Modelo de carta de compromisso de consultoria

No campo da consultoria, 38% dos consultores ganham a maioria das suas propostas. Então, o que diferencia esse grupo dos outros 62%?

Na maioria das vezes, é a qualidade dos documentos introdutórios – a proposta de consultoria abre as portas e a carta de compromisso de consultoria fecha o negócio. Os clientes precisam de provas concretas de que você compreende suas necessidades e lhes prestará um serviço da mais alta qualidade. É exatamente isso que uma carta de compromisso bem elaborada faz.

Uma carta de compromisso, ou contrato de consultoria, é um documento que descreve os termos do acordo entre um consultor e um cliente. Ele serve como base para as expectativas de ambas as partes ao longo do relacionamento. Os serviços, pagamentos, relações e responsabilidades estão todos detalhados no contrato.

Se tanto o cliente quanto o consultor assinarem o contrato, ele será juridicamente vinculativo – portanto, o melhor a fazer é usar um modelo revisado por um advogado para garantir que o contrato atenda aos requisitos da sua situação específica. Vamos dar uma olhada nos detalhes de um contrato de prestação de serviços e como elaborar um para o seu próximo projeto de consultoria.

Compreender o objetivo de uma carta de compromisso de consultoria

Você trabalha como consultor de algum tipo? Se sim, você compreenderá a importância de controlar as expectativas dos clientes. Você não deve iniciar uma relação de trabalho sem compreender totalmente os objetivos, os requisitos e o cronograma de um projeto, bem como as responsabilidades pelas quais você poderá ser responsabilizado.

Uma carta de compromisso de consultoria faz exatamente isso. Em vez de deixar qualquer detalhe aberto à interpretação, ele explica o acordo de forma clara para que ambas as partes estejam cientes do que esperar — e do que não esperar — da relação de trabalho.

As propostas de consultoria e os contratos são dois documentos diferentes, mas, na verdade, estão incluídos na mesma categoria de cartas de compromisso. Por quê? Porque, embora apenas um seja juridicamente vinculativo, ambos são redigidos com o objetivo de atrair o potencial cliente.

Aqui, vamos nos concentrar na carta de compromisso juridicamente vinculativa. Vamos dar uma olhada nos detalhes.

Componentes essenciais de uma carta de compromisso de consultoria

As cartas de compromisso mais bem-sucedidas não são redigidas por capricho, mas sim elaboradas de forma ponderada e cuidadosa. Aqui, vamos detalhar os componentes mais importantes de uma carta de compromisso de consultoria.

Resumo executivo: Resumo dos serviços de consultoria e objetivos

Quando você envia um contrato de consultoria, tanto você quanto o cliente já estão cientes dos serviços que você prestará, mas essa é sua chance de fornecer uma visão geral formalizada do que exatamente você fará.

Pense no seu resumo executivo como uma versão condensada de todo o documento. Comece com uma breve descrição dos serviços que você prestará e, em seguida, mencione os objetivos e os resultados esperados do seu trabalho.

Por exemplo, o resumo executivo de um consultor técnico pode ser assim:

Esta carta de compromisso descreve os termos e condições do nosso acordo, no qual atuarei como consultor técnico para [cliente], fornecendo conhecimentos especializados em áreas como desenvolvimento de software, infraestrutura de TI e computação em nuvem. O objetivo do nosso trabalho conjunto é melhorar a eficiência do [cliente] através da otimização dos seus processos tecnológicos.

Âmbito do trabalho: Explicação detalhada dos serviços de consultoria

Seu escopo de trabalho deve ser uma lista detalhada dos serviços que você prestará, incluindo quaisquer entregas específicas que façam parte de sua responsabilidade. É aqui que o cliente pode ver exatamente o que recebe pelo seu dinheiro, por isso certifique-se de fornecer o máximo de detalhes possível – mesmo que pareça ser senso comum.

Por exemplo, se você é consultor de RH, deve abordar os serviços específicos que prestará, como desenvolver ou revisar políticas e procedimentos, estabelecer um sistema de gestão de desempenho ou criar descrições de cargos. É melhor ser mais detalhado do que menos para evitar o aumento do escopo.

Aqui está um exemplo de uma seção de escopo de trabalho para um consultor de RH:

Este contrato inclui os seguintes serviços prestados pelo [consultor]:

• Desenvolver ou revisar políticas e procedimentos da empresa
• Estabelecer um sistema de gestão de desempenho, incluindo definição de metas e avaliações de desempenho
• Criar descrições de funções para cada cargo na empresa e fornecer orientações para o recrutamento
• Desenvolvimento de um processo de integração e orientação para novos contratados
• Oferecer treinamento relacionado a RH para a equipe de gestão

É breve, mas descreve especificamente os serviços que fazem parte do contrato de consultoria.

