Vorlage für Veranstaltungsvorschlag

Was ist ein Veranstaltungsvorschlag?

Ein Veranstaltungsvorschlag oder Veranstaltungsplanungsvorschlag ist ein Dokument, das die Fragen „Wer?“, „Was?“ und „Wie? “ einer Veranstaltung umreißt. Dieses Dokument wird an potenzielle Kunden versandt, die es entweder angefordert haben oder die Sie zum ersten Mal kontaktieren.

Veranstaltungsvorschläge – und andere Geschäftsvorschläge – enthaltengenügend Informationen, damit Ihr zukünftiger Kunde entscheiden kann, ob Sie und Ihre geschäftlichen Fähigkeiten für seine Veranstaltung geeignet sind.

In einem Veranstaltungsplanungsvorschlag enthalten Sie:

• Das Deckblatt und die Einleitung
• Veranstaltungsdetails und Beschreibung
• Beschreibung der Dienstleistungen
• Bisherige Arbeiten und Referenzen
• Zeitplan, Meilensteine und Ergebnisse
• Preisübersicht
• Zahlungsmöglichkeiten und Zahlungsbedingungen
• Veranstaltungsrichtlinien
  

Sie wissen besser als jeder andere, dass erfolgreiche Veranstaltungen viel Planung und Vorbereitung erfordern. Der erste Schritt zum Erfolg ist ein herausragender – und gründlicher – Vorschlag, in dem Sie darlegen, wie Sie das Projekt angehen werden. Eine, die eine vollständige Beschreibung der Veranstaltung enthält, damit sich Veranstaltungsmanager damit vertraut machen können.

Allerdings ist es keine leichte Aufgabe, einen guten Veranstaltungsvorschlag zu erstellen, der potenzielle Kunden zu zufriedenen Referenzkunden macht. Der Vorschlag muss so vollständig wie möglich sein und alle erforderlichen Informationen enthalten. Es muss auch überzeugend sein und professionell aussehen – genau wie Sie.

Deshalb erleichtern Sie sich und Ihrem Freiberufler-Unternehmen die Arbeit, wenn Sie eine Vorlage für Veranstaltungsplanungsangebote verwenden – so haben Sie Zeit, Ihre Kreativität und Ihr Veranstaltungsplanungs-Know-how in Ihre Arbeit zu stecken, statt in Papierkram.

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Was sollte in dem Veranstaltungsvorschlag enthalten sein?

Nachdem Sie nun wissen, was ein Veranstaltungsvorschlag ist, wollen wir uns mit den Details befassen und erläutern, was in den einzelnen Abschnitten enthalten sein muss, damit Sie den Veranstaltungsauftrag erhalten, für den Sie wie geschaffen sind.

Titelseite

Das Deckblatt ist das Erste, was Kunden in Ihrem Angebot sehen. Achten Sie darauf, dass es gut aussieht! Sie müssen alle Ihre Kontaktdaten angeben – und auch die Ihres Kunden. Dadurch wird sichergestellt, dass sie wissen, dass der Vorschlag für sie bestimmt ist und es sich nicht um einen allgemeinen Vorschlag handelt, der an alle und jeden verschickt wird.

Einige Vorschläge können minimalistisch wirken. Einige verfügen über hochwertige Bilder und Branding-Elemente. Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, passen Sie den Stil an Ihren potenziellen Kunden an und präsentieren Sie ihn gleich hier auf Ihrer Titelseite.

Bonsai-Tipp: Verwenden Sie möglichst immer hochwertige und relevante Bilder – noch besser ist es, wenn Sie einige Ihrer früheren Veranstaltungen mit einem aussagekräftigen Bild davon präsentieren.

Arbeitsumfang

Der Arbeitsumfang ist der wichtigste Teil Ihres Angebots. Hier legen Sie fest, was Sie tun werden und wie Sie es tun werden. Die Details genau zu klären, damit Ihr Kunde wirklich versteht, wie Sie seine Traumveranstaltung umsetzen werden, ist der Schlüssel, um vom Angebot zum Vertrag zu gelangen.

Eine Sache, die Sie in diesem Abschnitt – und in Ihrem gesamten Angebot – stets im Hinterkopf behalten sollten, ist, an Ihren Kunden zu denken. Bleiben Sie kundenorientiert. Zeigen Sie, dass Sie sich gut informiert haben und genau verstehen, wie das Unternehmen arbeitet. Zeigen Sie, welche Dienstleistungen sie konkret von Ihnen benötigen, um eine für sie wirklich einzigartige Veranstaltung zu gestalten.

Ein erfolgreicher Vorschlag erfordert viel Planung, und als erfahrener Veranstaltungsplaner wissen Sie, dass dies umfangreiche Recherchen und Berufserfahrung voraussetzt. Lernen Sie Ihren potenziellen Kunden von Kopf bis Fuß kennen – im übertragenen Sinne – und Sie sind einem Geschäftsabschluss mit ihm einen Schritt näher.

