Modèle de facture récurrente

Une activité indépendante prospère repose sur une clientèle fidèle. Vous pouvez effectuer des tâches régulières pour certains de vos clients, ou peut-être travaillez-vous sur la base d'un contrat de services pour vos clients.

Et l'un des aspects essentiels de la gestion de votre entreprise consiste à facturer vos clients afin d'être payé dans les délais. Mais cela peut prendre beaucoup de temps, sans parler du caractère fastidieux, de rédiger sans cesse la même facture pour le même client, ou la même facture à envoyer en échange d'un travail régulier.

C'est là qu'un modèle de facture récurrente peut s'avérer très utile. Vous n'aurez plus à rédiger sans cesse la même facture et vous gagnerez du temps habituellement consacré aux tâches administratives. Ce temps peut être consacré au développement commercial ou à d'autres tâches importantes.

Que vous souhaitiez faire appel à un service professionnel pour créer votre modèle ou le créer vous-même, examinons les trois éléments à prendre en compte lors de l'élaboration d'un modèle de facture récurrente.

1. Intégrer des informations récurrentes dans un modèle de facture périodique

Chaque facture que vous préparerez et enverrez à vos clients contiendra des informations similaires, voire identiques. Cela signifie que lorsque vous créez un modèle de facture récurrente, vous pouvez y intégrer les informations pertinentes pour chaque mission et chaque client.

Voici quelques exemples:

1.1. Vos informations commerciales dans le modèle de facture récurrente

Cela devra figurer sur chaque facture et être identique sur toutes les factures. Cette section comprendra le nom de votre entreprise, vos coordonnées et, le cas échéant, votre numéro d'entreprise ou votre numéro d'identification fiscale, ainsi que votre adresse postale et votre adresse électronique. Vous pouvez ajouter un logo si vous en avez un, ainsi que l'adresse d'un site web si vous le souhaitez.

1.2. Informations commerciales du client dans le modèle de facture récurrente

Bien que cela varie d'un client à l'autre, vous pouvez ajouter une section dédiée aux informations client dans votre modèle de facture récurrente. Une fois encore, cela inclura le nom de l'entreprise et ses coordonnées. Dans le cas des factures, il faut également prévoir un espace pour le nom de la personne qui paie effectivement les factures, car celle-ci peut être différente de la personne avec laquelle vous avez travaillé sur le projet.

1.3. Numéro de facture dans le modèle de facture récurrente

‍Chaque facture doit être numérotée. Prévoyez donc un emplacement pour le numéro et un rappel pour vous-même afin de mettre à jour le numéro de chaque facture en fonction de votre système d'archivage. Un numéro permet au client de se référer facilement à la facture en cas de questions, et vous permet de documenter facilement que la facture a été envoyée, payée ou doit être renvoyée avec un rappel.

1.4. Dates dans l'exemple de facture récurrente

‍Il devrait y avoir un emplacement pour deux dates. L'une correspond à la date à laquelle la facture est créée et envoyée, et l'autre à la date d'échéance du paiement. Veillez à laisser suffisamment de temps aux clients pour recevoir la facture et vous payer dans les délais impartis, tout en vous assurant de ne pas attendre trop longtemps pour être payé.

1.5. Description du travail dans votre modèle de facture récurrente

Cette section est réservée à la description du travail que vous avez réalisé pour le client, avec autant de détails que vous le jugez nécessaire. Ceci sera mis à jour pour chaque nouvelle facture. Si vous effectuez des tâches similaires pour plusieurs clients, vous pouvez préparer des descriptions de ces tâches afin de les insérer lorsque vous mettez à jour le modèle Excel pour un client ou un projet spécifique.

1.6. Cellules vides pour les détails des coûts dans votre exemple de facture récurrente

C'est ici que vous mettrez à jour le modèle pour chaque facture, en indiquant le montant du travail, ainsi que les taxes, les dépenses et le montant total dû.

Au fur et à mesure que vous travaillez pour différents clients, vous constaterez peut-être que certains détails sont communs à plusieurs missions. Vous pouvez alors les ajouter à votre modèle de facture récurrente.

2. Un modèle de facture récurrente doit inclure les conditions de paiement.

Vous pensez peut-être que, puisque vous travaillez régulièrement pour un client, même dans le cadre d'un contrat de services, vous n'avez pas besoin d'inclure les conditions de paiement.

Mais chaque facture que vous envoyez, que ce soit à un client régulier ou à un nouveau client, doit inclure les conditions de paiement. Cela signifie que vous devez préciser la date d'échéance du paiement, les éventuels frais de retard ou pénalités de retard, ainsi que les modalités de paiement que vous acceptez.

Facilitez la tâche à tous vos clients pour qu'ils sachent comment vous payer, que vous travailliez pour eux depuis des années ou que vous veniez de terminer votre premier projet pour eux. Veillez à bien préciser les frais de retard de paiement. Cela peut sembler sévère, mais vous dirigez une entreprise et devez vous assurer d'être payé à temps. La plupart des clients comprendront cela et veilleront à respecter les délais, dans le cadre de leur calendrier de paiement.

Vous devez également vous assurer que vos politiques de paiement restent inchangées. Par exemple, n'établissez pas une facture payable à réception et une autre payable dans les 30 jours. Cela vaut pour tous les clients, mais en particulier pour ceux auxquels vous envoyez régulièrement des factures. Il est de bon ton, en matière de facturation, de veiller à ne pas précipiter, dérouter ou surprendre vos clients.

3. Créer un modèle de facture récurrente pour tous les clients réguliers

Supposons que vous travailliez pour un client particulier dans le cadre d'un contrat de services. En échange d'une quantité de travail convenue chaque semaine ou chaque mois, vous recevez une rémunération spécifique.

Ou bien, vous effectuez régulièrement des tâches similaires pour un client, de sorte que chaque facture que vous lui envoyez est très similaire.

Dans ce genre de cas, vous pouvez créer un modèle de facture récurrente pour chaque client. Dans le modèle, vous pouvez inclure la description du travail et le coût ou le paiement dû pour ce travail. De cette manière, le modèle ne nécessitera que quelques modifications à chaque fois que vous vous apprêterez à envoyer une facture. La date, le numéro de facture et la date d'échéance du paiement seront les seules informations à modifier.

Il s'agit d'une forme d'automatisation qui vous permettra de gagner du temps à long terme. En enregistrant les coordonnées, la description du travail et les tarifs dans un modèle de facture récurrente, vous n'aurez plus à saisir ces informations à chaque fois que vous facturez ce client régulier.