Vorlage für wiederkehrende Rechnungen

Ein erfolgreiches Freiberufler-Geschäft bedeutet Stammkunden. Möglicherweise erledigen Sie regelmäßige Arbeiten für einige Ihrer Kunden oder arbeiten auf Basis eines Retainer-Vertrags für Kunden.

Und einer der wichtigsten Aspekte der Unternehmensführung ist die Rechnungsstellung an Kunden, damit Sie pünktlich bezahlt werden. Es kann jedoch zeitaufwändig und zudem mühsam sein, immer wieder dieselbe Rechnung für denselben Kunden zu erstellen oder regelmäßig dieselbe Rechnung für eine regelmäßige Tätigkeit zu übermitteln.

In solchen Fällen kann eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen eine echte Hilfe sein. Sie müssen nicht mehr immer wieder dieselbe Rechnung schreiben und gewinnen Zeit, die Sie sonst für Verwaltungsaufgaben aufwenden würden. Diese Zeit kann für die Geschäftsentwicklung oder andere wichtige Aufgaben genutzt werden.

Unabhängig davon, ob Sie einen professionellen Service für Ihre Vorlage nutzen oder selbst eine erstellen möchten, sehen wir uns nun die drei Punkte an, die bei der Entwicklung einer Vorlage für wiederkehrende Rechnungen zu beachten sind.

1. Wiederholungsinformationen in eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen einbauen

Jede Rechnung, die Sie erstellen und an Kunden versenden, enthält ähnliche oder genau dieselben Informationen. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung einer Vorlage für wiederkehrende Rechnungen die Informationen einfügen können, die für jeden Auftrag und jeden Kunden relevant sind.

Hier sind einige Beispiele:

1.1. Ihre Geschäftsinformationen in der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen

Dies muss auf jeder Rechnung angegeben sein und sollte auf jeder Rechnung gleich sein. Dieser Abschnitt enthält Ihren Firmennamen, Ihre Kontaktdaten und gegebenenfalls eine Geschäftsnummer oder Steuernummer sowie eine Postanschrift und eine E-Mail-Adresse. Sie können ein Logo hinzufügen, falls Sie eines haben, und eine Website-Adresse, wenn Sie möchten.

1.2. Geschäftsinformationen des Kunden in der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen

Dies ist zwar für jeden Kunden unterschiedlich, aber Sie können in Ihrer Vorlage für wiederkehrende Rechnungen einen Abschnitt einfügen, der speziell für Kundeninformationen vorgesehen ist. Auch hier sind wieder der Name des Unternehmens und die Kontaktdaten anzugeben. Bei Rechnungen muss außerdem ein Feld für den Namen der Person vorgesehen sein, die die Rechnungen tatsächlich bezahlt, da diese Person möglicherweise nicht mit der Person identisch ist, mit der Sie an dem Projekt zusammengearbeitet haben.

1.3. Rechnungsnummer in der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen

‍Jede Rechnung sollte nummeriert sein. Fügen Sie daher ein Feld für die Nummer ein und eine Erinnerung für sich selbst, die Nummer für jede Rechnung entsprechend Ihrem Buchführungssystem zu aktualisieren. Eine Nummer erleichtert es dem Kunden, bei Fragen auf die Rechnung Bezug zu nehmen, und erleichtert Ihnen die Dokumentation, dass die Rechnung versandt, bezahlt oder mit einer Mahnung erneut versandt werden muss.

1.4. Daten im Muster für wiederkehrende Rechnungen

‍Es sollte Platz für zwei Daten sein. Das eine ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt und versandt wird, das andere ist das Datum, an dem die Zahlung fällig ist. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kunden genügend Zeit lassen, um die Rechnung zu erhalten und innerhalb ihres Abrechnungszyklus zu bezahlen, und achten Sie gleichzeitig darauf, dass Sie nicht zu lange auf die Zahlung warten müssen.

