Vorlage für das Kundenaufnahmeformular

Sie wissen, wie wichtig der erste Eindruck ist – insbesondere im Geschäftsleben. Jeder neue Kunde ist eine Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, der zu einer langfristigen Geschäftsbeziehung führen kann.

Auch wenn Sie vielleicht denken, dass der erste Eindruck, den ein Kunde von Ihrem Unternehmen gewinnt, ausschließlich davon abhängt, wie Sie und Ihre Teammitglieder ihn behandeln, gibt es tatsächlich noch einen weiteren entscheidenden Faktor: den Kundenaufnahmeprozess.

Ein gut gestaltetes Kundenaufnahmeformular kann einen großen Unterschied darin machen, wie reibungslos ein neuer Kunde aufgenommen wird und wie erfolgreich er mit Ihren Dienstleistungen ist.

Denken Sie einmal darüber nach: Wenn Sie jemanden zum ersten Mal treffen, stellen Sie ihm wahrscheinlich Fragen, um ihn besser kennenzulernen. Das Gleiche gilt für Geschäftsbeziehungen. Anstatt sich jedoch auf das Gedächtnis zu verlassen oder Notizen zu machen, werden in einem Kundenaufnahmeformular alle wichtigen Informationen an einem Ort erfasst.

So können Sie mit einem neuen Kunden sofort durchstarten und haben gleichzeitig einen wertvollen Bezugspunkt, auf den Sie während der gesamten Zusammenarbeit zurückgreifen können.

In diesem Artikel erläutern wir, warum Aufnahmeformulare im Onboarding-Prozess von Kunden so wichtig sind, und führen Sie durch den Prozess der Erstellung eines Kundenaufnahmeformulars.

Am Ende verfügen Sie über alles, was Sie benötigen, um eine erfolgreiche Kundenaufnahme für Ihr Unternehmen zu gestalten.

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Was ist ein Kundenaufnahmeformular?

Ein Kundenaufnahmeformular ist ein Dokument, das wichtige Informationen über einen neuen Kunden und dessen Projekt erfasst. Es wird in der Regel in dienstleistungsorientierten Unternehmen eingesetzt, kann aber auch in anderen Branchen wie Anwaltskanzleien oder Finanzplanungsbüros verwendet werden.

Das Ziel eines Kundenaufnahmeformulars ist zweierlei:

• Um wichtige Informationen über einen neuen Kunden und sein Projekt zu sammeln
• Einen guten ersten Eindruck hinterlassen

Wenn es richtig ausgefüllt wird, erfüllt ein Kundenaufnahmeformular beide Ziele und schafft die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.

Kundenaufnahmeformulare enthalten in der Regel Fragen zu folgenden Themen:

• Das Unternehmen oder die Organisation des Kunden
• Projektumfang und Ziele
• Das Budget
• Der Zeitplan
• Kontaktdaten

Allerdings erfüllen Kundenaufnahmeformulare einen wichtigen Zweck im Onboarding-Prozess – sie tragen dazu bei, dass sowohl der Kunde als auch der Dienstleister ein klares Verständnis davon haben, was von der Zusammenarbeit erwartet wird.

Darüber hinaus helfen Kundenaufnahmeformulare dabei, eine Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden aufzubauen. Indem sich der Kunde die Zeit nimmt, ein Formular auszufüllen, zeigt er, dass er ernsthaft an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert ist. Durch die detaillierte Überprüfung des Formulars haben Sie die Möglichkeit, mehr über den Kunden und seine Bedürfnisse zu erfahren.

Weitere Vorteile der Verwendung von Kundenaufnahmeformularen sind:

• Sie helfen Ihnen dabei, unqualifizierte Leads auszusortieren. Wenn Sie über ein detailliertes Aufnahmeformular verfügen, können Sie damit Leads aussortieren, die nicht zu Ihren Dienstleistungen passen.
• Sie helfen Ihnen, Zeit zu sparen. Da alle wichtigen Details an einem Ort zusammengefasst sind, müssen Sie später nicht mehr in endlosen E-Mail-Austauschen nach Informationen vom Kunden suchen.
• Sie helfen Ihnen dabei, Scope Creep zu vermeiden. Scope Creep bezeichnet den Fall, dass der Umfang eines Projekts über den ursprünglich festgelegten Rahmen hinauswächst. Wenn Sie sich von Anfang an ein klares Bild vom Umfang und den Zielen des Projekts machen, können Sie später eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs vermeiden.
• Sie helfen Ihnen, organisiert zu bleiben. Da alle wichtigen Informationen an einem Ort gespeichert sind, können Sie später bei Bedarf ganz einfach darauf zurückgreifen.

Nachdem wir nun die Bedeutung von Kundenaufnahmeformularen besprochen haben, wollen wir uns damit befassen, wie man ein solches Formular erstellt.

