Modelo de fatura recorrente

Um negócio freelance de sucesso significa clientes fiéis. Você pode realizar trabalhos regulares para alguns de seus clientes ou talvez trabalhar com base em contratos de prestação de serviços.

E uma das partes essenciais da gestão do seu negócio é faturar os clientes para que você receba seus pagamentos em dia. Mas pode ser demorado, sem mencionar que é enfadonho, emitir repetidamente a mesma fatura para o mesmo cliente ou a mesma fatura a ser remetida em troca de trabalho regular.

É aí que ter um modelo de fatura recorrente pode ser uma grande ajuda. Você não precisará continuar emitindo a mesma fatura e terá mais tempo livre, que normalmente seria gasto em tarefas administrativas. Esse tempo pode ser usado para desenvolver negócios ou realizar outras tarefas importantes.

Portanto, quer você queira usar um serviço profissional para o seu modelo ou criar um por conta própria, vamos examinar as três considerações ao desenvolver um modelo de fatura recorrente.

1. Inclua informações repetidas em um modelo de fatura recorrente

Todas as faturas que você preparar e enviar aos clientes terão informações semelhantes ou exatamente iguais. Isso significa que, ao desenvolver um modelo de fatura recorrente, você pode incluir as informações que serão relevantes para cada trabalho e cada cliente.

Aqui estão alguns exemplos:

1.1. As informações da sua empresa no modelo de fatura recorrente

Isso deverá constar em todas as faturas e ser igual em todas elas. Esta seção incluirá o nome da sua empresa, informações de contato e um número comercial ou número fiscal, se relevante, juntamente com um endereço postal e endereço de e-mail. Você pode adicionar um logotipo, se tiver um, e um endereço de site, se desejar.

1.2. Informações comerciais do cliente no modelo de fatura recorrente

Embora isso varie de acordo com cada cliente, você pode incluir uma seção no seu modelo de fatura recorrente dedicada às informações do cliente. Mais uma vez, isso incluirá o nome da empresa e as informações de contato. No caso das faturas, também é necessário incluir um campo para o nome da pessoa que efetivamente paga as contas, pois ela pode ser diferente da pessoa com quem você trabalhou no projeto.

1.3. Número da fatura no modelo de fatura recorrente

‍Todas as faturas devem ser numeradas, portanto, inclua um espaço para o número e um lembrete para você mesmo atualizar o número de cada fatura com base no seu sistema de manutenção de registros. Um número facilita ao cliente consultar a fatura em caso de dúvidas e facilita a você documentar que a fatura foi enviada, paga ou precisa ser reenviada com um lembrete.

1.4. Datas na amostra de fatura recorrente

‍Deve haver um espaço para duas datas. Uma é a data em que a fatura é criada e enviada, e a outra é a data de vencimento do pagamento. Certifique-se de deixar tempo suficiente para que os clientes recebam a fatura e paguem dentro do ciclo de faturamento, garantindo também que você não espere muito tempo para receber o pagamento.

1.5. Descrição do trabalho no seu modelo de fatura recorrente

Esta é uma seção dedicada à descrição do trabalho que você concluiu para o cliente, com tantos detalhes quanto você achar necessário. Isso será atualizado para cada nova fatura. Se você realiza trabalhos semelhantes para vários clientes, pode ter descrições do trabalho prontas para inserir quando atualizar o modelo do Excel para um cliente ou projeto específico.

1.6. Células vazias para detalhes de custos em sua amostra de fatura recorrente

É aqui que você atualizará o modelo para cada fatura, indicando o valor do trabalho, juntamente com quaisquer impostos, despesas e o total a pagar.

À medida que você realiza mais trabalhos para vários clientes, poderá perceber que existem outros detalhes que são comuns a todos os trabalhos e poderá adicioná-los ao seu modelo de fatura recorrente.

2. Um modelo de fatura recorrente deve incluir as condições de pagamento.

Você pode pensar que, por trabalhar para um cliente regularmente, mesmo com um contrato de prestação de serviços, não precisa incluir condições de pagamento.

Mas todas as faturas que você enviar, seja para um cliente regular ou novo, precisam incluir as condições de pagamento. Isso significa especificar uma data de vencimento do pagamento, quaisquer multas ou encargos por atraso no pagamento, juntamente com informações específicas sobre como você aceita o pagamento.

Facilite para que qualquer cliente saiba como pagar você, independentemente de você já trabalhar para ele há anos ou ter acabado de concluir seu primeiro projeto para ele. Certifique-se de especificar as taxas de atraso no pagamento. Parece severo, mas você está administrando um negócio e precisa ter certeza de que será pago em dia. A maioria dos clientes compreenderá isso e garantirá o cumprimento dos prazos, dentro do seu cronograma de pagamentos.

Você também deve garantir que suas políticas de pagamento permaneçam as mesmas. Por exemplo, não crie uma fatura com vencimento no recebimento e outra com vencimento em 30 dias. Isso se aplica a qualquer cliente, mas especialmente àqueles para os quais você enviaria faturas regularmente. Faz parte da etiqueta de faturamento garantir que você não esteja apressando, confundindo ou surpreendendo seus clientes.

3. Crie um modelo de fatura recorrente para todos os clientes regulares.

Digamos que você trabalhe com um contrato de prestação de serviços para um determinado cliente. Em troca de uma quantidade acordada de trabalho por semana ou mês, você recebe um valor específico.

Ou, você realiza trabalhos semelhantes para um cliente regularmente, portanto, cada fatura que você envia para esse cliente é muito semelhante.

Em casos como esses, você pode criar um modelo de fatura recorrente para cada cliente. No modelo, você pode incluir a descrição do trabalho e o custo ou pagamento devido por esse trabalho. Dessa forma, o modelo precisará apenas de algumas alterações cada vez que você se preparar para enviar uma fatura. A data, o número da fatura e a data de vencimento do pagamento serão as únicas informações que precisarão ser alteradas.

Esta é uma forma de automação que ajudará você a economizar tempo a longo prazo. Ter os detalhes de contato, a descrição do trabalho e os preços salvos em um modelo de fatura recorrente significa que você não precisará inserir essas informações toda vez que faturar esse cliente regular.