais, de modo a parecerem competentes e experientes. O mesmo se aplica às propostas: você não precisa apenas apresentar números e estimativas, mas também análises qualitativas e bons argumentos para explicar seu valor ao cliente. Fazer isso para todos os clientes com quem você trabalha não só afetará o tempo necessário para concluir as tarefas, mas também adicionará uma camada extra de estresse.

2.2. São arriscados se não forem feitos corretamente.

Dedicar tempo para elaborar uma proposta adequada traz consigo uma série de riscos. Não só é necessário preparar tudo com antecedência, como também é preciso apresentar a proposta com sucesso. Qualquer tipo de erro ou mal-entendido que surja da sua proposta pode arruinar todo o esforço que você dedicou a ela, além de suas chances de fechar o negócio.

Agora, vamos imaginar que, em vez de fazer uma proposta, você entregou um orçamento. Você pouparia trabalho extra e teria mais tempo para se concentrar nas suas tarefas atuais. Isso pode melhorar o resultado final dos seus projetos e até mesmo abrir a possibilidade de trabalhar com seus clientes atuais no futuro, caso eles precisem da sua ajuda. Quando uma porta se fecha, outra se abre.

Agora que conhecemos os prós e contras das propostas, qual é exatamente o melhor momento para os freelancers utilizarem orçamentos? Aqui estão algumas orientações gerais para você começar.

3. Quando devo usar cotações ou propostas?

As cotações, ou orçamentos, podem não ser tão abrangentes quanto as propostas, mas também não são, de forma alguma, obsoletas por causa disso. O fato é que as cotações e as propostas têm suas respectivas utilidades e que os freelancers podem economizar muito tempo e esforço se souberem quando usá-las adequadamente.

Para entender quando usar citações, você precisa entender a importância de convencer seu cliente sobre a tarefa em questão e o quanto você pode ser eficaz ao fazer isso. Esforçar-se muito pouco ou demais pode arruinar suas chances ou custar-lhe um tempo valioso.

Na realidade, porém, as empresas geralmente solicitam propostas e cotações dependendo das informações de que precisam no momento. As cotações são mais comuns quando as decisões são baseadas nos custos, enquanto as propostas são normalmente solicitadas nos casos em que o cliente tem uma lista restrita de opções para a tarefa em questão.

Muitas vezes, na verdade, os clientes nem sequer pedem um orçamento ou uma proposta. Em muitos casos, quando o cliente está apenas começando a conhecê-lo, ele normalmente solicita orçamentos. Mas o que diferencia cotações, estimativas e propostas?

4. Quais são as diferenças entre propostas e estimativas?

Os modelos de estimativa, como o nome sugere, são menos restritivos do que as propostas e as cotações, no sentido de que não têm um preço ou valor fixo. Enquanto as cotações têm um preço fixo para um determinado período de tempo, as estimativas são mais uma faixa de preço geral que leva em consideração variáveis incertas, como flutuações repentinas de preço.

Em geral, as diferenças entre propostas e estimativas são quase idênticas às diferenças entre propostas e cotações. Tanto as estimativas quanto as cotações nada mais são do que valores, enquanto as propostas levam esses valores a um outro nível, com informações adicionais.

5. Saiba quando usar propostas e cotações

No final das contas, não há necessidade de se preocupar muito em comparar cotações, estimativas e propostas. Todas elas são ferramentas úteis para construir esse relacionamento com clientes em potencial, cada uma com suas próprias vantagens. E com o Bonsai, você pode criar qualquer um deles em apenas alguns minutos — inscreva-se para a avaliação gratuita e veja por si mesmo.

Seja entre propostas e estimativas ou propostas e cotações, a melhor escolha é sempre aquela que você acredita ser a melhor para sua carreira.