1.5. Beschreibung der Leistung in Ihrer wiederkehrenden Rechnungsvorlage

Dies ist ein eigener Abschnitt für die Beschreibung der Arbeit, die Sie für den Kunden ausgeführt haben, mit so vielen Details, wie Sie für notwendig halten. Dies wird für jede neue Rechnung aktualisiert. Wenn Sie ähnliche Arbeiten für mehrere Kunden ausführen, können Sie Beschreibungen der Arbeiten vorbereiten, die Sie einfügen können, wenn Sie die Excel-Vorlage für einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt aktualisieren.

1.6. Leere Felder für Kostenangaben in Ihrem Muster für wiederkehrende Rechnungen

Hier aktualisieren Sie die Vorlage für jede Rechnung und geben den Wert der Arbeit sowie alle Steuern, Ausgaben und den zu zahlenden Gesamtbetrag an.

Wenn Sie mehr Aufträge für verschiedene Kunden bearbeiten, werden Sie möglicherweise feststellen, dass es weitere Details gibt, die bei allen Aufträgen gleich sind. Diese können Sie Ihrer Vorlage für wiederkehrende Rechnungen hinzufügen.

2. Eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen sollte Zahlungsbedingungen enthalten.

Sie denken vielleicht, dass Sie keine Zahlungsbedingungen angeben müssen, weil Sie regelmäßig für einen Kunden arbeiten, sogar auf Basis eines Retainers.

Aber jede Rechnung, die Sie versenden, sei es an einen Stammkunden oder einen Neukunden, muss Zahlungsbedingungen enthalten. Das bedeutet, dass Sie ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung, etwaige Verzugsgebühren oder Kosten für verspätete Zahlungen sowie konkrete Informationen darüber angeben müssen, wie Sie Zahlungen akzeptieren.

Machen Sie es jedem Kunden leicht, zu wissen, wie er Sie bezahlen kann, unabhängig davon, ob Sie schon seit Jahren für ihn arbeiten oder gerade Ihr erstes Projekt für ihn abgeschlossen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Verzugsgebühren angeben. Es mag hart erscheinen, aber Sie führen ein Unternehmen und müssen sicherstellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Die meisten Kunden werden dies verstehen und die Fristen innerhalb ihres Zahlungsplans einhalten.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Zahlungsbedingungen unverändert bleiben. Stellen Sie beispielsweise nicht eine Rechnung mit Fälligkeit bei Erhalt und eine andere mit Fälligkeit in 30 Tagen aus. Dies gilt für alle Kunden, insbesondere jedoch für diejenigen, denen Sie regelmäßig Rechnungen schicken. Es gehört zur Rechnungsetikette, dass Sie Ihre Kunden nicht unter Druck setzen, verwirren oder überraschen.

3. Erstellen Sie eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen für alle Stammkunden.

Nehmen wir an, Sie arbeiten auf Basis eines Retainers für einen bestimmten Kunden. Als Gegenleistung für eine vereinbarte Arbeitsleistung pro Woche oder Monat erhalten Sie einen bestimmten Betrag.

Oder Sie führen regelmäßig ähnliche Arbeiten für einen Kunden aus, sodass jede Rechnung, die Sie an diesen Kunden senden, sehr ähnlich ist.

In solchen Fällen können Sie für jeden Kunden eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen erstellen. In der Vorlage können Sie die Arbeitsbeschreibung und die Kosten oder die für diese Arbeit geschuldete Zahlung angeben. Auf diese Weise müssen Sie bei der Vorbereitung einer Rechnung nur wenige Änderungen an der Vorlage vornehmen. Das Datum, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum sind die einzigen Angaben, die geändert werden müssen.

Dies ist eine Form der Automatisierung, mit der Sie langfristig Zeit sparen können. Wenn Sie die Kontaktdaten, die Stellenbeschreibung und die Preise in einer wiederkehrenden Rechnungsvorlage gespeichert haben, müssen Sie diese Informationen nicht jedes Mal neu eingeben, wenn Sie diesem Stammkunden eine Rechnung stellen.