Projektbudgetvorlage

Was ist eine Projektbudgetvorlage?

Bei der Verwaltung von Projekten besteht eine der wichtigsten Aufgaben vor Beginn darin, ein Projektbudget zu erstellen. Ein Projektbudget ist ein Dokument, das alle Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem potenziellen Projekt auflistet. Dadurch werden alle Kosten, die für die Fertigstellung Ihres Projekts erforderlich sind, geschätzt und zusammengefasst.

Die Verwendung einer Projektbudgetvorlage kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Budgetplanung verringern und trägt zur Standardisierung des gesamten Planungsprozesses bei. Eine Projektbudgetvorlage ist ein detailliertes Planungsinstrument, das auf der Grundlage früherer Projekte – oder eines Standardrahmens – die Einnahmen, Ausgaben und Gewinne eines neuen Projekts schätzt. Die Verwendung einer Vorlage kann Ihnen wertvolle Zeit bei der Erstellung neuer Projekte sparen.

Dieses Budget dient als Dokument zur Darstellung aller erwarteten Kosten für die verschiedenen Phasen des Projekts, darunter:

• Personalbesetzung
• Projektwerkzeuge
• Expenses
• Arbeitsstunden/Arbeit
• Software
• Reisen
• Mahlzeiten
• Und mehr

Mit einer Projektbudgetvorlage können Sie die Struktur und den Inhalt früherer Projekte wiederverwenden, einschließlich allgemeiner Aufgaben und üblicher budgetierter Kosten. Eine Vorlage stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen übersehen, die zu einem ungenauen Budget führen könnten.

Warum benötigen Sie eine Vorlage für ein Projektbudget?

Das Verfassen eines guten Projektvorschlags kann eine gewaltige Aufgabe sein. Sie überprüfen alle potenziellen Kosten für Aufgaben und Meilensteine, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums erledigt werden müssen. Damit prognostizieren und definieren Sie die Ressourcen, die Ihr Team für jede Projektphase benötigt.

Die Planung eines Projektbudgets hilft Ihnen, immer einen Schritt voraus zu sein. Damit können Sie die voraussichtlichen Kosten Ihres Prozesses ermitteln und Ihrem Projektteam die Möglichkeit geben, sicherzustellen, dass das Budget nicht überschritten wird. Eine Projektbudgetvorlage ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass Ihre potenziellen Kosten innerhalb des genehmigten Finanzrahmens für das Projekt liegen.

Erstellen eines Projektbudgets

Für die Budgeterstellung stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, mit denen Sie beginnen können. Die Auswahl reicht von klassischen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel bis hin zu cloudbasierten CRMs wie Bonsaiund Asana. Achten Sie zu Beginn darauf, ein Tool zu wählen, mit dem Sie aktuelle und zukünftige Ausgaben im Blick behalten können.

Warum Plattformen wie Excel schlechte Tools für die Projektbudgetierung sind

Eines der größten Probleme bei der Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen für das Projektmanagement ist, dass ihnen viele Kernfunktionen fehlen, die für die erfolgreiche Verfolgung und Verwaltung von Projekten erforderlich sind. Ein Tool wie Excel ist zwar nicht unbedingt schlecht für die Datenanalyse oder Finanzprognosen, aber möglicherweise nicht die beste Option für die Erstellung einer Budgetvorlage.

Excel ist so manuell, dass Sie viel Zeit verschwenden und Ihr Fehlerrisiko erhöhen. Bedenken Sie die folgenden Nachteile:

• Excel verfügt nicht über die Projektverfolgungsfunktionen, die die Verwaltung Ihrer Ressourcen und deren Zeitaufwand vereinfachen.
• Es gibt keine Möglichkeit, Risiken oder Meilensteine in einer Excel-Tabelle zu verfolgen, und auch keine Möglichkeit, Maßnahmen mit Problemen zu verknüpfen.
• Sie können nicht effektiv in Echtzeit mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.
• Sie können Prozesse für mehrere Projekte nicht automatisieren, ohne zusätzlich für Business-Intelligence-Integrationen zu bezahlen.

Einsatz von Geschäftsautomatisierung für Ihr Projektbudget

Das Projektmanagement umfasst viele manuelle, sich wiederholende Prozesse. Eine bewährte Methode zur Erstellung Ihres Projektbudgets ist die Einführung von Geschäftsautomatisierung. Dadurch kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Automatisierung, wie Planung, Berichterstattung oder Aktualisierung, kann oft wiederholt oder an verschiedene Projekte innerhalb einer Organisation angepasst werden, da diese in der Regel ein gemeinsames Geschäftsziel verfolgen. Sie können Ihr Customer Relationship Management (CRM)-Tool und Ihre Vertriebspipeline mit Automatisierungstools bewerten und diese Funktionen dann nutzen, um zu untersuchen, wie sich verschiedene Projekte auf Ihr Budget auswirken können.

