Modelo de formulário de inscrição para planejamento de eventos

Se você está se preparando para sua próxima consulta sobre o planejamento de um evento, talvez esteja procurando uma maneira eficaz de reunir todas as informações necessárias. Você sabe o quanto é trabalhoso organizar o evento perfeito, desde a escolha do local ideal até a música, a comida e todos os detalhes menores, mas cruciais, que unem tudo. Você não gostaria que seus esforços ficassem aquém das expectativas do seu cliente, certo?

Bem, implementar um formulário de planejamento de eventos no seu processo de integração pode garantir que isso nunca aconteça. Ao fazer perguntas importantes aos seus clientes antes do evento, você pode ter certeza se poderá ou não atender plenamente às solicitações deles e definir as expectativas corretas. Então, quais são essas perguntas cruciais que você deve fazer? Aqui está uma lista de elementos que você não pode perder para que seu próximo evento seja um sucesso.

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O que deve ser incluído no seu questionário de planejamento de eventos?

Dependendo do tipo de evento que você estiver planejando, as perguntas incluídas no formulário podem variar. Por exemplo, se você é um organizador de casamentos, talvez não precise incluir perguntas sobre o marketing do evento ou qual é o público-alvo, portanto, concentre-se nos seus desafios pessoais e use o que funciona para você.

Lembre-se: se você já se reuniu com o cliente antes de enviar o formulário de admissão, sinta-se à vontade para alterá-lo ou adicionar perguntas que considere relevantes para o seu cliente e que talvez não tenhamos incluído aqui. Aqui está o que você deve incluir no seu formulário de admissão.

Informações de contato

Um elemento básico, mas essencial, do seu formulário de admissão é o nome do cliente (ou nome da empresa) e os detalhes de contato. Isso inclui números de telefone, endereço de e-mail e endereço de cobrança. Para ter uma ideia melhor de com quem você trabalhará, especialmente se você realiza eventos corporativos, você pode perguntar sobre o tamanho da empresa, seus valores, setor e que tipo de serviços ela oferece.

Relação de Trabalho

Você deve incluir um conjunto de perguntas no formulário de admissão do cliente que lhe dê uma visão sobre as expectativas do cliente, suas perspectivas únicas e experiências anteriores com organizadores de eventos. Também deve incluir o método de comunicação preferido deles e quanto trabalho pode ser necessário da sua parte. Essas perguntas (ou alguma variação delas) ajudarão você a descobrir esses aspectos da relação de trabalho.

- Como você ficou sabendo sobre nós?

- Você já trabalhou com um organizador de eventos? Se sim, quais aspectos você gostou e não gostou nele?

- Como você imagina que será a experiência de trabalhar com um organizador de eventos?

- Que tipos de serviços de planejamento de eventos você está procurando?

- Por que decidiu trabalhar especificamente comigo?

- Qual aspecto da colaboração com um organizador de eventos é mais importante para você? O que você mais precisa de mim?

- Você pretende colaborar comigo ou delegar a maioria das tarefas para mim?

- Qual método de contato você prefere?

- Você tem algum horário preferencial para ser contatado?

Detalhes do evento

Em seguida, você deve aprofundar-se na natureza do evento e obter uma visão geral das áreas em que o cliente precisará de ajuda. Descubra que tipo de evento eles estão organizando, para quem é, qual é o orçamento e quais são as razões por trás do evento. Aqui estão alguns exemplos de perguntas que você pode usar para aprofundar o assunto.

- Que tipo de evento você está planejando? (casamentos, eventos corporativos, eventos beneficentes, conferências, etc...)

- Quando e onde será realizado o evento?

- Quanto tempo você planeja que o evento dure?

- Qual é o principal objetivo deste evento?

- Como você vai medir o sucesso do evento?

- Na sua opinião, o que distingue o seu evento dos outros?

- Você tem alguma preocupação ou desafio potencial em relação a este evento?

- Você tem planos de adquirir um seguro para eventos?

- Quantas pessoas se espera que participem do evento?

- Descreva o grupo de pessoas que você está convidando.

- Qual é o seu orçamento total geral ou por pessoa?

- Algum dos seus convidados necessita de acomodações especiais devido a um problema pessoal (por exemplo, uma perda na família, pessoas que necessitam de acesso para deficientes físicos)?

- Que opções alimentares adicionais (vegetariana, vegana, sem glúten, etc.) você precisará oferecer aos hóspedes?

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Preferências do cliente

Alguns clientes terão tudo completamente organizado e decidido, e estão apenas procurando ajuda com a implementação, enquanto outros podem estar completamente perdidos. Inclua um conjunto de perguntas para determinar o quão claras são as preferências deles e se há alguma margem para suas próprias ideias.

- Para o seu tema, você já decidiu quais cores usar?

- Você tem algum painel no Pinterest, fotografias ou recursos visuais que possam servir de inspiração para o tema?

- Que tipo de clima ou tom você deseja criar?

- Como você deseja se sentir pessoalmente durante o evento?

- Você está aberto a novas propostas ou conceitos à medida que eles surgem?

- Quais são alguns elementos essenciais que você considera que seu evento deve ter?

- Que impressão você quer que os convidados tenham do seu evento?

Suporte adicional

Você também vai querer saber se seu cliente precisará de algum suporte adicional, especialmente em relação a serviços que você talvez não ofereça. Além disso, você pode usar essas informações para garantir que haja espaço suficiente para tudo o que o cliente planejou. Tente incluir as seguintes perguntas.

- Precisa de ajuda para divulgar ou promover seu evento?

- Haverá palestrantes, um apresentador, entretenimento ao vivo ou outros apresentadores? Quem, se for o caso?

- Você precisa de patrocinadores para o seu evento?

- Você está procurando contratar pessoal para eventos?

- Que tipos de fornecedores você prevê que serão necessários para o evento? (floristas, fotógrafos, serviços de catering, aluguel de equipamentos, etc...)

- Você gostaria de oferecer algum serviço de transporte para seus convidados?

- Precisa de ajuda para criar um menu?

- Vocês também fornecem bebidas, alcoólicas ou não?

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Com os formulários personalizados e abrangentes do Bonsai, você pode economizar tempo e criar facilmente o formulário de inscrição perfeito para o planejamento de eventos. Nossos formulários totalmente personalizáveis permitem que você inclua quantas perguntas desejar, e você pode escolher se a resposta deve ser um texto, uma única opção ou uma lista de opções. Depois de terminar de modificar seu formulário, você tem três opções: enviá-lo imediatamente por e-mail, permitir que os clientes o preencham compartilhando a URL ou adicioná-lo ao seu site.

Esta é realmente a maneira mais fácil e eficaz de reunir e acompanhar todas as informações necessárias para o seu negócio de planejamento de eventos. Se precisar de mais ajuda, o Bonsai oferece muitas outras ferramentas administrativas incríveis, incluindo software de faturamento, integrações de pagamento, recursos de contabilidade e estimativas fiscais. Basicamente, tudo o que você precisa para administrar seu negócio de ponta a ponta. Comece hoje mesmo seu teste gratuito de 14 dias e veja por si mesmo!