Plantilla de Formulario de Toma de Cliente

Usted sabe cuántas primeras impresiones importan, especialmente en los negocios. Cada nuevo cliente es una oportunidad para dar una gran primera impresión que podría resultar en una relación de negocios a largo plazo.

Mientras que usted puede estar pensando que la primera impresión de un cliente de su negocio tiene todo que ver con cómo usted y los miembros de su equipo los tratan, realmente hay otro factor crítico en juego: el proceso de toma del cliente.

Una forma de entrada de cliente bien diseñada puede marcar una gran diferencia en la forma en la que un nuevo cliente está integrado y el éxito que tiene con sus servicios.

Piense en ello — cuando conozcas a alguien por primera vez, probablemente les hagas preguntas para conocerlos mejor. Lo mismo es válido para las relaciones de negocios. Pero en lugar de depender de la memoria o tomar notas, un cliente toma forma captura toda la información importante en un solo lugar.

Esto le permite golpear el terreno corriendo con un nuevo cliente, y también le proporciona un valioso punto de referencia al que volver a referirse a lo largo de todo el compromiso.

En este artículo, discutiremos por qué los formularios de entrada son tan importantes en el proceso de incorporación del cliente y también le guiaremos a través del proceso de creación de un formulario de toma del cliente.

Al final, usted tendrá todo lo que necesita para crear una experiencia exitosa en la toma de clientes para su negocio.

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¿Qué es una forma de entrada de cliente?

Un formulario de toma de cliente es un documento que captura información importante sobre un nuevo cliente y su proyecto. Se utiliza típicamente en empresas basadas en servicios, pero también se puede utilizar en otros tipos de negocios como bufetes de abogados o prácticas de planificación financiera.

El objetivo de una toma de forma de cliente es doble:

• Recopilar información importante sobre un nuevo cliente y su proyecto
• Para hacer una primera impresión

Cuando se realiza correctamente, una forma de toma de datos del cliente alcanzará ambos objetivos y establecerá el escenario para una relación de negocios exitosa.

Los formularios de toma de clientes típicamente incluyen preguntas sobre:

• El negocio del cliente u organización
• El alcance y los objetivos del proyecto
• El presupuesto
• La línea de tiempo
• Información de punto de contacto

Dicho esto, los formularios de toma del cliente tienen un propósito importante en el proceso de incorporación — ayudan a asegurar que tanto el cliente como el proveedor de servicios tengan una comprensión clara de lo que se espera del compromiso.

Además, las formas de toma del cliente ayudan a establecer una relación entre el negocio y el cliente. Al tomar el tiempo de rellenar un formulario, el cliente indica que se toma en serio trabajar contigo. Y al revisar el formulario en detalle, usted tiene la oportunidad de aprender más sobre el cliente y sus necesidades.

Otros beneficios del uso de formularios de consumo del cliente incluyen:

• Le ayudan a eliminar los plomos sin calificación. Si tiene un formulario de toma detallado, puede utilizarlo para descifrar los clientes potenciales que no son un buen ajuste para sus servicios.
• Le ayudan a ahorrar tiempo. Al tener todos los detalles importantes en un solo lugar, puede evitar tener que rastrear información desde el cliente más tarde a través de interminables intercambios de correo electrónico.
• Ellos te ayudan a evitar la píldora. El ámbito de aplicación es cuando el alcance de un proyecto comienza a expandirse más allá del ámbito original. Al tener una comprensión clara del alcance y los objetivos del proyecto desde el principio, puede evitar que el alcance se desvanezca por el camino.
• Te ayudan a mantenerte organizado. Con toda la información importante en un solo lugar, usted puede fácilmente referirla más adelante si lo necesita.

Ahora que hemos discutido la importancia de las formas de consumo de clientes, hablemos sobre cómo crear una.

