Modelo de formulário de admissão de clientes

Você sabe o quanto as primeiras impressões são importantes, especialmente nos negócios. Cada novo cliente é uma oportunidade para causar uma ótima primeira impressão, que pode resultar em um relacionamento comercial de longo prazo.

Embora você possa estar pensando que a primeira impressão que um cliente tem da sua empresa tem tudo a ver com a forma como você e os membros da sua equipe o tratam, na verdade há outro fator crítico em jogo: o processo de admissão de clientes.

Um formulário de admissão de clientes bem elaborado pode fazer toda a diferença na facilidade com que um novo cliente é integrado e no sucesso que ele terá com seus serviços.

Pense nisso: quando você conhece alguém pela primeira vez, provavelmente faz perguntas para conhecê-lo melhor. O mesmo se aplica às relações comerciais. Mas, em vez de confiar na memória ou tomar notas, um formulário de admissão de clientes captura todas as informações importantes em um único lugar.

Isso permite que você comece a trabalhar imediatamente com um novo cliente e também fornece um ponto de referência valioso para consultar ao longo do contrato.

Neste artigo, discutiremos por que os formulários de admissão são tão importantes no processo de integração do cliente e também o orientaremos pelo processo de criação de um formulário de admissão de cliente.

No final, você terá tudo o que precisa para criar uma experiência de admissão de clientes bem-sucedida para sua empresa.

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O que é um formulário de admissão de cliente?

Um formulário de admissão de cliente é um documento que captura informações importantes sobre um novo cliente e seu projeto. É normalmente utilizado em empresas prestadoras de serviços, mas também pode ser utilizado em outros tipos de empresas, como escritórios de advocacia ou consultorias de planejamento financeiro.

O objetivo de um formulário de admissão de clientes é duplo:

• Para coletar informações importantes sobre um novo cliente e seu projeto
• Para causar uma ótima primeira impressão

Quando preenchido corretamente, um formulário de admissão de clientes alcançará esses dois objetivos e preparará o terreno para um relacionamento comercial bem-sucedido.

Os formulários de admissão de clientes geralmente incluem perguntas sobre:

• A empresa ou organização do cliente
• O escopo e os objetivos do projeto
• O orçamento
• A linha do tempo
• Informações de contato

Dito isso, os formulários de admissão de clientes têm uma função importante no processo de integração — eles ajudam a garantir que tanto o cliente quanto o prestador de serviços tenham uma compreensão clara do que se espera do compromisso.

Além disso, os formulários de admissão de clientes ajudam a estabelecer uma relação entre a empresa e o cliente. Ao dedicar tempo para preencher um formulário, o cliente está indicando que está realmente interessado em trabalhar com você. E, ao analisar o formulário detalhadamente, você tem a oportunidade de aprender mais sobre o cliente e suas necessidades.

Outros benefícios do uso de formulários de admissão de clientes incluem:

• Eles ajudam você a eliminar leads não qualificados. Se você tiver um formulário de admissão detalhado, poderá usá-lo para filtrar os clientes potenciais que não são adequados para os seus serviços.
• Eles ajudam você a economizar tempo. Ao ter todos os detalhes importantes em um só lugar, você evita ter que procurar informações do cliente posteriormente por meio de intermináveis trocas de e-mails.
• Eles ajudam a evitar o aumento do escopo. O aumento do escopo ocorre quando o escopo de um projeto começa a se expandir além do escopo original. Ao compreender claramente o escopo e os objetivos do projeto desde o início, você pode evitar o aumento do escopo ao longo do caminho.
• Eles ajudam você a se manter organizado. Com todas as informações importantes em um só lugar, você pode consultá-las facilmente mais tarde, se necessário.

Agora que discutimos a importância dos formulários de admissão de clientes, vamos falar sobre como criar um.