Cronograma do projeto: previsões de cronograma e entrega

Um dos detalhes mais importantes a definir em um contrato de consultoria é o cronograma do projeto. Seus clientes querem saber exatamente quando podem esperar que determinadas tarefas ou entregas sejam concluídas; certos desenvolvimentos comerciais podem depender do sucesso do seu compromisso.

O cronograma deve incluir todos os marcos e prazos, bem como quaisquer atualizações ou revisões que você fizer ao longo do processo. Esta seção também pode listar a frequência com que você se reunirá com o cliente (seja virtualmente ou pessoalmente) para relatar o progresso e discutir quaisquer questões que surjam ao longo do projeto.

Por exemplo:

O consultor dedicará até 10 horas por semana durante o período de vigência deste contrato. Os clientes receberão um relatório de atualização todas as segundas-feiras e se reunirão com o consultor por videochamada na última quarta-feira de cada mês para discutir o progresso. O compromisso terá início em [data] e será concluído em [data].”

Em seguida, você pode listar os marcos específicos que alcançará e as datas em que devem ser concluídos.

Condições de pagamento: Estrutura de taxas e cronograma de pagamentos

Há alguns detalhes importantes a esclarecer em termos de pagamento: a taxa que você receberá, quando será pago e quaisquer custos adicionais (como despesas de viagem) que precisarão ser reembolsados. Liste todos esses detalhes no contrato para que não haja confusão ou taxas surpresa no futuro.

Por exemplo:

O cliente concorda em pagar ao [consultor] uma taxa de [valor], pagável após a conclusão de cada etapa descrita neste contrato. Essa taxa inclui despesas de viagem, que devem ser pré-aprovadas pelo cliente antes da reserva de qualquer serviço de viagem. O consultor reserva-se o direito de faturar serviços adicionais fora do âmbito deste contrato a uma taxa horária de [valor].

Você também pode incluir um cronograma de pagamentos que descreva quando o cliente pagará, bem como o período de carência e quaisquer multas por atrasos nos pagamentos. Isso é especialmente importante se você estiver trabalhando com uma startup ou pequena empresa que talvez não tenha recursos financeiros suficientes para pagar seus serviços antecipadamente.

Acordo de Confidencialidade e Não Divulgação: Proteção de Informações Sensíveis

Você trabalha com informações confidenciais que seu cliente precisa proteger? Isso pode incluir segredos comerciais, software proprietário ou quaisquer outros dados altamente confidenciais. Se for esse o caso, você precisará incluir um acordo de confidencialidade e não divulgação na carta de contratação de consultoria.

Esta seção deve descrever claramente quais informações são consideradas confidenciais – tanto o tipo de informação quanto a quem se aplica (ou seja, apenas ao consultor ou a qualquer pessoa afiliada a ele). Você também deve especificar por quanto tempo este acordo será válido; normalmente, você concordaria em não divulgar nenhuma informação confidencial por até cinco anos após o término do contrato.

Política de rescisão e cancelamento: encerramento do contrato

Todo contrato deve incluir uma política de rescisão e cancelamento, que descreva as condições para o término do compromisso. Não é possível prever quando um cliente poderá precisar encerrar seus serviços inesperadamente, portanto, proteja-se listando todos os cenários em que você ou o cliente podem rescindir legalmente o contrato.

Inclua condições que permitam a qualquer uma das partes rescindir o contrato se estiver insatisfeita com o progresso, se houver uma violação do contrato por qualquer uma das partes ou se qualquer uma das partes entrar em falência ou for incapaz de cumprir suas obrigações devido a um evento imprevisto.

Você também deve indicar quando é necessário dar aviso prévio para que a rescisão dos serviços seja válida. Esclareça também as obrigações financeiras de ambas as partes em caso de rescisão ou cancelamento.

Por exemplo:

Qualquer uma das partes pode rescindir este Contrato a qualquer momento, mediante notificação por escrito à outra parte. Nesse caso, o Cliente será obrigado a pagar as taxas incorridas até e incluindo o dia da rescisão. O Consultor também terá direito a receber o pagamento por todos os serviços prestados antes dessa notificação.

Lei aplicável e jurisdição: Quadro jurídico para a carta de compromisso de consultoria

Por fim, você precisará definir a lei aplicável e a jurisdição para o seu contrato de consultoria. Esta seção define o quadro jurídico dentro do qual o seu compromisso será conduzido e descreve quais leis serão aplicadas se uma das partes tomar medidas legais contra a outra em caso de litígio.

Por exemplo:

Este Acordo será regido e interpretado de acordo com as leis de [Estado ou País], sem dar efeito a quaisquer princípios de conflito de leis. Quaisquer disputas decorrentes deste Contrato estarão sujeitas a resolução perante um tribunal localizado em [Cidade, Estado/Província].