Bisherige Arbeiten und Referenzen

Wenn Sie einen potenziellen Kunden davon überzeugen möchten, ein Geschäft mit Ihnen abzuschließen, ist es am besten, wenn Sie Ihre bisherigen Arbeiten präsentieren. Verwenden Sie hochwertige Bilder, um das von Ihnen geplante unterhaltsame Konzert oder die Konferenz mit über 2000 Teilnehmern zu zeigen, die dank Ihrer harten Arbeit ein voller Erfolg war.

Außerdem könnte dies ein guter Ort sein, um ein paar Kundenstimmen hinzuzufügen. Lassen Sie Ihren potenziellen Kunden wissen, wie es ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Was Ihre früheren Kunden über Ihre Pünktlichkeit, Ihre Problemlösungsfähigkeiten und Ihr Zeitmanagement gesagt haben – und über Ihre großartige Einstellung, die Sie mitbringen.

Sie haben keine Erfahrungsberichte? Es ist nie zu spät, einen alten Kunden zu kontaktieren und zu fragen. Wer weiß, vielleicht bringt es Ihnen ein weiteres Projekt ein!

Bonsai-Tipp: Das Hinzufügen von Referenzen und Beispielen früherer Arbeiten ist großartig, aber übertreiben Sie es nicht! Zeigen Sie nur das Allerbeste, zwei bis drei großartige Referenzen reichen völlig aus.

Zeitplan, Meilensteine und Ergebnisse

Alle Projektmanager möchten wissen, wie viel Zeit ein neues Projekt in Anspruch nehmen wird, insbesondere wenn es sich um eine Veranstaltung handelt. Nicht nur das, sondern jeder neue Kunde möchte wissen, wann Ergebnisse oder Lieferungen zu erwarten sind – wir alle haben Kalender, die wir einhalten müssen!

Wird die Konferenz innerhalb weniger Wochen geplant und durchgeführt werden, oder wird die Verwirklichung ihres Traumevents einige Monate in Anspruch nehmen? Hier ist der richtige Ort, um sie darüber zu informieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Zweifel klären, die der potenzielle Kunde hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen, Meilensteine oder des konkreten Zeitplans für sein Projekt haben könnte.

Bonsai-Tipp: Bei Zeitplänengibt es zwei Dinge zu beachten. Erstens: Gestalten Sie es optisch ansprechend. Zweitens: Machen Sie es realistisch. Es hat keinen Sinn zu sagen, dass Sie in ein paar Wochen fertig sein werden, wenn Ihre Veranstaltungsplanung mehrere Monate in Anspruch nimmt. Realistische Erwartungen sorgen dafür, dass alle zufrieden sind und an einem Strang ziehen. Das erhöht Ihre Chancen auf eine Weiterempfehlung und vielleicht sogar auf eine glänzende neue Referenz für Ihre nächsten Angebote.

Preisübersicht und Zahlungsoptionen

Ein Veranstaltungsvorschlag wäre ohne eine Gebührenübersicht und Zahlungsbedingungen und -optionen nicht vollständig.

Dieser Abschnitt gibt Veranstaltungsmanagern einen detaillierten Überblick darüber, welche Ressourcen für welche Dienstleistungen und Leistungen benötigt werden und wie diese eingesetzt werden.

Darüber hinaus kann dieser Abschnitt auch sehr nützlich sein, wenn Sie wissen, dass während der Veranstaltung Sponsoren benötigt werden. Vielleicht können Sie Ihrem Kunden sogar zeigen, dass Sie noch einen Schritt weiter gehen und einen Sponsoring-Vorschlag unterbreiten können – dies lässt sich mithilfe einer Vorlage für Sponsoring-Vorschläge sehr schnell erledigen.

Bonsai-Top-Tipp: Eventplaner sind keine Schriftsteller, aber es gibt etwas, das Ihnen dabei helfen kann, einen besseren Vorschlag zu schreiben: Achten Sie auf Ihre Wortwahl, wenn es um Geld geht. Es besteht ein Unterschied zwischen den Aussagen „Die Veranstaltung kostet Sie XYZ“ und „Die Investition für die Veranstaltung beträgt XYZ“. Verwenden Sie in diesem Abschnitt eine positive Ausdrucksweise – so heben Sie sich von der Konkurrenz ab.

Veranstaltungsrichtlinien

Zum Abschluss Ihres Veranstaltungsplanungsangebots empfiehlt es sich immer, die Richtlinien oder Geschäftsbedingungen Ihrer Veranstaltung anzugeben. Dadurch kann jeder verstehen, was tatsächlich unterzeichnet wird, und alle rechtlichen Verfahren vor Beginn klären. Es schützt Sie und Ihren Kunden – rechtlich gesehen.