Directrices que necesitas seguir

Cuando se trata de crear un formulario de toma de clientes, hay algunas cosas clave que hay que tener en cuenta:

• Manténgalo corto y dulce. Nadie quiere rellenar un formulario largo y tedioso. El objetivo es recolectar la información esencial sin sobrecargar al cliente.
• Hagamos que sea fácil de leer y entender. Utilizar un lenguaje claro y conciso que pueda ser fácilmente comprendido por todos. Si tu formulario es demasiado técnico o usa la jerga, es posible que sus clientes potenciales o nuevos no puedan entenderlo — lo que significa que no lo llenarán correctamente (o en absoluto).
• Incluye sólo lo esencial. No intente incluir todo bajo el sol en su formulario. Manténgase en lo básico y sólo pida información que usted absolutamente necesita.
• Hazlo fácil de usar. Además de ser fácil de leer y entender, su formulario debe ser fácil de usar. Esto significa utilizar una estructura lógica y una organización. Por ejemplo, tal vez quiera considerar agrupar las preguntas relacionadas.
• Incluye instrucciones útiles. Si hay alguna pregunta en el formulario que puede no ser clara, incluya algunas instrucciones breves para ayudar a guiar al cliente.

Elementos esenciales de un formulario de toma de un cliente

Ahora que hemos discutido algunos consejos generales para crear un formulario de consumo de clientes, hablemos de los elementos esenciales que debe incluir cada formulario.

Estos elementos son:

Datos de empresa y contacto

Esto debe incluir el nombre del cliente, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el nombre de la empresa. Esta información básica se utilizará para identificar y contactar al cliente más adelante.

Esta sección debería incluirse siempre en la parte superior de su formulario -- no importa si está creando un formulario de toma de cliente corporativo, forma de entrada legal del cliente o una plantilla de entrada del paciente.

¿Qué hace exactamente el cliente?

Usted necesita tener una comprensión básica de lo que hace el cliente para brindarles el mejor servicio posible. Esto no necesita ser excesivamente detallado — una breve descripción sufrirá.

¿Cuáles son los retos a los que se enfrenta el cliente?

Esta es una de las secciones más importantes de la forma de consumo del cliente. En esta sección, usted quiere comprender los desafíos o problemas específicos que enfrenta su cliente potencial.

Conseguir los detalles aquí te ayudará a entender si realmente puedes ayudarles y, Si es así, ¿cómo puede hacerlo?

Si usted sabe a qué retos se enfrentan, usted puede posicionar su agencia como una posible solución a esos problemas específicos.

Lo que el cliente quiere lograr

Después de profundizar en los detalles de sus desafíos, usted quiere hacerse una idea de qué tipo de resultados o resultados esperan conseguir.

¿Están buscando beneficios a corto plazo o sostenibilidad a largo plazo? ¿Están tratando de aumentar el conocimiento de la marca o generar más clientes potenciales?

Hacer este tipo de preguntas puede ayudarte a entender cuáles son sus prioridades y cómo puedes ayudarles mejor.

¿Cuál es su presupuesto?

El presupuesto es siempre un tema delicado. Pero es importante, sin duda ninguna. En esta sección, usted quiere tener una idea del tipo de presupuesto con el que están trabajando para el proyecto a mano.

Conocer su presupuesto puede ayudarlo a entender qué tipo de servicios o resultados podrían alcanzar realistamente, dadas sus restricciones. También puede ayudarle a determinar si el proyecto vale su tiempo y recursos.

¿Cuál es su cronología?

En una línea similar, es importante saber con qué tipo de cronología están trabajando. ¿Buscan resultados inmediatos o están dispuestos a esperar un poco más para conseguir un crecimiento más sostenible?

Preguntar sobre su cronología puede ayudarle a entender su nivel de urgencia y, como resultado, cómo debe priorizar su proyecto. Asegúrese de incluir esta sección en todas sus formas de entrada de clientes.

Competitors y otros puntos de referencia

En esta sección, usted quiere que su cliente potencial le dé algunos puntos de referencia. Estos pueden ser sus competidores, otras empresas o marcas que admiran, o incluso las tendencias generales de la industria que están vigilando.

Obtener un sentido de quién y cuál es su marco de referencia puede ayudarle a entender cómo se ven a sí mismos en relación con el mercado más grande.

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Hacer las preguntas correctas es sólo la mitad de la batalla — también necesita formatear su formulario de toma de una manera que sea fácil para los clientes potenciales entender y rellenar.

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