Richtlinien, die Sie befolgen müssen

Bei der Erstellung eines Kundenaufnahmeformulars sind einige wichtige Punkte zu beachten:

• Halten Sie es kurz und bündig. Niemand möchte ein langes, mühsames Formular ausfüllen. Das Ziel ist es, die wesentlichen Informationen zu sammeln, ohne den Kunden zu überfordern.
• Machen Sie es leicht lesbar und verständlich. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, die für alle leicht verständlich ist. Wenn Ihr Formular zu technisch ist oder Fachjargon enthält, können Ihre potenziellen oder neuen Kunden es möglicherweise nicht verstehen – was bedeutet, dass sie es nicht richtig (oder gar nicht) ausfüllen werden.
• Nur das Wesentliche aufnehmen. Versuchen Sie nicht, alles Mögliche in Ihr Formular aufzunehmen. Halten Sie sich an das Wesentliche und fragen Sie nur nach Informationen, die Sie unbedingt benötigen.
• Machen Sie es benutzerfreundlich. Ihr Formular sollte nicht nur leicht zu lesen und zu verstehen sein, sondern auch einfach zu verwenden. Das bedeutet, dass eine logische Struktur und Organisation verwendet werden muss. Beispielsweise könnten Sie in Betracht ziehen, verwandte Fragen zu gruppieren.
• Fügen Sie hilfreiche Anweisungen hinzu. Wenn es Fragen auf dem Formular gibt, die möglicherweise unklar sind, fügen Sie kurze Anweisungen hinzu, um dem Kunden zu helfen.

Wesentliche Elemente eines Kundenaufnahmeformulars

Nachdem wir nun einige allgemeine Tipps zum Erstellen eines Kundenaufnahmeformulars besprochen haben, wollen wir uns nun mit den wesentlichen Elementen befassen, die jedes Formular enthalten sollte.

Diese Elemente sind:

Unternehmen und Kontaktdaten

Dazu gehören der Name des Kunden, seine E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Name seines Unternehmens. Diese grundlegenden Informationen werden verwendet, um den Kunden später zu identifizieren und zu kontaktieren.

Dieser Abschnitt sollte immer oben in Ihrem Formular stehen – unabhängig davon, ob Sie ein Formular für Firmenkunden, Rechtskunden oder Patienten erstellen.

Was genau macht der Kunde?

Sie müssen ein grundlegendes Verständnis dafür haben, was der Kunde tut, um ihm den bestmöglichen Service bieten zu können. Dies muss nicht übermäßig detailliert sein – eine kurze Beschreibung reicht aus.

Vor welchen Herausforderungen steht der Kunde?

Dies ist einer der wichtigsten Abschnitte des Kundenaufnahmeformulars. In diesem Abschnitt möchten Sie ein Verständnis dafür entwickeln, mit welchen spezifischen Herausforderungen oder Problemen Ihr potenzieller Kunde derzeit konfrontiert ist.

Wenn Sie sich hier mit den Einzelheiten befassen, können Sie besser einschätzen, ob Sie ihnen tatsächlich helfen können und wenn ja, wie Sie dies tun könnten.

Wenn Sie wissen, vor welchen Herausforderungen sie stehen, können Sie Ihre Agentur als mögliche Lösung für diese spezifischen Probleme positionieren.

Was der Kunde erreichen möchte

Nachdem Sie sich mit den Einzelheiten ihrer Herausforderungen befasst haben, möchten Sie sich ein Bild davon machen, welche Ergebnisse oder Resultate sie erzielen möchten.

Streben sie kurzfristige Gewinne oder langfristige Nachhaltigkeit an? Versuchen sie, die Markenbekanntheit zu steigern oder mehr Leads zu generieren?

Wenn Sie solche Fragen stellen, können Sie besser verstehen, was ihre Prioritäten sind und wie Sie ihnen am besten helfen können.

Wie hoch ist ihr Budget?

Das Thema Budget ist immer heikel. Aber es ist dennoch ein wichtiger Punkt. In diesem Abschnitt möchten Sie einen Eindruck davon bekommen, mit welchem Budget sie für das vorliegende Projekt arbeiten.

Wenn Sie ihr Budget kennen, können Sie besser einschätzen, welche Dienstleistungen oder Ergebnisse angesichts ihrer Einschränkungen realistisch zu erwarten sind. Es kann Ihnen auch dabei helfen, zu entscheiden, ob das Projekt Ihre Zeit und Ressourcen wert ist.

Wie sieht ihr Zeitplan aus?

In ähnlicher Weise ist es wichtig zu wissen, mit welchem Zeitplan sie arbeiten. Wollen sie sofortige Ergebnisse oder sind sie bereit, etwas länger auf nachhaltigeres Wachstum zu warten?

Wenn Sie nach ihrem Zeitplan fragen, können Sie besser einschätzen, wie dringend das Projekt ist und wie Sie es priorisieren sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Abschnitt in alle Ihre Formulare für Neukunden aufnehmen.

Wettbewerber und andere Bezugspunkte

In diesem Abschnitt möchten Sie, dass Ihr potenzieller Kunde Ihnen einige Referenzpunkte nennt. Das können ihre Konkurrenten sein, andere Unternehmen oder Marken, die sie bewundern, oder auch nur allgemeine Branchentrends, die sie im Auge behalten.

Wenn Sie ein Gefühl dafür bekommen, wer diese Personen sind und was ihr Bezugsrahmen ist, können Sie besser verstehen, wie sie sich selbst im Verhältnis zum größeren Markt sehen.

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Die richtigen Fragen zu stellen ist nur die halbe Miete – Sie müssen Ihr Anmeldeformular auch so gestalten, dass es für potenzielle Kunden leicht verständlich und auszufüllen ist.

Unsere kostenlose Online-Vorlage für Kundenaufnahmeformulare nimmt Ihnen die mühsame Arbeit ab. Es macht das Erstellen eines effektiven Aufnahmeformulars zum Kinderspiel und erleichtert Ihnen den Einstieg in die Erfassung der Informationen, die Sie von Ihren potenziellen Kunden benötigen.

Laden Sie einfach die Vorlage für das Online-Anmeldeformular herunter, geben Sie Ihre Daten ein und beginnen Sie mit der Aufnahme neuer Kunden.