Os exemplos que incluímos aqui servem apenas para lhe dar uma ideia de como cada seção pode ser, mas é sempre melhor consultar um advogado, que poderá ajudá-lo a redigir o texto que melhor se adapte às suas necessidades específicas.

Elaboração de um modelo abrangente de carta de compromisso de consultoria

Como você pode imaginar, o processo de elaboração de uma carta de compromisso de consultoria abrangente pode levar tempo — e deve levar tempo. Você está criando um documento legal que regerá o escopo do seu trabalho e servirá como base para quaisquer disputas que possam surgir.

Recomendamos criar um modelo de carta de compromisso de consultoria que você possa usar para cada novo projeto. Você economizará tempo e garantirá consistência em todos os seus compromissos.

Dicas para personalizar um modelo de carta de compromisso de consultoria

A personalização e a marca ajudam você a estabelecer um bom relacionamento com seu cliente. Torne sua empresa o mais profissional possível, colocando seu logotipo e cores em todos os seus documentos.

Para personalizar sua carta de compromisso de consultoria:

• Adicione o nome e o logotipo da sua empresa
• Use as mesmas fontes, cores e estilo
• Inclua o nome do cliente no corpo da carta.
• Forneça os dados de contato de ambas as partes.

Estes podem parecer pequenos detalhes, mas todos eles fazem a diferença ao ajudá-lo a criar um contrato com aparência e toque profissionais.

Modelo de carta de compromisso de consultoria

Para ajudá-lo a começar, incluímos abaixo um modelo de carta de compromisso de consultoria. Certifique-se de personalizá-lo de acordo com suas necessidades e consulte um advogado antes de prosseguir.

[Nome do cliente]

Endereço: [Endereço], [Cidade], [Estado/Província], [País], Código Postal

Data: ___________

Re: Carta de Contratação de Serviços de Consultoria

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Este Acordo é celebrado na data acima indicada (a “Data de Entrada em Vigor”) entre as seguintes partes:

1. [Nome da sua empresa], com sede em [endereço], [cidade], [estado/província], [país] (“Empresa”); e

2. [Nome do Cliente], com sede em [Endereço do Cliente], [Cidade], [Estado/Província], [País] (o “Cliente”).

As partes concordam com os seguintes termos e condições:

1. Resumo executivo. O objetivo deste Contrato é descrever os serviços que o Consultor prestará ao Cliente, incluindo [Descrever], e como esses serviços serão prestados.

2. Âmbito do trabalho. O escopo do trabalho a ser realizado pelo Consultor para o Cliente incluirá, mas não se limitará a [Descrever].

3. Cronograma do projeto. O Consultor deverá iniciar o trabalho no projeto até [Data] e concluí-lo até [Data], sujeito a quaisquer alterações acordadas por escrito por ambas as partes. Os marcos a serem alcançados devem incluir [Descrever].

4. Termos e condições de pagamento. O Consultor receberá uma remuneração no valor de [Valor] após a conclusão do projeto, conforme descrito neste Contrato. Os pagamentos devem ser efetuados por cheque ou transferência bancária no prazo de 30 dias após o recebimento da fatura.

5. Cláusula de rescisão. Este Contrato pode ser rescindido por qualquer uma das partes a qualquer momento, mediante notificação por escrito à outra parte, desde que todas as taxas devidas tenham sido pagas integralmente antes da rescisão.

6. Lei aplicável e jurisdição: Este Contrato será regido e interpretado de acordo com as leis de [Estado ou País], sem dar efeito a quaisquer princípios de conflito de leis. Quaisquer disputas decorrentes deste Contrato estarão sujeitas a resolução perante um tribunal localizado em [Cidade, Estado/Província].

As partes leram e compreenderam todos os termos acima estabelecidos e concordam em celebrar este Contrato na data indicada acima.

[Nome da sua empresa]

Por: [Nome], Signatário Autorizado

Cliente

Por: [Nome], Signatário Autorizado

Conclusão

Como consultor, sua carta de compromisso formaliza os termos do seu acordo com o cliente. Pode significar a diferença entre um projeto bem-sucedido e um fracassado – e, no caso de uma disputa, pode fornecer a base jurídica para a resolução.

Os modelos eliminam o trabalho pesado de elaborar um contrato de consultoria juridicamente vinculativo; tudo o que você precisa fazer é personalizá-lo para cada cliente. Sempre peça a um advogado para revisar o contrato antes de ambas as partes assinarem.

Na Bonsai, sabemos que os consultores trabalham com vários documentos sempre que assinam um novo cliente. Criamos uma biblioteca de modelos pré-elaborados de propostas e contratos que você pode personalizar e enviar aos clientes em poucos minutos. Todos eles foram revisados por profissionais da área jurídica e podem ser usados para qualquer tipo de contrato de consultoria.

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