Die beliebtesten CRM- und Vertriebs-Tools von heute bieten Automatisierung und Business Intelligence. Plattformen wie Bonsai ermöglichen es Ihnen, Automatisierungen für Meilensteine wie das Ausfüllen von Formularen, die Unterzeichnung eines Vertrags und den Abschluss eines Projekts einzurichten. Sie können Ihr CRM sogar dazu nutzen, Zahlungen zu automatisieren und anhand von Daten zukünftige Budget- und Geschäftsentscheidungen zu modellieren.

Die Automatisierung von Prozessen schafft eine klare Struktur, ein Gefühl der Routine und sorgt für Verantwortlichkeit im gesamten Team.

Schritt für Schritt zum Projektbudget

Bei der Erstellung eines Projektbudgets sollten Sie zunächst das folgende Rahmenwerk als Leitfaden verwenden:

1. Projektumfang definieren

• Der Projektumfang ist eine detaillierte Übersicht über alle Aspekte eines Projekts: Phasen, Ressourcen, Zeitpläne, Budget und mehr. Der Projektumfang umfasst die Festlegung und Dokumentation einer Liste von Einzelheiten wie Projektziele, Ergebnisse, Aufgaben, Kosten und Fristen. Kurz gesagt definiert ein Projektumfang alle Arbeiten und Überlegungen, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Die Umfangsbeschreibung erläutert die Grenzen des Projekts, legt die Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied fest und definiert Verfahren für die Überprüfung und Genehmigung der abgeschlossenen Arbeiten.

2. Identifizieren Sie, welche Ressourcen benötigt werden

• Wenn Sie alle Ressourcen und Materialien identifizieren, die Sie für eine gute Leistung benötigen, sollten Sie diese bei der Berechnung des Preises in Ihren Kostenvoranschlag einbeziehen. Sie müssen Ressourcen einplanen, wenn Sie geplante (Basis-)Arbeiten, Materialien oder Kosten mit den tatsächlichen Arbeiten, Materialien oder Kosten vergleichen möchten.

3. Schätzung aller Produktkosten

• Um ein effektives Budget zu erstellen, müssen Sie alle Kosten berücksichtigen, die anfallen werden. Beachten Sie die folgenden Ausgaben als Referenz:

• Arbeit
• Ausrüstung
• Verbrauchsmaterialien
• Reisen
• Ausbildung
• Überkopf
• usw.

4. Kostenverteilung

• Um ein effektives Budget zu verwalten, müssen Sie unter anderem festlegen, für welchen Teil des Budgets jede Geschäftseinheit verantwortlich ist. Dies wird als Kostenverteilung bezeichnet und hilft dabei, zu bestimmen, welcher Unternehmenszweig für die einzelnen Kosten verantwortlich ist.

5. Überwachung & Kontrolle Ihres Budgets

• Ein gutes Projektbudget sollte detailliert sein und Angaben darüber enthalten, wie viel Geld Sie mit dem Projekt voraussichtlich verdienen werden, wann diese Einnahmen erzielt werden und wie hoch die Gewinnspannen des Projekts sein werden. Projektbudgets werden oft verwendet, um zu entscheiden, ob ein vorgeschlagenes Projekt die Umsetzung wert ist. Dies kann durch einen Vergleich des geschätzten Budgets des Projekts mit dem erwarteten Gewinn erfolgen. Sie müssen Ihr Budget im Laufe des Projekts überwachen, kontrollieren und möglicherweise sogar anpassen.

Ihr Budget effektiv verwalten

Mit Vorlagen für Geschäftsbudgets können Sie Ihr Budget konkreter messen als mit einer Excel-Vorlage. Sie können nicht nur detailliertere Angaben zu jedem Einzelposten machen, sondern auch das Budget auf eine Weise darstellen, die leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Mit einer Budgetvorlage können Sie jeden Dollar zuweisen und planen. Sie bereiten sich auf Ausgaben vor und planen für Flexibilität, falls erforderlich. Die Verwendung einer Budgetvorlage ermöglicht es Ihnen auch, Anpassungen vorzunehmen und sich auf mögliche Szenarien vorzubereiten, die im Laufe des Projekts auftreten können.

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Die Verwaltung eines Budgets ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen freiberuflichen Tätigkeit. Sie müssen Einnahmen und Ausgaben verbuchen, die Leistung Ihres Unternehmens überwachen und für die Zukunft planen. Die Verwendung einer Projektbudgetvorlage kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Budgetplanung verringern und trägt zur Standardisierung des gesamten Planungsprozesses bei.

Die Verwendung einer effektiven Vorlage kann den Unterschied zwischen einem abgelehnten und einem genehmigten Projekt ausmachen. Sie haben vielleicht die beste Idee aller Zeiten – aber wenn Sie nicht auf die Details achten und sicherstellen, dass Sie alle Aspekte abdecken, können Sie Ihren Plan möglicherweise nicht in die Tat umsetzen.

Ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements ist die Erstellung und Verwaltung eines genauen Budgets. Verwenden Sie die Projektbudgetvorlage von Bonsai zusammen mit einem klar definierten Projektplan, um noch heute ein erfolgreiches Budget zu erstellen!

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