Diretrizes que você precisa seguir

Quando se trata de criar um formulário de admissão de clientes, há alguns pontos importantes a serem lembrados:

• Seja breve e direto ao ponto. Ninguém quer preencher um formulário longo e tedioso. O objetivo é coletar as informações essenciais sem sobrecarregar o cliente.
• Torne-o fácil de ler e compreender. Use uma linguagem clara e concisa que possa ser facilmente compreendida por todos. Se o seu formulário for muito técnico ou usar jargões, seus clientes potenciais ou novos podem não conseguir entendê-lo — o que significa que eles não o preencherão corretamente (ou nem o preencherão).
• Inclua apenas o essencial. Não tente incluir tudo o que existe no mundo no seu formulário. Limite-se ao essencial e solicite apenas as informações absolutamente necessárias.
• Torne-o fácil de usar. Além de ser fácil de ler e entender, seu formulário deve ser fácil de usar. Isso significa usar uma estrutura e organização lógicas. Por exemplo, você pode considerar agrupar perguntas relacionadas.
• Inclua instruções úteis. Se houver alguma pergunta no formulário que possa não estar clara, inclua algumas instruções breves para ajudar a orientar o cliente.

Elementos essenciais de um formulário de admissão de clientes

Agora que discutimos algumas dicas gerais para criar um formulário de cadastro de clientes, vamos falar sobre os elementos essenciais que todo formulário deve incluir.

Esses elementos são:

Detalhes da empresa e de contato

Isso deve incluir o nome do cliente, endereço de e-mail, número de telefone e nome da empresa. Essas informações básicas serão utilizadas para identificar e entrar em contato com o cliente posteriormente.

Esta seção deve sempre ser incluída no topo do seu formulário — não importa se você está criando um formulário de admissão de clientes corporativos, um formulário de admissão de clientes jurídicos ou um modelo de formulário de admissão de pacientes.

O que exatamente o cliente faz?

Você precisa ter um entendimento básico do que o cliente faz para fornecer a ele o melhor serviço possível. Não é necessário entrar em muitos detalhes — uma breve descrição será suficiente.

Quais são os desafios que o cliente enfrenta?

Esta é uma das seções mais importantes do formulário de admissão do cliente. Nesta seção, você deseja compreender quais são os desafios ou problemas específicos que seu cliente potencial está enfrentando atualmente.

Entrar em detalhes aqui ajudará você a entender se realmente pode ajudá-los e, em caso afirmativo, como você poderia fazer isso.

Se você souber quais são os desafios que eles enfrentam, poderá posicionar sua agência como uma possível solução para esses problemas específicos.

O que o cliente deseja alcançar

Depois de aprofundar os detalhes dos desafios deles, você deve ter uma ideia do tipo de resultados que eles esperam alcançar.

Eles estão buscando ganhos de curto prazo ou sustentabilidade de longo prazo? Estão tentando aumentar o reconhecimento da marca ou gerar mais leads?

Fazer esse tipo de pergunta pode ajudá-lo a entender quais são as prioridades deles e como você pode ajudá-los da melhor maneira possível.

Qual é o orçamento deles?

O orçamento é sempre um assunto delicado. Mas é importante, mesmo assim. Nesta seção, você deseja ter uma ideia do orçamento disponível para o projeto em questão.

Conhecer o orçamento deles pode ajudá-lo a entender que tipos de serviços ou resultados eles podem realisticamente alcançar, dadas as suas limitações. Também pode ajudá-lo a determinar se o projeto vale o seu tempo e recursos.

Qual é o cronograma deles?

Da mesma forma, é importante saber com que tipo de cronograma eles estão trabalhando. Eles estão buscando resultados imediatos ou estão dispostos a esperar um pouco mais por um crescimento mais sustentável?

Perguntar sobre o cronograma deles pode ajudar você a entender o nível de urgência e, como resultado, como você deve priorizar o projeto deles. Certifique-se de incluir esta seção em todos os seus formulários de admissão de novos clientes.

Concorrentes e outros pontos de referência

Nesta seção, você deseja que seu cliente potencial lhe forneça alguns pontos de referência. Podem ser seus concorrentes, outras empresas ou marcas que admiram, ou mesmo apenas tendências gerais do setor que estão acompanhando.

Ter uma noção de quem e qual é o quadro de referência deles pode ajudá-lo a entender como eles se veem em relação ao mercado como um todo.

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Fazer as perguntas certas é apenas metade do caminho — você também precisa formatar seu formulário de admissão de forma que seja fácil para os clientes em potencial entenderem e preencherem.

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