Wie man einen Veranstaltungsvorschlag schreibt

Von Grund auf neu verfasste Veranstaltungsvorschläge – unter Verwendung von im Internet gefundenen Vorlagen für Veranstaltungsvorschläge – sind sehr zeitaufwendig. Deshalb sparen Ihnen anpassbare Vorlagen für Veranstaltungsangebote Zeit und Mühe und stellen sicher, dass Sie Ihren Kunden das bestmögliche Angebot unterbreiten.

Unabhängig davon, ob Sie in der Veranstaltungsbranche oder in einer anderen Branche tätig sind, müssen Sie lernen, wie man ein Angebot schreibt. Das sind wichtige Elemente, die du brauchst, um dein Geschäft auszubauen und deine freiberufliche Karriere voranzutreiben.

Wie bereits erwähnt, kann es jedoch mehr Kopfzerbrechen als Geld einbringen, jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen. Die Verwendung einer Vorlage ist die beste Methode für Angebote und andere wichtige Geschäftsdokumente.

Eine effektive Vorlage für einen Veranstaltungsvorschlag enthält die zuvor besprochenen erforderlichen Abschnitte. Allerdings muss es auch einige Funktionen enthalten, die in der heutigen Welt grundsätzlich erforderlich sind:

• 100 % anpassbar
• Rechtlich geprüft
• Elektronische Signatur
• Online-Zahlungsoptionen
• Benachrichtigungen und Nachverfolgung
  

Die Verwendung einer Vorlage ist nicht unbedingt nur Spaß und Spiel – es gibt einige Risiken bei der Verwendung von Vorlagen, aber auch Möglichkeiten, diese zu vermeiden:

Risiken bei der Verwendung einer Vorlage

Die Verwendung einer Vorlage für die Veranstaltungsplanung oder andere Vorschläge birgt fünf wesentliche Risiken:

• Ohne die erforderlichen Informationen
• Keine Erwähnung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Vergessen, den Namen des potenziellen Kunden zu ändern, wenn ein neuer gesendet wird!
• Das Korrekturlesen vergessen
• Keine Nachverfolgung des Vorschlags, sobald Sie auf „Senden“ geklickt haben
  

Wenn Sie von Anfang an die richtige Vorlage auswählen und das gesamte Dokument vor dem Versenden sorgfältig Korrektur lesen, stellen Sie sicher, dass Sie nur die Vorteile nutzen und keinen der Risiken zum Opfer fallen.

Mit Bonsai ist das Erstellen eines Veranstaltungsvorschlags ganz einfach

Die Vorlagen für die Veranstaltungsplanung von Bonsai erfüllen alle Anforderungen an eine perfekte Vorlage. Sie:

• Sind zu 100 % anpassbar
• Sind rechtlich geprüft
• Optionen für elektronische Signaturen bereitstellen
• Online-Zahlungsoptionen anbieten
• Benachrichtigungen senden und Ihren Vorschlag verfolgen
• Alle erforderlichen Abschnitte einfügen
• Werden gesendet und genehmigt, ohne die App zu verlassen
  

Mit Bonsai ist es ein Kinderspiel, einen herausragenden und professionellen Veranstaltungsvorschlag zu erstellen, der Ihre potenziellen Kunden beeindrucken wird. Das kostet Sie kaum Mühe und dauert nur wenige Minuten.

Sie müssen sich lediglich kostenlos registrieren, die Datei herunterladen, bearbeiten, versenden und sich anschließend mit einem Margarita feiern – so einfach ist das.

Häufig gestellte Fragen zu Veranstaltungsvorschlägen

Wie unterscheidet sich ein Veranstaltungsplanungsangebot von einem Veranstaltungsmanagementangebot?

In der Regel erstellt eine Eventmanagement-Agentur einen Eventmanagement-Vorschlag, um zu erläutern, wie sie eine Veranstaltung, die der Kunde bereits vorbereitet und geplant hat, durchführen wird.

Ein Veranstaltungsplanungsvorschlag hingegen befasst sich mit der kreativen Seite der Gestaltung einer Veranstaltung von Grund auf; darin kann sogar erwähnt werden, dass die gesamte Organisation von jemand anderem übernommen oder als Dienstleistung angeboten wird.

Wie unterscheidet sich ein Veranstaltungsvorschlag von einem Angebot?

Angebote werden häufiger angefordert, wenn Entscheidungen auf der Grundlage von Kosten getroffen werden sollen, während Vorschläge in der Regel dann angefordert werden, wenn der Kunde bereits eine Auswahlliste mit Optionen für die jeweilige Aufgabe erstellt hat.

Wenn Sie genau wissen möchten, wann und wie ein Angebot oder ein Kostenvoranschlag verwendet werden sollte, lesen Sie diese Erklärung zum Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag, um mehr zu erfahren.

Beispiele für Vorlagen für Veranstaltungsvorschläge